能力評価とは？ 項目基準や自己評価とコメントの書き方を解説｜シートテンプレあり

能力評価は、人事評価制度の一種で、業務遂行に必要なスキルや知識、行動力などを評価する手法です。業績評価や情意評価と並んで重要ですが、定量化しにくく、評価シートへの書き方に悩む方も多いのではないでしょうか。

本記事では、能力評価の基本的な考え方から、評価シートに記入する際のポイント、評価基準の設計方法、実施するメリットまでをわかりやすく解説します。「能力評価がどのようなものか知りたい」「能力評価で具体的にどう書けばいいかわからない」という方は、参考にしてください。

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目次

能力評価では職務遂行能力を測る

能力評価とは、人事評価における評価方法の一つです。従業員が担当業務を遂行するうえで必要な知識や技能、判断力、行動力などを評価の対象とします。

本来、能力評価は従業員の長期的な育成を目的として行われます。人事評価では、業績評価や情意評価も加味しつつ、総合的に判断するのが一般的です。

業績評価との違い

能力評価と業績評価の違いは、評価対象が「業務遂行に必要な能力」か「一定期間の成果・達成度」かにあります。

業績評価は、一定期間における成果や目標の達成度をもとに評価する人事評価基準です。売上や受注件数、業務の達成率など、期間内に出した実績・結果が主な評価対象になります。

能力評価は、業務を遂行するうえで必要な知識や技能、判断力、実行力などを評価するものです。業績評価が「どのような成果を出したか」を重視するのに対し、能力評価は「成果を出すために必要な能力を備えているか」を見る点に違いがあります。

情意評価との違い

能力評価と情意評価の違いは、評価対象が「業務遂行に必要な能力」か「勤務態度や職務への姿勢」かにあります。

情意評価は、職務に対する姿勢や勤務態度をもとに評価する人事評価基準です。責任感や協調性、規律性、積極性、勤怠状況など、日々の業務に向き合う姿勢が主な評価対象になります。

能力評価は、担当業務を遂行するために必要な知識や技能などを評価するものです。情意評価が業務日必要な姿勢を見るのに対し、能力評価は「業務に必要な能力」をを見る点に違いがあります。

行動評価／コンピテンシー評価との違い

行動評価は、従業員が業務のなかでどのような行動をとったかを評価する人事評価基準です。

コンピテンシー評価は、成果を出している従業員に共通する行動特性を基準に評価します。

能力評価が知識や技能などの「職務を遂行する力」を測るのに対し、行動評価やコンピテンシー評価は、その能力が実際の行動として発揮されているかを重視する点が特徴です。

▼行動評価やコンピテンシー評価を詳しく知るには、次の記事をご確認ください。

能力評価の項目・基準

先にも述べましたが、能力評価ではさまざまな能力を対象に評価します。能力評価の項目は、企業によって異なります。ここでは一般的な能力評価の項目とその評価基準を紹介します。ただし、実際に評価項目に取り入れるかは、自社の実情にあわせて適宜ご判断いただくことをおすすめします。

能力	項目	基準の例
企画力	課題に対して施策や改善案を考える力	業務目的や課題に合った企画を立案し、関係者に説明できる
計画力	業務の優先順位や手順を整理する力	納期や必要工数を踏まえて、実行可能な計画を立てられる
実行力	企画や計画を行動に移す力	決めた計画に沿って業務を進め、最後まで遂行できる
判断力・対策立案力	状況に応じて対応を選び、必要な対策を考える力	イレギュラー発生時に情報を整理し、関係者と連携しながら適切な対応を選択できる
改善力	業務上の課題を見つけ、改善に取り組む力	日々の業務で課題を発見し、自ら改善案を考えて実行できる
指導力	メンバーの能力や特性を踏まえて育成・指導する力	チームメンバーの状況に応じて、適切な助言や指導を行える
対人関係力	相手の立場を踏まえて意思疎通する力	考え方や立場が異なる相手に対して、自身の考えや目的をわかりやすく伝えられる
理解力	業務内容や方針、指示を正しく把握する力	担当業務の目的や会社の方針、指示内容を理解し、業務に反映できる
知識力	業務に必要な知識を持ち、本質を理解する力	担当業務や関連業務に関する知識を持ち、目的や業務の背景を理解できる
調査力	職務に必要な情報を集め、整理する力	業務に関連する情報を収集・確認し、必要な内容を整理できる
折衝能力	社内外の関係者と調整する力	取引先・顧客・社内関係者との調整を行い、合意形成に向けて対応できる
適応力	環境や状況の変化に対応する力	困難な状況や社会情勢の変化に対して、柔軟に対応できる
コスト意識	時間・人件費・業務工程のムダを意識する力	業務遂行にあたりムリ・ムダ・ムラを見直し、コスト削減につながる改善を行える

企画力

• 業務目的や課題に適した、さまざまなアイデアを企画する能力があるか
• 現状の問題点を踏まえて、改善につながる案を考えられる能力があるか
• 企画内容を関係者にわかりやすく説明できる能力があるか

計画力

• 業務の優先順位を整理し、効率的に進める能力があるか
• 手順の段取りを組める能力があるか
• 納期や必要工数を踏まえて、業務計画を立てられる能力があるか

実行力

• 最後まで責任を持って完了できる能力があるか
• 決めた計画に沿って業務を進められる能力があるか
• 途中で課題が発生しても、必要に応じて調整しながら遂行できるか

判断力・対策立案力

• イレギュラーケースが発生した場合に状況を整理し、適切な対応を選択できる能力があるか
• 関係者の協力を仰ぎ、必要な対策を考案できる能力があるか
• リスクや影響範囲を踏まえて、対応方針を判断できる能力があるか

改善力

• 日々の業務で主体的に課題を発見できる能力があるか
• 業務の進め方を見直し、改善案を考える能力があるか
• 自らが主体となって改善に取り組み、品質向上など、よりよい方向につなげられるか

指導力

• チームメンバーの能力や特性などを見極め、相応の指導をする能力があるか
• 必要な助言やフィードバックを行える能力があるか
• メンバーが自走できるよう、業務の進め方や考え方を伝えられるか
  

対人関係力

・相手の立場や考え方を踏まえて会話する能力があるか
・自身の考えや目的をわかりやすく伝えられる能力があるか
・たとえ意見が異なる場合でも、冷静に互いの考えを整理して議論を進められるか

理解力

• 自身が担当する業務の内容・目的を、的確に理解する能力があるか
• 会社の方針や上司からの指示を理解して業務に反映する能力があるか
• 不明点がある場合は確認し、認識のずれを防ぐ意識があるか

知識力

・担当業務に必要な知識を身につけているか
・担当業務に限らず、他者の業務についても理解しているか
・業務の目的や背景、本質を理解しているか

調査力

• 職務に関連する情報を集めたり、調査したりする能力があるか
• 集めた情報を比較・整理し、業務に活用する能力があるか
• 不足している情報を把握し、追加で確認しているか

折衝能力

• 取引先や顧客、社内関係者と円滑に調整する能力があるか
• 相手の要望と自社の方針を踏まえて、落としどころを考えられる能力があるか
• 関係者間の認識をそろえ、合意形成に向けて対応する能力があるか

適応力

・社会情勢の変化に柔軟に適応する能力があるか
・困難な状況に陥った場合でも必要な行動を考え、前向きに取り組めるか
・新しい業務やルールにも早期に順応する能力があるか

コスト意識

・業務遂行にあたりムリ・ムダ・ムラをなくす意識があるか
・時間や人件費などのコストを踏まえて業務を進められる能力があるか
・業務工程を見直し、コスト削減に貢献しているか

能力評価における自己評価・コメントの書き方

自社で定めた能力評価の項目に沿って評価を行うとき、被評価者は自己評価をどのように書けばよいのか、それに対して評価者はどのようにコメントすればよいのか悩みますよね。ここでは、能力評価における自己評価と評価者コメントの書き方について例文を挙げながら解説します。

【企画力、実行力、提案力に関する能力評価】

能力評価における自己評価の書き方
行動事実	新商品Aに関する広報PRイベント「◯◯」を企画し、役員の理解を得たうえ実施まで進めました。
自己評価	新商品の特徴を踏まえ、集客につながる企画を立案し、実施まで進められた点はよかったと思います。役員には、企画の意図や見込まれる効果を整理して伝えることを意識しました。 一方で、関係者への事前共有やリスクの洗い出しについては、さらに早い段階で進められる余地があったと感じています。次回は、実行までの段取りや関係者調整もより意識して取り組みたいです。

能力評価のコメント例文
評価理由	新商品の特徴を踏まえてイベントを企画し、関係者を巻き込みながら実施まで進めた点は評価できる。とくに、役員へ企画意図や実施効果を整理して伝え、説得力のある提案ができていた。 企画を形にし、周囲の理解を得ながら実行した過程と能力を評価したい。
今後の期待	商品や市場の状況を踏まえた企画立案を期待する。斬新さだけでなく、実現可能性や関係者への説明も意識しながら、より再現性のある企画推進につなげてほしい。

▼能力評価のシートとして活用できるテンプレートは以下よりダウンロードできます。

【改善力、理解力、コスト意識に関する能力評価】

能力評価における自己評価の書き方
行動事実	受発注業務において、周囲に積極的に質問しながら業務理解を深めました。また、日々の業務の進め方を見直し、受発注ミスや残業時間の削減につなげました。
自己評価	入社2年目でまだ判断に迷う場面もありますが、不明点をそのままにせず、メンバーに確認しながら業務知識を増やすことを意識しました。受発注ミスを減らすために、確認のタイミングや作業手順を見直したことで、業務の進め方も少しずつ改善できたと考えています。 一方で、業務の優先順位づけや専門知識の理解には、まだ課題があると感じています。今後は、自分で判断できる範囲を広げ、より安定して業務を進められるようにしたいです。

能力評価のコメント例文
評価理由	まだ判断に迷う場面もあるなか、自分だけで抱え込まず、同僚や上司に確認しながら業務知識を吸収しようとする姿勢が見られた。 また、業務の進め方を見直し、ミスを防ぐために取り組みをした点は、能力評価として評価したい。
今後の期待	業務の優先順位をより意識し、専門知識の蓄積にも取り組んでほしい。経験を重ねるなかで、自分で判断できる範囲を広げ、将来的にはチームをリードできる存在へと成長してほしい。

【企画力、計画力、対策立案力に関する能力評価】

能力評価における自己評価の書き方
行動事実	システムB開発では、新機能に関するアイデアを提案し、納品までの工程を前倒しで進めました。一方で、システムCについては開発が遅延している状況です。
自己評価	システムBでは、顧客にとって使いやすく、他社との差別化にもつながる新機能を考え、開発に反映できた点はよかったと考えています。また、納品に向けて必要な作業を整理し、予定よりも早く進められた点も、自分の強みだと感じています。 一方で、システムCでは進行管理が十分ではなく、遅延が発生しています。複数案件を並行して進める際の優先順位づけや、遅れが出そうな段階での対処に課題があります。

能力評価のコメント例文
評価理由	システムBでは、さまざまなアイデアを出し、開発に反映できていた点が評価できる。また、予定よりも早く納品できた背景には、工程を意識して業務を進める姿勢があったと考えられる。 ただし、すべての案件で計画的に進められているとは言い切れない。能力評価としては、複数案件を並行して進める計画力、遅延に対するリカバリー策など対策立案力には改善の余地がある。
今後の期待	企画力に加えて、納期や優先順位を意識した進行管理にも取り組んでほしい。複数の業務を抱える場面でも、遅延リスクを早めに把握し、必要に応じて周囲に共有・相談しながら進められることを期待する。

評価者（上司など）は、被評価者（部下）の日頃の行動も把握したうえで、能力評価のシートにコメントを残す必要があります。低い評価を書く場合も、被評価者のモチベーションを下げないよう、先に高評価に値する点を記載するようにすることをおすすめします。

能力評価シートのつくり方

能力評価における評価シートは、求められる業務遂行能力が異なるため、職種別・階層別に作成します。

職種・職位によって、項目の比重も調整が必要です。

一般的に、職位と職種数を掛け合わせた評価シートを作成します。しかし、数が多くなり、管理が煩雑になることは否めません。求める能力に大きな差がない職種、たとえば経理と総務などは、まとめることも検討できます。

能力評価シートのテンプレート

能力評価における評価シートを一からつくるのは手間がかかり、見本がないとなかなか難しいはずです。厚生労働省では、無料でテンプレート資料を公開しています。複数の職種や業種ごとに用意されており、導入・活用マニュアルも公開しているので、評価運用を効率化したい方はチェックしてみてください。

参照：『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』（厚生労働省）

▼人事評価システム機能を提供する「One人事」による、人事評価シートのテンプレートもぜひご活用ください。

能力評価を評価制度に導入するメリット

能力評価の実施により、企業に得られるメリットとはどのようなことが挙げられるでしょうか。ここでは能力評価を人事評価に導入することによる、主な効果を3つご紹介します。

業務適性が判断できる

能力評価を導入すると、従業員一人ひとりが持つ能力を把握でき、業務で必要とする能力と従業員の能力の適合性について判断しやすくなります。結果的に、業務内容と能力のミスマッチを防げるとともに、適材適所の人員配置を行いやすくなるでしょう。

人材育成につながる

能力評価の基準が明確であれば、従業員自身も会社がどのような能力を求めているかを理解しやすくなります。組織が必要とする能力がわかれば、スキルアップのための行動もとりやすくなるでしょう。

必要な知識の習得だけでなく、自発的にキャリア形成に取り組む従業員もあられるかもしれません。従業員が自主的に能力を伸ばす行動をとるようになれば、人材育成にかかるコスト削減も期待できます。

企業全体の生産性向上が見込める

実際にあげた成果・業績だけでなく、個人の能力を重視した能力評価も併用すれば、被評価者の納得感も高まるでしょう。評価結果に納得が得られれば、成長に向けて意欲的に行動するようになるはずです。モチベーションが向上し、組織へ貢献する気持ちも育まれ、企業全体の生産性・業績にもよい影響が期待できます。組織への帰属意識が高まれば、離職率の低下が見込まれるでしょう。

能力評価を評価制度に導入するデメリット

能力評価はメリットがある一方、人事評価に導入することで生じるデメリットもあります。主なものを3つご紹介します。

年功序列による評価に陥りやすい

日本では「能力は年齢や経験に比例して伸びていく」という考え方を持つ人も少なくありません。そのため、評価基準があいまいで評価者が能力評価を適切に理解できていないと、年配者や勤続年数が長い社員が評価される結果となってしまうかもしれません。

従業員エンゲージメントが低下する可能性がある

能力評価に限らず、人事評価は人が行うものです。そのため、被評価者に不当な評価だと思われた場合、モチベーションは下がってしまいます。大多数の従業員が評価結果に納得していない状況になると従業員エンゲージメントも低下し、最悪の場合、離職率を高めてしまうかもしれません。

評価にとらわれしまうケースもある

こちらも能力評価に限った話ではありませんが、評価制度にとらわれて本来の目的を見失う社員があらわれるかもしれません。たとえば、能力評価の項目に設けられている業務しか注力しなかったり、他人の足を引っ張ってでも結果を出そうとしたりするケースです。こうした状況に陥ると、組織力の低下を招くリスクが高まるといえます。

能力評価を評価制度に取り入れる際の注意点

前項でご紹介したように能力評価は、注意しないとデメリットを被る可能性があります。能力評価を人事評価制度に円滑に取り入れ、効果的な運用するにはどのような点に注意すればいいでしょうか。主なものを４つご紹介します。

年功序列的評価にならないよう注意する

能力評価では、年齢や勤続年数に依存する年功的評価にならないよう注意しましょう。年齢や社歴に関係なく、業務で発揮された能力についてを公平に評価しなければなりません。導入前に能力評価の意義や目的について周知し、正しい理解を促しましょう。

評価に公平性を持たせる

能力評価の公平性を保つには、変化に応じた評価項目を設定する必要があります。その都度、経営状況やビジネスシーンで求められる能力に合わせた基準へと見直しましょう。また、より公平性のある評価にするためにも、360度評価なども取り入れ、客観性を意識することも大切です。

評価者の育成も実施する

より適切な能力評価が実施できるよう、評価者の育成も取り入れましょう。

人事評価は何も意識しないと特有の心理的エラー・バイアスが発生するといわれています。

無難な評価をしてしまう「中心化傾向」や、特徴的な側面に影響されてしまう「ハロー効果」が例として挙げられます。

評価者である上司の主観や感情に左右された不公平な評価は、当然好ましくありません。評価項目や基準をあらかじめ整理したうえで研修などを実施し、評価者全員が共通認識を持って能力評価に取り組めるといいでしょう。

根拠のあるフィードバックを意識する

人事評価面談などでフィードバックを行う際、社員に納得が得られる説明を意識しましょう。あまりよくない評価を伝える場合は、とくに行動事実に基づいたフィードバックが必要です。評価結果に対して根拠のある理由が提示できれば、たとえ低い評価結果だったとしても従業員の理解を得られやすくなります。

能力評価実施の流れ

それでは実際に能力評価を実施する際はどのように進めればいいでしょうか。能力評価の流れについて、ステップをご紹介します。自社で取り入れる際は、参考にしてみてください。

能力評価の項目・基準を設定する

まずは能力評価の項目・基準を多角的な視点で設定します。評価に偏りが生じないよう、適切な評価項目を洗い出しましょう。自社が求める能力がどのようなものなのかを精査したうえで、基準を設定することが大切です。従業員に納得してもらえるかどうかも意識するとよいでしょう。

従業員へ周知して理解を得る

能力評価に限らず、上司から評価されるのは従業員にとって大きなプレッシャーになります。理解を得ないまま能力評価を取り入れると、不満へとつながってしまうでしょう。まずは能力評価の導入を全従業員に周知します。評価項目や評価基準についてだけでなく、なぜ導入するのか、能力評価の実施による効果など理解してもらえるように努めましょう。

就業規則などの整備も実施する

初めて能力評価を実施するときだけでなく、評価項目・基準に変更があった際も、就業規則などの整備も忘れてはいけません。評価項目が社則などに反映することがあるためです。

同時に評価マニュアルも作成すると、よりスムーズな運用が見込まれるでしょう。しっかりと準備をして、透明性と公平性を保ち、納得が得られやすい人事評価ができるはずです。

能力評価の運用にも、タレントマネジメントシステム

能力評価をより効率的かつ透明性高く運用するには、タレントマネジメントシステムの活用も検討してみてはいかがでしょうか。

One人事[タレントマネジメント]は、あらかじめ用意されたテンプレートから、自社に適した能力評価シートを作成し、クラウド上で運用できるタレントマネジメントシステムです。

評価シートの配布から回収、集計、分析までを一元管理できるため、担当者の業務負担を軽減しながら、評価結果の可視化によって透明性のある評価運用を実現します。

また、評価結果と人材情報を紐づけて管理することで、適性やスキルに応じた最適な人材配置にも活用できます。

目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせないという無駄はありません。

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まとめ

能力評価は、従業員の業務遂行能力などに着目し、長期的な育成や適材適所の配置につなげる評価手法です。ただし、効果を最大化するには「何をもって能力とするか」を明確にし、評価の納得感と一貫性を保つ仕組みが欠かせません。

自社の人材像に合った評価項目・基準を設定し、評価の記録とフィードバックを継続的に実施することで、従業員の自律的な成長を促せます。さらに、評価結果を人材配置や育成計画と結びつけられると、組織全体の活性化にもつながるでしょう。

ただ「能力評価して終わり」にせず、評価→育成→成果のサイクルを回し続けることが大切です。