アクションプランとは？ 目標達成までの具体的な計画の作り方
アクションプランとは、特定の目標を達成するための具体的な行動計画を指します。
組織の中では、複数の事業計画やプロジェクトが並行し、それぞれの計画には明確な事業目標が設定されていることが多いでしょう。目標を達成するには、詳細に練られたアクションプランが必要です。アクションプランの作成により、目標達成までのプロセスを明確にし、進捗や到達度を把握して管理することが容易になります。
本記事では、アクションプランとは何かについて概要と、実行する際の具体的な事例やポイントを紹介します。
目次アクションプランとは？
アクションプランとは直訳すると「行動計画」です。目標を達成するためのプロセスを具体的なタスクに切り分け、リストアップしたものを指します。
目標を達成するために、達成までのプロセスを具体的なタスクに分け、いつ、誰が、何をするのか、という行動計画を立てることで、業務の把握と適切な管理を行うことができます。
良いアクションプランには目標達成に必要な全ての手順が盛り込まれていますが、思わぬ見落としを防ぐために、PDCA（計画・実行・評価・改善）サイクルも合わせて取り入れるとよいでしょう。
事業目標には中期的な目標を達成するために短期的な目標を設定する場合がありますが、アクションプランにも中期的なアクションプランと短期的なアクションプランがあります。またアクションプランに設定する目標数は、ニーズに応じて１つでも複数でも問題ありません。
アクションプランの必要性
アクションプランを作成することで、タスクを明確化することができ、目標に対していつまでに何をすべきか、取るべきアクションが明確になります。
取るべきアクションを明確化することで、やらないことも明確化することができます。
目標達成のためにどのような手段や方法が必要か、アクションを取捨選択することで目標達成までの道筋が明らかになります。
実行予定のアクションが事前に分かっていれば準備もしやすくなり、時間を効率的かつ効果的に使って目標を達成することができます。
KPIを具体的なアクションプランに落とし込むには、そのタスクを遂行する担当者、各担当者に仕事を割り当てる責任者だけでなく、社内外で関わる部門や関係者との連携が不可欠です。責任者はアクションプランの設定を通して、業務目的や遂行のポイントなどの共通認識を構築していくことができます。
必要なタスクがリストアップされたアクションプランがあれば、プロジェクトの進捗管理がしやすくなり、何か遅延や問題が発生した時にはその原因究明にも役立ちます。アクションプランはプロジェクト全体を客観的に俯瞰でき、現状を把握することができる有益なものなのです。
またアクションプランは目標達成のための行動を各タスクごとに細分化したものなので、目標達成までにいくつものアクションを起こし、タスク完了という小さなゴールを達成することになります。
小さなゴールを一つひとつ達成していくことで着実に目標に近づいていることが分かり、達成感が得られるため、社員のエンゲージメントを維持できることもアクションプランのメリットです。
アクションプランの立て方・作り方
数値目標を立てる
明確なアクションプランを作成するために、具体的な数値を取り入れた目標を立てる必要があります。目標の到達度は、客観的に数字で確認できることが必要だからです。
例えば、単に「売上を上げる」ではなく、「いつの売上に対していつまでに15％上げる」というように、具体的な基準を設定することが重要です。
数値目標は１年という大きな期限だけでなく、半年、四半期、1か月、一週間と細かく区切って落とし込んでいくことで、仕事の進捗管理がしやすくなります。数値目標は期間と組み合わせて設定することが重要です。
具体的に何をするか（行動）をリストアップ
数値目標を立てたら、目標達成に必要なタスクをリストアップします。
その際、最終的な目標を複数の中間目標に分解し、KPIを設定することで、最終的な目標達成に向けて一つずつ順番にタスクを処理でき、最終目標達成までの心理的負担もやわらげることができます。
リストアップしたタスクの内容が目標と関連していて、設定したアクション一つひとつの積み重ねが目標達成につながることがカウントできるような行動単位として定義することが重要です。目標達成までの必要なアクションがどれくらいあるのかが分からなければ、適切に人的・物理的資源の手配が行えません。
なお、タスク内容が漠然としていて処理が難しそうであれば、無理なく処理できそうな2〜3個のタスクに切り分けることも考えられます。
誰がやるのかを決める
複数のメンバーで運営しているプロジェクトであれば、誰がどのタスクを実行するのか、責任者は誰なのか、ということを決める必要があります。
その際、各メンバーのスキルや能力から、それぞれのカテゴリーのタスク処理に適した人材配置を行うことが重要です。
そのタスクの業務が得意な人や慣れている人が実行した方が良い成果が期待できますが、合わせて「いつ実行できるか」ということを鑑みることも大切です。その業務に慣れているけれど、今抱えているタスクの処理が終わってから取り掛かることになると、スケジュールに支障が出てしまう、という場合もあります。
人選と時間軸との関係を踏まえて担当を割り当てていくことが重要です。
優先順位を決める
目標達成までのスケジュールを組む上で、人や時間という限られたリソースを効率よく生かすために、タスクの優先順位付けが重要になります。
タスク間の相関があれば、例えばAというタスクの結果がBというタスクのアクションに影響してくる、ということもあり得ます。その場合はBより先にAを完了させていなければいけません。
タスクを実行するのに適した人員や物理的資源が、いつ利用可能なのか、どのくらい時間がかかるものなのか、リストアップしたタスクを完了させるために必要な条件や時間は十分検討しましょう。
期限を決める
リストアップしたタスクの必要条件や時間を元に、目標達成に向けた無理のないスケジュールを組みましょう。
その際、最終目標の期限はもちろんですが、タスクの優先順位も考慮し、一つひとつのタスクの期限も決めることが重要です。
期限が設定されていて、必要なアクションが網羅されているアクションプランであれば、いつまでに何をしなければいけないのか、先を見据えた準備と行動を促すことができ、無駄な作業が軽減されて効率的に時間を使えます。
【図でわかる】アクションプランの具体例
アクションプランを立てる際の流れはお分かりいただけたと思いますが、次に具体的なアクションプランの例を見ていきます。
営業のアクションプラン例
営業職のアクションプランを例にしてみましょう。
営業職は、明確な数値目標（KPI）が立てやすくアクションプランの管理に適した職種といえます。
目標設定を年間、半期、四半期など細かく設定し、短期・長期的にKPI目標を設定しアクションプランを立てるのが一般的です。
【図解】営業のアクションプランの例
人事担当者のアクションプラン例
次に人事担当者のアクションプランの例です。
人事職は、事務職的なルーティンワークのほか、雑務的な仕事など定性的な業務も多くこなすため、アクションプランを立てづらい職種ではあるものの、アクションプランで定数的に業務を管理することで、本来人事担当者が注力すべきコア業務も効率的に遂行することができます。
【図解】人事担当者のアクションプランの例
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アクションプランを実行するポイント
アクションプランを実行する際のポイントについて解説します。
進捗管理をする
プラン通りにアクションを実行しなければ、せっかく作成した優良なアクションプランも絵にかいた餅で終わってしまいます。
目標管理で設定したKPIに対して達成率が順調に推移しているか、進捗確認を継続的に行うためにアクションプランの進捗確認のタイミングを明確にしておくことが重要です。それぞれのタスクの進捗管理の方法として報告書の作成や定例会議の実施などを決めておくことで、目標の到達度を正しく把握できます。
アクションプランによる進捗管理が適切になされることで、進捗状況や業務状況が可視化され、無駄の多いタスクや業務方法の転換の必要性に気づくこともあるでしょう。
また進捗確認に使う基準は、特定のタスクに設定したKPI達成など事業の内容や目標によって適切に設けましょう。
状況に応じて変更する
タスクの進捗状況、組織の中長期的な戦略の変更や市場環境の変化など、内部的・外部的状況によっては、アクションプランを臨機応変に変更することが重要です。そうなった場合、アクションプラン全体を見直して、一から作成し直す必要があるか、部分的な変更で済むかを検討する必要があります。
アクションプランと並行してPDCAサイクルを取り入れることで、C(評価)の際に、状況変化とアクションプランがマッチしていないと判断できれば、プラン変更を考えることができます。
プランを変更することになっても、変化の早いビジネス環境で勝機を逃さず柔軟に対応することの大切さを学ぶことは有意義なことです。
目的は「行動すること」
アクションプランの目的はあくまでも計画したアクションの実行であり、目標達成できたかどうかを目的に作成するものではありません。アクションプランを実際に実行していく際には、タスクごとに実行するべきアクションに焦点を当てましょう。
また、達成しがいのある高い目標を設定するのは悪いことではありませんが、はじめから達成が難しそうな目標だと、社員のエンゲージメントが下がる可能性があります。達成することがイメージできる現実的な目標なら、成果を達成しやすくなり、タスクに向き合うエンゲージメントも高く維持できます。
タスクを実行するために前向きに行動できるよう、現実的なアクションプランを策定しましょう。
アクションプランの管理方法
アクションプランの管理を行う上で、アクションプランを可視化することが重要です。
可視化することで全体像を把握しやすくなり、定期的・継続的な目標管理がしやすくなります。
しかし、目標管理やそれに付随する情報が別々の紙やExelファイルで管理されていて、それらを集めるところから時間を使ってしまう、という状況であれば、限られた時間を無駄に使ってしまうことになります。
目標管理の方法として、KPIに対してアクションプランを設定するシステムや、ガントチャートなどのテンプレートや目標管理ツールを利用することで管理業務の効率化を図ることができます。
アクションプランの見える化にタレントマネジメントシステム
アクションプラン管理を効率化する方法として、目標管理ツールを導入することは有効な手段です。目標の共有や各タスクの進捗状況が明確になり、目標管理業務の大幅な効率化を実現することができます。
One人事[タレントマネジメント]では組織内の人材情報を一元化し、目標管理や人事評価と連携した情報をリアルタイムに確認できます。
日々の業務にアクションプランを取り入れ、目標管理ツールを用いて効率的にプラン管理をしてみてはいかがでしょうか。