スキル管理とは？ 目的と方法、スキルマップについても解説
スキル管理とは、従業員一人ひとりが保有する知識や経験、資格などのスキル情報を整理し、一覧で把握できるようにする取り組みです。スキルデータを社内で共有し、適材適所の人材配置や人材育成計画、人事評価に活用できる状態に整えます。
スキル管理はタレントマネジメントの一環であり、人的資本の情報開示が求められるなか、重要性が高まっています。
本記事はスキル管理の目的や方法、スキルマップの活用、さらにはシステム化による効率化まで解説します。「エクセルでのスキル管理に限界がある」「スキルを可視化して異動や離職防止に役立てたい」という経営者・人事担当者は、ぜひお役立てください。
目次
目次スキル管理(スキルマネジメント)とは
スキル管理（スキルマネジメント）とは、従業員が保有するスキルを可視化して、一元管理することです。個々のスキル情報を、社内で集約し、必要に応じて活用できる仕組みを指します。
スキル管理によって共有されたスキルデータは、次のような人事施策に積極的に活用していきます。
- 適性に合った人材配置
- スキルの到達度に基づいた人事評価
- 不足スキルに応じた人材育成
- 新規プロジェクトのアサイン
「誰がどのようなことが得意としているのか」を把握することで、研修や人材育成への展開が可能です。
近年は人的資本経営やタレントマネジメントの取り組みのなかで、スキル管理の重要性が高まってきました。企業の成長やステークホルダーへの情報開示に欠かせない取り組みと位置づけられています。
スキル管理は、企業の成長と生産性向上を支える活動であり、今後ますます重要性を増していくでしょう。
管理すべきスキルとは
スキル管理で管理すべきスキルとは、専門資格や業務遂行能力、プロジェクト経験、マネジメント能力やコミュニケーション能力といったソフトスキルを指します。今後の事業展開から、将来的に必要となるスキルを管理対象とすることもあるでしょう。
スキル（skill）とは、もともと「技能」「技術」を意味する言葉です。とくに教育や訓練を通じて習得した能力を指します。
企業の人事・HR領域では、さらに広い意味で用いられ、業務遂行に必要な知識や専門技術だけでなく、コミュニケーション能力も含めた多様な能力を総称して「スキル」と呼びます。
スキルの3分類（ヒューマンスキル・テクニカルスキル・コンセプチュアルスキル）
スキル管理における管理対象のスキルは多岐にわたります。たとえば、アメリカの経営学者ロバート・L・カッツ氏は、「カッツ・モデル」理論のなかで、スキルを3つに分類しました。それがヒューマンスキル・テクニカルスキル・コンセプチュアルスキルです。
ヒューマンスキル
ヒューマンスキルは、人間関係を良好に構築・維持するためのスキルです。コミュニケーション能力、プレゼンテーション能力、チームワークなどは、すべての従業員に共通して求められます。
加えて管理職やマネジメント層においては、リーダーシップやコーチング力、傾聴力などチームを「調整」し「育成」していくためのヒューマンスキルが求められます。
テクニカルスキル
テクニカルスキルは、業務を遂行するうえで必要となる能力や技術です。職種によって求められるスキルは異なります。
- 販売職：接客能力、商品知識
- 事務職：事務処理能力、パソコン操作能力、資料作成能力
- 企画職：市場理解力、情報収集力、分析力
コンセプチュアルスキル
コンセプチュアルスキルは、物事を概念化して、その本質を見極める力です。論理的思考力（ロジカルシンキング）、俯瞰力、柔軟性などが含まれます。
トップマネジメント層に求められるスキルであり、組織全体を見渡して、臨機応変に意思決定する際に欠かせません。
スキル管理によって、これらのスキルを可視化すれば、人材配置や人材育成、業務アサインメントに活かせます。また、スキル情報を全社で共有することで、従業員のスキルアップ意欲や健全な競争心を引き出し、モチベーション向上にもつながるでしょう。
スキル管理の目的、なぜ重要？
スキル管理の目的は、従業員のスキルや人材情報を可視化し、把握することで、戦略的な人事施策を推進することにあります。
スキル管理は、企業や従業員個人にとってなぜ必要なのか、どのようなメリットがあるのか、重要性について詳しく解説していきます。
1．組織と個人の強みと弱みを把握する
スキル管理によって、従業員一人ひとりの得意分野や力量を把握でき、組織全体の強みと弱みも明確になります。個々の強みが発揮できれば、全体のパフォーマンス向上につながる経営戦略を打ち出せるしょう。弱みや苦手分野を把握すれば、それを補強するための人事施策や研修計画を検討できます。
また、IR担当者にとっては資料作成や投資家との対話など、企業全体を客観的に示さなければならない場面でも、スキル管理におけるデータが信頼性の裏づけとなるでしょう。
2．スキル情報を社内で共有する
可視化したスキル情報を全社で共有できれば、事業の成長に必要な人材を社内の誰もが探しやすくなります。スキルデータは、資格更新やスキルアップによって常に変化するため、定期的な更新が欠かせません。スキル管理システムやスキル管理ツール、アプリを活用すれば、情報を効率的に一元管理できます。
3．必要なスキルを持つ人材をアサインする
新規部署やプロジェクトの立ち上げ時に「特定スキルを持った人材が必要」という場面は少なくありません。日頃から適切にスキル管理ができていれば、社内からすぐに適任者を見つけられます。
万一社内に適任者がいなくても、スキル管理によって人材要件が明確であるため、ミスマッチの少ない人材採用が可能です。
4．スキル適性に基づいて人材配置をする
スキル管理によって従業員の資格・経験を根拠にすることで、適性に合った人材配置が可能です。感覚や属人的な判断に頼らず、データに基づいた適材適所の人材配置が実現するでしょう。
それぞれの得意分野にあった部署に配置し、能力を発揮してもらえれば、全体の生産性向上にもつながります。従業員本人のモチベーションも向上するでしょう。
5．スキルベースの人事評価をする
人事評価は主観や印象に左右されてエラーが発生しやすいものですが、スキル管理を実践し、その到達度を基準にすれば、公平性と透明性が高まります。従業員自身も評価基準を理解しやすくなり、自律的にスキルアップに取り組みやすくなるというメリットがあります。
6．スキルギャップに基づいてに人材育成をする
スキル管理は人材育成の観点からも重要です。入社から数年後までに身につけたスキルや資格を管理することで、個人や組織の弱みを客観的に把握できます。苦手分野を意識的に伸ばす研修プログラムやジョブローテーションを戦略的に設計し、人材育成を促進できるでしょう。
7．スキルトランスファー（スキル継承）につながる
事業継続に欠かせないスキルを持つ従業員が、永続的に企業に所属し続けるとは限りません。定年退職や転職などによって人材が入れ替わるのは一般的なことです。そのため、次世代へのスキルトランスファー（スキル継承） が重要となります。
スキル管理を実施していれば、どのスキルを誰に継承し、誰が教える役割を担うべきか、という方針を整理しやすくなります。継承の進捗や定着度も可視化できるため、属人的になりがちな技術を組織に残していけるでしょう。
スキル管理におけるスキルマップの作成・活用
ここからは、スキル管理を具体的にどのような方法・流れで実施していくのかを解説していきます。
スキル管理の方法として、代表的なツールが「スキルマップ」です。
スキルマップとは、従業員ごとの保有スキルを一覧化し、組織全体のスキル状況を可視化するための表や図です。力量管理表やスキルマトリックス、技能マップなどと呼ぶ企業もあります。
基本のスキルマップは、縦軸にスキル項目、横軸に従業員の名前を配置し、交わった欄にスキルの達成レベルを数値で記載する形式が多いです。
スキルマップは、エクセルなどの表計算ソフトや、専用の人事システムを使って作成するのが一般的です。これからスキル管理を始めたいという場合、スキルマップの作成に取り掛かる企業は少なくありません。
▼スキル管理で重要な役割を果たす「スキルマップ」の作成方法を詳しく知るには、以下の記事もご確認ください。
スキルマップのフォーマット
スキルマップを作成する際は、厚生労働省が公表している「職業能力評価シート」を活用するのも有用です。キャリアマップや導入・活用マニュアルとあわせて無料で公開されており、エクセル形式でダウンロードして自社用にカスタマイズできます。
厚生労働省のスキルマップフォーマットは 職種別と業種別 に分けて用意されているのが特徴です。
| 職種別の例 | 人事・人材開発・労務管理・営業・マーケティング・広告・経理・総務・広報・法務・情報システム・生産管理・ロジスティクス・貿易 など |
| 業種別の例 | エステティック業・葬祭業・警備業・外食産業・フィットネス産業・在宅介護業・スーパーマーケット業・電気通信工事業・ホテル業・ビルメンテナンス業・アパレル業・ねじ製造業・ウェブ制作業 など |
幅広い職種・業種に対応しているため、自社の業務に近いものを選び、必要に応じてカスタマイズすれば、効率的にスキルマップを整備できます。
参照：『キャリアマップ、職業能力評価シート及び導入・活用マニュアルのダウンロード』厚生労働省
また、IT分野であれば、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が提供する「情報システムユーザースキル標準（UISS）」も参考になります。IT企業や自治体がIT人材を適切に配置・育成するための指標を体系化したもので、スキルマップの作成にも活用してみてもよいでしょう。
参照：『情報システムユーザースキル標準（UISS）』独立行政法人情報処理推進機構（IPA）
▼まずはエクセルでスキルマップを作成してみたいという方は、以下の記事もご活用ください。
スキル管理・スキルマップの再現にはシステム活用もおすすめ
スキル管理やスキルマップ作成は、厚生労働省のフォーマットのように、表計算ソフトを使用するのが一般的でした。しかし、エクセルで管理し続けるには、更新漏れや属人化の観点から限界があります。
そのため、専用のシステムを導入してスキル・資格・研修情報を一元的に管理し、リアルタイムに可視化する取り組みが広がっています。
とくに、更新や分析のしやすさ、人材育成や人材配置といった施策との連携を考えると、タレントマネジメントシステムの導入が長期的にはおすすめといえるでしょう。
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スキル管理とタレントマネジメント
スキル管理はタレントマネジメントの一部にあたります。
タレントマネジメントとは、従業員一人ひとりが持つ能力を把握し、その人が力を発揮できるように支援する取り組みです。従業員データを採用や育成といった人事施策に活かして組織全体のパフォーマンスを高め、最終的に経営目標の達成を目指します。
タレントマネジメントの実行には、従業員のスキルを正確に把握し、データとして管理することが欠かせません。そこで重要な役割を果たすのがスキル管理です。
- スキル管理：従業員が持つスキルや資格を可視化し、一元管理・活用する仕組み
- タレントマネジメント：可視化されたスキルや能力をもとに、人材配置・育成・評価を通じて成果を高め、最終的に経営目標の達成まで実現する取り組み
スキル管理ができていなければ、タレントマネジメントの実現は難しいでしょう。反対に、スキル管理にで従業員のスキルが可視化されていれば、タレントマネジメントによって「従業員の能力を最大限発揮させ、組織全体の成果を高める」ことが可能になります。
企業がスキル管理に着手することは、タレントマネジメントを実現するための第一歩です。
▼タレントマネジメントを基本から知りたい方は、以下の資料をご活用ください。
スキル管理の方法・基本の流れ
スキル管理を始めるとなると「具体的に何から着手すればいいか」と迷う方は多いでしょう。
スキルマップの概要やフォーマット、さらにタレントマネジメントとの関係についてイメージできたら、具体的な準備の流れを理解することが重要です。
スキル管理を進める際の基本的な流れを、ステップに分けて解説していきます。
1. スキル管理の目的を決める
最初に、自社がスキル管理を行う目的を明確にしましょう。適材適所の人材配置、人材育成や採用の効率化、公平な人事評価、従業員のモチベーションアップなど、組織によって重視するポイントは異なります。
目的を定めることで、スキル管理が形骸化せず、経営戦略や人事戦略と連携しやすくなります。
2. スキル項目を設定する
スキル管理の対象とする項目は業種や職種によって異なります。まず、自社に必要なスキルをリストアップし、整理しましょう。代表的なスキル管理の項目例としては、経験職種・保有資格・語学スキルが挙げられます。
| スキル項目 | 例 | |
|---|---|---|
| 業務上必要なスキル | その職種で必須となるスキル | 製造業：安全衛生知識、営業：プレゼンテーションスキル |
| 行動特性・能力 | 個人の行動特性（コンピテンシー）や対人能力。職務横断で成果に影響する非技術的能力 | コミュニケーションスキル、リーダーシップ、問題解決力 |
| 経験職種・キャリア | これまでに従事した職務 | システムエンジニア、プロジェクトマネージャー、デザイナー、営業、事務 |
| 保有資格 | 知識や技術レベルを証明する国家資格・民間資格・ベンダー資格 | マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）、ITパスポート |
| 語学スキル | 英語や中国語などの日常レベル〜ビジネスレベル〜ネイティブレベルを判断する項目 | TOIEC800点、実用英語技能検定（英検）2級 |
| 研修履歴・教育状況 | 社内外の研修・セミナー、OJTやeラーニングの受講状況と習得度 | リーダーシップ研修修了、管理職研修受講中、セキュリティ研修テスト合格 |
業務上必要なテクニカルスキルだけでなく、コミュニケーション能力や問題解決力といったヒューマンスキル、企画・構想力といったコンセプチュアルスキルも含めると、多角的に人材のスキル評価が可能です。
3. スキルレベルを設定する
スキル項目が決まったら、各スキルに習熟度を示すレベルを設定します。一般的には3～5段階、多くても6段階が目安です。
| 4段階の例 | |
|---|---|
| レベル1 | 補助できる |
| レベル2 | 指導のもと実施できる |
| レベル3 | 1人で実施できる |
| レベル4 | 他者に指導できる |
重要なのは、抽象的な表現ではなく、現場に即した「具体的に何ができる状態か」を定義することです。
4. スキルマップを作成する
設定したスキル項目とレベルをもとに、従業員のスキルを一覧化します。スキルマップによって、組織全体のスキル分布や個々の強み・弱みを視覚的に把握でき、人材配置やプロジェクトのアサインに役立ちます。
また、従業員自身がスキルの棚卸しを行うことで、自律的なスキルアップへの動機づけにnなるでしょう。
スキルマップの作成者は通常、部署の上司が担いますが、他部署の管理職を評価者に加えることで多角的にスキルを把握できる場合もあります。
5. スキルデータをグループ化・分析する
スキルデータを項目ごとにグループ化し、「どのスキルを持つ人材が社内に何人いるか」を把握します。これにより、新規事業の立ち上げや新部署の発足時に必要な人材を効率的に選抜できるでしょう。
また、退職などで失われる可能性のあるスキルを特定し、教育計画やスキルトランスファー（スキル継承）に活かすことも可能です。
6. スキルや資格の更新、認定情報を整理する
スキル管理のなかでも、資格の扱いについては注意が必要です。資格には、定期的な受験や講習参加を義務づける更新制のものもあり、更新漏れはリスクにつながります。
スキルと一緒に資格も管理する場合は、「取得年月日」「級」「次回更新日」などの情報もまとめましょう。
| 資格 | レベル・等級 | 資格取得年月日 | 次回更新 |
|---|---|---|---|
| DTPエキスパート | ー | 2021年6月 | 2023年6月 |
| IT検証技術者 | レベル４ | 2017年11月 | 更新なし |
| ー | ー | ー | ー |
たとえば、第二種電気工事士は更新不要ですが、第一種電気工事士は5年ごとに講習を受けて更新しなければなりません。資格ごとに更新の要否が異なるため、資格の失効や更新漏れを防ぐためにも、スキル管理やスキルマップの定期的な更新は重要です。
さらに、ISO9001（品質マネジメントシステム）やISO14001（環境マネジメントシステム）など、ISO規格を取得した（もしくは取得を目指す）企業は、力量を明確にすることが求められています。 そのため、スキルマップにレベルを設定し、資格の更新状況を記録することは、ISO対応の観点からも欠かせません。
7. スキルデータを評価・更新する
スキル管理は一度作成して終わりではありません。従業員のスキルは日々の業務経験や研修・資格取得によって変化します。定期的に棚卸しを行い、最新の状態を維持しましょう。
| 更新のタイミング | 人事評価や異動の前後、半年〜1年ごとの定期チェック |
| 更新の方法 | 従業員の自己申告と上司の確認を組み合わせる |
| 更新の機会 | 評価面談や1on1ミーティング |
更新を習慣化するには、自動リマインドや自己申告機能がある、スキル管理システム(ツール・アプリ)の活用が有効です。
▼スキルを更新し続け、スキル管理を組織に定着させるにはタレントマネジメントシステムをはじめ、スキル管理機能がある専用ツールの活用が欠かせません。
▼スキル管理のシステム化をお考えなら、タレントマネジメントシステムの活用も検討してみてください。
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スキル管理と人的資本の情報開示
スキル管理は、注目が高まる人的資本経営においても重要視されています。
人的資本経営とは、企業に属する人材を「資本」とみなし、人材の価値を最大限に引き出すことで、企業価値を高める経営手法です。
国際規格を決める機関・ISOが発表したISO30414（人的資本情報開示のためのガイドライン）では、人的資本を測定する項目の1つとして「スキルや能力」が定められています。つまり企業は、投資家などのステークホルダーに対して、自社がどのようなスキル人材を持ち、スキル向上を目指してどのように投資を実行しているかを示す必要があるということです。
スキル管理を通じて、従業員の保有スキルを可視化しておくことは、社内の人材戦略につながるだけでなく、対外的な信頼性の確保にもつながります。
社会的な要請を受けて、多くの企業が本格的にスキル管理に取り組み始めているのです。
スキル管理のよくある課題
スキル管理の重要性は理解されていても、実際に取り組むと多くの企業がつまずいてしまうものです。ここでは、代表的な課題を3つ紹介します。
スキル項目・基準の明確化
どのスキルを管理すべきか、管理方法をどう決めるかが不明確なままでは、スキル管理は機能しません。「スキルの習得状況をどう表記するか」「習熟度をどの基準で評価するか」といったルールがあいまいだと、運用開始前からつまずく原因になります。
更新管理の効率化
スキル情報は従業員の業務経験や研修によって日々変化しますが、更新が滞ると情報がすぐに古くなってしまいます。半年～1年ごとに棚卸しを行うのが理想ですが、更新ルールが決まっていないと形骸化し、活用されなくなってしまうでしょう。
スキルデータの活用
せっかく整理したスキル情報も、共有・活用の仕組みがなければ成果につながりません。管理者だけで抱え込まず、社内で情報の使い方を周知し、人材配置や教育計画に活かすことが重要です。
スキル管理に失敗しないためのポイント
スキル管理の課題を踏まえて、継続的に取り組むには、スキルマップを作成するだけでなく、適切に運用し続けることが大切です。とくに次の3点を意識するとよいでしょう。
- スキルマップを作成したら定期的に更新する
- 管理するスキルを業種・職種・部署に応じて整理する
- スキル評価の基準を明確にする
1．スキルマップを作成したら定期的に更新する
従業員は日々の業務経験や研修を通じて常にスキルアップしており、スキルマップは時間の経過とともに古くなります。そのため、経営判断や人事施策に活用するためのスキルマップは、常に最新の状態に保つことが重要です。
更新を現場任せにすると負担が大きく滞ることもあるため、更新のタイミングを企業全体でルール化し、フォロー体制を整えておきましょう。たとえば、組織改編や人事異動の前後、評価面談のタイミングなどと紐づけて実施するのがおすすめです。
2．管理するスキルを業種・職種・部署に応じて整理する
スキルマップに盛り込むスキルの範囲は、業種や職種によって異なります。すべてのスキルを網羅する全社共通のマップを作成することも可能ですが、不要な項目まで管理すると更新の負担が増え、非効率になってしまいます。
そのため、実際の業務に必要なスキルに絞り込んで管理するのが基本です。一般的なスキル項目の大分類は以下のとおりです。
- 業務上必要なスキル（語学・PC操作含む）
- 行動特性・能力
- 経験職種・キャリア
- 保有資格
- 研修履歴・教育状況
スキルマップを更新するタイミングで、管理対象のスキル項目を見直すと、現場に即した運用が可能になります。
3．スキル評価の基準を明確にする
スキル管理を成功させるには、スキルレベルとその評価基準を明確に定めることが大切です。評価基準があいまいでは、スキルレベルを正しく判断できず、公平な評価が難しくなります。
基準を設定する際は、具体的な行動や成果を指標とし、誰が評価しても同じ結論に至る状態を目指しましょう。自己評価と評価者（上司）の評価のズレを最小限に抑え、公平性や透明性を確保できます。
スキルの評価基準が明確であれば、従業員にとって「次に求められる行動やスキル」が見えやすくなり、キャリア形成やスキルアップへのモチベーションにもつながります。
スキル管理に関するよくある質問
スキル管理の導入にかかるコストは？
導入コストは運用方法によって大きく変わります。エクセルを活用すれば初期費用はほとんどかかりませんが、管理対象が多い場合は更新作業が煩雑になり、人件費が増します。
専用のスキル管理システムやタレントマネジメントシステムを導入する場合、利用人数に応じた従量課金制が一般的です。自社の従業員規模や活用目的に合わせて選ぶことが大切です。
スキルマップはどのように作成するのか？
まず、スキル管理の目的を明確にし、対象となるスキル項目を設定します。そのうえで、各スキルに習熟度を示すレベルを定義し、従業員ごとのスキルを一覧表にまとめます。エクセルやスプレッドシートで始められますが、従業員数が増えると更新や分析が大変になるため、将来的にはシステム化を検討すると効率的です。
スキル管理機能が充実したシステムを導入すべき？
中長期的に人材育成や適材適所の配置を実現したい企業には、システム導入が有用です。システムを使えば、スキル情報を一元管理できるだけでなく、更新の自動リマインドや分析機能により、スキルデータを戦略的に活用できます。まずはエクセルで試行し、課題が出てきたらシステム導入を検討するのも一案です。
まとめ｜スキル管理に注力して人材育成を強化
スキル管理は、従業員のスキルや資格を可視化し、戦略的な人材活用を可能にします。
スキル管理ができている組織は、従業員の強みや弱みを把握し、適材適所の人材配置はもちろん、新規プロジェクトや部署の立ち上げなども戦略的に進められるでしょう。
また、スキル不足が見られる従業員には、OJTや研修で集中的に育成でき、企業は人材不足や離職率の課題解決につなげられます。
従業員にとっても、スキルが正当に評価されることで納得感が高まり、モチベーションやキャリア形成の意欲向上が期待できます。
スキル管理を効果的に進めるには、スキル情報を一元管理できるタレントマネジメントシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。
スキル管理にはタレントマネジメントシステム
One人事[タレントマネジメント]は、従業員のスキルや経歴などを一元管理できるタレントマネジメントシステムです。社員のスキル管理を可視化し、人材配置や人材育成、人事評価などを戦略的に進めるのにお役立ていただけます。
自社の人事課題や目的に応じて欲しい機能だけを選べる、柔軟な料金プランでご利用いただけますので、多機能過ぎて使いこなせないといった無駄はありません。
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