雇用契約書の保管期間は3年？ 5年？ 企業における正しい保存方法とポイントを解説
雇用契約書とは、使用者と労働者が互いに労働条件に合意したことを証明する書類です。
雇用契約書の作成は法的な義務はないものの、従業員とのトラブルを防ぐために作成する企業は多いでしょう。雇用契約書は作成して終わりではなく、法律で定められた保管期間を守って適切に管理することが大切です。
そこで本記事では、雇用契約書の保管期間や正しい保管方法について解説します。経営者や人事労務担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次雇用契約書の保管期間は5年に延長
雇用契約書をはじめ、雇い入れまたは退職に関する書類は、もともと3年間の保管義務がありました。しかし、2020年4月1日の労働基準法改正により、保管期間が5年間に延長されています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：『労働基準法 第109条』e-Gov法令検索
そもそも雇用契約書とは、企業が労働者を雇用する際に作成する書類の一つです。給与や業務内容などの労働条件を明記したうえで企業と従業員がそれぞれ署名・捺印し、双方が内容に同意したことを証明する役割を担います。
雇用契約書は、労働条件通知書や解雇通知などと同様に「雇い入れまたは退職に関する書類」に該当します。
保管期間はいつから数えるのか？
雇用契約書の保管期間における起算日は、従業員が退職した日です。また、在職中に従業員が死亡した場合は、その日を起算日として数えます。
なぜ延長したのか？
雇用契約書をはじめとする書類の保管期間が延長された理由は、賃金請求権の消滅時効期間が延長されたためです。
2020年の民法改正により、従業員が企業に未払い賃金を請求できる期間が、2年から5年に変わりました。これにともない、雇い入れや勤怠などに関する書類の保管期間も、5年間に拡大したのです。
雇用契約書の保管期間は当分の間3年でもよい
企業の負担を軽減するための経過措置として、「当分の間」雇用契約書の保管期間は法改正前と同じ3年間でもよいとされています。
「当分の間」とはいつまで？
「当分の間」がいつまでを指すのか、具体的な期間は現状示されていません。ただし、賃金請求権の消滅時効については、法改正の5年後に見直される予定です。
国内の労働組合を束ねる「日本労働組合総連合会」は、5年後に控える見直しのタイミングで、保管期間が原則の5年となるよう要請していくとしています。
雇用契約書の保管期間を守らないと罰則が科される
雇用契約書の保管期間を守らず処分してしまった企業には、30万円以下の罰金を科せられる恐れがあります。
違反が発覚するタイミングとしては、労働基準監督署による臨検時が多いでしょう。労働基準監督署から雇用契約書の開示を求められた際に、保管期間中の書類を提出できないと義務に対する違反が発覚します。
悪質性が低いと認められると是正勧告で済む可能性もありますが、最悪の場合は罰金を科せられるため、書類は適切に保管しましょう。
雇用契約書以外で保管期間5年の書類
雇用契約書以外で5年の保管期間が義務づけられている書類には、以下の種類があります。
- タイムカード
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- その他
それぞれの書類の役割や、保管期間の起算日をきちんと把握しておくためにも、一つずつ確認してみましょう。
タイムカード
1日ごとの始業時刻・終業時刻を記録したタイムカードは、雇用契約書と同じように労働基準法第109条にて5年の保管期間が定められています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用：『労働基準法 第109条』e-Gov法令検索
タイムカードは、第109条の条文のうち「賃金その他労働関係に関する重要な書類」に該当します。
タイムカードの保管期間は、タイムカードの完結日を起算日とするのが原則です。たとえば、月給制の場合は1か月単位で賃金を計算するため、毎月の月末がタイムカードの完結日です。
ただし、タイムカードの完結日よりも賃金の支払い期日が遅い場合は、支払い期日を起算日として扱います。たとえば、8月分の賃金が9月15日に支払われると、8月のタイムカードは9月15日を起算日として5年間、保管する必要があります。
労働者名簿
従業員の氏名や生年月日などを記録した労働者名簿も、労働基準法第109条にて5年の保管期間が義務づけられている書類の一つです。
従業員が退職または死亡した日か、解雇した日を起算日として扱います。
賃金台帳
従業員の賃金の計算期間や労働日数、支払い状況などを記録した賃金台帳も、労働基準法第109条で、雇用契約書と同様に5年の保管期間が定められています。
起算日は、賃金台帳へ最後に記入した日です。また、賃金台帳もタイムカードと同様に、最後に記入した日よりも賃金の支払い期日が遅い場合は、支払い期日を起算日として扱います。
ただし、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は、7年間の保管義務が生じます。
その他
以上のほかにも、保管期間が原則として5年間の書類は以下の通りです。
- 労働条件通知書
- 履歴書
- 身元引受書
- 退職届
- 退職手当の領収書
- 災害補償関連で使用した診断書
- 労使協定書
- 残業命令書
- 残業報告書 など
その他の書類の保管期間
続いて、雇用契約書などとは異なり、保管期間が5年以外に定められている主な書類を紹介します。
2〜4年保存の書類
保管期間が2～4年の書類には、以下のような種類があります。
- 健康保険や厚生年金保険の資格取得確認通知書
- 離職票
- 雇用保険被保険者資格取得確認通知書
- 労災保険に関する書類
- 派遣先管理台帳 など
7〜10年保存の書類
保管期間が7～10年の書類には、以下のような種類があります。
- 取引の帳簿
- 源泉徴収簿
- 決算書類
- 株主総会の議事録
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書 など
永久保存
保管期間が定められておらず、永久保存が必要とされる書類には、以下のような種類があります。
- 会社の定款
- 就業規則に関する書類
- 会社の規定に関する書類
- 労働協約にあたる書類
- 許可書や認可書、通達文書 など
雇用契約書の正しい保存方法
続いて、雇用契約書の正しい保存方法について解説します。
紙の場合
紙の雇用契約書の場合は、作成した年度別に分けて保管することをおすすめします。
ファイルやフォルダなどにまとめて、背表紙に年度を記載するとわかりやすいでしょう。それぞれの保管期限を記載したメモを添えると、破棄のタイミングがわかりやすく、管理の手間が軽減されます。
また、紙の書類は保管に場所をとるため、スペースを十分に確保することも必要です。古い書類が必要なときに、すぐに取り出せるよう、上に積み重ねず、横に並べて保管するとよいでしょう。
電子データの場合
雇用契約書を電子データとして保存する方法は、まず雇用契約を電子契約書で結ぶ体制を整える必要があります。
雇用契約書は原本を保管する決まりです。そのため、電子データとして作成した契約書をそのまま保管するシステムを導入することをおすすめします。
また、電子媒体で保存するときは、以下の要件をすべて満たさなければなりません。
- 長期間保存できること
- 法律で定められた事項が記載されていること
- 画面上に表示し、プリントアウトできること
- 労働基準監督署からの求めに応じて、速やかに提出できること
- 誤って消去されない状態であること など
雇用契約書を電子保管する際の注意点・ポイント
雇用契約書を電子データとして保管する方法を採用する場合は、以下のポイントに注意しましょう。
- 電子帳簿保存法に対応する
- セキュリティを強化する
- 原本をすぐに提出できる状態にする
それぞれのポイントについて、以下で順番に解説します。
電子帳簿保存法に対応する
雇用契約書を電子契約で結んだときは、電子帳簿保存法の対象です。
電子帳簿保存法には、企業が帳簿や書類を電子保存するにあたってのルールが定められています。具体的には電子書類の保存方法や期間、検索方法などです。
また、電子データとして保存するためには、書類の真実性を確保する必要があります。
社内規定を変更したり、タイムスタンプを付与したりして、電子雇用契約書が間違いなく本物であることを証明できる体制を整えましょう。
セキュリティを強化する
雇用契約書には従業員の個人情報が多分に含まれるため、不正アクセスや紛失、漏えいなどを防ぐためのセキュリティ対策が必須です。
外部からの攻撃に対策するのはもちろんのこと、社内からも気軽に閲覧できないようなシステムにする必要があります。
原本をすぐに提出できる状態にする
企業は、労働基準監督署から求められた場合に備えて、雇用契約書の原本をすぐに提出できるようにしておかなければなりません。
最初から電子契約を行った契約書なら、データをプリントアウトすれば問題ありません。
しかし、一度紙で作成した契約書をスキャンして保管する方法では、原本としては認められない可能性があります。紙として作成した契約書をコンピューターに取り込んでいる場合、基本的には紙の契約書が原本として扱われるためです。
電子データとは別に、紙の書類として保管しておく必要があり、かえって手間が増えてしまいます。電子化のメリットが損なわれてしまうので、雇用契約書を電子保管する場合は、あわせて電子契約の導入も検討しましょう。
雇用契約書の保管期間を過ぎたら？ 正しい破棄方法
保管期間を過ぎた雇用契約書は、定期的に処分しましょう。
念のためにと長期にわたって保管していると、書類がどんどん増えて保管スペースがなくなってしまったり、管理が行き届かず個人情報の漏えいにつながったりするリスクが高まります。
また、雇用契約書には従業員の個人情報が含まれているため、そのまま捨てるのは危険です。紙の場合は専門業者に依頼するか、社内でシュレッダーにかけるなどして、適切に処分しましょう。
雇用契約書の保管期間延長に備えて管理の見直しを
2020年の法改正により、雇用契約書の保管期間は3年から5年に延長されました。
しかし、施行後は経過措置期間が設けられ、当分の間はこれまで通り3年間の保管で問題ないとされています。ただし「当分の間」に具体的な期間の定めはないため、近い将来に経過措置期間の終了が発表される可能性も否定できません。
書類の保管期間が延びると、それだけ処分までのサイクルも延び、保管スペースが足りなくなってしまうこともあるでしょう。
管理の手間を軽減するためにも、電子保管をはじめとした管理の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。
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