雇用保険の氏名変更届は必要？ 手続きが必要なケースを解説
結婚などによって従業員の氏名変更があった場合は、さまざまな書類上において変更手続きが必要です。
雇用保険に関しては、今まで必要とされていた氏名変更届の提出が不要となりました。ただし、従業員の氏名が変わったあと、雇用保険にかかわる別の手続きをする機会があった場合、一緒に氏名変更の手続きを行う必要があります。
本記事では、雇用保険と社会保険における氏名変更の手続きの基本について解説します。
目次雇用保険の⽒名変更届は提出不要
従業員の氏名に変更が生じた際は以前までは手続きが必要でした。しかし、2020年5月31日以降、法改正により雇用保険における⽒名変更届は提出不要となりました。
そのため、従業員の氏名が結婚や離婚など何らかの理由で変更になったとしても、雇用保険について特別な対応をする必要はありません。
2020年より氏名変更の「個別手続き」が廃止に
2020年5月31日の法改正で不要となったのは、雇用保険における⽒名変更届の提出のみです。その他の関連手続きが発生したら、氏名変更も同時に行う必要があります。
下記の書類を提出する際は、氏名変更欄に変更後の氏名を記載します。
- 雇用保険被保険者資格喪失届
- 雇用継続交流採用終了届
- 雇用保険被保険者転勤届
- 個人番号登録・変更届
- 高年齢雇用継続基本給付金の支給申請（受給資格確認を含む）
- 高年齢再就職給付金の支給申請
- 育児休業給付金の支給申請（受給資格確認を含む）
- 介護休業給付金の支給申請
住所変更はそもそも手続きが不要
雇用保険に関する書類では、加入の段階で従業員の住所が求められていません。よって、従業員の住所が変わったとしても手続きや対応は不要です。
雇用保険に関して住所が必要となるのは、退職する従業員の離職票を発行するときです。その際は、ハローワークへ提出する離職証明書に従業員の住所を記載します。
社会保険では氏名変更の届出が必要なケースがある
雇用保険とは異なり、社会保険（健康保険・厚生年金保険）に関しては氏名変更が必要なケースがあります。
基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていない場合は必要
2018年3月から、マイナンバーと基礎年金番号の紐づけが始まっています。そのため、社会保険に関する手続きにおいても、氏名変更の届出が原則として不要となりました。
しかし、被保険者の基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていないケースでは、氏名変更の手続きが必要です。
たとえば、従業員が長期間海外に住んでいて、近年になって日本に戻ってきた場合は、マイナンバーが連携されていない可能性があります。事前に、従業員のマイナンバーが基礎年金番号と紐づけられているかを確認しましょう。
健康保険組合に加入者は必要
健康保険組合の加入者は、氏名が変わった際に変更手続きを行う必要があります。
健康保険組合と地方公共団体システム機構は連携していないため、現在も個別に手続きをしなければならないためです。しかし、厚生年金保険では氏名が変わったとしても手続きは特に必要ありません。
協会けんぽの加入者は不要
協会けんぽに加入している従業員については、氏名変更の手続きは不要です。
日本年金機構と協会けんぽは連携しているため、被保険者の氏名が変わった場合には都度その旨の共有がされます。氏名変更があったときは、変更された新しい健康保険被保険者証が発行され、会社に送付されます。
新しい健康保険被保険者証を受け取ったら、従業員に渡し、それまで従業員が使用していた健康保険被保険者証を協会けんぽに返却しましょう。
社会保険における氏名変更手続きの方法
従業員の氏名に変更があった場合、原則として社会保険に関する手続きは不要です。しかし、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合などは、氏名変更手続きをする必要があります。
社会保険における氏名変更の手続き方法について解説します。
『健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更届』の提出
社会保険における氏名変更時には、『健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更届』を提出します。提出時には、健康保険被保険者証を添付します。
従業員に『高齢受給者証』『特定疾病療養受療証』『健康保険限度額適用認定証』が発行されている場合は、一緒に提出しましょう。
提出期限
社会保険における氏名変更時には、特に提出期限が設けられていません。慌てて手続きをする必要はありませんが、なるべく早めに対応することで予期せぬトラブルを防げます。
条件に該当する従業員から住所変更の申し出があった際には、できる限り速やかに手続きを進めましょう。
扶養家族の氏名変更は手続きが必要？
扶養家族の氏名変更があった場合は、社会保険における変更手続きが必要です。
被保険者に扶養されている被扶養者は、マイナンバーと基礎年金番号が紐づけられていません。そのため、扶養家族の氏名が変更になったら『健康保険被扶養者（異動）届』を提出する必要があります。
健康保険被扶養者（異動）届は、管轄の年金事務所、もしくは事務センターに提出します。
手続きに必要な書類
被扶養者の氏名変更時には、原則として以下の書類が必要です。
- 続柄が確認できる書類（被扶養者の戸籍謄（抄）本、住民票の写しなど）
- 収⼊が確認できる書類（源泉徴収票、給与明細など）
いずれも、氏名変更が行われてから5日以内の提出が求められています。従業員の被扶養者の氏名が変わる事実を知った際には、早めに声をかけるようにしましょう。
外国籍従業員の氏名変更は手続きが必要？
外国人従業員に氏名変更が生じた場合には、変更手続きが必要になるケースが考えられます。外国人従業員の場合、マイナンバーと基礎年金番号などが紐づけられていない可能性があるためです。
手続きを進める際には、『健康保険・厚生年金保険 被保険者氏名変更届』を提出します。あわせて『厚生年金保険 被保険者ローマ字氏名届』も提出するとよいでしょう。その際には、齟齬が発生しないよう、在留カードや住民票の写しに記載されている氏名を提出してください。
従業員の氏名が変更されたら法定三帳簿も確認する
従業員の氏名が変わった際は、公的な書類だけではなく、社内の書類も変更しましょう。
『法定三帳簿』などの各種書類の変更手続きが必要です。法定三帳簿とは、以下の3つの書類です。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 出勤簿
混乱を防ぐためにも、早めに新しい氏名に変えましょう。
まとめ
本記事では、従業員の氏名変更があった場合に、雇用保険や社会保険に関してどのような対応が必要なのかを解説しました。
2020年5月31日の法改正以降、雇用保険の氏名変更届は不要です。しかし、社会保険（健康保険・厚生年金保険）については氏名変更時に手続きが必要なケースもあります。
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