2023.09.25

雇用保険における氏名変更の基本｜社会保険の氏名変更に関する手続きと一緒に解説

結婚などによって従業員の氏名変更があった場合には、さまざまな書類上において変更手続きが必要です。

雇用保険に関しては、従来必要とされていた氏名変更届の提出が不要となっています。しかし、従業員の氏名が変わったあと、退職などの理由で雇用保険にかかわる手続きをする際には、氏名変更の手続きもあわせて行わなければなりません。当記事では、雇用保険と社会保険における氏名変更の手続きの基本について詳しく解説します。

※当記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

雇用保険の氏名変更に関する手続きは2020年5月31日以降廃止に

従来は、従業員の氏名に変更が生じた際には氏名変更手続きが必要でした。しかし、2020年5月31日以降、その制度は廃止されています。まずは概要について解説します。

雇用保険の⽒名変更届は提出不要

2020年5月31日の法改正によって、雇用保険における⽒名変更届は提出不要となりました。

そのため、従業員の氏名が結婚や離婚など何らかの理由で変更になったとしても、雇用保険に関して特別な対応をする必要はありません。

氏名変更に関する届出の必要性がないわけではない点に注意

雇用保険において氏名変更に関する届出は必要なくなりましたが、そのほかの手続きについては引き続き届出が必要です。これから詳しく解説します。

雇用保険における「個別手続き」が廃止された

2020年5月31日の法改正で不要となったのは、雇用保険における⽒名変更届の提出だけです。そのため、ほかの手続きが発生するタイミングで、雇用保険の氏名変更も同時に行う必要があります。下記の書類を提出する際は、氏名変更欄に変更後の氏名を記載しましょう。

雇用保険被保険者資格喪失届
雇用継続交流採用終了届
雇用保険被保険者転勤届
個人番号登録・変更届
高年齢雇用継続基本給付金の支給申請（受給資格確認を含む）
高年齢再就職給付金の支給申請
育児休業給付金の支給申請（受給資格確認を含む）
介護休業給付金の支給申請

住所変更の場合にはそもそも手続きが不要

雇用保険に関する書類では、加入の段階で従業員の住所が求められていません。よって、従業員の住所が変わったとしても手続きや対応は不要です。雇用保険に関することで住所が必要となるのは、退職する従業員の離職票を発行するときです。その際は、ハローワークへ提出する離職証明書に従業員の住所を記載しましょう。

社会保険に関しては氏名変更が必要になるケースがある

雇用保険とは異なり、社会保険に関しては氏名変更が必要になるケースがあります。ここからは、その具体的な内容について解説します。

被保険者の基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていないケース

2018年3月から、マイナンバーと基礎年金番号の紐づけが始まっています。そのため、社会保険に関する手続きにおいても、氏名変更の届出が原則不要となりました。

しかし、被保険者の基礎年金番号とマイナンバーが紐づいていないケースでは、氏名変更の手続きが必要です。たとえば、従業員が長期間海外に住んでいて、近年になって日本に戻ってきた場合には、マイナンバーが連携されていない可能性があります。事前に、従業員のマイナンバーが基礎年金番号と紐づけられているかを確認するとよいでしょう。

健康保険組合の加入者は氏名変更の手続きが必要

健康保険組合の加入者は、氏名が変わった際に変更手続きを行う必要があります。健康保険組合と地方公共団体システム機構は連携していないため、現在も個別に手続きをしなければならないのです。しかし、厚生年金保険に関しては、氏名が変わったとしても手続きは特に必要ありません。

『協会けんぽ』の加入者の場合には氏名変更の手続きが不要

『協会けんぽ』に加入している従業員については、氏名変更の手続きは不要です。日本年金機構と協会けんぽは連携しているため、被保険者の氏名が変わった場合には都度その旨の共有がされます。氏名変更があったときは、変更された新しい健康保険被保険者証が発行され、会社に送付されます。

新しい健康保険被保険者証を受け取ったら、従業員に渡し、それまで従業員が使用していた健康保険被保険者証を協会けんぽに返却しましょう。

社会保険における氏名変更の手続き方法

従業員の氏名に変更があった場合、原則的に社会保険に関する手続きは不要です。しかし、マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない場合などは、氏名変更手続きを進めましょう。社会保険における氏名変更の手続き方法について解説します。

『健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届』を提出する

社会保険における氏名変更時には、『健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届』を提出します。提出時には、健康保険被保険者証を添付する必要がある点も押さえておきましょう。そのほか、従業員に『高齢受給者証』『特定疾病療養受療証』『健康保険限度額適用認定証』が発行されている場合は、あわせて提出します。

氏名変更における提出期限

社会保険における氏名変更時には、特に提出期限が設けられていません。そのため、慌てて手続きをする必要はありませんが、なるべく早めに対応することで予期せぬトラブルを防げるでしょう。条件に該当する従業員から住所変更の申し出があった際には、できる限り速やかに手続きを進めるのがおすすめです。

扶養家族の氏名変更があった場合にも手続きが必要

扶養家族の氏名変更があった場合には、都度手続きが必要です。ここからは、その概要と必要な書類を解説します。

被扶養者の氏名変更は従来通り必要

被保険者に扶養されている被扶養者は、マイナンバーと基礎年金番号が紐づけられていません。そのため、扶養家族の氏名が変更となった場合は『健康保険被扶養者（異動）届』を提出する必要があります。健康保険被扶養者（異動）届は、管轄の年金事務所、もしくは事務センターに提出しましょう。

被扶養者の氏名変更時に必要な書類

被扶養者の氏名変更時には、原則として以下の書類が必要です。

続柄が確認できる書類（被扶養者の戸籍謄（抄）本、住民票の写しなど）
収⼊が確認できる書類（源泉徴収票、給与明細など）

いずれも、氏名変更が行われてから5日以内の提出が求められています。従業員の被扶養者の氏名が変わる事実を知った際には、早めに声をかけるようにしましょう。

外国人の従業員を雇用している場合

外国人の従業員を雇用している場合について解説します。該当する事業所の方はぜひ参考にしてください。

外国人の従業員の場合には手続きが必要になるケースがある

外国人従業員に氏名変更が生じた場合には、変更手続きが必要になるケースが考えられます。外国人従業員の場合、マイナンバーと基礎年金番号などが紐づけられていない可能性があるためです。

手続きを進める際には、『健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更届』を提出します。あわせて『厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届』も提出するとよいでしょう。その際には、齟齬が発生しないよう、在留カードや住民票の写しに記載されている氏名を提出してください。

社内の書類に関する氏名変更の必要性

従業員の氏名が変わった際には、公的な書類だけではなく、社内の書類にも氏名変更の手続きを行うべきものがあります。社内の書類における氏名変更の必要性について解説します。

法定三帳簿の変更などが必要

従業員が氏名変更をした場合は、『法定三帳簿』など各種書類の変更手続きが必要です。法定三帳簿とは、下記の書類を指す言葉です。

労働者名簿
賃金台帳
出勤簿

のちの混乱を防ぐためにも、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿などに記載されている氏名は、早めに新しいものに変えましょう。

氏名変更手続きが必要なケースを把握しておきましょう

当記事では、従業員の氏名変更があった場合に、雇用保険や社会保険に関してどのような対応が必要なのかを解説しました。2020年5月31日の法改正以降、雇用保険の氏名変更届は不要です。しかし、社会保険については氏名変更時に手続きが必要なケースもあるため、あらかじめ該当するケースを把握しておきましょう。

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