入社手続きの電子化を徹底解説｜ペーパーレスのメリットと課題、システム導入による効率化のポイント
入社手続きの書類作成や管理に追われる毎日を送っていませんか。紙を前提とした運用では、管理の煩雑さが課題となり、効率化の方法を探している人事労務担当者もいるでしょう。
本記事では、入社手続きの電子化によるメリットや課題、効率的なシステム導入のポイントを解説しています。電子化を進め、業務効率の向上と従業員満足度の向上を同時に実現していきましょう。
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目次入社手続きの電子化は必要？ 課題と7つのメリットを解説
入社手続きの電子化は、業務効率化とコスト削減を実現する重要な取り組みです。紙ベースの手続きが抱える課題と、電子化によるメリットを詳しく解説します。
書類の作成・管理
入社手続きには、雇用契約書や社会保険関連書類、マイナンバー関連書類など、多岐にわたる書類作成が必要です。紙の運用では、同じ情報を何度も記入する必要があり、書き損じや抜け漏れが発生しやすくなるでしょう。
入社手続きを電子化すると、一度入力した情報を保持し、必要な書類へ自動入力できます。書類はPDF形式で出力され、印刷と捺印だけで提出準備が完了します。
書類回収の工数削減
従来の紙ベースでは、書類の郵送や返送に時間がかかるのが課題です。書類の不備があった場合、修正や再提出の往復が発生し、入社までの時間が長期化してしまいます。
入社手続きの電子化により、入社予定者が直接Web上で情報を入力できるのがメリットです。不備があってもオンラインですぐに修正が可能で、回収までの工数削減が実現するでしょう。
進捗・スケジュール管理
紙の書類では、提出状況の確認や期限管理が煩雑になりがちです。とくに社会保険の手続きは期限が短く、進捗管理が課題となっています。
入社手続きの電子化システムでは、入社手続きの進捗状況を一元管理できます。チェックリスト形式で可視化され、提出遅れや承認の遅延も担当者が簡単に把握可能な点がメリットといえるでしょう。
個人情報の適切な管理
紙の書類管理では、紛失や情報漏えいのリスクが高く、セキュリティ面で不安が残ります。オフィスに保管スペースも用意しなければなりません。
なかでもマイナンバーは、とくに厳格な情報管理が求められています。
入社手続きを電子化すると、適切なセキュリティ対策のもと、データを安全に保管できます。アクセス権限の設定や暗号化により、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
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人事労務全体の効率化
紙を前提とした入社手続きでは、部門間での情報共有や連携が難しくなります。書類の管理や転記作業に多くの時間がかかるため、人事担当者の負担が大きくなるのも当然でしょう。
入社手続きの電子化により、入社手続きに関する情報だけでなく、人事労務全体の効率化につながります。人事データを一元管理することで、給与や勤怠などほかの業務領域とも連携がしやすくなるはずです。
社会保険申請においても、24時間365日場所を選ばずにいつでも手続きが進められ、業務効率が大幅に向上します。
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ペーパーレス化の実現
紙の書類を管理するには印刷や郵送の費用がかかります。保管スペースも用意しなければなりません。
入社手続きの電子化により、金銭的なコストと管理コスト両方の削減につながります。社内で問い合わせが発生したタイミングなど、必要なときに欲しい情報を見つけやすくなる点もメリットです。
テレワーク、フルリモート社員への対応
紙の書類では、どうしても対面でのやり取りが発生します。テレワーク・リモートワークでは対応に限界があり、柔軟な働き方をさまたげているといえるでしょう。
入社手続きの電子化により、場所を問わず入社手続きが可能になります。システム上で手続きを完結できるので、押印のために出社する必要もありません。
入社手続きを電子化したら労務業務はどう変わる？
入社手続きの電子化により、労務管理にかかる工数を約66％削減できたという試算もあります。
紙をベースとした運用では、書類の作成から回収まで、どうしても多くの時間を取られてしまうでしょう。
内容チェックや不備の修正やり取り、ツールへの手動入力といった作業が、気づかぬうちに負担となり、業務を圧迫していたという事例もよく聞かれます。
入社手続きを電子化することで、入力データが自動で書類に反映され、オンライン送付やクラウド管理が可能になります。
人事担当者は業務の負担から解放され、より戦略的な業務に時間を割けるようになるでしょう。
入社手続きの電子化・オンライン化の進め方
入社手続きの電子化やオンライン化をどのように進めればよいでしょうか。以下で手順を詳しく紹介します。
入社手続きの書類業務を洗い出す
入社手続きの電子化を始める前に、現在の書類業務の棚卸しをして、可視化することが必要です。まずどこに書類が使われ、どこに時間を取られているかを明確に整理します。
具体的には、雇用契約の確認、健康保険・厚生年金保険の加入手続きに加え、社内規則の確認、福利厚生の申請といった会社固有の業務も一覧化するとよいでしょう。
すべてを電子化することが正しいわけではありません。自社の現状を理解し、現場の要望をヒアリングしたうえで、電子化する範囲と紙を残す範囲を決めます。段階的に電子化へ移行するのも一案です。
入社手続きに対応するシステムを選定する
入社手続きを電子化するには、労務管理システムの導入が不可欠です。
システム選定時には、入社予定者がオンラインで情報を入力できる機能や、電子契約・各種書類の自動作成機能の有無などを確認しましょう。
マイナンバーの収集・管理、電子申請への対応も重要なポイントです。さまざまな点を考慮し、自社の業務に最適なシステムを選定することが重要です。
内定者にオンラインで情報を入力してもらう
入社手続きの電子システム導入後は、入社予定者のアカウントを発行し、アクセス用URLと入力依頼メールを送信します。
入社予定者には、PCやスマホからシステムにアクセスし、氏名や住所、緊急連絡先などを直接入力してもらいます。
入力状況は担当者が随時確認し、不備がある場合はシステム上で修正を依頼しましょう。最終的に入力内容を確定したら、電子契約も締結し、必要に応じて社内システムへデータを連携させます。
社会保険・雇用保険を電子申請する
入社手続きの電子化をさらに進めるには、役所への手続きを電子申請に移行しましょう。
電子申請には電子証明書の取得が必要です。法務局のWebサイトからソフトをダウンロードし、申請書類を準備します。その後、商業登記電子認証ソフトをインストールし、鍵ペアファイルと証明書発行申請ファイルを作成して申請を進めます。
電子証明書取得後はe-Gov（イーガブ）に登録することで、オンラインでの社会保険や雇用保険の手続きが可能です。24時間365日手続きができるため、窓口訪問の手間がなくなり、業務スピードを上げられるでしょう。
また、一部の労務管理システムはe-Govと連携しており、申請手続きをよりスムーズに進められます。システムによって申請可能な範囲が異なるため、導入前に自社の手続きに適したシステムかどうかを確認しておきましょう。
入社手続き電子化システム選定のポイント
入社手続きの電子化システムを選ぶ際は、以下のポイントを比較・検討しましょう。
- 自社に必要な基本機能が備わっているか（オンライン申請／マイナンバー収集・管理／電子申請（e-Gov連携）／書類配付・電子契約）
- カスタマイズ性・利便性・操作性はどうか
- サポート体制は充実しているか
- 多言語に対応しているか
- セキュリティ対策は万全か
- その他の人事管理システムのと連携できるか
- 提供される形態（クラウド／オンプレミス）
- 料金プラン
入力フォームのカスタマイズ性が高いと、自社に適用した運用が実現しやすくなるでしょう。直感的に操作できるかなど、使いやすさも欠かせません。
運用を継続するうえでは、セキュリティ対策と導入後のサポート体制も確認しておくと安心です。
サービス連携の観点では、給与計算システムや勤怠管理システムとの連携できると、データの一元管理が可能となり便利です。API連携の有無もチェックしましょう。
入社手続きの機能が備わった労務管理システムの詳細を知るには、以下の記事もご確認ください。
入社手続きを電子化する際の注意点
メリットが多い入社手続きの電子化にも、注意すべき点もあります。
- 自社の課題と導入目的を明確にする
- ペーパーレス化の範囲を精査する
- 電子契約の同意をとっておく
自社の課題と導入目的を明確にする
入社手続きの電子化を始める前に、自社の現状分析が重要です。書類作成の工数や保管場所の確保、紛失リスク、テレワーク対応の必要性など、具体的な課題を整理しましょう。
紙をなくすことで、どの程度の改善を目指すのか、数値目標を設定することで、導入後の効果を測りやすくなります。
ペーパーレス化の範囲を精査する
すべての入社手続きを電子化するのは難しい会社もあるため、電子化する書類と紙で運用する書類を区分しなければなりません。
とくに労働条件通知書や雇用契約書は、従業員が紙での交付を希望する場合、応じる必要があります。電子化と紙運用の管理ルールを事前に決めておきましょう。
電子契約の同意をとっておく
入社手続きの電子化を進めるには、入社予定者から同意を取得することが不可欠です。電子契約の利用について事前に説明し、同意を得ておくことで、労務トラブルを防げます。
法的に有効な電子署名の方法やデータの保存方法も確認しておきましょう。
入社手続きを電子化して効率化を実現（まとめ）
入社手続きの電子化には、書類作成・管理の効率化や個人情報の安全な管理、テレワーク環境への対応など、多くのメリットがあります。
導入には、自社の課題を明確にし、適切なシステムを選定することが重要です。段階的な導入を進め、確実に効果を実感しながら展開することをおすすめします。
入社手続きの電子化は、人事労務部門の生産性向上に欠かせない取り組みの一つです。工数削減により、創出された時間を戦略的な業務に充てることで、企業全体の成長につなげましょう。
入社手続きの電子化を最短2か月で｜One人事[労務]
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入社手続きをペーパーレス化し、転記ミスや紛失リスクを軽減することで負担を軽減し、生産性向上が可能です。
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