テレワーク時に勤怠管理をする際の課題は？ 注意点やおすすめの方法を解説
テレワークの普及にともない、どのように勤怠管理をすればよいか、頭を悩ませている担当者もいるのではないでしょうか。
本記事では、テレワークで勤怠管理をする際の課題や注意点などについてわかりやすく解説します。人事領域に携わっている方や経営者は参考にしてください。
目次勤怠管理とは
勤怠管理とは出退勤時間や欠勤遅刻の状況など、労働に関する記録を管理することです。
主に労働時間と休憩時間の管理を指します。労働状況や休憩時間を確保できているかの確認は労務管理を行ううえで欠かせません。
テレワークとは
テレワークは、インターネットなどの通信技術を活用して、オフィス以外の場所で仕事をする働き方です。在宅勤務やモバイルワーク、コワーキングスペースでの作業、ワーケーションなどを含む概念といえます。場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が特徴です。
テレワークは導入が進んでいる
テレワークは、新型コロナウイルス感染症の影響によって導入する企業が増えました。
総務省の『令和3年度版情報通信白書』によると、東京商工リサーチが行った調査では、2割に満たなかったテレワーク普及率が、1回目の緊急事態宣言後に半数を超えていることがわかります。そして解除後に一時的に減少傾向を見せましたが、2回目の緊急事態宣言後に再び上昇しています。
テレワークで勤怠管理をする際の課題
テレワークにおける勤怠管理では難しさを感じている企業の担当者もいるかもしれません。テレワークで指摘された勤怠管理の課題は以下の通りです。
- 正確な勤怠時間の管理が難しい
- 従業員を評価しにくい
順番に解説します。
正確な勤怠時間の管理が難しい
テレワークは出退勤時に打刻をする出社スタイルとは異なります。
オフィスへの出社ならタイムカードや入退出システムで目に見える形式で管理できますが、テレワークだと本人に任せるしかありません。従業員を信頼して本人の裁量に任せている企業がある一方で、管理の難しさに不安を覚えているマネージャーもいることでしょう。
しかし、過度に勤務状況を管理すると、従業員のモチベーションが下がる恐れもあり企業を悩ませている実情があります。
従業員を評価しにくい
人事評価では、数値で測れる業績評価だけでなく、協調性や勤務態度などの定性的な要素も重要です。しかし、テレワークだと目に見える業績以外は判断しにくいことでしょう。
特にバックオフィス部門は業務を定量的にあらわしにくく、業績評価をしにくい傾向にあります。テレワークの人事評価基準が曖昧（あいまい）であるために、従業員の納得度が低い点も課題の一つです。
テレワークで勤怠管理をする際の注意点
テレワークにおける勤怠管理の課題を踏まえて、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。注意点は以下の通りです。
- 報告方法を決めておく
- 残業時間を正確に把握する体制を整える
- コミュニケーションの機会を増やす
順番に解説します。
報告方法を決めておく
テレワークで勤怠管理を行う際は、あらかじめ報告の方法を決めておくとよいです。管理者には、従業員が何時間勤務したのか客観的な把握が求められます。報告にはメールやエクセル、勤怠管理システムが利用できます。運用しやすい方法を取り入れて、従業員への周知を徹底しましょう。
残業時間を正確に把握する体制を整える
テレワークの勤怠管理においても、残業時間を正確に把握する体制を整える必要があります。
労働安全衛生法では、労働時間の適正な把握のため、客観的かつ正確な記録が求められています。従業員の自己申告では不十分で、客観的に記録を裏づけられる仕組みが必要です。
たとえば、業務用パソコンのログイン履歴を読み取れる仕組みを構築しておくと、勤務時間を客観的に把握しているといえるでしょう。
参考：『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』厚生労働省
コミュニケーションの機会を増やす
テレワークでは上司と部下の間でコミュニケーションミスが起こりやすいため、意識的に1on1ミーティングなどの機会を増やしましょう。
オンライン通話やチャットツールを使い、勤務状況の把握だけでなく、部下のモチベーション維持を促進するマネジメントを行います。
テレワークで勤怠管理をする方法
テレワークで勤怠管理に役立つツールは以下の通りです。
- メール
- エクセル／スプレッドシート
- 勤怠管理システム
順番に解説します。
メール
1つめは、始業時に上司にメールを送信して勤怠管理を行う方法です。メールであれば、新たな導入コストをかけたり、使い方を覚えたりする必要がないため、従業員の負担が少ないです。
ただし、報告を受ける上司は毎日のメールチェックが欠かせないため、負担が大きくなる点はデメリットです。
エクセル・スプレッドシート
テレワーク時の勤怠管理方法2つめは、エクセルやスプレッドシートの活用です。従業員に指定ファイルに出勤時間を記録してもらう方法で、管理者はファイルを閲覧すれば、勤怠状況が把握できます。メールと同様に双方の負担が少ないやり方といえるでしょう。
ただし、従業員による入力忘れや虚偽報告には注意が必要です。毎日チェックを行うとともに、不備があればミスや不正を防止する仕組みづくりなどの対策が求められるでしょう。
勤怠管理システム
3つめは勤怠管理システムの導入です。テレワーク時の勤怠管理方法として、多くの企業で取り入れられている方法といえます。
勤怠管理システムは、従業員がパソコンなどの端末からログインして、出勤・退勤ボタンを押すことで労働時間を記録できます。導入時に操作方法を覚えたり仕組みを整えたりする必要はありますが、労働時間の正確な記録と管理が容易なため、不正やミスを防止して効率的な勤怠管理が実現します。
テレワークに勤怠管理システムを活用するメリット
テレワークの勤怠管理においてシステムを活用するメリットについて、より詳しく解説します。勤怠管理システムの主なメリットは以下の3つです。
- 勤怠状況を正確に管理できる
- 不正を防止できる
- 申請の管理ができる
順番に解説します。
勤怠状況を正確に管理できる
勤怠管理システムでは、テレワークをしている従業員の勤怠状況が、より正確に管理できるメリットがあります。
出勤・退勤のタイミングでクリックするだけで情報が自動的に記録され、管理者は前日とも比較しながらリアルタイムで状況を確認できます。メールなどの方法より手軽で、ひと目でわかるUIならメールでの確認作業より手間が省けます。
また、紙のタイムカードでは、手作業で勤務時間を入力しなければならず、転記ミスのリスクが常にありました。勤怠管理システムによる自動記録に切り替えると、ミスを防ぎ、確認作業にかかる時間も削減され、結果として業務効率が大幅に向上します。
不正を防止できる
エクセルなどでテレワークの勤怠管理をしていると、従業員が虚偽の勤務時間を入力する可能性も否定できません。不正対策として毎日のチェックに時間をかけていると、管理者の負担が増加してしまいます。
勤怠管理システムであれば、不正打刻を防止するための機能が搭載されているサービスもあります。指紋認証や顔認証システムなどの生体認証を利用すれば、不正対策につながり、労務コンプライアンスが向上するでしょう。
申請の管理ができる
勤怠管理システムを導入すると、有給休暇や時間外労働の申請もシステム上で完結します。紙に記載して申告する方法より、効率的でスムーズな申請が可能です。また、従業員の各種申請をまとめて管理できるため、 業務効率化やペーパーレス化も実現するでしょう。
テレワークに向いている勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムはテレワークの勤怠管理業務の効率化において大きな役割を果たします。よりテレワークに向いている勤怠管理システムはあるのでしょうか。選び方のポイントは以下の4つです。
- 勤務時間を適切に管理できるシステムを選ぶ
- 自社の予算とあったシステムを選ぶ
- サポート体制が充実している
- 従業員にとって使いやすいか
順番に解説します。
勤務時間を適切に管理できるシステムを選ぶ
勤怠管理システムを選ぶときは、自社の特定の勤務形態や業務の特性に適応できる柔軟性があることが重要です。
たとえば、中抜けやフレックスタイム制度に対応する機能を持つシステムが望ましいです。システムが現場の実態に合っていないと、従業員が正確に勤務時間を記録できず、結果として業務の効率が低下したり、混乱を招いたりする可能性があります。
まずは現場のニーズや勤務実態を正確に把握し、適したシステムを選択することが、スムーズな運用と効率的な勤怠管理につながります。
自社の予算とあったシステムを選ぶ
勤怠管理システムを選ぶ際には、まず予算を明確に設定し、その範囲内で最適なシステムを選ぶこともポイントです。
初期コストだけでなく、維持費や更新費用などのランニングコストも確認しましょう。一度導入したシステムの変更は手間とコストがかかるため、長期的な視点でコストパフォーマンスを考慮する必要があります。
多くの勤怠管理システムは無料トライアルを提供しているため、実際の業務にシステムがどの程度適合するかを事前に評価するために、積極的に活用しましょう。無料トライアルを通じて、システムの機能性や使いやすさを実際に確認し、最終的に選択します。
サポート体制が充実している
勤怠管理システムを選定するにあたって、サポートの充実度も正しく評価する必要があります。
特にテレワーク環境では、従業員がシステムの操作に困った際に迅速かつ適切なサポートを受けられるかが見極めるポイントです。たとえば、オンラインヘルプやFAQ、または電話やメールによる個別のサポートが提供されているかどうかを確認しましょう。
充実したサポート体制が整っているシステムを選ぶことで、トラブルにも迅速に対応でき、結果として業務の効率化を妨げるリスクを抑えられます。
従業員にとって使いやすいか
従業員が直感的に操作できるかどうかも、勤怠管理システムを選ぶうえで重要です。画面がシンプルで分かりやすいレイアウトであり、簡単な操作手順で進められるかを確認しましょう。操作が難しいとミスが起こりやすく、従業員のストレスの原因となります。
勤怠管理システム導入の担当者は、事前に使い方を十分に理解し、必要に応じて従業員への研修を行いましょう。移行期間をスムーズにし、システム利用に関する疑問を迅速に解消できるように努めます。
まとめ
テレワーク環境での勤怠管理は、労働時間の正確性を確保することが主な課題です。出退勤時間や業務状況が見えづらいため、過剰な労働や不正な労働時間の記録が行われる可能性も否定できません。
テレワークの勤怠管理の難しさに対処するためには、勤怠管理システムが一定の役割を果たします。導入により離れていても打刻の正確性を一定程度保つことができるため、管理者はリアルタイムで勤務状況を把握できます。
また、勤怠データを一元管理することで、労働時間にかかわる分析が簡単になり、生産性の高い従業員を明らかにするなど、次なる施策の検討を助けるでしょう。
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