労務とは？ 人事との違いや労務・人事それぞれの業務内容・労務管理の注意点を解説
労務とは企業の従業員が働きやすいよう、労務環境を管理する業務です。裏方的な業務が多い労務ですが、企業の成長や人材の定着に欠かせません。本記事では、混同しやすい労務と人事の違い、具体的な業務内容、注意点について解説します。労務とは何か基本を押さえるために、ぜひ役立ててください。
目次労務とは
企業における労務とは、従業員の労働に付随して発生する業務全般を指し、労働基準法や社内規則に則って労働環境を管理する業務です。具体的には従業員の給与計算や勤怠管理、福利厚生業務などを行います。そのほかにも従業員の健康管理や労使関係のトラブル解消など、従業員のサポート的な役割も担う仕事です。
適切な労務管理のメリット
労務管理は人材の定着や企業の安定性向上につながる重要な役割を担います。労務は従業員の労働を管理するだけなく、従業員の健康管理や福利厚生を改善し、モチベーションを向上させるためにも欠かせない業務です。労務管理の質が高い企業は従業員の定着も高く、優秀な人材流出の防止にもつながります。
また企業には法人として守るべき法律やルールが多くあり、これらに違反してしまうと社会的信用を失いかねません。労働基準法や社内規則に則って労務管理を遂行すれば、法令違反の回避やコンプライアンスの遵守にも有効です。
労務と人事の違い
混同されやすい労務と人事の業務ですが、労務と人事は業務の目的が異なります。労務は「労働環境」を管理し、人事は「人」を管理する業務です。人事は主に採用や人材育成、人事評価などを行い、経営資源である人のマネジメントを行います。
一方で労務は従業員の給与計算や勤怠管理、社会保険料の計算など、従業員が業務に専念できる環境を整える業務です。企業によっては人事部で人事・労務を兼ねることもありますが、企業の規模が大きくなると区別する必要が出てきます。
労務の主な業務内容
労務は「従業員が働きやすい環境を整える仕事」ですが、その業務内容は多岐に渡ります。労務の主な業務内容をみていきましょう。
- 入社・退職時の手続きをする
- 福利厚生業務を行う
- 勤怠管理をする
- 給与計算・管理をする
- 規則や規程の作成・管理をする
- 労働安全衛生の管理をする
- 労使関係の管理をする
入社・退職時の手続きをする
従業員が入社するときや退社するときに、トラブルなく手続きを進めるのが労務の業務です。従業員が入社した際には雇用契約書を作成し、契約内容を説明したうえで入社手続きを行います。さらに健康保険・厚生年金・雇用保険など、各種保険の資格取得手続きなども労務が担当する業務です。
また従業員の退職時には、退職金の計算や各種保険の資格喪失手続き、ハローワークに提出する離職票の作成なども行います。労務は入社・退社時に必要な書類を用意し、従業員が退職するまで確実に管理しなければなりません。
福利厚生業務を行う
福利厚生には法律で加入が義務づけられた健康保険や厚生年金などの「法定福利」と、法律で義務づけられていない「法定外福利」があります。福利厚生の充実度は企業選びの際に重要視する人も多く、福利厚生業務は企業にとって重要な業務です。
法定福利
法定福利とは、企業が授業員に提供する福利厚生の中で、加入や費用の負担が義務づけられている社会保険などのことを指します。労務は主に以下の社会保険の加入手続きを行います。
- 健康保険
- 厚生年金保険
- 雇用保険
- 労災保険
- 介護保険
そのほかにも扶養家族の変更があった際の手続きや、出産・育児休暇の取得などの際には年金事務所に届出を行います。また退職する従業員が失業給付を受給する場合に必要となる離職票を作成して、ハローワークへ提出を行うのも労務の業務です。
法定外福利
法定外福利とは、法律で義務づけられていない、企業が独自に設ける福利厚生のことです。法定外福利の例として、住宅手当や慶弔時の見舞金などがあります。そのほか交通費の支給や社宅の提供、社員食堂、育児支援なども法定外福利の一環です。
企業によっては、スキルアップのためのセミナー参加を法定外福利の施策にしている企業もあります。法定外福利は従業員のモチベーションアップや、安心して働くためのサポートの役割があるといえるでしょう。
勤怠管理をする
従業員の出退勤時刻や休憩時間など、勤怠に関する情報の管理を行います。勤怠管理は従業員の給与や残業代、賞与などの評価にもつながるため、正確に把握することが重要です。また従業員を過重労働や残業代未払いといった、リスクから守るためにも正確な勤怠管理が求められます。そのため労務担当者は、法定労働時間を定めた「労働基準法」をはじめ、頻繁に改正される労働に関する法律を熟知しておかなければなりません。
給与計算・管理をする
従業員の勤怠情報をもとに、給与計算・管理を行うのも労務の業務です。給与の支給日までにその月に働いた分の給与と、社会保険料などの控除を含めて給与額を算出します。給与額に間違いがあると従業員のモチベーション低下や、企業への信頼度低下につながる恐れがあるため、給与計算は慎重に行わなければなりません。また給与計算には労働保険徴収法や健康保険法などの専門知識が必要なため、給与管理業務を行うには経験や専門知識が必要です。
規則や規程の作成・管理をする
従業員の労働に関する規則や規定を作成・管理することも労務管理業務の1つです。企業内の規則の代表的なものに就業規則があり、労務担当者は就業規則の作成・届出・改定・周知を行います。就業規則に記載される内容は、就業時間・休憩時間・給与・退職時の扱いなど、従業員に直接関係する事項です。労務担当者は労働基準法に則って就業規則を作成し、労働監督署に届出を行います。また就業規則を作成・変更した際は、全従業員へ周知徹底することも労務の業務です。
労働安全衛生の管理をする
労務は従業員の労働環境を管理するだけでなく、労働安全衛生法に基づいて従業員の健康面・精神面の衛生管理も業務に含まれます。企業は従業員の健康と安全を保つために、原則として年に1回健康診断を行わなければなりません。労務担当者においては従業員の健康診断の結果を記録し、従業員へ結果の通知を行います。また2015年からはストレスチェック制度も義務化され、従業員のメンタルヘルスの管理も業務の一環となりました。
労使関係の管理をする
労務担当者は、労働者と企業間で起きたトラブルの対応も行います。労使間で起きるトラブルには残業代や退職金の未払い、職場の人間関係から起きるトラブルなどさまざまです。トラブルの内容が労働基準法に違反する場合は、法律に基づいて対処を行います。一方、労使間の意見の食い違いなどで発生するトラブルについては、労務担当者が相談役となって従業員の悩みを聞き、未然にトラブルを防ぐことが重要です。
人事の主な業務内容
労務が労働環境を管理する仕事に対して、人事は人を管理する仕事です。企業内の「人を動かす」役割を担う、人事の仕事についてご紹介します。
- 採用活動をする
- 人材の教育をする
- 評価・処遇を行う
- 配置・異動をする
採用活動をする
人事は新卒採用から中途採用まで、企業の採用活動全般を担当する業務です。自社に必要な人材の要件を明確にするところから、採用時期や採用方法を計画します。実際に応募者と面談を行って内定通知をした後は、内定者が確実に入社してくれるよう内定後のフォローまで人事が担当します。人材が獲得できなければ企業の長期的な成長は難しく、採用活動は企業を発展させるための事業の一つといえるでしょう。
人材の教育をする
人事は新入社員研修やマネジメント研修など、人材を育てるための教育を担当します。企業が発展し続けるためには、自社内で優秀な人材を育成させることが重要です。そのため人事は、社内の人材に対してどのようなスキルが必要なのかを精査し、知識やスキルを身につけるための教育を計画しなければなりません。計画に基づいて研修を実施したら、教育の成果が確実に発揮されるよう、教育担当者に対してアフターフォローまで行います。
評価・処遇を行う
従業員のモチベーションを上げるには、仕事の成果やスキルに対して評価・処遇を行うことが大切です。そのため人事担当者は従業員を適切に評価できる「人事評価制度」などを整え、その制度を全従業員に周知を行います。さらに人事担当者は評価結果の記録を行い、その結果を経営陣や組織幹部と共有して、評価に応じた処遇を行います。従業員のがんばりを評価し、昇給や昇格といった処遇を行うことで、従業員のモチベーションアップが期待できるでしょう。
配置・異動をする
従業員一人ひとりのスキルや強みを明らかにし、適材適所となるよう人材の配置や異動を行うのも人事の業務です。個人の性格や強みを見極め、社内業務の最適化をはかります。ただし業務上の都合だけで従業員の配置・異動を行ってしまうと、従業員にとって不利益になるケースもあります。従業員を配置・異動させる場合は事前にヒアリングを行い、従業員の家族構成や事情などを考慮し、慎重に行わなければなりません。
労務の業務を合理化するための3つの方法
労務の業務は多岐にわたり、適切な労務管理をするには合理化が必要です。労務の業務を合理化する3つの方法をご紹介します。
- 労務担当者の資格取得を推奨する
- 専門家に外注する
- 労務管理の関連システムを導入する
労務担当者の資格取得を推奨する
労務の業務には多くの法律が関連しており、法律に関する知識を身につける必要があります。労務担当者が「社会保険労務士」の資格を取得すれば、専門的な知識が身につき自信を持って業務を遂行できるでしょう。
社会保険労務士
社会保険労務士とは、社会保険労務士法に基づいた国家資格です。「労働・社会保険の専門家」として知られ、企業経営での労務管理や行政に提出する書類や申請書を、企業に代わって作成することができます。申請書の作成や手続き代行、企業の事務代理業務は社会保険労務士のみに認められた独占業務です。そのため、社会保険労務士以外に労務管理を依頼することはできません。また社会保険労務士は労務管理業務に加えて、労務に関するコンサルティングも可能です。
専門家に外注する
労務の業務は専門知識が必要なことも多く、法律を正しく理解するのは容易ではありません。労務管理の業務を合理化するには、社会保険労務士などの専門家に外注を検討するのもよいでしょう。労働に関する法律は頻繁に改定されることも多く、その都度労務担当者が対応するのは大変です。専門家に労務管理を外注できれば、労務担当者の業務負担を軽減でき、労務管理業務の質も向上するでしょう。
労務管理の関連システムを導入する
労務管理の関連システムを導入できれば、今まで労務担当者が行っていた勤怠管理や給与計算などの業務の合理化が可能です。労務管理システムでは正確さが求められる勤怠管理や給与計算なども一部自動化でき、保険料などの計算をかんたんに行えるものもあります。
労務管理システムは法改正にも対応しているため、労務担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。ただしシステム導入にはコストがかかるため、コストに見合った効果を得られるか検討する必要があります。
労務管理における注意点
労務管理において、ルールの周知や記録の管理は法律で定められています。労務管理における注意点を把握しておきましょう。
従業員にルールの周知をする
就業規則は会社のルールをまとめたもので、その内容を従業員が理解していないとトラブルになるリスクがあります。このようなトラブルを防ぐには、労務のルールを全従業員に周知徹底しなければなりません。特に就業規則の周知は法律でづけられているため、就業規則を新たに作成・変更したときは、従業員の見えやすい場所への掲示や書面の交付などによって周知する必要があります。就業規則の作成が大切なのはいうまでもありませんが、いかに従業員に周知させ浸透させるかも重要です。
記録は常に正確にする
労務管理には現状の更新をする業務が多く、労務管理をスムーズに行うには常に現状を記録する必要があります。特に従業員の労働時間については、2019年の労働安全衛生法改正にともない、労働時間の客観的な方法による把握が義務化されました。ずさんな勤怠管理は過重労働などにつながる恐れがあるため、従業員の労働時間の記録も正確でなければなりません。勤怠管理にはタイムカードのような出退勤時間を修正できるツールではなく、勤怠管理システムなどを導入するのが望ましいです。
まとめ
労務とは、従業員の労働に付随して生じる書類の作成や申請などを行う業務です。企業のコア事業を担う仕事ではありませんが、従業員が働きやすい環境を整える重要な業務といえるでしょう。また混同されやすい労務と人事の仕事ですが、労務は「労働環境」を管理する仕事で、人事は「人」を管理する仕事です。労務管理には専門的な知識が求められることも多く、慎重に行わなければならない業務も多々あります。労務担当者の負担を軽減して業務の合理化をはかるなら、専門家に外注や労務管理システムの導入を検討するのもよいでしょう。
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