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社会保険の名前変更手続きとは? 必要・不要なケースと方法を解説

従業員の名前や事業所の名称が変わったら、社会保険の変更手続きが必要です。変更手続きは協会けんぽや健康保険組合など、加入状況によって提出書類が異なります。限られた期間で変更を行うため、迅速に手続きを進めなければなりません。

そこで本記事では、社会保険の名前変更手続きで注意するポイントを紹介します。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

社会保険の名前変更手続きとは? 必要・不要なケース、方法を解説
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    社会保険の名前変更手続きとは

    社会保険の名前変更手続きとは、従業員の氏名や事業所の名称が変わったときに必要な手続きのことです。

    名前の変更手続きが必要な社会保険

    従業員の氏名や事業所の名称が変更された場合、以下の社会保険手続きが必要です。

    従業員厚生年金保険健康保険雇用保険
    事業所厚生年金保険健康保険雇用保険労災保険

    事業所の名称を変更したら労災保険の変更手続きも必要なため、覚えておきましょう。

    社会保険の名前変更手続きで従業員が確認すべきこと

    社会保険の名前変更手続きで従業員が確認すべきことは以下の通りです。

    • 住所
    • 被扶養者
    • 給与額

    氏名と住所、被扶養者の有無は、結婚や離婚で変更する人もいるため、それぞれ確認しましょう。

    給与額は、引っ越しにより通勤手当が変動したり、被扶養者の増減にともなって扶養手当額が加算されたりする可能性があります。標準報酬月額の区分が変わる場合は「健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届」の提出が必要です。

    社会保険の名前変更手続きが不要なケース

    社会保険の名前変更手続きが不要なケースは以下の通りです。

    • マイナンバーと紐づいているとき
    • 雇用保険の氏名を変更するとき

    順番に解説します。

    マイナンバーに紐づいているときは健康保険・厚生年金の名前変更手続きは不要

    健康保険や厚生年金の名前変更は、マイナンバーと紐づいているため不要です。マイナンバー制度の導入で、2018年3月から日本年金機構への被保険者の氏名変更届・住所変更届の提出が不要になりました。

    マイナンバーが紐づけされているかどうかは、日本年金機構から企業に届く「マイナンバー未収録者一覧」で確認できます。

    雇用保険の氏名変更届は不要

    雇用保険の氏名変更は、ほかの手続きと同時に行うため不要です。従来は雇用保険被保険者氏名変更届がありましたが、2020年1月に廃止されています。

    個別の届け出が不要になり、以下の手続きと同じタイミングで変更します。

    • 雇用保険被保険者資格喪失届
    • 雇用継続交流採用終了届
    • 雇用保険被保険者転勤届
    • 個人番号変更届個人番号登録届
    • 高年齢雇用継続給付支給申請書
    • 育児休業給付金支給申請書
    • 介護休業給付金支給申請書
    • 雇用保険被保険者転勤届光ディスク等提出用総括票

    事業所の名称変更で必要な社会保険の手続き

    事業所の名称変更で必要な社会保険手続きを解説します。保険の種類によって提出方法が異なるので、ぜひご覧ください。

    社会保険は名前の変更手続きが必要

    事業主の氏名と名称を変える場合は、社会保険や労災保険などの変更手続きが必要です。

    それぞれ申請先と提出書類は以下の表にまとめました。

    保険提出書類提出先
    健康保険厚生年金健康保険・厚生年金保険事業所関係変更(訂正)届年金事務所
    労災保険名称、所在地変更届ハローワーク
    雇用保険事業主事業所各種変更届ハローワーク

    申請書類と提出先を確認しておきましょう。

    従業員の名前変更で必要な社会保険の手続き

    従業員の名前変更で必要な社会保険の手続きを解説します。

    提出時期と提出先

    社会保険の名前変更手続きについて以下の表にまとめました。

    保険届け出先
    健康保険厚生年金日本年金機構の事務センター管轄の年金事務所
    雇用保険ハローワーク

    健康保険が協会けんぽの場合、名前変更手続きは不要です。被保険者のマイナンバーと基礎年金番号が紐づいているため、あらためて申請する必要はありません。しかし、日本に来て間もない外国人労働者や、海外暮らしでマイナンバーを保有していない方は、紐づいていないため申請が必要です。

    また、健康保険組合の場合は名前変更手続きが必要です。自治体のシステムと健康保険組合では、被保険者情報が連携されていないため覚えておきましょう。

    提出方法

    名前変更届の提出方法は以下の3種類です。

    保険申請方法
    健康保険厚生年金電子申請郵送窓口
    雇用保険電子申請郵送窓口

    雇用保険の名前変更届は廃止されているので、ほかの申請書に記載されている氏名変更欄に記載します。

    【社会保険別】名前変更手続きの手順

    名前変更手続きの手順を保険別で解説します。

    【健康保険・厚生年金】従業員が名前を変更した場合

    厚生年金と健康保険の名前変更手続きは、健康保険の加入状況により異なります。協会けんぽに加入していれば一度の届け出で、健康保険と厚生年金の手続きが完了します。しかし、健康保険組合に加入する会社は、各組合で名前変更手続きが必要です。

    従業員の名前変更手続きは以下の書類が必要です。

    健康保険・厚生年金保険被保険者氏名変更(訂正)届
    健康保険被保険者証
    (高齢受給者証、特定疾病療養受療証、健康保険限度額適用認定証などを含む)
    ローマ字氏名届(外国人従業員のみ)
    健康保険 被扶養者(異動)届(従業員が扶養する者の名前変更の場合)
    被扶養者の健康保険証

    上記の書類を記入して、年金事務所に提出します。

    【健康保険・厚生年金】事業所が名前変更した場合

    事業所が名前を変更してから5日以内に、健康保険・厚生年金保険適用事業所関係変更(訂正)届を所管の年金事務所へ提出します。住所も移転して年金事務所の管轄が変わった場合は、移転後の管轄年金事務所に提出してください。

    添付書類として以下が必要です。

    • 法人事業所の場合は法人(商業)登記簿謄本のコピー
    • 個人事業所の場合は事業主の住民票のコピー(所在地変更)
    • 公共料金の領収書のコピー(名前変更)

    限られた期間で準備するため、早めに行いましょう。

    【雇用保険・労災保険】事業所が名前変更した場合

    事業所の名前が変更した日の翌日から10日以内に書類を提出します。それぞれ提出方法が異なるため表にまとめました。

    保険提出先提出書類
    一元適用事業労災保険労働基準監督署・労働保険名称、所在地等変更届
    雇用保険公共職業安定所・雇用保険事業主事業所各種変更届
    二元適用事業労災保険労働基準監督署・労働保険名称、所在地等変更届
    雇用保険公共職業安定所・労働保険名称、所在地等変更届
    ・雇用保険事業主事業所各種変更届

    一元適用事業の場合、はじめに労働基準監督署へ書類を提出します。そのあと、公共職業安定所へ雇用保険の書類を提出してください。

    労災保険はほかにも下記の書類が必要です。

    • 法人事業場の場合には登記簿謄本の写し
    • 個人事業場の場合には事業主の住民票の写し
    • 賃貸借契約書のコピーなど所在地確認できる書類
      (事業場の所在地が登記上の所在地と異なる場合)

    すべてそろえたうえで、提出しましょう。

    名前変更で注意が必要なポイント

    名前変更で注意が必要なポイントは以下の3つです。

    • 全国健康保険協会(協会けんぽ)と健康保険組合は手続きが異なる
    • 外国人従業員の氏名が変更される場合の注意点
    • 変更前の被保険者証の返納における注意点

    順番に解説します。

    全国健康保険協会(協会けんぽ)と健康保険組合は手続きが異なる

    全国健康保険協会(協会けんぽ) と健康保険組合では手続きが異なります。全国健康保険協会(協会けんぽ)の場合、厚生年金と健康保険は同一の届け出で手続きが完了します。健康保険組合の場合、厚生年金と健康保険それぞれ届け出が必要です。

    各保険組合によって申請書の様式や必要書類は異なるので、確認しましょう。

    外国人従業員の氏名が変更される場合の注意点

    マイナンバーと基礎年金番号が結びついていない外国籍従業員は、厚生年金保険被保険者氏名変更届とあわせてローマ字氏名届を提出しましょう。

    厚生年金保険被保険者届などを電子申請で手続きする場合に限り、被保険者氏名変更届の電子添付書類として画像ファイルで提出できます。厚生年金保険被保険者ローマ字氏名届のみの電子申請はできないため、郵送か窓口持参する必要があることを覚えておきましょう。

    変更前の被保険者証の返納における注意点

    名前変更にともない変更後の被保険者証が送付されたら、変更前の被保険者証を返納しましょう。被保険者証が返納できない場合は、健康保険被保険者証回収不能届の提出が必要です。

    まとめ

    社会保険の名前変更は従業員の名前が変わったときや、事業所の名称を変更したときに行います。それぞれ提出書類が異なるので、確認を行いましょう。期限が短いので手続きを忘れないようにしてください。

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