就業規則の届け出は義務？ 届け出の際の手順や必要書類、注意点について解説
就業規則とは、労働条件や職務上の規則など雇用に関するルールを定めたものです。従業員が10人以上いる場合、企業は作成した就業規則を届け出る義務を負います。では、就業規則を届け出なかった場合、ペナルティを科せられることはあるのでしょうか。本記事では、就業規則の届け出の期限や手順、手続き上の注意点などを解説します。
目次就業規則は届け出義務があるのか？
まずは、就業規則の届け出義務について解説します。
従業員が10人以上いる会社は就業規則の届け出義務がある
労働基準法第89条により、常時10人以上の従業員を雇用する企業は就業規則を作成し、届け出る義務があります。
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
引用：『労働基準法』e-Gov法令検索
行政官庁とは、事業場の所在地を管轄する労働基準監督署長です。
従業員が10人未満の場合は就業規則の届け出義務はない
労働基準法で定められているのは、あくまで「従業員が10人以上」の場合のみ。従業員が9人や8人の事業場には、就業規則の作成・届け出に関する法的な義務はありません。ただし、法的な義務はなくとも、労働条件の明確化のため就業規則は作成しておくほうがよいでしょう。
従業員の数え方は事業場ごとに行う
「従業員が10人以上」という条件は、事業場ごとに適用されます。たとえば、同じ企業内に従業員30人を抱える事業場Aと従業員6人の事業場Bがあった場合、就業規則の作成・提出義務があるのは事業場Aのみです。また、従業員が10人以上いる各事業場で就業規則を作成する必要がある点に注意しましょう。
正社員以外の就業規則も作成したほうがよい
事業場内で作成した規則が1種類のみの場合、正社員・派遣社員・アルバイトといった雇用形態にかかわらず、すべての従業員に同一の就業規則が適用されます。雇用形態に応じた対応が困難になるため、基本的には雇用形態ごとに就業規則を作成するのが望ましいでしょう。
就業規則の届け出時に必要な書類
就業規則を届け出る際には、以下の3種類の書類が必要です。
- 就業規則
- 従業員代表者の意見書
- 就業規則（変更）届
それぞれの書類について、詳しく解説します。
1．就業規則
労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次の10種類の項目について就業規則を作成または変更した場合、行政官庁へ就業規則の届け出義務が生じると定められています。
| 届出項目 | 例 | |
|---|---|---|
| 1 | 就業時間に関する事項 | ・始業や終業の時刻 ・休憩時間 ・休日 ・休暇 ・就業時転換 など |
| 2 | 賃金に関する事項（臨時の賃金などを除く） | ・賃金の決定 ・計算および支払いの方法 ・賃金の締め切り ・支払い時期 ・昇給 など |
| 3 | 退職に関する事項 | ・従業員の自主退職 ・解雇事由 など |
| 3-2 | 退職手当に関する事項 | ・適用される従業員の範囲 ・退職手当の決定 ・計算および支払いの方法 ・支払い時期 など |
| 4 | 臨時の賃金（退職手当を除く）や 最低賃金に関する事項 | ・賞与 ・最低賃金 など |
| 5 | 従業員への負担に関する事項 | ・食費 ・作業用品 など |
| 6 | 安全や衛生に関する事項 | ・業務災害の防止 ・健康診断 など |
| 7 | 職業訓練に関する事項 | ・種類 ・内容 ・期間 など |
| 8 | 災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項 | ・業務災害時の従業員への補償 ・見舞金 など |
| 9 | 表彰や制裁に関する事項 | ・種類 ・程度 など |
| 10 | そのほかすべての従業員に適用される事項 | ・出張旅費 ・休職 ・出向 など |
事業場ごとに、労働基準監督署に提出する就業規則はすべて2部ずつ用意しましょう。片方は提出し、もう一方は労働基準監督署で受付印を受けたあとで自社に保管しておきます。
2．従業員代表者の意見書
労働基準法第90条では、就業規則を作成または変更する場合、従業員代表者の意見書を添付することが義務づけられています。
| 労働基準法第90条 | |
|---|---|
| 使用者は、就業規則の作成または変更について、従業員の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、労働組合がない場合は従業員の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。 | |
| 2 | 使用者は、就業規則に関する届け出を行う場合、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。 |
従業員の過半数で組織された労働組合がない場合は、従業員の中から選出された代表者に意見聴取手続きを行います。上記の労働基準法第89条に基づく就業規則の作成または変更について、代表者の意見を記した書類を添付しましょう。
3．就業規則（変更）届
就業規則を変更する際は『就業規則（変更）届』も添付します。就業規則（変更）届に決まったフォーマットはありませんが、労働基準監督署や厚生労働省の様式集よりダウンロードしたものを使用すると便利です。
参考：『労働基準法関係』東京労働局
参考：『主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）』厚生労働省
就業規則の届け出の手順
就業規則の制定・変更の届け出は、以下の手順で行います。
- 就業規則の原案を作成する
- 労働者の代表者から意見聴取を行う
- 労働基準監督署長に届け出をし、従業員に周知する
それぞれのステップにおいて、やるべきことや注意するポイントを解説します。
1．就業規則の原案を作成する
就業規則は従業員の意見を取り入れて作成するもの。まずは、従業員の代表者に確認してもらうための原案を作成しましょう。なお、就業規則は「絶対的必要記載事項」「相対的必要記載事項」「任意記載事項」の3種類の事項で構成されます。
| 絶対的必要記載事項 | ・労働時間に関する定め ・賃金に関する定め ・退職に関する定め |
|---|---|
| 相対的必要記載事項 | ・退職手当に関する事項 ・臨時の賃金や最低賃金額などに関する事項 ・作業用品や食事などの費用負担に関する事項 ・安全衛生に関する事項 ・職業訓練に関する事項 ・災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項 ・表彰や制裁に関する事項 ・上記のほか、すべての労働者に適用される事項 |
| 任意記載事項 | ・法令や労働協約に反しない範囲で、自由に設定できる事項 |
「絶対的必要記載事項」は、就業規則を制定する際の必須事項です。一方「相対的必要記載事項」は、退職手当なら退職手当というように、それぞれに関するルールを設定する場合に記載するものです。また、上記の内容以外の事項について、法令や労働協約に反しない範囲で記載できるものを「任意記載事項」といいます。
就業規則は細目にわたって規定する必要があるため、専門家に相談するケースが一般的です。厚生労働省のモデル就業規則も参考にしながら、弁護士や社会保険労務士に相談するとよいでしょう。
2．労働者の代表者から意見聴取を行う
原案を作成したら、労働者の代表者から意見聴取を行いましょう。代表者からの意見は、労働基準監督署長への届け出の際に意見書として添付します。もしも意見を得られなかった場合は、その旨を報告書に記載して添付しましょう。
3．労働基準監督署長に届け出をし、従業員に周知する
就業規則が完成したら、必要書類を添えて管轄の労働基準監督署長へ届け出ましょう。就業規則は作成して終わりではなく、従業員に周知をすることで法的有効性が認められます。就業規則の周知は、労働基準法に定められた企業の義務です。場合によっては罰金を科せられることもあるため、周知徹底を心がけましょう。
就業規則の届け出期限
就業規則の届け出について、法律上の提出期限はありません。明確な期限はないものの、労働基準法施行規則第49条1項では「遅延なく届け出なければならない」と定められています。
使用者は、常時十人以上の労働者を使用するに至った場合においては、遅滞なく、法第八十九条の規定による就業規則の届出を所轄労働基準監督署長にしなければならない。
引用：『労働基準法施行規則』e-Gov法令検索
従業員が10人以上いる場合は、作成から提出までが企業の義務です。就業規則を作成したら、すみやかに管轄の労働基準監督署長へ届け出ましょう。なお、就業規則の施行日前であっても、就業規則が完成していれば届け出をして問題ありません。
就業規則の届け出義務に違反するとどうなる？
従業員を常時10人以上雇用している事業場は、就業規則を作成し届け出る義務を負います。労働基準法第120条により、就業規則の作成義務および届け出義務に違反した場合には、30万円以下の罰金が科せられます。また、労働条件を変更したにもかかわらず就業規則を変更しなかったり、就業規則を変更してその届け出をしなかったりした場合も同様です。
就業規則の届け出の際の注意点
最後に、就業規則を届け出る際の注意点を解説します。
労働者の代表は民主的な方法で選出する
就業規則を作成・変更するためには労働者の代表による意見書が必要ですが、その代表は投票や挙手などの民主的な方法で選出する必要があります。労働者の過半数が、その従業員を自分たちの代表として支持したことが客観的に明らかでなければなりません。
一方、企業が独断で代表者を選出した場合、その代表者による意見は無効とされるおそれがあります。詳しくは厚生労働省のガイドラインをご確認ください。
従業員代表からの賛成意見をもらえない場合
就業規則の内容によっては、従業員の代表者から賛成意見を得られないこともあるでしょう。法律上では、従業員代表が賛成していなくても、就業規則を作成・変更することは可能です。ただし、企業は従業員に対する説明責任があり、作成・変更後は周知徹底が求められます。組織として、従業員に真摯に対応することが重要であるといえるでしょう。
従業員に周知することを忘れずに
就業規則の内容は、従業員に周知してはじめて法的有効性を発揮します。この場合の「周知」とは、作成時に内容を周知・説明するだけでなく、従業員が就業規則をいつでも確認できる状態にすることです。以下の3つの方法からいずれかを選び、従業員がいつでも閲覧できる環境を整える必要があります。
- 従業員に書面で交付する
- 常時各事業場の見やすい場所に掲示する、または備えつける
- パソコンなどのデータとして記録し、いつでも閲覧できるようにする
口頭のみで説明した場合や一部の従業員にのみ周知されている場合は、周知義務を果たしているとは認められません。周知義務違反が発覚すると、労働基準監督署から是正勧告を受け、最悪の場合は罰金刑に科せられるおそれもあります。
就業規則を作成したら、すみやかに届け出ましょう
従業員が常時10人以上いる事業場には、就業規則を作成し、管轄の労働基準監督署長へ届け出る義務があります。法的な期限は設けられていないものの、届け出るところまでが義務として課されるので、作成後はすみやかに提出しましょう。なお、就業規則を届け出る際には、従業員の代表による意見書を添付する必要があるため注意が必要です。
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