ワークフローシステムとは？ 選び方や比較ポイントを解説

ワークフローシステムは、業務上の手続きや決裁業務を電子化し、効率化するシステムです。

本記事では、ワークフローシステムのメリット・デメリットをはじめ、導入手順や選び方、比較ポイントまで紹介します。「デジタル化やペーパーレス化を進めたい」「申請の流れを効率化させたい」と考えている責任者の方は、ぜひお役立てください。

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目次

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業におけるさまざまな申請を電子化して効率化できるシステムです。

企業では、稟議書や報告書、各種申請書など、決裁が必要な申請が多数あります。各種申請では、複数のステップを踏んで完了させなければならないものも多く、確認や押印、承認に至るまで時間を要す場合もあるでしょう。

ワークフローシステムを使用することで、さまざまな申請における流れを効率化することができるでしょう。

ワークフローとは

ワークフローとは「業務の流れ」を意味します。ワークフローには、申請から承認、押印や決裁という複数のステップがあります。たとえば、交通費申請や休暇申請における申請から承認までの一連の流れをイメージするとわかりやすいかもしれません。

ワークフローを定義することで、業務の流れの全体像を把握したり、申請や承認の担当者などを明確にすることができます。

ワークフローを整えたり図式化することで、各ステップごとの不明点を解決したり、スムーズに担当者へと渡すことにもつながるでしょう。

ワークフローの課題

ワークフローを整えたり、図式化したものを社内周知することでも、効率化が期待できますが、それぞれのステップでの引継ぎや承認作業に課題もあります。

ワークフローを紙で行っている場合は、書類を次のステップの担当者や承認者に渡さなくてはなりません。適切な担当者がわからない場合や、担当者が承認をためてしまう場合も少なくないでしょう。また、紙代やインク代、印刷代なども発生するため、コストもかかります。こうした課題が重なるため、ワークフローを整える場合は、ワークフローシステムによるデジタル化を検討したいところです。

ワークフローシステムの種類

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型があります。それぞれの種類でどのような特徴があるのか確認してみましょう。

オンプレミス型

ワークフローシステムの種類の一つであるオンプレミス型は、自社に設置した専用サーバーを使って、構築したシステムをインストールして運用していくかたちです。

オンプレミス型は自社専用サーバーやシステムを構築するため、

• カスタマイズ性が高く、自社に合ったシステムをつくりやすい
• インターネット上のセキュリティリスクを下げられる

というメリットがあります。一方で、

• 専門知識が必要
• 初期費用が高い
• 設置や構築に時間がかかる
• 社内サーバーの故障などによるデータ紛失の可能性
• 定期的なメンテナンスが必要

という点がデメリットとして挙げられるため注意しましょう。

クラウド型

ワークフローシステムのクラウド型は、クラウド上に各データを集約して利用するため、オンライン上で利用できます。

クラウド型は、次のメリットがあります。

• いつでもどこでも確認できる
• データを安全に管理できる
• 初期費用やメンテナンス費用を抑えられる
• すぐに導入が可能

一方で、次の点がデメリットとして挙げられます。

• システムのカスタマイズがしにくい
• 通信回線による影響を受けやすい
• インターネット上におけるセキュリティ面のリスクがゼロではない

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ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムを利用することで得られるメリットについてご紹介します。

業務効率化

ワークフローシステムを使うことで、業務効率化が期待できます。紙やメール等によって行っていたワークフローをシステム上で完結できるため、確認や引き継ぎ等の手間を省けます。

自動チェックによるミス防止

ワークフローシステムは入力内容のミスを自動チェックしてくれるため、申請業務の差し戻しや修正の手間を省くことができます。

業務プロセスの可視化

ワークフローシステムを利用することで、申請に関わる担当者や組織範囲など一連の流れを含めてシステム上で可視化できます。また、申請の途中段階で進捗状況を確認することができる点も、スムーズな申請へとつながるでしょう。

意思決定のスピードアップ

ワークフローシステムは、パソコンで申請や承認が可能なため、それぞれの段階における意思決定がスムーズになります。また、クラウド型のシステムならいつでもどこでも利用できるため、申請作業の時間短縮につながるでしょう。

コスト削減

ワークフローシステムで申請の流れを電子化することによって、紙代やインク代、印刷代にかかる電気代、郵送費用などを削減できます。

ペーパーレス化

ワークフローシステムを利用すれば電子化できるため、ペーパーレス化もできます。

ペーパーレス化は、コスト削減だけでなく、書類の保存や保管場所の確保が不要になる点もメリットといえるでしょう。システム上で管理し、物理的な紙での保存が不要であるため、書類を紛失するリスクも回避できます。

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ワークフローシステムのデメリット

ワークフローシステムを導入する際のデメリットについて、ご紹介します。

電子化できないものもある

ワークフローシステムを導入しても、すべての書類を電子化できない場合もあります。

なかには、物理的な書類での保存が必要なものや、領収書は原本を保管しなければならないとしている企業もあります。企業によって、書類の保存や扱いの規定が異なるため、すべてが電子化できるわけではないという点を認識しておきましょう。

担当者の負担が増える場合もある

ワークフローシステムでは、承認者を登録することができますが、役職によっては多くの承認を任される場合があります。承認者を登録する際は、特定の人に集中しすぎないよう配慮しましょう。

ワークフローシステムの比較ポイント

ワークフローシステムにはさまざまなサービスがあります。自社に最適なものを選ぶために、比較ポイントを確認してみましょう。

自社にとってサービスや機能が十分か

ワークフローシステムを導入する際は、自社に合ったものを探しましょう。

とくに大企業など、独自の申請ルールを設定していたり、承認フローが複雑化している場合があります。企業規模や決まりに応じて、必要なサービスや機能が搭載されているものを選びましょう。

申請書の対応が自社に最適か

ワークフローシステムが、企業の必要な書類に対応しているかどうかも重要です。

自社で必要な申請書類に対応しているかどうかは最低限のポイントですが、申請書のつくり方についてデータを取り込めるものや独自フォーマットを作成できるものもあります。申請書の種類や作成方法、テンプレートの数など、自社が重要視する点を明確にして検討しましょう。

他システムとの連携や使い分けができるか

ワークフローシステムを導入する際は、自社の既存システムとの棲み分けを明確にしましょう。たとえば経費精算システムや打刻管理システムなどにも各種ワークフロー機能が搭載されています。

逆に、ワークフローシステムのなかにも経費精算や勤怠管理機能を搭載したものもあります。自社が既存で使用しているシステムやカバーしたい範囲を明確にして、より便利に使い分けましょう。

基幹システムと連携できるか

ワークフローシステムが、自社で使用している基幹システムと連携しているかどうかも比較ポイントとして重要です。

基幹システムとAPI連携することで、自動的に基幹システム上で書類を発行するなど、効率的かつ適切なデータ管理をしながら便利に使うことができるでしょう。

サポート体制は十分か

ワークフローシステムを選ぶうえで忘れずにチェックしたいひとつが、サポート体制です。

新しいツールを導入するうえで、担当者によるサポートやトラブル時のサポートなどは重要です。検討しているツールが、どの程度のサポート体制を用意しているのかを事前に確認しておきましょう。

ツールの操作性

ワークフローシステムを選ぶうえで、システムの操作性や使いやすさも比較しましょう。

さまざまな従業員がシステムを使用することも踏まえると、承認者はもちろん、申請者も使いやすいかなどをチェックします。

ワークフローシステムの導入担当者だけでなく、従業員が使用するシーンも意識したうえで、直感的な操作や使いやすい設計、見た目のわかりやすさなども考慮してみましょう。

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申請・承認を効率化｜One人事[ワークフロー]

One人事[ワークフロー]は、稟議申請や交通費申請、人事申請など、社内のさまざまな申請・承認業務をクラウド上で管理できるシステムです。申請フォームや承認フローを自由に設定できるため、部署や申請内容ごとに異なる承認ルールにも対応しやすくなります。「〇〇円以上の申請は部長決裁が必要」といった条件分岐にも対応しています。

さらに、承認された従業員情報は「One人事」シリーズ内のデータベースに反映されるため、申請後の情報更新や確認作業の負担軽減にもつながります。紙やメールでの申請管理を見直したい企業や、人事労務領域の情報をまとめて管理したい企業は、選択肢の一つとして検討してみるとよいでしょう。

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まとめ

ワークフローシステムは、さまざまな申請を電子化して、一連の承認フローを効率化してくれます。効率化だけでなく、正確性やスピード感、ペーパーレス化や他システムとの連携による生産性向上も期待できるでしょう。まだ電子化できておらず、効率性や不便を感じている場合は、ぜひワークフローシステムを検討してみてはいかがでしょうか。