労働条件通知書は電子化可能｜方法やメリット・デメリット、要件を解説
2019年4月1日より、労働条件通知書の電子化が認められ、企業の労務管理に新たな選択肢が加わりました。
本記事では、労働条件通知書の電子化に関する法的要件や具体的な実施方法を、電子化によるメリットとデメリットとあわせて解説します。電子化を導入する際の注意点やポイントも紹介するので、スムーズな導入にお役立てください。
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目次労働条件通知書は電子化できる
労働条件通知書は2019年4月より電子化が認められ、一定の条件を満たせば電子媒体で交付できるようになりました。従来は紙媒体での発行が義務付けられていましたが、労働基準法施行規則が改正され電子化も認められています。
紙媒体での労働条件通知書の発行はプリントアウトする手間や、遠隔地とのやりとりする日数や郵送代がかかっていました。電子化により、業務効率化やコスト削減が期待できます。
労働条件通知書とは
労働条件通知書とは、労働基準法に基づき、企業が従業員と雇用契約を結ぶ際に、労働条件を明示するために交付する書類です。新規雇用や雇用契約の契約更新時、労働条件が変更された際に発行されます。
労働条件通知書には以下のような情報を記載します。
| 労働条件通知書の記載事項（例） |
|---|
| 労働契約の期間、更新基準 |
| 就業場所、業務内容 |
| 始業・終業時刻、時間外労働の有無、休憩時間、休日・休暇 |
| 賃金、賞与（臨時に支払われる賃金） |
| 退職・退職手当・休職に関する事項 |
また労働者に負担させる食費や作業用品のほか、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰、制裁に関する取り決めなどについて記載する必要があります。
労働条件通知書は、労働者の労働環境を明確にするために非常に重要な役割を果たしており、書面などによる交付が義務付けられています。
参照：『採用時に労働条件を明示しなければならないと聞きました。具体的には何を明示すればよいのでしょうか。』厚生労働省
電子化の方法
労働条件通知書は電子化できます。2019年4月より、労働基準法施行規則が改正され、従業員が希望した場合、メールやFAX、SNSでも発行が可能になりました。
電子化の方法として、はじめに従業員が労働条件通知書の電子化を望んでいるのかを確認しましょう。
そして、従業員が電子化された労働条件通知書を印刷できる準備が整ったら送付します。EメールやSNSなどで送付したあとは、間違いなく届いているのか相手側に確認します。
労働条件通知書の電子化の要件
労働条件通知書電子化を進める際には、一定の要件を満たさなければなりません。具体的には以下の3つのポイントです。
- 従業員本人が電子交付を希望していること
- 従業員が確認できる形式での受け渡しであること
- 紙面でプリントアウトできる形式であること
以上の要件を満たすことで、労働条件通知書の電子化が認められます。それぞれ詳しく解説します。
従業員本人が電子交付を希望
労働条件通知書を電子化する際、従業員本人の同意が必要です。
従業員が電子交付を希望しない場合や、紙媒体での通知を希望する場合、電子化は認められません。従来通り紙で交付する必要があります。
企業は従業員に電子交付のメリットや手順を説明し、納得したうえで同意を得ることが大切です。
同意は電子システムで記録を残すことが望ましく、万一トラブルが生じた場合の証拠として活用できる仕組みを整えておくと安心です。
また、電子交付の開始時期や利用方法についても、あらかじめ十分に説明しましょう。
従業員本人が確認できる形式で交付
労働条件通知書を電子化して交付する場合、従業員が確実に確認できる形式で送付する必要があります。一般的にはPDF形式での交付が採用されています。
また通知書の受領確認を確実にするためには、開封確認の機能や内容確認の履歴を記録する仕組みを導入することが重要です。
従業員が労働条件通知を確実に受け取り、確認したことが証明されるため、労使間でのトラブルを防止できるでしょう。
紙面にプリントアウトできる形式
電子的に交付された労働条件通知書は、従業員が紙で保管する場合にプリントアウトできる形式で提供する必要があります。
特にPDF形式は、紙の書類と同様に簡単に閲覧・保存ができるため、多くの従業員にとって扱いやすいでしょう。
労働条件通知書の電子化のメリット
労働条件通知書の電子化には、多くのメリットがあり、コスト削減だけでなく、業務のスピードアップや環境負荷の軽減にまでつながります。
電子化の導入による代表的なメリットは以下の3つです。
- コスト削減
- 業務効率化
- 印鑑不要・ペーパーレス
企業の労務管理に与える具体的な効果を詳しく解説します。
コスト削減
紙の労働条件通知書を発行する場合、印刷費用や郵送コストが発生します。特に従業員数が多い企業では、膨大な金額になることがありますが、電子化で大幅な削減が可能です。
また、電子形式の保管で、書類を保存するスペースも不要となり、保管コストも抑えられます。費用の削減は、企業の財務状況の改善にも寄与して、長期的な利益をもたらすでしょう。
業務効率化
電子化された労働条件通知書は、すぐに送付と確認が可能であるため、業務スピードが大幅に向上します。印刷や郵送の手間が省けるだけでなく、遠隔にいる従業員にも迅速に通知書を渡せます。
また、過去の労働条件通知書を確認する際も、手軽にデジタルの保管場所内で検索・再発行ができる点もメリットです。従業員は必要な情報をいつでも確認でき、企業側も迅速に対応できるでしょう。
紙での時間がかかる手続きを電子化することで、業務プロセス全体が効率化されます。書類の遅延や漏れのリスクも軽減されるため、組織全体の業務がスムーズに遂行できるでしょう。
印鑑不要・ペーパーレス
労働条件通知書電子化により、従来は実施していた押印や署名を省略できるため、ペーパーレス化が実現します。用紙の削減に加えて、インクや印刷にかかるコストも不要となります。
環境意識が高まる昨今は、企業のCSRやSDGsの一環として、ペーパーレス化は重要な取り組みです。
労働条件通知書の電子化に取り組むことにより、結果として企業の評価が向上し、社外や地域からも好感を持ってもらえるでしょう。
労働条件通知書の電子化のデメリット
労働条件通知書の電子化はメリットがある一方で、デメリットもあるため、導入や運用には注意が必要です。主なデメリットは以下の3つです。
- 誤送信などのリスク
- 労働者のもとに届かない可能性
- システムの導入費用が必要
以上のデメリットに対処しつつ、リスク管理とバランスを取ることが重要です。それぞれについて対策とあわせて解説します。
誤送信などのリスク
労働条件通知書を電子的に送信する際には、誤送信や外部への情報漏えいのリスクがともないます。
特にメールアドレスの誤入力や通知書の添付ミスが発生する可能性があるため、慎重に対応する必要があります。
誤送信を防ぐためには、送信前に入念に確認し、重要書類を送信する際の認証手続きなどを取り入れることが重要です。
また、送信後にも確認をし、送信が正常に行われたか、相手が確認したかを追跡することで、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるでしょう。
労働者のもとに届かない可能性
従業員が労働条件通知書を確認できるツールを持っていても、通信障害やトラブルにより、労働者のもとに届かない可能性があります。
また、従業員が通知を確認しない場合も考えられます。そのため、電子交付の際には、従業員が実際に通知書を確認したのかを証明できる仕組みが必要です。
受領確認のためのリマインド機能や、従業員が確認したことを追跡できる機能があるとよいでしょう。
必要に応じて、再送信や紙での再交付を実施し、フォローアップ体制を整えておくことが重要です。
システムの導入費用が必要
労働条件通知書の電子化を実施する際は、専用システムを利用するケースもありますが、導入には運用コストや初期投資が発生します。
特に中小企業にとっては、初期投資が負担となることがあり、費用対効果を慎重に検討する必要があります。
また導入後も、セキュリティ対策の強化やシステムメンテナンスに費用がかかるサービスもあるため、長期的なコスト管理が求められます。
労働条件通知書の電子化システムを導入する場合は、コスト削減と業務効率化のバランスを取りながら、業務効率化などを実現しましょう。
労働条件通知書を電子化するときの注意点
労働条件通知書電子化を進める際には、以下の3つの注意点を押さえておく必要があります。
- 電子化しても労働条件通知書の記載項目に変更はない
- 電子帳簿保存法に対応しているかを確認する
- 電子化や電子交付を従業員本人が確認したかを把握する
以上の注意点を踏まえて、労働条件通知書の電子化をスムーズに進めましょう。
記載項目に変更はない
労働条件通知書を電子化しても、記載する項目に変更はありません。
法律で定められた労働条件の明示項目を漏らすことなく記載して、労働基準法に基づいた内容である必要があります。
電子化を理由に、紙の通知書とは異なる記載項目への変更はできません。
電子帳簿保存法に対応しているかを確認する
労働条件通知書を電子化する場合、電子帳簿保存法に適合しているかの確認が必要です。
電子帳簿保存法は、電子データの保存に関する基準を定めており、条件に当てはまっている必要があります。
電子化や電子交付を従業員本人が確認したかを把握する
電子的に労働条件通知書を交付した際は、従業員が通知書を確実に確認したのかを把握することが重要です。
従業員が中身を確認していない場合も考えられるため、開封確認を行い、システム上で確認履歴を残す必要があります。
後日トラブルが発生した場合でもは、いつ、どのように通知書が交付されたかを迅速に確認できる体制を整えることが重要です。
労働条件通知書を電子化して業務効率化へ
労働条件通知書の電子化は、企業の業務効率化とコスト削減を実現する可能性があります。本記事では電子化の要件と実施方法、メリット・デメリットについて詳細に解説しました。
労働条件通知書を電子化するメリットとして、ペーパーレス化によるコスト削減や管理業務の効率化が挙げられます。一方で、セキュリティリスクの不安や従業員の同意を得る難しさなどのデメリットも存在します。
労働条件通知書の電子化を進める際は、法的要件を満たすほかに、従業員のニーズを考慮して、適切なセキュリティ対策と十分な説明が必要です。
労働条件通知書の電子化は、業務効率化の第一歩です。自社に最適な方法で、効率的でコンプライアンスを重視した導入を目指しましょう。
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