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労働条件通知書の記入例を紹介|記入時のポイントや注意点も解説

労働条件通知書とは、従業員に対して労働条件を明確に伝える文書で、雇用時に用意が必要です。企業は労働条件通知書を交付する義務があるため、正確でわかりやすい書類をスムーズに作成し、従業員と良好な関係を築けるとよいでしょう。

本記事では、労働条件通知書の主な記載項目や記入例を紹介し、作成におけるポイントや注意点も詳しく解説します。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

労働条件通知書の記入例を紹介|記入時のポイントや注意点も解説
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    労働条件通知書について解説

    労働条件通知書の基本をおさらいします。

    労働条件通知書とは労働条件に関する情報を明記した書類

    労働条件通知書とは、労働条件に関する情報を明記した書類です。従業員を新しく雇用する際、企業は労働条件を通知する義務があります。内定日や入社日までに労働条件通知書を作成し、相手に内容を確認してもらう方法が一般的です。

    労働条件通知書を交付・明示しない場合の罰則

    企業は新たに雇用する従業員に対して、労働条件通知書を交付する義務があり、労働基準法第15条に規定されています。

    (労働条件の明示)
    第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    万が一、交付・明示を怠ると、労働基準法第120条の罰則規定に基づき、30万円以下の罰金を科せられる恐れがあります。

    労働条件通知書の必要性とは

    労働条件通知書を交付する目的や必要性を解説します。

    従業員を守るため

    労働条件通知書は、企業から従業員に対して交付します。始業・終業時間や賃金などの労働条件を書面にして交付することで、従業員は労働条件に納得したうえで働けます。

    労働条件通知書は、従業員を不当な労働から守るための文書といえるでしょう。万が一、契約と違う労働条件が提示されたら、従業員は自信を持って会社に不満を伝える権利があります。

    従業員が安心して働ける労働環境を整えるためにも、企業は労働条件通知書を滞りなく作成し、明示できるように備えておかなければなりません。

    急なアルバイト・パート採用にも対応するため

    労働条件は、雇用形態に関係なく、すべての従業員に明示するよう義務づけられています。つまり、正社員だけでなく、アルバイトやパート従業員にも労働条件通知書の交付が必要です。

    年間を通して、アルバイトやパートタイム従業員を採用している企業は、労働条件通知書を急に用意しなければならない場面もあるかもしれません。急な人員補充にもスムーズに対応できるよう、労働条件通知書の書き方を事前に確認しておくと安心です。

    労働条件通知書と雇用契約書は違う?

    労働条件通知書と混同されがちな書類に、雇用契約書があります。両者は似ていますが、性質が異なる書類です。

    雇用契約書とは「雇用における契約内容」を記載した書類

    雇用契約書とは「雇用における契約内容」を記載した書類です。企業と従業員の間で、雇用における契約内容の同意が取れたことを証明するために発行されます。この契約内容は、労働条件とほとんど同義であるため、2つの書類の記載内容は混同されやすいです。

    労働条件通知書は雇用契約書と違い明示が義務付けられている

    雇用契約書と労働条件通知書の大きな違いは、雇用契約書には法的な交付義務がなく、一部の企業では発行されないことです。一方で法的義務をともなう労働条件通知書は、必ず作成する必要があります。

    また、仮に雇用契約書を発行する場合、計2部用意しなければなりません。1部は企業、もう1部は従業員が保管するためです。それぞれに署名や捺印をします。労働条件通知書は、企業が従業員に渡す1部だけ準備すれば問題ありません。

    労働条件通知書と雇用契約書は、1枚にまとめることも認められています。そのため「労働条件通知書兼雇用契約書」として作成する企業も多いようです。

    労働条件通知書に記載すべき項目について

    労働条件通知書に記載する項目は、絶対的明示事項と相対的明示事項の2つに分けられます。

    絶対的明示事項の項目

    絶対的明示事項とは、従業員に提示すべき労働条件のうち、必ず記載を要する事項です。原則として書面での明示が求められていますが「昇給」に関する事項に関しては口頭での明示も可能です。

    • 労働契約の期間
    • 有期雇用契約の場合、契約更新に関する基準
    • 就業場所
    • 従事する業務
    • 始業・終業時間
    • 所定労働時間を超える労働の有無
    • 休憩時間
    • 休暇・休日
    • 賃金の決定、計算方法および支払い方法
    • 賃金の締め切りおよび支払いの時期
    • 昇給に関する事項
    • 退職に関する事項

    始業・終業時間については、フレックスタイム制や変形労働時間制などそれぞれの働き方に応じた詳細な条件を記載します。

    賃金については、法定時間外労働や休日労働、深夜労働に対する割増賃金率も明示しなければなりません。いずれの項目も、各種関連法令を遵守した内容を記載するよう注意しましょう。

    相対的明示事項の項目

    相対的明示事項とは、定めを設ける場合に明示が必要となる事項です。

    具体的には、以下のような項目があります。

    • 退職手当に関する取り決め(適用範囲や計算方法、支払い方法など)
    • 臨時に支払われる賃金、賞与やこれらに準ずる賃金、最低賃金
    • 労働者が負担する食費や作業用品など
    • 安全・衛生
    • 職業訓練
    • 災害補償および業務外の傷病扶助
    • 表彰・制裁
    • 休職

    相対的明示事項は、口頭での明示でも問題ないとはされているものの、将来的なトラブルを回避するために、できるだけ書面で交付するほうが望ましいでしょう。

    労働条件通知書の記入例

    労働条件通知書の記入例をご紹介します。作成にお役立てください。

    労働条件通知書の記入例を紹介|記入時のポイントや注意点も解説

    労働条件通知書の様式に決まりはありませんが、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーからひな形をダウンロードして使用できます。

    参照:『主要様式ダウンロードコーナー(労働基準法等関係主要様式)』厚生労働省
    参照:『労働条件通知書 記入例』厚生労働省

    労働条件通知書の記入・交付におけるポイント

    労働条件通知書を作成して交付するときのポイントをご紹介します。

    労働条件通知書の「その他の項目」について

    必須項目さえ記載されていれば、労働条件通知書には企業が従業員に明示すべきと判断した労働条件を「その他項目」として記載できます。実際に、厚生労働省が用意したモデル様式には「その他項目」が設定されています。

    通常「その他項目」には社会保険や雇用保険の情報を書くケースが多いようです。

    その他の項目の記入例
    ・厚生年金・健康保険・厚生年金基金に加入
    ・雇用保険の適用(有)

    労働条件通知書には保存期間がある

    労働条件通知書には、保存期間が定められています。具体的には、契約した従業員が退職・死亡した日などから5年間(当面の間は3年)です。保存期間が満了するまで、企業が責任を持って管理しましょう。

    労働条件通知書の記入・交付における注意点

    労働条件通知書を作成、交付する際は、以下の2点に注意しましょう。

    • 労働条件通知書と就業規則で異なる点がないか確認する
    • 正社員とパート・アルバイトの労働条件通知書は分けてフォーマット化する

    労働条件通知書と就業規則で異なる点がないか確認する

    労働条件通知書を作成する際には、就業規則と異なる点がないか確認しておきましょう。就業規則とは違う内容が明示されていると、トラブルを引き起こす原因になります。あらかじめ労働条件通知書のフォーマットを作成し、就業規則と矛盾しないようにしましょう。

    正社員とパート・アルバイトの労働条件通知書は分けてフォーマット化する

    正社員とパート・アルバイトの労働条件通知書は、それぞれ分けてフォーマット化しておくと便利です。パート・アルバイトは、正社員とは異なる取り決めを記載する可能性があるためです。

    パート・アルバイトの就業時間に関する取り決めの例
    ・週に◯日の勤務
    ・労働時間は1日に◯時間まで

    当該従業員と労働時間を事前にすり合わせて、それぞれの希望にあわせた内容を記載しましょう。

    労働条件通知書は電子化による交付も可能

    労働条件通知書は、紙の書類だけではなく電子交付も可能です。

    労働条件通知書は電子化できる

    次の要件を満たすと、労働条件通知書をメールやSNSで交付することが認められます。

    • 従業員が電子データでの明示を希望している
    • 印刷できる媒体に送付する

    労働条件通知書を電子化する際のポイント

    労働条件通知書を電子化する際は、本人だけが閲覧できるように添付ファイルに保存して送付する必要があります。SNSやメールの本文に、労働条件をそのまま貼り付けることはあってはなりません。

    また、送付後は従業員のアドレスやアカウントに届いたことを確認し、印刷できる環境にあることもチェックしましょう。

    まとめ

    企業が従業員を新しく雇用する際には、労働条件通知書を作成・交付する義務があります。

    労働条件通知書の記載項目には「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の2種類があり、絶対的明示事項はすべての企業が記載しなければなりません。それぞれの項目の書き方については、本記事でご紹介した記入例を参考にしてください。

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