給与計算ソフトは何ができる？ 基本機能から比較ポイントまで徹底解説
給与計算ソフトとは、給与明細の発行や年末調整などの作業を自動化するソフトです。給与計算を手作業で進めると膨大な時間と労力がかかり、ミスも発生しやすいため、給与計算ソフトを導入している企業は多いでしょう。
また、業務効率化を目的として新たに導入を検討している方や、今の給与計算ソフトに満足できず乗り換えを検討している方もいるかもしれません。
本記事では、給与計算ソフトの基本機能や選定に役立つ比較ポイントを解説します。新規導入や乗り換え検討にお役立てください。
目次給与計算ソフトとは？
給与計算ソフトとは、従業員の給与や税金・社会保険料などの計算を自動化するシステムです。給与明細の発行や振り込みを簡略化し、ヒューマンエラーの削減にも役立ちます。
担当者にとって、手作業による従業員一人ひとりの残業代や手当の計算は大きな負担といえます。給与計算ソフトを活用することで、毎月の給与計算を自動化するだけでなく、源泉徴収票など年末調整の業務までWeb上で完結させることができます。
給与計算ソフトは、給与計算の未経験者から社会保険労務士のような専門家まで、幅広いユーザーを想定しており、直感的に操作できるサービスが多数展開されています。
給与計算ソフトは何ができる？ 基本の機能
給与計算ソフトは、給与関連業務を効率的にサポートするさまざまな機能を備えています。基本的な機能を紹介します。
- 給与・賞与の自動計算
- 給与振り込み
- 給与明細の発行
- 年末調整
- 社会保険料の更新
- 賃金台帳などの作成
- 勤怠データの一括振り込み
給与・賞与の自動計算
給与計算ソフトを導入すると、毎月の給与や賞与を自動で計算できます。
従業員ごとに残業時間や給与は異なるため、給与計算は煩雑になりやすく、手作業で進めると人為的ミスが発生しやすい業務の一つです。
給与計算ソフトの中には、正社員やアルバイトなど雇用形態に応じた給与設定が可能なサービスが多くあります。複雑な計算を正確に実施して人的ミスを防止し、業務負担の軽減につながるでしょう。
給与振り込み
給与計算ソフトは、算出された給与額のデータをネットバンキングにインポートすることで、給与振り込みを自動化します。データを出力して各銀行で手続きを行う必要はなく、振り込みの間違いや遅延を防止できます。また、振り込みのために外出する必要もないため、担当者の移動にかかる交通費や時間も削減できます。
給与明細の発行
給与計算ソフトは、給与情報から明細書を自動的に作成し、Web上で発行する機能があります。活用により、郵送や書類発行の手間が省けるだけでなく、紙の出力も不要になるため、経費の削減につながるでしょう。
また、インターネット環境があれば、従業員はいつでもどこでも自分の給与明細を確認できます。
年末調整
給与計算ソフトは、給与データをもとに年末調整を行う機能を備えています。従業員はWeb上で年末調整書類を作成・提出できるため、書類の回収作業が自動化されます。
また、源泉所得税の過不足金額を自動的に計算できるため、従業員および担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。手書き提出から解放されると、年末調整業務の効率化がはかれます。
社会保険料の自動更新
給与計算ソフトは、法定利率などの変更に自動で対応し、給与額に基づいて社会保険料を自動的に算出します。導入により、毎年のように変動する社会保険料率も手間なく反映でき、計算業務の負担を減らせるでしょう。
賃金台帳などの作成
給与計算ソフトには、毎月の給与データや勤怠情報を自動的に反映させ、賃金台帳を作成する機能があり、手動で作成する工数を大幅に削減できます。作成した賃金台帳は、紙やPDFに出力できるため、記録の保管や提出もラクになるでしょう。
勤怠データの一括取り込み
給与計算ソフトは、勤怠管理システムと連携し、勤怠データを一括で取り込む機能を備えています。残業代や社会保険料、源泉所得税などの計算を自動化し、人的ミスを最小限に抑えることができます。また、PDFやCSVなどの形式でデータを出力できるため、さまざまなファイル形式での管理が可能です。
給与計算ソフトの導入目的・メリット
給与計算ソフトの導入目的は企業によってさまざまですが、活用により多くの企業にとってメリットがあります。具体的には、以下の点で効果が期待できるでしょう。
- 一連の業務の効率化
- ミスの削減・正確性の向上
- 法改正・社会保険料・税制改定への自動対応
- ペーパーレス化
- 属人化の撤廃
一連の業務の効率化
給与計算ソフトは、給与明細の出力や社会保険料の自動更新など、手間のかかる作業を効率化できる点が大きなメリットです。雇用形態や働き方、勤務年数などに応じて、時間外労働や休日労働にかかる割増賃金や社会保険料の計算を自動化できます。
さらに、勤怠管理システムと連携したり、給与の振り込みまでを行ったりできる給与計算ソフトであれば、給与に関する一連の業務をシステム内で完結することができます。
ミスの削減・正確性の向上
給与計算ソフトを導入することで、手作業による計算ミスを防ぎ、正確な給与計算が可能になります。活用により、従業員との信頼関係を維持しながら、業務効率を向上させることができます。ミスを最小限に抑えられると、従業員の信頼を失うことなく、正確で迅速な給与計算が実現するでしょう。
法改正・社会保険料・税率改定への自動対応
社会保険料や税率が変更された場合も、自動的に対応できる給与計算ソフトは多数提供されており、常に最新の法令に基づいた給与計算が行えます。昨今の働き方改革による労働基準法の改正にも迅速に対応している場合が多く、適用が漏れる心配を最小限に抑えられる点も大きなメリットです。
ペーパーレス化
給与計算ソフトの導入により、バックオフィスのペーパーレス化が進み、コスト削減につながります。従業員はオンラインで給与明細や各書類を確認できるため、紙の発行は必要に応じて個人が行うことになるでしょう。
ペーパーレス化により、用紙代や郵送代などのコストが削減でき、環境にも優しい運用が可能です。
属人化の撤廃
給与計算ソフトの中には、専門的な知識がなくても、誰でも使いやすい操作性が備わっているサービスがあります。属人化が撤廃され、専任担当者がいなくても業務を遂行できる可能性が高まります。
専任担当者に業務が集中すると、担当者が不在の場合は業務が滞ってしまうこともあるでしょう。しかし、給与計算ソフトの導入により、業務の属人化が解消され、担当者が不在でも穴を埋める必要はなく、継続的に業務を遂行できます。
給与計算ソフト導入時の注意点・デメリット
給与計算ソフトの導入には多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。新たな導入や見直しを検討している方に向けて、注意点やデメリットを解説します。
- 導入コストがかかる
- 導入に時間と手間がかかる
- セキュリティに不安がある
- インターネット接続環境に左右される
導入コストがかかる
給与計算ソフトの導入にはコストがともないます。クラウド型の給与計算システムの場合、1ユーザーあたり月額300〜1,000円程度が相場です。一方、オンプレミス型のソフトウェアは、初期費用として30〜100万円が必要になることが一般的です。導入コストは、特に中小企業にとっては大きな負担となる可能性があります。
導入に時間と手間がかかる
給与計算ソフトを紙媒体から移行する際は、初期設定やデータ移行の準備に時間と手間がかかります。既存の給与情報をシステムに登録する必要があるため、導入後すぐにスムーズに運用を開始することは難しいかもしれません。
また、給与計算ソフトの操作方法を習得するためにマニュアルを読み込み、トレーニングを受ける必要があります。ITリテラシーや操作に不安がある場合は、サポート体制が整っているシステムを選ぶとよいでしょう。
セキュリティに不安がある
クラウド型の給与計算ソフトは、データをクラウド上に保存するため、サイバー攻撃を受けるリスクがあります。不正アクセスによって個人情報が流出する可能性があるため、セキュリティ対策を講じなければなりません。
強固なセキュリティを保証している給与計算ソフト提供会社は多いですが、複数社と導入を比較する際は、セキュリティ対策の充実度も比較項目に入れるとよいでしょう。
インターネット接続環境に左右される
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネット接続が可能な環境が必要です。接続が不安定な環境では、処理速度が低下し、業務に影響が出てしまいます。給与の確認やデータの入力がスムーズに行えない状況が発生することも考えられます。
クラウド型の給与計算ソフトを導入する際は、安定したインターネット接続環境を確保することが重要です。
給与計算ソフト【導入形態別】比較
給与計算ソフトの種類を導入形態別に紹介します。
- Excel・スプレッドシート（表計算ツール）
- インストール型
- オンプレミス型
- クラウド型
Excel・スプレッドシート（表計算ツール）
Excelやスプレッドシートの表計算ツールを用いた給与計算管理方式のことです。ExcelはOffice製品を導入している企業であればコストをかけずに使用できます。スプレッドシートは無料で使える機能のため、いずれも費用負担はありません。
一方で、法改正や税率の変更は自動で行えないため、手動で法律に沿った内容に変える必要があったり、簡単に書き換えられるため不正を行いやすかったりする点がデメリットです。
サポート体制が不十分なため、知識や経験がない人が担当になるとトラブルが発生しやすいでしょう。
インストール型
インストール型の給与計算ソフトは、製品を購入してパソコンにインストールするタイプです。インターネットに接続していなくても使用できる点はメリットといえます。買い切り型のため初期費用が発生しますが、ランニングコストはかかりません。
ただし、インストールしたパソコンでしか給与計算ができないことや、法改正のたびに手動でアップデートをしなければならないデメリットがあります。
オンプレミス型
オンプレミス型の給与計算ソフトは、自社サーバーにシステムを構築して管理するタイプです。カスタマイズ性が高く、自社のニーズに合わせて設定できます。外部からのアクセスを制限できることから、セキュリティ対策を万全にできることもメリットの一つです。
しかし、ほかの形態と比べると導入費用が高く、定期メンテナンスが必要なため、コストが膨らみやすいでしょう。
クラウド型
クラウド型の給与計算ソフトは、インターネット上で管理できるタイプです。法改正や税率が変わっても自動更新が行われることや、1ユーザーあたりの利用料金が月額300〜1,000円と、オンプレミス型より比較的安価である点がメリットです。
従業員規模や必要な機能に応じて、複数プランを用意されていることが多いため、自社に最適なプランが見つかると導入しやすいでしょう。
給与計算ソフトの種類・タイプ
給与計算ソフトには大きく分けて以下の3種類があります。
- 特化型タイプ
- 人事労務管理型タイプ
- ERPタイプ
特化型タイプ
特化型タイプは、給与計算や給与明細発行など、シンプルな機能のみを搭載した給与計算ソフトです。機能が最低限まで絞られているため、コストが抑えられる点が最大のメリットといえます。初めてのシステム導入や従業員規模が小さい企業に適しています。
また、なかには社会保険書類やマイナンバー管理など、労務管理の一部機能に対応できる給与計算ソフトもあります。
人事労務管理型タイプ
給与計算だけでなく、勤怠管理や労務管理まで行える多機能型が、人事労務管理型の給与計算ソフトです。ほかの勤怠管理システムや労務管理システムと連携できるものから、シリーズで展開しているものまで多様です。。
人事労務管理型タイプは企業のニーズに合わせて、必要な機能を選択できるのが特徴です。まずは最低限の給与計算機能だけを導入し、あとから勤怠管理や労務管理の機能を追加することができます。システム導入時の初期コストを抑えつつ、段階的にシステム化を進めたい企業に向いているでしょう。
ERPタイプ
ERP（基幹系情報システム）を活用した、給与計算ソフトです。労務管理以外にも、営業や会計などさまざまな業種を網羅しており、データを共有できる特徴があります。
経営に関するデータを集約でき、経営状況の分析にも使えますが、導入費用が高いため、主に大企業で導入されています。
給与計算ソフトの比較ポイント・選び方
給与計算ソフトの選び方として、サービスごとの比較ポイントを紹介します。
- 自社に適しているか
- 必要な機能そろっているか
- 費用対効果は見込めるか
- 既存のシステムと連携できるか
- サポート体制は十分か
- セキュリティ対策は万全か
自社に適しているか
自社の規模や従業員数に応じて、適した給与計算ソフトは異なります。大企業の場合、雇用形態や給与形態が多様で管理が煩雑になるため、勤怠管理と連携できるシステムを選び、給与計算フロー全体の効率化をはかる必要があります。
必要な機能がそろっているか
自社で必要とされる機能が搭載されている給与計算ソフトを選びましょう。たとえば、月々の給与計算だけでなく、年末調整まで一気通貫で実施したい場合は、必要書類の電子化までできるサービスが必要です。単に給与計算だけを提供するソフトでは、自社の課題を解決できず、費用対効果が低くなってしまう可能性があります。
費用対効果は見込めるか
給与計算ソフトを導入する際は、費用対効果を十分に検討する必要があります。導入コストやランニングコストだけでなく、人件費も含めた総合的なコストを算出し、その投資が効果的かどうかを判断しましょう。既存のシステムから移行しても、総費用が増加するようでは効果的とはいえません。
既存のシステムと連携できるか
給与計算ソフトは、すでに運用しているシステムとの互換性も重要です。データ連携がスムーズに行えると、業務への支障を最小限に抑えられます。万一、連携が難しい場合は、データをインポートする機能があるか、オンプレミス型のソフトを検討する必要があります。
サポート体制は十分か
給与計算ソフトを提供する会社のサポート体制も重要な比較ポイントです。導入初期は操作方法に不慣れなことが多く、迅速に対応できるサポート体制が必要です。突然のトラブルにも対応できるよう、提供会社に問い合わせできる体制が整っているソフトを選びましょう。
セキュリティ体制は万全か
給与計算ソフトを選ぶ際には、セキュリティ体制も重要なポイントです。不正アクセスによる個人情報の流出を防ぐため、ISMAPなど政府のセキュリティ認証を取得しているサービスなどをおすすめします。特にクラウド型のソフトウェアでは、データの安全性が確保されているかどうかを入念にチェックする必要があります。
給与計算ソフトの導入が向いている企業
給与計算ソフトは、企業規模に応じて推奨されるタイプが異なります。
中小企業の場合、コストを抑えて運用しやすく、企業の成長に合わせて機能を追加できる人事労務特化型タイプが向いています。従業員数が少なく、まずは工数のかかりやすい給与計算のみを効率化したい場合は、特化型タイプを選ぶとよいでしょう。
大企業は、従業員が多くさまざまな雇用形態があるため、カスタマイズ性の富んでいるオンプレミス型や、従業員規模に合わせたプランが用意されている人事労務型タイプがよいかもしれません。ほかの経営データも一括で管理して経営判断に活かしたい企業は、ERPタイプをおすすめします。
無料で利用できる給与計算ソフトはある？
給与計算ソフトは有料サービスだけではありません。無料で利用できるものは以下の通りです。
- フリーウェイ給与計算
- ジョブカン給与計算
- PayBook
- 円簿給与
- 給与明細.net
- freee人事労務
- マネーフォワードクラウド給与
- やよいの給与明細オンライン
無料給与計算ソフトのメリット
無料の給与計算ソフトは、コストを抑えたい企業にとって一つの選択肢となります。初期費用がかからず、基本的な給与計算機能をすぐに利用できる点が大きなメリットです。また、小規模な企業やスタートアップ企業にとっては、最初の導入コストが低いことから試しやすく、導入のハードルが低いといえます。
無料給与計算ソフトのデメリット
しかし、無料の給与計算ソフトには機能に限りがあり、やりたいことが実現できない可能性があります。たとえば、自社の経理ソフトと連携できず、経理担当者が手入力しなければならないなど、非効率さが残る場合があります。
また、無料版ではサポートが限定されていることが多く、給与計算に関する知識や経験が求められることも少なくありません。さらに、法改正や税制変更に対応する更新が遅れる場合もあり、業務に支障をきたすリスクもあります。
無料の給与計算ソフトを選ぶ際には、メリットとデメリットを十分に比較検討することが重要です。有料の給与計算ソフトでも、無料トライアル期間があるサービスもあるので、検討段階で仮運用してみてもよいでしょう。
クラウド型給与計算ソフト(システム)の導入でミスのない給与計算を
給与計算ソフトとは、勤怠情報をもとに給与計算を自動的に行うシステムです。導入により、社会保険料や税金などの自動計算や給与明細の発行、年末調整を簡略化でき、人的ミスを最小限に抑えられます。
さらに、給与計算ソフトと勤怠管理システムを連携させることで、従業員の勤怠データから出勤日数や勤務時間が自動で算出できます。
勤怠データの手入力やCSVのインポートなどの手間を削減し、正確な給与支給はもちろん、勤怠管理から給与振り込みまで一気通貫で効率化を実現できるでしょう。
給与計算ソフトの機能や導入形態、種類にはさまざまなものがあります。本記事で紹介した比較ポイントやメリット・デメリットを参考に、自社に合った給与計算ソフトを検討してみてください。
クラウド型給与計算ソフト｜One人事[給与]
One人事[給与]は、ミスができない給与計算の効率化を助けるクラウドサービスです。
- 【給与計算】毎月ミスがないか不安
- 【給与明細】紙の発行が面倒
- 【勤怠との照合】勤怠データと一括管理したい
という悩みの解決を支援し、担当者の負担を軽減します。さらに勤怠管理システムOne人事[勤怠]と連携すると、勤怠データの取り込みがスムーズになり集計が自動化できます。
One人事[給与]の初期費用や気になる操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門スタッフが、貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。
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