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賃金台帳は手書きでも問題ない? 手書きによるメリット・デメリットを解説

賃金台帳とは、従業員の労働日数や給与情報などを記載する帳簿です。労働者を雇用する事業者が作成し、保管することが義務づけられています。賃金台帳の保管期限や記載対象となる従業員は法律によって厳密に指定されており、違反すると罰則が科せられるため注意が必要です。

当記事では、賃金台帳の書き方や保管方法を詳しく紹介します。賃金台帳を手書きするメリットやデメリットもあわせて解説するので、人事や財務を担当されている方はぜひ参考にしてください。

※当記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

賃金台帳は手書きでも問題ない? 手書きによるメリット・デメリットを解説
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    賃金台帳の基本を解説

    賃金台帳の基本的な概要を詳しく解説します。

    賃金台帳とは従業員ごとの賃金など労働情報を記載した書類

    賃金台帳とは、労働者の氏名や性別、賃金の計算期間、労働日数など、従業員への支払い情報を詳細に記載した帳簿です。

    (賃金台帳)

    第百八条 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    企業は、雇用しているすべての従業員について賃金台帳を作成し、保存する義務が課せられています。

    賃金台帳に必要な記載項目

    賃金台帳に必要な記載項目は次の通りです。ただし、日々雇い入れられる者に関しては、賃金計算期間の記載は不要です。

    1. 賃金計算の基礎となる事項
    2. 賃金の額
    3. 氏名
    4. 性別
    5. 賃金計算期間
    6. 労働日数
    7. 労働時間数
    8. 時間外労働、休日労働及び深夜労働の労働時間数
    9. 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額
    10. 労使協定により賃金の一部を控除した場合はその額
    引用:『労働者名簿及び賃金台帳の調製と記録の保存(第107条~第109条)』愛媛労働局

    賃金台帳は事業場ごとに作成し、賃金を支払うたびに各従業員の情報を記載しなければなりません。

    賃金台帳の作成と保存は企業の義務

    賃金台帳の作成と保存の義務について、詳しく解説します。

    従業員を1人でも雇用しているのなら賃金台帳が必要

    従業員を1人でも雇用しているなら、賃金台帳の作成と保存が義務づけられています。賃金台帳に記載すべき対象は、雇用する全従業員です。正社員だけでなく、アルバイトやパート、日雇い従業員についても同様に記載しなければなりません。

    賃金台帳の保存期間は5年間

    賃金台帳の保存期間は、労働基準法において原則5年間と定められています。

    (記録の保存)
    第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    2020年4月1日に施行された法改正により従来の3年間から5年間に延長されましたが、当分の間は経過措置として3年の保存期間が適用されます。ただし、賃金台帳が源泉徴収簿を兼ねている場合は、7年間の保管が義務づけられているため注意が必要です。

    賃金台帳は手書きでも問題ない

    賃金台帳に所定の形式はないので、必要な項目が記載されていれば手書きで作成しても問題ありません。近年はエクセルや管理ソフトを活用した入力・管理が一般的ですが、手書きの方がやりやすい場合は、賃金台帳作成時のルールを設けて対応しましょう。

    賃金台帳を手書きする際のポイント

    手書きで賃金台帳を作成する際のポイントを3つ紹介します。

    賃金台帳のテンプレートを利用する

    賃金台帳に指定フォーマットはないものの、記載する項目を網羅して確実に記載するためには、テンプレートを活用するとよいでしょう。厚生労働省のホームページでは、無料でダウンロードできるフォーマットが公開されています。

    参考:『主要様式ダウンロードコーナー (労働基準法等関係主要様式)』厚生労働省
    参考:『賃金台帳 (常時使用される労働者に対するもの)』厚生労働省
    参考:『賃金台帳 (日日雇い入れられる者に対するもの)』厚生労働省

    ケアレスミスがないように複数人でチェックする

    手書きで賃金台帳を作成する場合は、ケアレスミスが発生しないように複数人でチェックする体制を整えることが大切です。

    労働時間や時間外・深夜労働時間数の記入ミスと計算間違いが起こりやすいため、タイムカードや出勤簿などの根拠となる書類をもとに正確に記載し、複数人で確認してください。

    賃金台帳を手書きする際には担当者の向き不向きを把握する

    賃金台帳の担当者によっては、手書きよりもエクセルや専用ソフトを活用して作成・管理する方が向いているケースもあります。担当者の適性に合った方法を導入することで、業務効率化をはかりましょう。

    賃金台帳を手書きで作成するメリット

    賃金台帳を手書きで作成するメリットは、次の2つです。

    デジタル機器が苦手な人でも賃金台帳を作成できる

    デジタル機器が苦手な人でも、賃金台帳を作成できる点が大きなメリットです。担当者がエクセルや専用のシステムに慣れていないと、基本的な操作方法からレクチャーしなければなりません。

    一方で、手書きなら多くの人が直感的に作業できます。教育にかかる時間や手間を削減できる点もメリットといえるでしょう。

    デジタル上のセキュリティが不要

    手書きで賃金台帳を作成すれば、エクセルや専用ソフトなどのツールを利用する際に懸念されるセキュリティリスクを最小限に抑えられます。

    保管場所と物理的なセキュリティ管理さえ徹底することで情報漏洩のリスクを回避できるため、賃金台帳を管理しやすいでしょう。

    賃金台帳を手書きで作成するデメリット

    賃金台帳を手書きで作成するデメリットは、次の3つです。

    紙媒体のため保存にスペースが必要

    手書きで作成した賃金台帳は、紙媒体として管理しなければなりません。賃金台帳は原則5年間の保管が義務づけられているため、雇用する従業員が多ければ多いほど、保存用スペースの確保に悩まされることでしょう。

    紙自体にかかる保管コストのほかに、移動や破棄にかかる費用などさまざまな物理的コストが発生します。オフィススペースに余裕がない事業場や、保管のために余計なコストをかけたくない事業場にはあまりおすすめできません。

    誤字・脱字などのミスが発生しやすい

    手書きで賃金台帳を作成すると、誤字・脱字などのミスが発生しやすく、修正にも時間を要するのが大きなデメリットです。従業員の人数が多ければ多いほど作成に時間がかかるとともに、ミスも発生しやすくなります。

    従業員の給与に大きくかかわる労働時間数や日数に間違いがあると、のちに大きなトラブルに発展する恐れもあります。給与計算も手作業で行っている企業は、さらに集計ミスが起こりやすいため注意が必要です。

    賃金台帳の作成に時間がかかる

    手書きによる作業は、パソコンやツールを活用する方法に比べて時間がかかりやすいのも大きなデメリットです。手書き作業に時間を取られてしまうと、本業に注力しづらくなってしまうでしょう。

    さまざまな業界で人材不足が叫ばれるなか、業務効率化のためのDX化が大きな課題とされています。短時間で作業を終わらせるためにも、手書きによる管理ではなく、専用ソフトやシステムを活用した管理をおすすめします。

    給与計算システムや、従業員の情報を一元的に管理して人材活用を促進するタレントマネジメントシステムの導入も検討してみましょう。

    賃金台帳の作成時における注意点

    最後に、賃金台帳を作成する際に注意すべきポイントを3つご紹介します。

    賃金台帳は事業場ごとに作成と保存が必要

    賃金台帳は、企業単位ではなくそれぞれの事業場で作成し、保存する必要があります。複数の事業場を持つ企業の場合は、各事業場で賃金台帳の作成と管理を実施してください。

    本社で賃金台帳を一括作成する会社であっても、事業場ごとに賃金台帳を作成・保存しなければならないため、本社から各事業場に帳簿やデータを配付しましょう。

    賃金台帳と源泉徴収簿を併用する際には保存期間に注意

    賃金台帳と源泉徴収簿は記載項目に共通点が多いため、併用が認められています。そのため、賃金台帳と源泉徴収簿の作成業務をまとめている会社も多く存在しますが、併用する際は保存期間に注意が必要です。

    ​​賃金台帳の保管期限は5年間であるのに対し、上記のように源泉徴収簿は保存期間が7年と定められているので、破棄するタイミングを間違えないよう気をつけましょう。

    給与所得者の扶養控除等申告書等の提出を受けた源泉徴収義務者は、その申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間保存する必要があります。

    引用:『No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間』国税庁

    賃金台帳の作成や保存に不備があると罰則の対象になることも

    賃金台帳の作成や保存に不備がある場合、罰則の対象になる恐れがあるため注意が必要です。

    賃金台帳を作成していなかったり、記載に不備があったりすると、労働基準監督署から是正勧告が出されます。それでも違反を繰り返し、改善の見込みがなく悪質であると判断されると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科せられる可能性もあるでしょう。

    罰金の対象となるのは、次のような事例です。

    • 賃金台帳を作成していない
    • 賃金台帳の作成方法や保存方法が法的基準を満たしていない
    • 賃金台帳に記載すべき必須事項に記入漏れがある
    • 労働時間や労働日数などにおいて虚偽の記載がある

    法に沿って正しく賃金台帳を作成・保管するよう努めましょう。万が一、是正勧告を受けたら、指定された期日までに適切に対処してください。

    参考:『労働基準法』e-Gov法令検索

    まとめ

    従業員に支払った給与を管理するための帳簿である賃金台帳は、従業員を1人でも雇用する企業や個人事業主であれば作成・管理しなければなりません。また、労働基準法によって5年間の保管が義務づけられています。

    賃金台帳は手書きでも作成・管理できますが、手書きのような煩雑な方法で管理し続けると担当者の負担が増し、コア業務に注力できません。

    勤怠管理システムやタレントマネジメントシステムを活用すると、従業員の情報を一括管理できます。勤怠状況の確認や賃金台帳の作成にも役立てられるため、導入を検討してみてください。

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