年末調整の仕組みとは【初心者向けにわかりやすく】｜必要な書類や計算方法、注意点について
人事や総務、経理などが1年で最も忙しくなるのが年末調整の時期です。年末調整の手続きに慣れていないとスムーズに処理できず、不備が出てしまう可能性もあります。しかし、年末調整は会社にとって欠かせない事務処理の一つなので、きちんとした知識を身につけておきたいものです。
本記事では、年末調整について、全体の流れや注意点などをわかりやすく解説します。
目次年末調整とは？ 必要性をわかりやすく解説
年末調整とは、会社が従業員に支払った給与から年税額（所得税）を正しく計算し、過不足や不足分を精算する仕組みをいいます。従業員の所得税は毎月の給与から「源泉徴収」として天引きされていますが、この時点で引かれる所得税は概算でしかありません。
源泉徴収の時点では給与所得者の各種控除が反映されていないため、本来の所得税額よりも多すぎたり少なすぎたりするケースもあります。税金の過払いと過不足を防ぐために、年末調整で調整する必要があるのです。
なお、年末調整対象者のいる会社では年末調整の実施が義務づけられており、実施後は税務署と市区町村へ報告が必要とされています。
年末調整の期限
会社で年末調整を実施したあとは、不足があれば追加納付を行い、過納であった場合には従業員に還付しなければなりません。還付金は通常12月の給与で支払われます。
源泉徴収をした所得税額が、年調年税額よりも少ない場合は、差額を年末調整をする月分の給与から徴収し、不足する場合には、その後に支払う給与から順次徴収します。
年末調整後は、税務署や市区町村への報告書類を提出する必要もあり、期限は翌年の1月31日までです。
参考：『令和4年分年末調整のしかた（手順などの説明）』国税庁
年末調整の対象者とは
年末調整はすべての従業員が対象ではないため、対象になる人とならない人の条件を把握しておきましょう。
年末調整が必要な人
年末調整の対象となるのは、原則として給与を支払っているすべての従業員です。正社員だけでなく、パートやアルバイトの従業員も対象になります。
また、転職者や中途採用者であっても、年内に給与の支払いがあり、年末調整の時点で会社に在籍していれば対象です。会社を退職などした従業員は、以下に当てはまると年の途中で行う年末調整の対象となるので、漏れがないよう注意しましょう。
- 死亡により退職した人
- 心身障害による退職で年内の再就職ができない人
- パートタイマーとして働いていた人などであって、給与総額が103万円以下で、年内に再就職先で給与を受け取る見込みのない人
- 12月中に給与を受け取って退職した人
- 海外支店などに転勤したことなどによって、非居住者となった人
年末調整が必要ない人
年末調整の時点で在籍している従業員でも、対象とならない場合があります。以下に該当する従業員については、会社で年末調整する必要はありません。
- 給与総額が103万円以下（「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出している場合や、1か月の給与が88,000円を超える場合を除く）
- 12月31日の時点で会社に在籍していない、退職した従業員
- 経営者やフリーランスで給与所得者でない
- 給与総額が2,000万円を超える
- 2か所以上で給与の支払いがあり、ほかの会社で年末調整を受ける
- 海外勤務で1月1日〜12月31日まで日本にいない非移住者（非移住者であっても、年の途中から海外勤務になる場合は、出国までに年末調整する必要があります。）
参考：『年末調整』国税庁
年末調整と確定申告の違い
年末調整と確定申告は、所得税の精算方法として重要な手続きですが、その実施方法や対象範囲に大きな違いがあります。
まず、手続きを行う実施者が異なります。年末調整は会社が従業員の所得税を計算し、必要な手続きを行います。一方、確定申告は納税者本人が自身の所得税を計算し、申告を行う必要があります。
実施時期にも違いがあります。年末調整は11月から翌年1月にかけて行われ、会社は1月31日までに必要書類を税務署へ提出します。これに対し、確定申告は翌年2月16日から3月15日までの期間に行われます。
また、控除の範囲も異なります。年末調整では基本的な控除が対象となりますが、雑損控除、医療費控除、寄附金控除、住宅ローン控除（初年度）は対象外です。確定申告ではすべての控除を申請することができます。
給与所得者であっても、特定の条件下では確定申告が必要となります。具体的には、副業収入が20万円を超える場合や、医療費控除等を受ける場合、年末調整を受けられなかった場合、年末調整の対象外だった場合などが該当します。このような状況では、給与所得者も自身で確定申告の手続きを行う必要があります。
年末調整で必要な4つの書類
年末調整をする際は、従業員に書いてもらう書類や提出してもらう書類が4種類必要です。なかでも「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」がないとその年分の年末調整ができないため、従業員から必ず提出してもらいましょう。
- 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
- 給与所得者の保険料控除申告書
- 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
- 住宅借入金等特別控除申告書
1．給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、扶養控除を受けるために必要な書類です。扶養家族の人数により控除額が異なるため、家族の名前や生年月日を記載して申請します。
また、1年の給与総額が1,000万円以下で、さらに配偶者の給与所得が133万円以下の場合は、配偶者控除申告書もあわせて提出が必要です。
なお、扶養控除等（異動）申告書は単身者や扶養家族がいない場合でも、本人欄を記入して提出する必要があります。
参考：『No.1190 配偶者の所得がいくらまでなら配偶者控除が受けられるか』国税庁
2．給与所得者の保険料控除申告書
生命保険や地震保険、社会保険、共済掛金などの一部の保険料は控除対象であるため「保険料控除申告書」の提出が必要です。その年に支払った保険料や支払い先を保険料控除申告書に記入したうえで、各保険会社から提出される「保険控除証明書」を添付してもらいます。
保険控除証明書がないと原則として年末調整できないため、各保険会社から届き次第大切に保管するよう従業員に知らせておきましょう。
3．給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書
配偶者控除や配偶者特別控除、基礎控除、所得金額調整控除を受けるために必要な書類です。
令和2年分から3種類の申告書が1枚となり「給与所得者の基礎控除申告書」と「給与所得者の配偶者控除等申告書」「所得金額調整控除申告書」の3つの記入欄があります。それぞれ該当する欄に必要事項を記入して提出してもらいましょう。
4．住宅借入金等特別控除申告書
住宅ローン控除を受けたい従業員がいる場合に提出してもらう書類です。すべての従業員が対象ではないので、該当する従業員のみ提出してもらいましょう。ただし、対象となるローンは、借入期間が10年以上ある住宅ローンに限られます。
また、控除を受けるには以下の2つの書類が必要です。
- 税務署発行の「住宅借入金等特別控除証明書」
- 金融機関発行の「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」
注意点として、1年目の住宅ローン控除は本人による確定申告が必要なため、年末調整で控除が受けられるのは2年目以降です。
年末調整のスケジュールとは？ 5ステップで解説
年末調整に必要な提出書類の準備から、各所へ書類を提出するまでのスケジュールを5ステップで解説します。
- 転職者の源泉徴収票を回収する（入社後すみやかに）
- 申告書類を配布・回収する（11月下旬～12月）
- 申告書類をもとに年税額を計算する（12月）
- 過不足金額を還付または徴収する（12月下旬～1月下旬）
1．転職者の源泉徴収票を回収する（入社後すみやかに）
年内に給与の支払いがある転職者がいる場合は、前職の源泉徴収票を回収します。
源泉徴収票は前職の退職後1か月で発行されますが、紛失などで再発行が必要な場合は時間がかかるため、早めに提出を促しておきましょう。年末調整開始の時期を待たずに、前職で源泉徴収票が発行されたらすぐに提出するよう通達しておくと年末に手間が省けます。
2．申告書類を配布・回収する（11月下旬～12月）
年末調整に必要な書類を従業員に配布し、必要な箇所を記入してもらい回収します。
保険料控除には、保険会社などから送られてくる控除証明書も必要となるため、前もって失くさないように保管しておくことを通達しておきましょう。大半の控除証明書は、10月から11月にかけて対象者のもとに届けられるのが一般的です。
3．申告書類をもとに年税額を計算する（12月）
従業員から書類を回収したら、給与総額や各種控除を計算して正しい年税額（所得税）を計算します。年税額の計算方法に指定はないので、手作業やパソコンを使用するなど、どの方法でも問題ありません。
しかし、従業員全員分を計算するには時間がかかるほか、手作業だとミスのおそれもあるため、計算ソフトなどを利用すると便利です。
4．過不足金額を還付または徴収する（12月下旬～1月下旬）
対象の従業員すべての年末調整の計算が終わったら、過不足金額の還付、徴収手続きを進めます。基本的には、12月または翌年1月の給与に上乗せしたり、天引きしたりする手段が取られることが多いです。
ただし、給与から急に天引きされると不信に感じる従業員もいるため、あらかじめ従業員にその旨を通達しておきましょう。
5．各所への必要書類を作成・提出する（翌年1月まで）
従業員への還付や徴収が終わったら、税務署への納付や各所への提出物を提出します。必要書類は、源泉徴収票・法定調書合計票・支払調書・給与支払報告書の4種類です。翌年の1月31日までに、必ず提出を行いましょう。
年末調整での年税額の算出方法
年税額（所得税）を算出するには、以下の流れで計算を行います。
- 1年間の課税総支給額と源泉徴収税額を計算する
- 給与所得控除後の金額を計算する
- 申告書をもとに所得控除額を計算する
- 課税所得金額を計算する
- 所得税額の計算
- 住宅ローン控除を差し引く
- 源泉徴収額と比較し、過不足金額を計算する
計算をした結果、過不足が発生した場合は精算をし、12月または翌年1月の給与で還付または徴収を行いましょう。電卓やエクセル、計算ソフトを使用するなど、計算方法に決まりはありません。
年末調整後に必要な4つの提出物
年末調整は、過不足の年税額を計算して終わりではありません。年末調整が終わったら、以下の4種類の書類を作成して税務署など各所へ提出しましょう。
- 源泉徴収票
- 法定調書合計表
- 報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
- 給与支払報告書
1．源泉徴収票
源泉徴収票は、従業員それぞれの1年間の給与額や控除額が記載されている書類です。従業員へ交付するほか、税務署や市区町村への提出が必要になります。従業員へは、12月の給与支給と一緒に交付するのが一般的です。源泉徴収票は、住宅ローンの審査などでも必要となる書類であるため、大事に保管してもらいましょう。
2．法定調書合計表
法定調書合計表は、会社が従業員に支払った給与や報酬の合計金額がまとめられている書類です。書類を作成したら、翌年の1月31日までに税務署へ提出しなければなりません。
年収が500万円を超える従業員や、年の途中に退社し、なおかつ250万円を超える給与を支払っている人は、税務署提出用の源泉徴収票を添付します。
中途入社の場合は、前職分との合計です。
3．報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
弁護士などの専門家や、外部のフリーランスに一定額以上の報酬を支払った場合に必要な書類です。
税務署は資金の支払いがあっても、その資金の動きまで把握することはできないことがあります。そのため、報酬を受け取った側が正しく申告しているかを確認できるように、支払調書が必要なのです。
4．給与支払報告書
各市区町村が、従業員の住民税を計算するために必要な書類です。給与支払報告書がないと翌年の住民税の計算ができないため、1月末までに提出しなければなりません。なお、記載する内容は市区町村によって異なる場合があるため、あらかじめ記入例を確認して作成しましょう。
従業員が年末調整の申告書を提出しないとどうなる？
従業員が年末調整に必要な申告書を提出しない場合、所得税の確定ができず、適切な納税が困難になります。このような状況では、以下に書くような問題が発生します。
まず、納めすぎた所得税の還付を受けることができなくなります。また、扶養控除や保険料控除などの各種控除を申告する機会を失うことになります。その結果、本来受けられるはずの控除が適用されず、納税額が必要以上に高くなってしまいます。
さらに、申告書を提出しなかった従業員は、自身で確定申告をしなければならなくなります。これは、従業員にとって大きな負担となるだけでなく、控除が適用されないことで翌年の住民税額も高くなることになります。
年末調整における注意点
年末調整は企業の義務とされているため、怠ったりルールを破ったりするとペナルティが発生する可能性があります。
- 年末調整を怠るとペナルティがある
- 年末調整に関する書類は7年間保管しなければならない
年末調整を怠るとペナルティがある
対象の従業員がいる場合、年末調整は企業の義務とされています。仮に年末調整を怠った場合は、1年以下の懲役もしくは50万円以下の罰金が科せられる恐れもあるので注意が必要です。また、年末調整をしていても、正しく納付しなかった場合は10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金またはその両方が科せられる恐れもあるため、適切に行わなければなりません。
年末調整に関する書類は7年間保管しなければならない
年末調整に関する書類は保管が義務づけられているため、7年間は破棄することができません。保管期間の起算日は、年末調整した年の翌年1月10日の翌日から7年間です。保管期間中に税務署から要請があれば、すみやかに必要書類を提出しなければならないため、紛失したり破損したりしないよう適切に保管しておきましょう。
参考：『No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間』国税庁
まとめ
年末調整は源泉徴収で徴収しすぎた所得税を正しく計算し、過不足を精算する手続きです。
すべての従業員が年末調整の対象になるわけではありませんが、原則として給与を支払っている従業員は年末調整の対象です。従業員数の多い企業において年末調整は負担になりやすい作業ですが、誤りがあると従業員に不利益を与えてしまいかねません。
年末調整は企業の義務であるため、適切に実施されないとペナルティが科せられるおそれもあるため注意しましょう。煩雑な手続きは会計ソフトなどを使用すると手間が減り、さらにミス防止にもつながります。年末調整の基本の手続きを知り、適切な実施を心がけましょう。
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