36協定を結んでいるかわからない場合の確認方法｜企業の周知義務を解説
「36協定結んでいるかわからない」と締結状況に不安を感じたことはありませんか。
36協定とは、従業員に時間外労働を依頼する場合に結ばなければならない労使協定です。違反すると罰則を科されるおそれがあり、働き方改革が推進される昨今、重要性はますます高まっています。
本記事では、36協定を結んでいるかわからない場合の確認方法や周知方法を解説します。従業員からの開示請求への対応や掲示方法など、人事労務の担当者向けに実務で役立つ情報を紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
目次36協定の締結状況を確認する2つのポイント
36協定とは、法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて従業員を働かせる場合に、使用者と従業員の代表（過半数代表者）または従業員の過半数で組織する労働組合の間で結ぶ協定です。会社の規模に関係なく、残業や休日労働を行う可能性がある場合は締結が必須です。
36協定を結んでいるかわからない場合は、まず次の2点を確認しましょう。
- 労働基準監督署長の受付印があるか
- 有効期間前に更新しているか
労働基準監督署長の受付印があるか
36協定の締結状況は、36協定届の控え（写し）で確認が可能です。
36協定を締結する際は、労働者の範囲や時間外労働を行う業務の種類などの事項を記載した36協定届を作成し、労働基準監督署に原本と控えを提出します。
届け出が受理されると、労働基準監督署長の受付印入りの控えが返却されます。そのため、企業に受付印入りの書類が保管されていれば、36協定は締結済みと考えてよいでしょう。
36協定を電子申請で締結した場合は、マイページから申請状況を確認する必要があります。
有効期間前に更新しているか
36協定には有効期限が設定されるため、期限前に更新できているかも重要です。
36協定には有効期限が設定されており、期限を過ぎる前に更新できているかどうかも確認が必要です。
36協定の有効期間は、原則1年です。多くの企業では4月1日から翌年3月31日までの1年間を有効期限に設定し、年に一度のペースで更新手続きを行います。
期限の到来前に36協定を更新できていれば、締結状況には問題がないと判断できるでしょう。
有効期間が切れた状態で時間外労働をさせた場合、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。更新手続きは余裕をもって行うことが重要です。
参照：『労働基準法施行規則 第16条 第2項』e-Gov法令検索
参照：『労働基準法 第119条第1項』e-Gov法令検索
36協定に関する義務
企業は36協定に関して、2つの法的な義務が定められています。
- 労働基準監督署長への届出義務
- 従業員への周知義務
それぞれの義務について、以下で詳しく解説します。
労働基準監督署長へ届け出る義務
36協定は、締結しただけでは効力を持たせることはできません。労使間での締結後は、労働基準監督署への届出が必須です。
届け出には、以下のいずれかの様式を使用します。
- 様式第9号（一般条項用）
- 様式第9号の2（特別条項付き）
- 様式第9号の3（特別条項適用外）
また、提出方法は、窓口・郵送・電子申請の3種類です。
36協定の届け出は、時間外労働を開始する前日までに完了させる必要があります。未提出のまま従業員に時間外労働をさせると、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金の対象となる可能性があるため注意が必要です。
なお、複数事業所がある場合は、原則として各事業所の所轄労働基準監督署へ個別に届け出なければなりません。電子申請を選択すれば、本社での一括届出が可能になるため、手続きの手間を軽減できます。
従業員へ周知する義務
労働基準法第106条により、36協定の締結・届出後は従業員に周知する義務があります。
単に手続きをして終わりではなく、従業員が協定内容をいつでも確認できる状態にしなければなりません。
同条の規定は、労働条件の透明性確保や従業員の権利保護、不安の軽減を目的としたものです。また、36協定の締結と同時に、すみやかに周知することをおすすめします。
36協定の周知・掲示方法と確認方法
36協定の周知・掲示方法には、以下の3パターンがあります。
- 労働者への書面交付
- わかりやすい場所への掲示
- いつでもアクセスできるデジタル機器
36協定の締結内容も、それぞれの方法で確認が可能です。
労働者への書面交付
1つめは、36協定の内容を書面で交付する方法です。書面交付のやり方は、「物理的交付」と「電子的交付」の2種類に分かれます。
物理的交付では、36協定の写しを従業員一人ひとりに直接手渡します。その際、従業員による受領確認の署名・押印を取得して記録に残すと、トラブル防止につながるでしょう。
電子的交付では、PDFファイルとして36協定をメールで送付したり、社内メールシステムで配信したりする方法があります。
わかりやすい場所への掲示
2つめは、従業員の目につきやすい場所に36協定の内容を掲示する方法です。
掲示場所としては、休憩室や事務所の掲示板などが挙げられます。従業員の出退勤の動線上にあり、自然と目に入る場所を選ぶことが大切です。従業員が協定内容を容易に確認できる環境を整備でき、法令遵守や現場との信頼関係向上にもつながります。
なお、掲示を行う際は文字の大きさや体裁に配慮し、読みやすさを意識しましょう。薄暗い場所や、ものの陰になるような場所は避け、視認性を確保することも重要です。
紙の掲示物は経年劣化するので、汚れたり破れたりした場合はすみやかに交換しましょう。
いつでもアクセスできるデジタル機器
3つめは、磁気テープや磁気ディスクなどに36協定の内容を記録し、いつでも閲覧できるデジタル機器を設置する方法です。
また、社内ネットワークやクラウドサービスなどに、協定内容をアップロードする方法も認められています。社内イントラやグループウェアなどに36協定届のデータを保存すれば、従業員は情報にいつでもアクセスできます。
ただし、情報漏えいを防止するため、パスワード機能や閲覧履歴の表示機能などを適切に活用するのも重要です。
掲示や書面交付などのアナログな方法と組み合わせれば、職場環境に適した多様な周知方法を運用できます。
36協定を周知するタイミング・対象範囲
36協定は、締結後ただちに周知する必要があります。また、従業員の入社時には、協定内容を知らせるよう注意しましょう。
周知範囲は正社員だけではなく、パートタイム労働者や契約社員など、雇用形態を問わずすべての従業員が対象です。
派遣社員については、派遣元企業に締結と周知の義務があります。
周知したとみなされない例は？
労働基準法では、36協定の周知方法や内容についても細かな基準を定めています。たとえば、36協定届の控えをキャビネットや引き出しに保管しているだけでは、「周知をしている」とは認められません。
また、従業員から要望があったときだけ協定内容を見せるのも、周知方法としては不適切です。従業員の目に入らない場所や、アクセス制限のある場所での掲示も認められません。
たとえば、管理職だけが入れる部屋での掲示や、人事部門だけがアクセスできるフォルダへの格納では、一般の従業員が常時確認できないため「適切な周知」とはいえないでしょう。
周知義務に違反した場合どうなる？
36協定の周知義務に違反すると、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。
ただし、周知義務に違反しても、ただちに罰金刑を科されるケースはまれです。一般的に。まずは労働基準監督署による是正勧告や改善指導が行われます
それでも改善が見られず、悪質性が認められると、企業名の公表や罰金刑に発展しかねません。
たとえ罰金刑を回避できたとしても、企業名の公表は取引先や顧客から信用低下を招くでしょう。従業員のモチベーションも低下するため、企業活動に深刻な影響をおよぼしかねません。
違反はどうやってバレる？
36協定の周知義務違反は、主に以下の3つの経路で発覚します。
- 労働基準監督署による立ち入り調査
- 従業員から労働基準監督署への通報
- 労働審判等の過程での指摘
労働基準監督署は、任意の企業に対して「定期監督」という調査を行っています。定期監督は通報の有無に関係なく行われ、調査を拒否することはできません。
労働基準監督署による調査は、予告なしに行われるのが一般的です。いつ調査にこられてもよいよう、定期的に社内調査を実施し、周知状況を確認しておきましょう。
従業員・求職者・退職者が36協定の開示請求をしたら？
従業員や選考中の候補者から「36協定を見せてほしい」と言われたら、どのように対応すればよいでしょうか。
対応を誤ると、「情報を隠している」とみなされ、労務トラブルにつながる可能性も否定できません。
36協定の開示請求への対応方法は、請求者の立場（従業員・求職者・退職者）によって異なります。それぞれのケースに応じた正しい対応を確認していきましょう。
今いる従業員：見せる必要がある
労働基準法第106条により、企業は現職の従業員に対して、労使協定や就業規則を開示する義務があります。労使協定の一種である36協定も例外ではありません。
今いる従業員から開示請求を受けた場合は、すみやかに対応しましょう。開示を拒否したり、開示を遅延させたりすると、労働基準法違反となる可能性があります。従業員の知る権利を保護し、透明性のある労働環境を維持することが重要です。
採用前の候補者：見せなくてよい
求職者に対して、36協定を開示する義務はありません。ただし、採用活動においては残業時間の上限や労働時間制度、休日出勤の有無などの労働条件を求人票に明記する義務があります。
協定自体を開示する義務はないものの、勤務実態に即した労働環境や想定される残業時間、休日の取り扱いなどの情報は積極的に提供しましょう。応募者とのミスマッチを回避することで、入社後のトラブルを未然に防げます。
労働条件を積極的に明示する姿勢は、求職者に対して安心感を与え、よりよい人材の確保につながる可能性もあります。
退職者：見せなくてよい
原則として、退職者に36協定を開示する義務はありません。ただし、在職中の労働条件に関する権利義務関係で紛争が起こっている場合は、開示が必要となることがあります。その際は、当該退職者との間の権利義務関係にかかる規定に限定して、在職期間中の協定内容を開示しましょう。
労働基準監督署を通じた開示請求があった場合も、適切に対応する必要があります。
36協定の周知徹底を（まとめ）
36協定は社内で締結するだけでなく、労働基準監督署に届出をしてはじめて効力が発生します。届出の際には企業用の控え（写し）も提出するため、労働基準監督署長の受付印入りの控えが保管されている場合は、36協定を問題なく締結できていると考えられるでしょう。
また、企業には、36協定を従業員に周知する義務があります。
従業員とのトラブルや社会的信用の低下を避けるためにも、36協定の締結状況や周知方法を定期的に見直すことが重要です。
36協定の管理に勤怠管理システム
36協定が締結されていることを確認できても、本当に重要なのは協定どおりに運用できているかどうかです。実際の残業時間が上限を超えていれば、36協定を結んでいても違法です。
従業員一人ひとりの労働時間を正確に把握し、リアルタイムで管理する仕組みが欠かせません。そこで有効なのが、勤怠管理システムなどのITツールを活用した労働時間の見える化です。たとえば、以下のような仕組みを整えられると、36協定違反の未然防止につながるでしょう。
- 上限時間のアラート通知
- 残業承認フローのワークフロー化
- 労働時間集計の自動化
- 是正対策の検討
システムを活用すれば、36協定違反の未然防止につながり、法令遵守を徹底した労務管理が実現できます。
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