勤怠管理を効率化する方法｜システムのメリット・デメリットや選び方を解説

勤怠管理とは？

「勤怠管理」とは、従業員の労働時間や休憩時間、有給休暇の取得状況などの就業状況を記録・管理することです。勤怠管理は、労働基準法に定められた企業の義務であり、農業や水産業などの一部業態を除き、あらゆる企業にとって欠かせない業務といえるでしょう。

たとえば労働基準法第32条では「1週間の労働時間が40時間（1日8時間）を超えないように管理すること」が定められています。

参考：『労働基準法』 e-Gov法令検索

勤怠管理の目的と重要性

勤怠管理を行う目的と重要性について解説します。

従業員の健康を守る

慢性的な長時間労働や時間外労働、休日出勤などは従業員の心身の健康を損なうおそれがあります。

特に近年、日本では過重労働による健康悪化や過労死が社会問題として取り上げられるケースが増えてきています。従業員の健康を守るためにも、労働時間を適切に管理することが大切です。

法令を遵守できているか確認する

労働時間の上限や休憩時間など、労働に関するさまざま法律を遵守できているかどうか確認するためにも、勤怠管理が必要です。法律に違反すると、是正勧告を受ける、罰則が科せられる、企業イメージがダウンするなどのリスクがあるため、注意しなくてはいけません。

給与を正しく計算する

適切な金額の給与を支払うには、労働時間を正しく把握することが重要です。従業員の給与は、働いた時間すべてに対して支払われる必要があります。従業員とのトラブルを避けるためにも、勤怠管理は不可欠といえるでしょう。

勤怠管理の主な方法

厚生労働省のガイドラインでは、勤怠管理の方法について以下の通り定められています。

1. 使用者がみずから労働者の始業と終業の時間を確認・記録する
2. タイムカードやICカードなど客観的な記録をもとに始業と終業の時間を確認・記録する

参考：『労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』 厚生労働省

「タイムカード」と「エクセル」「勤怠管理システム」で勤怠管理する方法をご紹介します。

1．タイムカード

タイムカードでの勤怠管理は、専用の機器（タイムレコーダー）にタイムカードを通すことで、出退勤時間などを記録する方法です。操作が簡単でわかりやすいのがメリットですが、第三者による代理打刻などが起こる可能性もあるため、不正を防止する仕組みを整備する必要があります。

2．エクセル

出退勤時間などをエクセルで管理する方法も、勤怠管理の一つです。エクセルで関数やマクロを用いると、集計や計算が容易になります。

ただし、出退勤時間の打刻もエクセル上で行うのは客観的な記録とはいえず、不正が起こる可能性が高まります。出退勤時間はタイムカードで記録し、エクセルで集計・管理する方式にするとよいでしょう。

3．勤怠管理システム

勤怠管理は、勤怠管理システムを利用して行う方法もあります。勤怠管理システムの特徴として、打刻から集計、管理までをシステム上で完結できる点が挙げられます。導入の際にある程度のコストはかかりますが、さまざまなメリットがあるため、検討してみてもよいでしょう。

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勤怠管理業務が煩雑になりやすい理由

勤怠管理業務が煩雑になる4つの理由を取り上げて解説します。

雇用形態によって処理方法が異なる

正規雇用だけでなく、派遣やパートなどさまざまな雇用形態の従業員がいる場合、それぞれにあわせた処理が求められます。また、給与計算についても、月給や時給などの雇用形態によって方法が異なります。勤怠管理が複雑化しやすいため、注意が必要です。

働き方が多様化している

働き方の多様化によって、フレックスタイム制や変形労働時間制などワークスタイルごとの勤怠管理が求められるようになっています。さらに、リモートワークの普及で正しい労働時間が把握しにくくなったことも、勤怠管理の煩雑化につながっています。

不正やミスのリスクがある

不正やミスのリスクがあることも煩雑になる理由の一つです。従業員の打刻忘れや不正申告、労務担当者の入力・管理ミスなどを完全に防止することは難しいでしょう。修正作業が発生し、従業員とのトラブルや法令違反にもつながりかねないため、しっかり確認しなければいけません。

集計・確認作業に時間がかかる

従業員それぞれの労働時間について集計・給与計算などを実施すると、大きな手間がかかります。また、集計後の確認作業にも時間をとられがちです。加えて、集計作業は月初月末に集中しやすく、その期間は担当者に負担がかかるのも煩雑化の一因です。

勤怠管理を効率化する方法

勤怠管理が煩雑になる理由をまとめると、次の2つの負担が大きいことがわかります。

• 雇用形態や働き方など、従業員それぞれにあわせた勤怠情報の適正な収集
• 勤怠情報の集計・計算

勤怠管理の業務負担を軽減するには、この「収集・集計・計算」の3つのステップを効率化・自動化する仕組みが必要です。

勤怠管理の効率化には勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理を効率化したいなら、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムの主な機能は下記の通りです。

• 情報打刻による日次勤怠
• 申請・承認機能
• 勤怠データ分析・集計機能
• 通知機能
• データ変換機能
• 給与計算機能

これらの機能を利用すると、勤怠管理の工数削減につながります。

勤怠管理システムを導入する5つのメリット

勤怠管理システムの導入によるメリットを5つご紹介します。

勤怠情報の収集・集計を自動化できる

勤怠データの集計・分析が自動化されるため、作業時間を削減できます。また、給与計算システムと連携すると、計算も半自動化できるでしょう。割増賃金を自動で反映する設定ができる製品もあり、煩雑な労務業務を簡略化できるのはメリットといえます。

労働状況をリアルタイムに把握できる

システムから、従業員の日々の労働状況をリアルタイムで確認できる点もメリットの一つです。把握した状況を長時間労働の是正などにすばやくつなげ、従業員の健康を増進をサポートします。

不正やヒューマンエラーを減らせる

勤怠管理システムを導入すると、代理打刻などの不正の防止につながります。なかには、静脈・指紋・顔認証やGPS機能が搭載されている製品もあります。

また、転記ミスや打刻漏れなどのヒューマンエラーのリスクも軽減できるでしょう。不正やミスが減ると、集計した情報の正確性が高まります。

法改正にもスムーズに対応できる

労働関連の法改正があると、企業は迅速な対応を求められます。勤怠管理システムのなかには、法改正にあわせて自動的にアップデートされる製品も多く、導入するとスムーズに対応でき、法令を遵守した勤怠管理が実現します。

勤怠情報を分析できる

データを収集するだけでなく、情報の分析機能が搭載されている勤怠管理システムも多いです。勤怠情報を分析すると、業務の割り振りや人員配置など、経営戦略に活用しやすくなります。

勤怠管理システムを導入する3つのデメリット

勤怠管理システムを導入する場合の3つのデメリットについて解説します。

導入コストがかかる

システム（製品）を購入するための費用がかかることがデメリットの一つとして挙げられます。また、導入後に「従業員1人につき月額◯円」というランニングコストが発生するプランもあるため、確認が必要です。

システムの設定やマニュアルの整備が必要になる

システムを運用するには、自社の就業規則や勤務体系にあわせた設定を行わなければいけません。さらに、従業員への周知やマニュアルの整備も必要です。導入しても、即使えるわけではない点に注意しましょう。

コストパフォーマンスが見えづらい

勤怠管理システムは売り上げに直結するものではなく、費用対効果の見える化が難しいです。そのため、経営陣に必要性をなかなか理解してもらえないケースもあるでしょう。導入前と導入後でどれだけ勤怠管理を効率化できる見込みなのか、しっかり説明することが重要です。

勤怠管理システムの3つの種類

勤怠管理システムにおける3つの種類について解説します。

オンプレミス型（パッケージ型）システム

「オンプレミス型（パッケージ型）システム」は、自社にサーバーを構築して管理するタイプのシステムです。導入コストは多くかかりますが、自社サーバーのため情報漏えいのリスクが少なく、カスタマイズ性が高いという特徴があります。

クラウド型システム

「クラウド型システム」は、インターネットを経由して利用するシステムです。サービスを提供する企業のサーバーにデータが管理されるため、自社にシステムを構築する必要はありません。初期費用やメンテナンスの手間がかからない点がメリットです。

独自開発型システム

「独自開発型システム」は、その名の通り、自社で独自に開発するシステムです。システムを一から開発するだけでなく、オンプレミス型をカスタマイズするケースもあります。システムが完成するまで時間やコストがかかりますが、細かな要望にも対応しやすいといえます。

勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

勤怠管理システムを選ぶ際に押さえておくべきポイントを5つご紹介します。

必要な機能が搭載されているか

勤怠管理システムを選ぶときは、効率化、自動化したい業務にあわせて必要な機能が搭載されていることを確認しましょう。テレワークやフレックスタイム制などを採用している企業は、自社の働き方に対応できるかどうかも確認することが大切です。

既存システムとの連携は可能か

業務の効率化をはかるには、既存のシステムとの連携が必要です。すでに勤怠管理関連の業務システムを導入している企業は、連携できるかどうか確認しておくとよいでしょう。

誰にでも操作しやすいか

勤怠管理システムは労務担当者だけではなく、出退勤を打刻するすべての従業員が使用します。そのため、誰にとってもわかりやすく、操作しやすいシステムを選ぶことが重要です。

費用感は適切か

勤怠管理システムの導入には費用がかかります。導入コストやランニングコストと得られる効果を照らし合わせ、費用対効果について確認しておく必要があるでしょう。予算の範囲内で、費用対効果に優れた製品を選ぶことをおすすめします。

導入後のサポート体制が充実しているか

設定や操作方法に迷ったとき、サポートがあると安心です。運用に関するアドバイスが受けられるなど、導入後のサポート体制が充実しているシステムを選んで導入するとよいでしょう。

勤怠管理システムを選ぶ際にチェックしたい機能

勤怠管理システムを選ぶ際、重点的に確認したい機能は次の5つです。

勤怠管理の効率化を進めたいなら

勤怠管理とは、従業員の労働時間や休憩時間、有給休暇の取得状況などの就業状況を記録・管理することであり、労働基準法に定められた企業の義務です。

ただし、勤怠を管理する場合、雇用形態によって処理方法が異なる、不正やミスのリスクがある、集計・確認作業に時間がかかるなどで煩雑化しやすいといえます。

これらを改善して効率化をはかるには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムには、勤怠情報収集・集計の自動化や労働状況のリアルタイムでの把握、不正やエラーの防止などさまざまなメリットがあります。

システムを選ぶ際は、必要な機能が搭載されているか、既存システムとの連携は可能か、誰にでも操作できるかといったポイントを押さえて自社の課題解決に適しているか確認しましょう。

特に、勤怠をはじめ人材情報が分散している企業は、管理運用の見直しとともに、勤怠管理のクラウド化を検討してみてください。

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