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派遣スタッフの勤怠管理の項目や注意点|派遣先企業が取るべき対応を解説

人手不足に悩む業界が増えるなか、派遣スタッフを抱える企業も多いでしょう。派遣スタッフは、派遣元の企業に所属する社員であるため、勤怠管理に疑問を感じる人もいるのではないでしょうか。

そこで当記事では、派遣先の企業において、派遣スタッフの勤怠管理をどのように取り組むべきかについて解説します。派遣スタッフを抱える企業の人事担当者や経営者は参考にしてください。

※当記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

派遣スタッフの勤怠管理の項目や注意点|派遣先企業が取るべき対応を解説
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    派遣スタッフの勤怠管理は派遣元・派遣先がそれぞれ行う

    派遣スタッフの労務管理は、派遣先・派遣元がそれぞれ行います。派遣スタッフは派遣元の人材派遣会社と雇用契約を結びます。

    しかし、派遣スタッフが実際に勤務する場所は派遣先企業です。そのため、派遣先企業も勤怠状況を管理して、派遣元と情報を共有する必要があります。

    厚生労働省が派遣先事業者向けに『派遣労働者の労働条件・安全衛生の確保のために』というガイドラインを作成しています。労働者派遣を行うに当たっての法律が記載されているため、確認しておくとよいでしょう。

    参考:『派遣労働者の労働条件・安全衛生の確保のために』厚生労働省

    派遣元・派遣先における勤怠管理項目の違い

    派遣元と派遣先における勤怠管理項目の違いについて解説します。

    派遣元の管理項目

    派遣元企業(人材派遣会社)が管理する項目は以下の通りです。

    • 賃金の支払い
    • 有給休暇の付与・消化状況の管理
    • 交通費の支給状況
    • 災害補償
    • 健康管理

    派遣元企業は、派遣スタッフは派遣元と雇用契約を結んでいるため、一般企業に所属している社員と変わりなく、さまざまな項目を管理しています。

    派遣先の管理項目

    派遣先企業(派遣スタッフが実際に働く職場)が管理するべき項目は以下の通りです。

    • 労働時間
    • 休憩の取得状況
    • 休暇の取得状況
    • 深夜労働の制限
    • 安全衛生面での管理
    • パワハラやセクハラの防止

    派遣先の企業は、業務の指示や指導など現場で直接派遣スタッフにかかわることを管理しています。

    派遣スタッフの勤怠管理において取るべき対応

    派遣スタッフの勤怠管理において、派遣先の企業が取るべき対応は以下の通りです。

    • 労働時間や休憩時間を管理する
    • 派遣先責任者を選定する
    • 派遣先管理台帳を作成する
    • 苦情受付担当者を決める

    順番に解説します。

    労働時間や休憩時間を管理する

    派遣先企業における勤怠管理は、労働時間と休憩時間の管理が主な業務です。規定の時間を守られているか確認する必要があります。

    また、労働時間を管理するだけでなく、長時間労働を防ぐような働きかけが求められます。長時間労働がある場合は、派遣先の管理者が是正しなければなりません。

    派遣先責任者を選定する

    派遣先の企業では「事業所ごとに派遣先責任者を選出しなければならない」と労働者派遣法第41条で定められています。派遣先責任者は、派遣スタッフが1人以上で必要です。派遣スタッフ100人あたり1人の責任者を選定します。

    ただし、事業所における派遣スタッフと派遣先が雇用する労働者の人数が5人以下の場合は、選任の必要はありません。

    参考:『労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律』e-Gov法令検索

    派遣先管理台帳を作成する

    派遣先管理台帳とは、派遣先の企業が派遣スタッフの就業実態を正確に把握するための書類です。派遣元企業に情報を共有する際にも利用します。派遣契約が終了しても3年間は保存義務があるため覚えておきましょう。

    苦情の受付担当者を決める

    派遣先の企業は、苦情処理の担当者を設置する必要があります。労働環境の改善を行いたい場合、誰に言えばよいかわからず意見を言えないことが考えられます。苦情担当者を選定しておくと、労働環境改善の意見が迅速に伝わるでしょう。

    担当者の役割は、派遣スタッフからの苦情を受けつけ、派遣先責任者や指揮命令者を含めた関係者に周知するなどの対応を行います。苦情の内容は派遣先管理台帳に記録して、必要に応じて派遣元の企業とも連携しましょう。

    派遣スタッフの勤怠管理には、勤怠管理システムがおすすめ

    派遣スタッフの勤怠管理では専用の勤怠管理システムが役に立ちます。その理由は以下の通りです。

    • 勤怠管理業務を効率化できる
    • 入力ミスや打刻漏れを防げる
    • 派遣先と勤怠情報をスムーズに共有できる
    • 法令を遵守できる

    順番に解説します。

    勤怠管理業務を効率化できる

    勤怠管理システムを活用することで、派遣スタッフの管理においても効率化を実現できます。労働時間や休憩時間、残業時間を自動で集計することによって、担当者の手作業による時間の記録や集計の負担を軽減します。

    入力ミスや打刻漏れを防げる

    勤怠管理システムを上手に活用すると、入力ミスや打刻漏れを大幅に減らせるでしょう。

    出退勤時刻を記録し、休憩時間や残業時間を自動で計算する機能により、手入力による誤りを防止できるためです。これにより、人事部門や管理者は正確な勤怠情報をリアルタイムに取得し、必要に応じて迅速な調整を行えます。

    正確な労働時間の記録は、給与計算や法律の遵守にもつながり、企業全体の運営効率が上がります。勤怠管理システムは、単に時間を記録するだけでなく、管理の正確性を高め、組織全体の業務効率を向上させるツールといえるでしょう。

    派遣先と勤怠情報をスムーズに共有できる

    派遣スタッフの勤怠管理においては、派遣元と派遣先の間で情報共有が重要です。勤怠管理システムの活用により、リアルタイムで勤怠情報を共有し、管理の効率化をはかることができます。

    派遣スタッフの出勤状況や労働時間、休暇取得などの情報を共有することで、派遣元は適切な人事管理を、派遣先は効率的な業務管理を行えるでしょう。

    法令を遵守できる

    勤怠管理システムの導入は、法令を確実に守る体制を整えられます。特に派遣スタッフの時間外労働の管理は重要です。

    たとえば、時間外労働の上限に近づくとアラートを発する機能により、企業は労働時間をリアルタイムで管理し、必要に応じて派遣スタッフの労働時間を調整できるでしょう。労働時間の適切な管理は、法令違反を防ぎ、コンプライアンス強化と労務管理の最適化につながります。

    勤怠管理システムを導入する際にチェックしたい機能

    勤怠管理システムには具体的にどのような機能が搭載されているのでしょうか。主な機能は以下の通りです。

    • 打刻機能
    • グループ作成機能
    • スケジュール管理機能
    • アラート機能

    順番に解説します。

    打刻機能

    出退勤や休憩前後の打刻機能です。パソコンやタブレットに限らず、ICカードや指紋認証、GPSといった打刻方法に対応しているタイプだとより便利でしょう。不正防止にもつながります。

    派遣先企業によって運用が異なるため、すべての企業で同じ打刻方法を導入できるとは限りません。複数の打刻方法を取り入れることで、安心して使えます。

    グループ作成機能

    複数の派遣会社からスタッフを派遣してもらっている企業では、派遣元の会社ごとにスタッフを管理できると便利でしょう。グループ作成機能により、派遣先に沿ったお知らせやシフトの通知などが使用できます。

    スケジュール管理機能

    スケジュール管理機能があると、さまざまな勤務体系や雇用形態に対応しやすいです。誰がどの時間帯に勤務しているのか視覚的に把握できます。フレックスタイム制や変形労働時間制などにも対応しやすくなるでしょう。

    アラート機能

    時間外労働の上限などのアラート機能があると、法令を遵守しやすいです。打刻漏れを通知する機能が搭載されたサービスもあります。

    派遣先企業が勤怠管理システムを選ぶ際のチェックポイント

    派遣スタッフを適切に管理するために、必要なシステムの要件とはどのようなものがあるでしょうか。勤怠管理システム選定におけるチェックポイントは以下の3つです。

    • 自社の就業規則や勤怠管理ルールに対応可能か
    • 集計項目の幅広さ
    • 業務負担やコストがどれだけ軽減されるか

    順番に解説します。

    自社の就業規則や勤怠管理ルールに対応可能か

    勤怠管理システムを選ぶ際、自社の就業規則や特有の勤怠管理ルールに柔軟に対応できるかを確認します。特に派遣スタッフを管理する場合、複数のルールを反映できるかもポイントです。

    派遣スタッフは、派遣先の就業条件や服務規律を適用する契約が結ばれる場合もありますが、原則として派遣元の就業規則に沿って管理されます。そこで自社の就業ルールを適用する従業員と、派遣元のルールを適用する派遣スタッフを分けて管理できるシステムである必要があります。

    また、フレックスタイム制やシフト制など特定の形態にあわせた設定が可能か、残業や休暇の管理ルールが正しく再現できるかも確認しましょう。

    集計項目の幅広さ

    複数の派遣会社を利用しているなら、各派遣会社ごとに給与計算の基準や必要な集計項目が異なることがあります。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際には、異なる派遣会社の要件に柔軟に対応できるよう、集計項目のラインナップを詳細に確認しましょう。

    業務負担やコストがどれだけ軽減されるか

    勤怠管理システムの導入により、どれほどの業務効率化が実現するかを検証することが大切です。

    具体的には、デジタル管理への移行がどれだけ時間とコストを削減できるかをシミュレーションします。基準となる指標は、手作業でのデータ入力や集計にかかる時間の削減、誤りの減少による追加作業の削減、紙の使用量の削減などが考えられます。

    勤怠管理システム導入には初期投資が必要ですが、導入効果を具体的に社内に提示することで、予算を獲得しやすくなるでしょう。

    派遣スタッフの勤怠管理における注意点

    派遣スタッフの勤怠管理においては次の2点に注意しましょう。

    • 派遣元の36協定の締結内容を把握する
    • 有給休暇取得のための協力体制を整える

    順番に解説します。

    派遣元の36協定の内容を把握する

    派遣スタッフに時間外労働や休日労働をお願いする場合、派遣元が派遣スタッフと36協定を締結している必要があります。派遣先の企業は派遣元の36協定の締結内容を把握し、その範囲内で時間外労働や休日労働を依頼できます。

     

    有給休暇取得のための協力体制を整える

    派遣スタッフの有給休暇は派遣元が管理しますが、派遣先の企業も業務量を調整するなどの配慮が必要です。派遣元と協力して、派遣スタッフが有給休暇を適切に取得できるような環境を整えましょう。

    まとめ

    派遣スタッフの勤怠管理は、派遣先と派遣元が双方で協力して行います。派遣元と派遣先の間で共通する勤怠管理項目があるため、共有のシステムを導入することで、情報共有がスムーズになり、効率的な管理が実現するでしょう。

    派遣先企業においては、派遣スタッフの勤務状況を適切に把握し、労働基準法を遵守を徹底することが重要です。派遣元との連携を強化することが望ましいです。

    派遣スタッフが複数のプロジェクトにまたがって働く場合や、勤務地が変わる場合には、特に注意しなければなりません。派遣スタッフの勤務状況に応じて、労働環境の改善や健康管理の対策を講じることも求められます。

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