勤怠管理の見える化とは？解決できる課題やデータの分析方法と業務改善例も解説
「勤怠状況を正確に把握できず、現場の実態が見えない」テレワークや多様な働き方が広がるなか、勤怠管理に課題を抱える企業は少なくありません。
勤怠管理の見える化は、課題を解決する手段として注目されています。勤怠データを日頃から見える化し、正確な労働時間の把握や業務改善につなげる企業も増えてきました。
本記事では、勤怠の見える化で何ができるのか、効果や具体的な分析手法、データを分析して業務改善につなげる事例までをわかりやすく解説します。
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目次
目次勤怠管理の見える化とは？
勤怠管理の見える化とは、「誰が・いつ・どれだけ働いているか」を、視覚的に把握できる状態をつくることです。グラフや数値で勤務状況が一目でわかるようにすることで、適切なマネジメントが可能になります。
たとえば、労働時間や残業時間を自動で集計し、ダッシュボード上で部署ごとの傾向を確認したり、PCの操作ログからテレワーク中の実働時間を把握したりといった仕組みが代表的です。
勤務実態が「見える」ことで、働きすぎの早期発見や休暇取得の促進、業務改善の着眼点が得やすくなります。健全な職場環境づくりや、従業員の生産性向上にもつながるでしょう。
見える化に向けて収集が必要な勤怠データ項目
勤怠管理の見える化には、勤怠データの収集が欠かせません。勤怠管理システムの導入により、リアルタイムで精度が高く勤怠把握が実現できます。
では具体的にどのような勤怠データを収集しておく必要があるのでしょうか。収集対象となる基本の勤怠データは以下のとおりです。
- 出退勤時刻
- 実労働時間
- 休憩時間
- 時間外労働時間
- 有給休暇取得状況
- 特別休暇取得状況
より踏み込んだ分析をするには、勤務の実態を反映する次のようなデータも活用します。
- PCログオン・ログオフ時間
- 業務アプリケーション使用状況
- 部署別勤務傾向
- 個人別勤務傾向
データを蓄積・可視化することで、申告と実態の乖離や業務時間の偏りを把握しやすくなります。社内ルールに沿った適切な労務管理を支える役割を果たすでしょう。
勤怠管理の見える化はなぜ必要？目的は？
実際のところ、勤怠管理の状況を日常的に見える化できている企業は、限られているのではないでしょうか。しかし今、企業に求められる重要な取り組みの一つとなっています。
勤怠管理の見える化には、主に次の3つの目的があります。必要性を一つずつ確認していきましょう。
- 給与計算の正確性を保つため
- 健全な職場環境を維持するため
- 業務改善・生産性向上につなげるため
給与計算の正確性の保持
勤怠管理の見える化により、「どの勤務が通常か」「どこからが割増対象か」といった情報が明確になり、計算ミスや未払いを防げます。
「いつ・どのように働いたか」が把握できる仕組みは、労働基準法に基づく労務コンプライアンス遵守だけでなく、従業員と信頼関係を築くうえでも重要です。
健全な職場環境の維持
長時間労働の抑制や勤務間インターバルの確保、特定部署への業務集中の見える化により、従業員の健康維持につながります。
有給休暇の取得状況を見える化すると、休暇の偏りを防ぎ、計画的な取得も促せるでしょう。さらに、労働時間と健康状態の相関を分析すれば、メンタルヘルス不調の予兆を早期に察知し、産業医面談といった対策に活かすことも可能です。
業務改善
勤務実態を見える化することで、無駄な業務や非効率なプロセスを発見しやすくなります。会議の多さや作業時間の偏りといった改善余地を明確にし、業務の標準化にも役立ちます。
また、部署ごとの負荷状況や生産性の差を分析すれば、人員配置の最適化も可能です。
見える化した勤怠管理データが、日々の業務改善の判断材料となり、組織全体のパフォーマンス向上施策の実行につなげられるでしょう。
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勤怠の見える化で解決できる管理課題・効果
勤怠管理の見える化は、日々の業務で感じるさまざまな課題を解消する手段として有効です。代表的な4つの課題と見える化による解決の方向性を紹介します。
| 課題 | 見える化による効果 |
|---|---|
| 従業員の働き方が見えない | テレワーク中の勤務実態や負荷状況をリアルタイムで把握できる |
| 打刻と実労働時間が乖離している | GPSやPCログ連携により、勤務実態を正確に記録・照合できる |
| 残業時間が減らない | 残業時間を可視化し、アラートで早期に対応・是正できる |
| 生産性が上がらない | 業務ごとの時間と成果を分析し、非効率な業務を特定・改善できる |
従業員の働き方が見えない
従業員の勤務実態が、ブラックボックス化している企業は少なくありません。
とくにリモート環境下では、誰が何時からいつまで働いているのかを把握しきれず、適切な労務管理ができない状況が発生しています。
こうした課題には、勤務状況をリアルタイムに可視化できる勤怠管理ツールの活用がおすすめです。チームや部署ごとの勤務傾向も一覧で確認できるようにすれば、偏った負荷を防ぎ、管理者は適切なフォローアップができるようになるでしょう。
打刻と実労働時間の乖離がなくならない
勤怠管理の課題として、打刻だけして離席したり、隠れ残業をしたりするケースが発生しています。実際の勤務状況と記録にズレがあるのは、法令遵守やコンプライアンスの観点からも問題です。
このような課題に対しては、GPSやPCログと連動した勤怠管理システムの導入が有用です。生体認証や自動ログ収集機能を活用することで、勤務開始・終了時刻を客観的に記録でき、労働時間の過少申告や過剰労働の見逃しを防げるでしょう。
残業時間が減らない
働き方改革を背景として、残業削減を求める企業も多いはずです。特定の部署で長時間労働が常態化していたり、つい働きすぎてしまったりする問題も発生しています。
このような勤怠管理の課題には、残業時間をリアルタイムで把握できる見える化の仕組みが役立ちます。 一定の残業時間を超えた場合にアラートを出すシステムを活用すれば、早期対応が可能になり、業務の分担や時間配分の見直しへとつなげられるでしょう。
生産性が上がらない
勤務時間が長くても成果がともなわないという背景には、非効率な業務や属人化した作業が隠れているケースが見られます。またリソースの無駄使いが、業務全体の生産性を下げていることも少なくありません。
勤怠管理の見える化により、業務時間と成果の関係性を分析し、時間をかけすぎている業務や成果が見合わないタスクを特定できます。分析結果をもとに、業務プロセスの標準化や研修を実施することで、組織全体の生産性向上が期待できるでしょう。
見える化した勤怠データの分析方法・具体例
勤怠データを見える化しただけでは、課題解決には不十分です。重要なのは、可視化したデータをどう読み解き、改善に結びつけるかです。
勤怠データをどのように分析すれば現場の課題を解決できるのか、そしてどのような打ち手が導けるのかを、活用例とあわせて紹介します。
個人の勤務実態の分析例
勤怠管理の見える化により、個人単位の勤務実態が把握しやすくなります。たとえば、日次・週次・月次ごとの労働時間を分析したところ、ある営業部員では「商談の多い週後半に残業が集中している」という傾向が見られました。
勤務パターンがわかれば、商談スケジュールを分散したり、営業サポートを強化したりと、残業削減に向けた具体策を検討できます。
また、始業・終業時刻のばらつきを分析することで、フレックスタイム制の実態や、個人の業務効率が高い時間帯を特定できる可能性があります。働き方の特徴に応じた生産性向上施策を提案できるでしょう。
乖離時間の分析例
「打刻は定時だが、実際にはPCを使って残業している」といった勤務時間と実作業時間のズレは、見過ごせない労務リスクになります。たとえば、ある部署で、打刻後もPCが長時間稼働していたケースが見られたとします。
こうした課題では、PCログや入退室記録、セキュリティカードの使用履歴を組み合わせて多角的に分析することで、本当の実労働時間の把握が可能です。
勤怠データの分析は、正確な労働時間の把握だけでなく、セキュリティ管理の強化にも活用できるでしょう。
残業時間の分析例
残業実態の可視化も、勤怠管理の見える化によって実現できます。部署別・職種別・時期別など、複数の視点から残業傾向を出してみましょう。
たとえば、経理部門では、月末月初に残業が集中するという傾向が見られたとします。これに対し、業務の前倒しや応援体制の構築など、現場に即した改善策を検討するのがおすすめです。
さらに、残業時間と売上・生産性との相関関係を分析することで、「残業しても業績には結びついていない」といった事実が明らかになるケースもあります。勤怠データの分析は、残業削減に向けた意識改革のきっかけにもなります。
作業工数の分析例
勤怠データをもとに業務ごとの所要時間を可視化することで、工数削減を目指せます。
たとえば、日報作成に平均30分、会議準備に1時間など、定型業務の工数を把握すれば、簡素化を検討できるようになります。必要に応じて自動化ツールを導入するのも一案です。
また、複数部署で共通する業務については、もっとも効率的にこなしている部署のやり方を参考に標準化を進めると、全社的な生産性向上が実現できるでしょう。
休暇の取得状況の分析例
有給休暇の取得状況を部署別・職位別に分析することで、休みが取りにくい環境や、特定メンバーに業務が偏っている状況が明らかになります。
さらに、休暇取得と業務効率との関係を可視化すれば、適切に休むことがパフォーマンス向上につながるという根拠にもなります。
勤怠の見える化でわかった事実をもとに、休暇取得を促進する社内施策に役立てられるのです。
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勤怠管理を見える化する際のポイント
勤怠管理の見える化は、単に労働時間を可視化するだけでは不十分です。重要なのは、「何のために見える化するのか」を明確にし、自社の課題に即した施策を実施することです。
以下では、勤怠の見える化を進めるうえでおさえておきたいポイントを紹介します。
- 見える化の目的と現状の課題を明確にする
- 従業員に当事者意識を持ってもらう
- 正確なデータが集まる仕組みを整える
見える化の目的と現状の課題を明確にする
勤怠管理の見える化では、まず「何のために見える化をするのか」目的を明確にすることが重要です。労働時間の可視化だけでなく、自社が抱える経営課題との関連を整理しましょう。
たとえば、残業削減が目的であれば、現状の残業実態や要因を分析する必要があります。生産性向上を目指す場合は、非効率な業務プロセスや作業工数を洗い出し、改善の糸口を探ることが求められます。
目的が定まれば、それに応じたKPIを設定します。月間残業時間、有休取得率、時間あたりの生産性など、具体的な数値目標を設けることで、施策の効果を客観的に評価できます。
従業員に当事者意識を持ってもらう
勤怠管理の見える化は、従業員の協力なしには進められません。見える化の目的や期待される効果を従業員にていねいに説明し、理解を得ることが大切です。
とくに、従業員にとってのメリットを具体的に説明する必要があります。
また、個々の勤怠データを従業員自身が確認できる仕組みを整え、現状を客観視してもらうことも効果的です。
改善に向けて、一人ひとりからのもらった意見も考慮しながら、施策内容を検討しましょう。
正確なデータが集まる仕組みを整える
勤怠の見える化の前提となるのは、信頼性の高いデータです。見える化に役立つ勤怠管理システムの導入が不可欠となります。打刻のしやすさや操作性に優れたシステムを導入し、日々記録が自然に集まる仕組みを整えましょう。
PCログや入退室履歴などとの連携機能があれば、勤務実態の把握がより正確になります。リアルタイムでの状況確認が可能になれば、早期の是正や指導にもつながります。
さらに、収集したデータを多角的に分析できるレポート機能も重要です。ほかの人事システムと連携できるかどうかも含め、将来的な活用まで見据えて選定しましょう。
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One人事[勤怠]はスマートフォン・PC・ICカードといった打刻方法に対応し、直感的に使える操作性が好評。勤怠の見える化と分析によって、対策を検討できるため、勤怠管理目的だけでなく、組織の改善にも役立てたい企業にもおすすめします。
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まとめ｜勤怠管理を見える化はシステム活用で業務改善
勤怠管理の見える化は、法令遵守のためだけでなく、従業員の健康管理や働き方改革、分生産性向上にまでつながる重要な取り組みです。
見える化された勤怠データは、長時間労働の防止や休暇の取得促進、業務プロセスの改善など、具体的なアクションにつなげられます。従業員一人ひとりの働き方を把握することで、より柔軟で最適な労務環境の提案も可能になります。
見える化に役立つ勤怠管理システムを活用して、データの収集・分析・改善策の実行・効果測定というPDCAサイクルをまわすことで、職場環境をよりよくしていけるでしょう。