シフト管理システムとは？ 比較ポイント・選び方や主な機能、タイプ別の特徴をわかりやすく解説
「毎月のシフト作成に時間がかかる」「急な欠勤対応やシフト変更の調整が大変」「希望休の管理が煩雑」そんな課題を解決するのが、シフト管理システムです。
シフト管理システムの導入により、従業員の勤務スケジュールの作成や調整をデジタル化し、効率的な管理を実現します。業態や規模によって最適なシフト管理システムは異なるため、自社に最適なものを選ぶには、機能や使い勝手の比較がポイントです。
そこで本記事では、シフト管理担当者に向けて、システム選びの重要な観点や主な機能、タイプ別の特徴をわかりやすく解説します。シフト管理の一元化と効率化は、人件費を最適化するためにも重要な業務です。最適なシステム選びの参考にお役立てください。
目次シフト管理システムとは？
シフト管理システムとは、従業員の勤務シフトの作成・調整・共有をデジタル化し、一元管理するツールです。
Web上で従業員のシフト希望を収集して、半自動でシフト表を作成することで、エクセルや紙などアナログな管理方法と比べて大幅に時間を短縮できます。
正社員とアルバイトが混在する職場や、日勤・夜勤のある変則的なシフトを組む現場でも、システムを活用すれば柔軟な調整が可能です。
→そもそもシフト管理とは？ 関連記事は【こちら】
シフト管理システムの費用相場
シフト管理システムの初期費用は、無料であるサービスも少なくありません。一方、月額費用は、従業員1人あたり100円〜500円程度が一般的です。
| 項目 | 料金相場 |
|---|---|
| 初期費用 | 0円〜 |
| 月額費用 | 1人あたり：100円～500円 |
料金体系は従量課金制のほかに、機能や利用人数に応じた定額制プランを用意しているサービスもあります。
最小限の基本機能に利用が制限されますが、無料で利用できるシフト管理システムもあり、予算や規模に応じた選択肢が広がっています。
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エクセル管理との違い
「本当にシフト管理システムを入れる必要があるのか」「エクセルのシフト管理でもっと効率化できないか」と思われる方もいますよね。
エクセルによるシフト管理でも、もちろん基本的な表作成や時間の集計が可能です。
しかし、スタッフ数が多い職場や複雑なシフトパターンがある場合、管理者の負担が大きくなります。
エクセルでは複雑なマクロ設定が必要で、専門知識がないと運用が難しく、担当者が変わると引き継ぎが困難です。アクセス権限も自由に設定できないため、誰かが誤ってデータを削除するリスクもあります。
一方、シフト管理システムなら、管理者権限の設定によりデータを安全に管理できるうえ、専用マニュアルを用意すれば属人化せずに、引き継ぎもスムーズです。
また、シフト回収や作成、実労働時間の集計・チェックも自動化できるため、手作業の時間を減らせるため、エクセルでは難しい細やかな対応を短縮して行えるでしょう。
→勤怠管理はエクセルでどこまで実施できる？関連記事は【こちら】
シフト管理システムの主な機能
シフト管理システムには、基本的な機能に加え、人事労務管理に役立つさまざまな機能が搭載されています。効率的な運用と労務リスクの低減を実現する4つの主要機能と、その他の管理機能についてご紹介します。
| 4つの基本機能 | |
|---|---|
| シフトの提出・申請 | オンラインでスタッフ本人が希望や休みを申請 |
| シフトの作成 | 提出内容をもとに自動でシフト作成 |
| シフトの調整 | 欠勤時の調整、代われるスタッフの募集 |
| シフトの共有 | シフトをWebで公開・通知 |
シフト管理システムはどこまで対応できるのか、自社に必要な機能は何か、確認していきましょう。
シフトの提出・申請
アカウントを持った従業員みずからシステムにアクセスし、希望シフトを手軽に提出できます。
とくにクラウド型シフト管理システムなら、場所や時間を問わず、スマートフォンからも申請できるので、提出率が向上したという事例もあります。
スタッフ全員の提出状況も一覧画面で、リアルタイムに確認が可能です。未提出者へ自動でリマインドを出す機能が搭載されrているサービスも多くあります。
シフトの作成
収集した希望シフトをもとに必要人数やスキル、休憩時間などの条件を考慮して最適なシフトを自動生成します。
重複チェック機能により、手間が省かれ、無駄に頭を悩ませることもありません。
労働時間など法定ルールに対して自動でチェックする機能もあり、目視や面倒な参照作業をせずに、法律に沿ったシフトの作成を支援します。
シフトの調整
自動で作成されたシフトは、システムを通じてお知らせし、従業員とオンライン上で連携しながら調整できます。メールやアプリでの配信も可能です。
急に人手が足りなくなったり、時短営業になったりした場合も、シフト管理システムを使えば、店舗をまたいだ人員調整をスムーズに行えるでしょう。
シフトの共有
確定したシフトはシステムを通じて配信され、個別にお知らせが届くため、「見ていなかった」といった確認漏れや、「シフトいつ出るの？」といった問い合わせをなくせます。
店舗や事業所に掲示したい場合は、日別・週別従業員別など、職場に適した形式で印刷出力が可能です。
その他管理機能
シフト管理に関連する以下の機能も搭載されている場合があります。
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 勤怠管理との連携 | 出退勤記録の管理や労働時間の自動集計など |
| 給与計算との連携 | シフトデータをもとに給与計算を自動化 |
| 外部システムとの連携 | 給与システムなど、既存の社内システムとのデータ連携 |
| 就業形態管理 | 正社員、パート、アルバイトなど、雇用形態別の勤務管理 |
| セキュリティ管理 | ツールへのアクセス権限設定アプリのアカウント管理 |
勤怠管理や給与計算と一体的に管理できると、二重登録や手作業による連携工数を減らせるでしょう。
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シフト管理システムを導入する4つのメリット
シフト管理システムを活用すると、エクセルや紙の管理でどうしても発生してしまう手作業の手間から脱却できるでしょう。業務効率の改善に役立つ主な4つのメリットを紹介します。
- シフト表の作成や共有を自動化できる
- 人的ミスを削減できる
- 適切な人員配置により人材費を削減できる
- 労働時間をリアルタイムで確認できる
それぞれのメリットについて、自社が実現したいことは何かを整理しながら、詳しく見ていきましょう。
シフト表の作成や共有を自動化できる
シフト管理システムを導入すると、従業員がスマートフォンから手軽に希望シフトを提出すれば、システムが自動で集計してくれます。
作成者は、あらかじめ設定しておいた勤務形態やパターンに基づき、自動作成されたシフトを微調整するだけで済みます。
シフト提出期限には自動でリマインダーを出せるため、一人ひとりに声をかけたり、いつまで経ってもシフトがつくれないといった状況から解放されるでしょう。確定シフトの共有まで自動化され、管理者の負担を大幅に削減できます。
また従業員の立場から考えても、インターネット環境さえあれば時間と場所を問わず、シフトを提出したり確認したりできるので、手軽さを感じられるでしょう。
人的ミスを削減できる
従来の紙やエクセルによるシフト管理では、手作業が多く、シフトの重複や人員不足の見落としといった課題がありました。
たとえば、希望シフトを紙で回収して手入力するうちに、記入ミスや転記ミスが起こることも少なくありません。
シフト管理システムを活用すれば、従業員のシフト希望や労働時間を一元管理し、自動作成・調整機能でダブルブッキングを防ぎながら、正確なシフトを作成できます。
勤怠も管理できるシステムなら、休暇の申請や時間外労働の承認もワンクリックで終わります。勤務実績の検証や給与計算への連携も手間なく作業を進められるでしょう。
適切な人員配置により人材費を削減できる
シフト管理システムは、1日に必要な人員数や従業員の希望休、スキルなどの細かな条件を考慮し、最適なシフトを自動作成します。
人員の過不足があったときでも、他店舗へのヘルプ要請機能を使えば、迅速にトラブルに対処できます。
日別・時間帯別の人員配置を可視化することで、人件費の無駄を分析し、最適な人員配置を検討できるでしょう。
目の前のシフト運用業務だけでなく、将来の改善にも役立てられるのは大きなメリットです。
労働時間をリアルタイムで確認できる
シフト管理システムの管理画面では、従業員ごとの労働時間や出勤状況をリアルタイムで確認できます。
勤務実績や残業時間は自動計算され、法定労働時間を過ぎる前にアラート機能が作動するため、労務リスクを減らせます。
さらに、勤務形態の区分や休暇の取得状況もひと目で確認しやすくなるため、管理者の負担を軽減しながら、客観的で正確な労働時間の管理が可能です。
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シフト管理システムを導入する2つのデメリット
シフト管理システムは業務効率化に大きく貢献する一方で、導入・運用には課題もあります。金銭的・時間的コストがかかるのです。
- 初期費用・月額料金がかかる
- 運用ルールや操作方法の教育が必要
導入時に注意したい2つのデメリットと課題を乗り越えるヒントを紹介します。
初期費用・月額料金がかかる
シフト管理システムの提供形態は、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。
クラウド型は初期費用を抑えられますが、利用人数に応じた月額料金が発生し、長期的なコストを見積もってから導入を検討しなければなりません。外部からの不正アクセスや情報漏えいなどのリスク対策も必要です。
一方、オンプレミス型は初期費用が高額で、サーバーの維持管理費用も必要です。エクセル管理と比べると明らかにコストが増えるため、システム導入による業務効率化の効果と費用対効果を慎重に検討する必要があります。
シフト管理システムの費用対効果を見積もるには、以下の資料もお役立ていただけます。
運用ルールや操作方法の教育が必要
システム管理システムの便利な機能も、使いこなせなければ意味がなく、教育にかかる時間とコストは無視できません。
管理者だけでなく、シフトを提出する全員が操作方法を習得する必要があります。
システムの機能が充実するほど操作は複雑になる可能性もあるため、運用ルールを整備したうえで、従業員へ教育する機会を設けることが重要です。
シフト管理システムのタイプ・種類
シフト管理システムには、企業の業態やニーズに応じて選べるさまざまなタイプがあります。代表的な3つのタイプを紹介します。
| タイプ | 特長 |
|---|---|
| シフト管理特化型 | シフト管理のみに対応した高機能型 |
| 勤怠管理システム内臓型 | 打刻や勤務時間集計もあわせて対応 |
| 特定業種最適型 | 飲食業、小売業、医療機関の働き方にあわせたシフト作成が得意 |
シフト作成・管理に特化したタイプ
シフト作成・管理に特化したシステムは、希望シフトの収集からシフトを自動作成、共有まで機能を備えています。
複雑な勤務体系や独自のルールにも柔軟に対応可能で、必要人員数や労働時間、スタッフの組み合わせなど、細かな条件設定ができます。
大人数のシフト作成や複雑な調整が必要な企業に適していますが、出退勤打刻や時間集計は別システムとの連携が必要です。
勤怠管理システムに内蔵されているタイプ
勤怠管理システムの機能の1つに、シフト管理機能が組み込まれているタイプです。
シフト作成から打刻管理、労働時間・休暇管理までを一元化した運用が実現します。勤怠管理と一体化したシステム導入を検討している企業におすすめです。
勤怠管理システム内臓型は、勤怠管理にかかわるさまざまなデータをシームレスに活用できるのがメリットといえます。
シフト作成機能に関しては、シンプルな仕様が多く、複雑なシフトパターンに対応しきれない場合があるのが難点です。
しかし、最近では高機能のシフト管理に対応する、勤怠管理システムもあるため、気になるものがあったら詳細を問い合わせてみましょう。
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特定業種に特化したタイプ
特定の業種に特化したシフト管理システムです。
たとえば飲食業や小売業、医療機関などの働き方を熟知したサービスがあります。
業界・業種特有のルールや勤務形態（早番・遅番制や日勤・夜勤制など）にあわせて最適化された機能を備えています。
汎用的なシステムでは対応が難しい業界特有の要件がある企業に最適な選択肢です。
シフト管理システムの比較ポイント・選び方
シフト管理システムを選ぶときは、自社の業態や規模、シフトの運用ルールに適した機能が備わっているかを見極めることが重要です。
たとえば24時間交替制と、日勤・夜勤固定シフトの職場では、必要な機能が大きく異なります。
システムの導入は、単にシフト作成の効率化に着目するだけでなく、労務管理や人件費の最適化という点も視野に入れましょう。
- 使いやすい操作性か
- 自社の働き方に合った設定ができるか
- 外部システムと連携できるか
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルがあるか
操作のしやすさやサポート体制も考慮し、以上のポイントをもとに総合的に評価することをおすすめします。
使いやすい操作性か
シフト管理システムは、管理者だけでなく、パソコンに不慣れな従業員も日常的に使用するものです。
直感的でわかりやすい操作性や、スマートフォン対応の有無は重要なポイントです。
操作が複雑だとシフトの確認や申請で迷いが生じ、従業員が担当者に問い合わせることなく使いこなせません。
使いやすいシフト管理システムであれば、シフトの確認や変更がスムーズに行え、社内コミュニケーションの円滑化にもつながります。
自社の働き方に合った設定ができるか
日勤・夜勤や早番・遅番など、複数の勤務形態がある職場では、柔軟な設定が可能なシフト管理システムでなければ対応しきれません。
また、従業員のスキルや役割別の配置、繁閑による人員調整など、業態特有の要件に対応できるかが重要です。
システムの設定項目を事前に確認し、自社の勤務体系や運用ルールに適応できるか検討しましょう。
外部システムと連携できるか
勤怠管理システムや給与計算システムと連携できるシステムなら、管理業務の効率化がさらに進みます。
たとえば、シフトデータが給与計算と自動連携されることで、手入力の手間を削減し、転記ミスを防げます。
また、チャットツールや社内ポータルと連携できると、シフト変更の連絡や従業員との情報共有もスムーズに進むでしょう。
労働基準法にのっとって労働時間を管理できるか
シフト管理システムには、労働時間を正確に記録し、法定労働時間や休憩時間を適切に管理できる機能があると便利です。
残業時間の上限を超えそうな場合に自動でアラートを出したり、高校生アルバイトの勤務時間を制限したりする機能があると、法令違反を防ぐのに役立ちます。
自社の労務管理ルールと照らし合わせ、適切な機能が備わっているか確認しましょう。
サポート体制が充実しているか
シフト管理システムの導入後にスムーズに運用できるよう、サポート体制が整っているかも重要なポイントです。
初期設定のサポート、トラブル対応、操作マニュアルの充実度などを各社比較しましょう。
電話やチャットでの問い合わせ対応があるか、導入時に研修サポートが受けられるかもチェックすると、長期的な運用の安心感につながります。
無料トライアルがあるか
実際の運用を想定した機能検証は、シフト管理システム選びにおいて重要なステップです。
無料トライアルの機会を利用して、管理者と従業員双方が実際に操作しながら、使い勝手や自社への適合性を入念に確認しましょう。
また、無料プランが用意されている場合、小規模なテスト導入や段階的な導入を検討する際に役立ちます。
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シフト管理システムは、手作業やエクセル管理と比べて、作成から調整、共有まで大幅な業務効率化が可能です。
スマホを活用した希望シフトの提出や自動シフト作成を活用すれば、管理者の作業負担を軽減できます。
労働時間の自動計算や法令順守のチェック機能により、労務管理を一体的にサポートしているサービスも多くあります。
導入時のコストや従業員教育などの課題はありますが、長期的に見れば人件費の最適化や業務効率化によるメリットは大きいといえるでしょう。
自社の規模や業態に合わせて、操作性や機能を比較検討し、無料トライアルなども活用しながら最適なシステムを選ぶことが大切です。
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