シフト管理とは？ 方法やシステムの選び方やメリットデメリットを解説

シフト管理とは

シフト管理とは、シフト制を採用する企業において、従業員の勤務状況や日々の人員などを調整し、シフト表の作成やバランスの取れた人員配置を行うことです。

企業がシフト管理を適切に実施できると、無駄な人件費の削減や従業員の希望を考慮したシフトが組めるため、企業にも従業員にもメリットがあります。

シフト管理の目的

シフト管理の目的は、企業の売り上げや利益の向上です。シフト管理によって、より効率的な人員体制を敷いて生産性の向上につなげられます。

たとえば、店舗の繁閑状況に合わせて人数を調整したり、従業員の教育をかねてベテランと新人を組み合わせたりできます。

しかし、企業の従業員数が多ければ多いほど、シフト管理が煩雑になります。シフト管理担当者の負担は大きくなり、コア業務に集中できなくなるという問題も発生します。

シフト管理の内容

主に以下の作業がシフト管理の業務内容です。

• シフト表作成
• 適切な人員配置

シフト表とは、誰がどの時間帯に勤務するかをまとめた表です。

業務に必要な人数を確保できているか、問題なく業務を遂行できる人材配置になっているかなどを確認するために作成されます。

シフトを組むうえで重要なのは、適切な人員配置ができているかという点です。時間帯ごとに、十分なスキルや経験を持った人材が配置されているかも含めて、シフトを管理しなければなりません。

シフト管理の課題

シフト管理を行ううえで、担当者が抱えやすい問題点や課題を紹介します。

• シフト表の作成に工数がかかる
• 人員配置が難しい
• 人件費や給与計算に時間がかかる

シフト表の作成に工数がかかる

シフト管理における課題点の一つは、シフト表の作成に工数がかかることです。

シフト表を作成する際は手間と労力がかかり、担当者の負担になります。シフトを組む際は、必要な人員数を考えたり、能力や経験のバランスに配慮したりしなければなりません。

従業員の希望スケジュールを考慮することも踏まえると、大幅な時間がかかる作業です。人員配置が難しいシフト表の作成では、従業員の配置も考慮する必要があります。

特定の人が連続で勤務したり、忙しい曜日や時間帯に偏って勤務したりすることは、従業員に不満を生む原因になるでしょう。従業員の希望を尊重しながら、バランスの取れたシフトを組むことは難しいといえます。

人件費や給与計算に時間がかかる

シフト管理の課題として、人件費や給与計算に時間がかかる点も挙げられます。

シフト制では、状況によって予定していたシフト内容が変更になる場合があります。従業員一人ひとりの賃金が異なるため、シフトが変更になるとタイミングによって人件費や給与の計算をやり直さなければなりません。

シフト管理の方法

企業側はシフト管理を行うとき、できるだけ効率化したいと考えるのが一般的です。主なシフト管理方法を3つ紹介するため、現状と比較して取り組める方法について検討してみましょう。

• 紙による管理
• エクセルによるシフト管理
• システムによるシフト管理

紙による管理

1つめは、紙を基本とするシフト管理です。

費用がかからず導入しやすいメリットがある一方で、紙の管理や過去のシフトの蓄積や閲覧が難しいというデメリットもあります。ほかにも、手書きや転記による人的ミスが発生しやすく、効率が悪いのもデメリットです。

小規模であれば紙によるシフト管理でも円滑に運用できるかもしれませんが、大企業や複雑なシフト管理が必要な場合は避けた方がよいでしょう。

エクセルによるシフト管理

エクセルを使ったシフト管理では、シフト表の作成や従業員の勤務時間の計算が、紙の管理よりも簡単になります。細かい項目の入力も手軽で、紙のシフト管理より作業効率が向上するでしょう。

さらに、エクセルの関数を使えば、給与計算に必要なシフトデータの集計も比較的スムーズに行えるでしょう。

システムによるシフト管理

システムを使用したシフト管理は、紙やエクセルで発生しやすいアナログな作業を削減できるため、大幅な効率化が期待できます。シフト管理に適したシステムなら必要なフォーマットや機能を搭載しているサービスが多く、シフト表の作成や管理が簡単に処理できます。

勤怠管理や給与計算機能を搭載しているシステムも各社から提供されているため、シフト管理だけでなく、幅広い業務を効率化も期待できます。

シフト管理をシステムで行うメリット

シフト管理には、専用システムを導入すると大幅な効率化が期待できます。専用システムを活用するメリットは以下の通りです。

• シフト管理を効率化できる
• 修正や変更がしやすい
• バランスの取れた人員配置ができる

シフト管理を効率化できる

シフト管理をシステムで運用すると、担当者の負担が軽減され、効率化が実現します。シフト表の作成を半自動化するため、これまでシミュレーションや調整にかかっていた時間を削減できるでしょう。

また、従業員の希望スケジュールはシステムを通じて提出でき、担当者と従業員の双方がやり取りする手間を省けるのもメリットです。

修正や変更がしやすい

シフト管理システムを活用すると、シフトの修正や変更が比較的簡単に行えます。従業員が希望スケジュールを提出したり、シフト作成後に人員を変更したりする際も、システム上で手軽に行えます。

従業員やシフト管理担当者の間で、修正・変更に関するやり取りや無駄な作業が減るでしょう。

バランスの取れた人員配置ができる

専用のシステム管理システムは、バランスの取れた人員配置にも役立ちます。なかには、事前に条件を設定することで、必要な人員配置を踏まえ、シフトを自動作成してくれるサービスもあります。

無駄な人件費の削減や適切な人員配置につながり、将来的に生産性の向上も期待できるでしょう。

シフト管理システムを導入するデメリット

シフト管理システムにはメリットがあるものの、導入に際してデメリットもあります。主なデメリットは以下の通りです。

• コストがかかる
• 従業員に対して教育が必要

具体的なデメリットをあらかじめ理解し、導入や運用の失敗防止に役立てましょう。

コストがかかる

システムを導入する際は、導入コストや運用コストがかかります。

エクセルや紙でのシフト管理なら、ある程度コストを抑えられますが、専用システムを導入するには初期費用と毎月の利用料金を踏まえて予算を計画する必要があります。

システムを導入する前に、業務効率化や生産性向上などのメリットが本当に見込めるかどうか、費用対効果をシミュレーションしましょう。

従業員に対して教育が必要

企業が新しいシステムを導入する際には、担当者だけでなく、従業員にも使い方の説明や教育を行う必要があります。特にシフト管理システムでは、従業員自身でシフトの希望スケジュールを提出するため、正しい操作方法を理解していることが重要です。

従業員がスムーズにシステムを利用できるよう、適切な時間と労力を割く必要があると理解しておきましょう。

シフト管理システムの導入手順

シフト管理システムを導入する際の手順について紹介します。

1. 必要な機能を洗い出す
2. シフト管理システムを比較する
3. 無料期間を活用してトラブルを防止する
4. 導入後は従業員へ説明と教育をする

1．必要な機能を洗い出す

自社のシフト管理における課題を整理し、必要な機能を洗い出します。最低限必要な機能だけでよいのか、ほかのシステムとの連携したいのか、目的によって必要な機能は異なります。

2．シフト管理システムを比較する

複数のシフト管理システムを比較します。特徴や強みはシステムによって異なるので、慎重に比較しましょう。

長期間にわたって利用することを考え、機能だけでなく長期的にかかるコストも比較します。利用料がかからないサービスもありますが、機能が不足している場合があるため注意が必要です。

一面的な観点で安易にシステムを決めるのではなく、機能や使い勝手、コストなどを総合的に比べてコストパフォーマンスの高いものを選びましょう。

3．無料期間を活用してトラブルを防止する

シフト管理システムの中には、無料期間が設定されているサービスもあります。担当者が実際の使用や操作性を確認したうえで、最終的な導入を決定しましょう。

導入時に疑問やトラブルが生じる可能性も考えられるため、システムのサポート体制も確認します。システムの導入や運用に不安がある場合は、手厚いサポートで支援してくれるサービスだと安心です。

4．導入後は従業員へ説明と教育をする

導入するシフト管理システムが決定したら、従業員全体への説明と使い方に関する教育を実施します。従業員の中には、ITシステムの操作が苦手な人もいるでしょう。

担当者はわかりやすく説明し、マニュアルなどを残しておくと従業員の安心につながるでしょう。

シフト管理におけるシステムの選び方

シフト管理のシステムを導入する際の選び方を紹介します。

• 自社に適しているか
• 複数の雇用形態に対応しているか

自社に適したシステムを選ぶ

シフト管理のシステムを導入する場合は、自社の運用や目的に適したものを選びます。一般的な企業で考慮したい最低限のポイントは以下の通りです。

• シフト表作成を効率化できるか
• 効果的な人員配置に役立つか
• 希望シフトや休日の申請ができるか
• 他のシステムとの連携ができるか

サービス業のように営業時間が長い業種のシフト管理は煩雑になりがちであるため、複雑なシフトにも対応できるシステムを選びましょう。

また、生産計画に応じた人員調整が発生する製造業なども、現場の運用に適したサービスを慎重に選ぶ必要があります。必要に応じて、ほかのシステムと連携できるものを探しましょう。

複数の雇用形態に対応しているか

シフト管理の対象は、正社員だけでなく、アルバイトやパートタイムなど非正規雇用人材も含まれます。勤務時間が異なる複数の雇用形態を、同時に管理できるシステムを選ぶことが大切です。

まとめ

適切なシフト管理は、バランスの取れた人員配置や無駄な人件費の削減につながります。

シフト管理は手間も労力もかかる業務であるため、担当者の負担を軽減させるためにも、専用のシステムを活用して効率化する必要があります。

システムを導入する場合は、自社の目的や勤務実態に適したシステムを探すことが大切です。業種や企業の特性によっても、最適なシステムは異なるため、さまざまなサービスを比較検討しましょう。