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36協定の届け出の提出先はどこか|手続きの流れや注意点も解説

36協定届け出の提出先はどこか|手続きの流れや注意点も解説
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    あらためて36協定とは

    36協定とは、労働基準法第36条に基づく「時間外・休日労働に関する労使協定」のことです。労働基準法で定められた法定労働時間の基準は、1日8時間・週40時間です。

    法定休日とは、労働基準法で定められた、従業員に対して付与すべき休日で、1週間に1回以上または4週間に4回以上を与えることが義務づけられています。従業員に1日8時間・週40時間以上の労働や、法定休日に出勤させると、労働基準法違反になります。従業員に休日出勤や時間外労働を行わせる可能性がある場合、36協定の締結が必要です。

    ただし、従業員に過酷な労働が課されないよう、36協定を締結した場合も、時間外労働には月45時間・年間360時間と上限が定められています。

    対象となる会社

    36協定は事業規模にかかわらず、すべての企業が対象です。従業員が一人しかいない場合も、休日出勤や時間外労働を命じる場合、36協定の締結が必要です。また雇用形態は問わず、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども対象です。

    締結する単位

    36協定は、基本的には事業場ごとに締結が必要です。1つの企業に支店、営業所、工場など複数の事業場がある場合、事業場ごとに締結が必要なため、親会社・本社でまとめて締結ではなく、それぞれの事業場ごとに締結しなければなりません。36協定の届け出は、各事業場の管轄内の労働基準監督署長に提出します。

    必要条件

    労働組合がある場合とない場合で、36協定の締結の要件は異なります。それぞれの要件を詳しく見ていきましょう。

    労働組合がある場合の要件

    労働組合がある場合、労働組合と使用者で36協定を書面により締結します。締結可能な労働組合の要件として、その労働組合は、事業場の全従業員の過半数で組織されている必要があります。また、正社員、パートタイマーやアルバイトなど雇用形態を問わない全従業員の過半数で、労働組合が組織されていなければなりません。

    労働組合がない場合の要件

    労働組合がない場合、従業員の過半数を代表した過半数代表者と使用者で、書面にて36協定を締結します。過半数代表者は、正社員、パートタイマーなど全従業員の過半数から選定されている必要があります。代表者を選定する際、投票や挙手などの公正・公平な方法で選出しなければなりません。また、過半数代表者には、管理監督者は選定できません。

    36協定の提出先

    36協定は基本的には事業場ごとに締結し、各事業場の管轄内の労働基準監督署に36協定の届け出を提出します。ただし、出張所など、著しく小規模な事業場は、本社の直近上位に含めて、例外的に取り扱われます。

    36協定の届け出義務の内容

    時間外労働や休日労働を従業員にさせる場合、36協定の届け出が必要です。こちらでは、36協定の届け出義務の内容について、ご紹介します。

    特別条項付き36協定

    時間外労働の上限時間超過を予見できない場合は、特別条項付き36協定届を労働基準監督署長に提出することで、上限時間を超えて時間外労働をさせることができます。

    ただし、特別条項を適用できるのは、労働基準法36条5項により、通常予見することのできない業務量の大幅な増加など、緊急時や致し方ない事情に限られます。繁忙期というだけでは認められない可能性もあり、注意しましょう。

    • 時間外労働時間が月45時間の上限を超過する回数は、年6回まで
    • 法定休日労働を除いた場合、時間外労働の1年の上限は720時間以内
    • 法定休日労働と法定時間外労働の1か月の合計時間は100時間未満
    • 2~6か月の時間外労働時間と休日労働時間の平均は、月80時間以内

    届け出の期限

    36協定には有効期間があり、36協定の届け出は有効期間を記載して提出しなければなりません。法的には、36協定の有効期間は明確に定められていません。ただし「36協定の有効期間は最長でも1年間とすることが望ましい」という指導方針を、労働基準監督署がとっているので、基本的には有効期間を1年で設定します。

    休日出勤や時間外労働を命じる場合、事前に36協定の締結および届け出が必須です。多くの企業が、1月や4月を起算日として有効期間を設定しているため、休日出勤や時間外労働を命じる場合、前回の36協定の有効期間が過ぎる前に、新しい36協定の締結・届け出を提出するようにしましょう。

    36協定の届け出の提出方法

    36協定の届け出の提出方法は、労働基準監督署の窓口・郵送手続き・電子申請の3つです。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適した方法で行うことが重要です。それぞれの提出方法について、説明します。

    労働基準監督署に行く

    管轄の労働基準監督署に足を運び、窓口で36協定の届け出を手続きする方法です。36協定届の用紙は、厚生労働省か労働局のホームページからプリントアウトするか、労働基準監督署の窓口で受け取れます36協定届け出書類は、提出分と控え分の2部用意する必要があります。また、記入項目が多く、記入に時間がかかるため、事前にプリントアウトし書類作成した上で、窓口で提出するとスムーズです。

    書類を作成して窓口に持参するにあたり、事前の手続き・準備は不要です。ただし、労働基準監督署で手続きが可能なのは平日日中の営業時間のみである点、労働基準監督署に行かなければならない点、3~4月は大変混み合い時間を要するところが難点です。

    郵送で手続きする

    管轄の労働基準監督署宛てに36協定届書類を郵送する方法です。封筒に「36協定届の原本と控えの計2部」「返送用の切手と封筒(封筒に返送用の切手を張り、返送先を記入)」「同封した書類とその数量を記入した送付状」を入れ、管轄の労働基準監督署に郵送します。

    普通郵便の場合、時間に関係なくポストに投函ができますが、相手先に届くまでに数日から1週間程度の一定の日数がかかるため、日数に余裕をもって早めに郵送する必要があります。

    36協定はポスト投函日ではなく、受理された日より有効のため、未提出期間が生じた場合、36協定が無効となる期間が生じます。36協定の無効期間に、労働者に法定労働時間超えの時間外労働・休日労働をさせると、労働基準法違反になるため、要注意です。

    電子申請する

    政府の電子申請窓口である「e-Gov」より、オンライン上で申請する方法です。画面上に表示された様式に必要事項を入力して送信するだけなので、電子申請は24時間365日いつでも可能です。封筒や切手の準備も手書きも不要で、時間帯を気にせず申請できるため、便利です。

    36協定を継続する場合、36協定には有効期間があるため、毎年36協定届の提出が求められています。毎年提出が必要なため、手軽に申請を済ませたい場合は、電子申請がおすすめです。

    電子申請は平日の日中に窓口に出向くことをせず、事務所やオフィス内で申請手続きを完結できることがメリットです。昨今、感染症予防効果の観点から、窓口での混雑を避けるためにも電子申請が推奨されています。

    電子申請の手順

    電子申請は、時間短縮や記載ミス防止に繋がります。36協定を電子申請で提出する場合の手順を見ていきましょう。

    1.e-Govアカウントを取得

    初めて電子申請する場合、e-Govアカウント取得が必要です。e-Govサイト上の「アカウント仮登録入力画面」に登録用メールアドレスを入力し、指示に従い本登録します。e-Govの登録は初回のみ必要で、2回目以降はログインすれば利用可能です。

    2.ブラウザを設定

    e-Gov電子申請アプリケーションのインストール前に、信頼済みサイトへの登録、ポップアップブロックの解除などブラウザ設定を行います。ブラウザが正しく設定されていないと、画面が正常に表示されない、警告が表示されるなどの可能性があります。

    3.アプリをインストール

    e-Gov電子申請アプリケーションをダウンロードし、インストールします。アプリインストール後、先ほど登録したアカウント(メールアドレス・パスワード)での認証に加えて、2要素認証または追加認証の設定が必要です。

    4.申請手続き

    マイページ内左上部にある「手続検索」から、36協定届を選択します。申請書入力用フォームが表示されますので、必要事項を入力します。作成完了したら、提出ボタンを押下すれば、電子申請手続きは完了です。

    36協定は専用の届け出用紙がある

    専用の届出用紙を用いて、36協定の届け出を提出します。届け出用紙は、厚生労働者や労働局のホームページからダウンロードもしくは、管轄の労働基準監督署の窓口でもらえます。36協定届は、条項によって様式が異なるので注意しましょう。

    参考:『主要様式ダウンロードコーナー(労働基準法等関係主要様式)』厚生労働省
    参考:『36協定届の記載例』厚生労働省
    参考:『36協定届の記載例(特別条項)』厚生労働省

    36 協定の届け出を提出する際の注意点とは

    36協定の届け出を提出する際の注意点について、ご紹介します。それぞれのケースの対応策も見ていきましょう。

    初めての電子申請は時間がかかりやすい

    初めて電子申請を行う場合、適切なブラウザ環境の手配や、事前の設定に時間がかかることがあります。初回はe-Govアカウント取得やアプリインストールなど、申請までに必要なことが多く、事前設定やアプリインストールに手間取って、提出期限に間に合わない恐れもあります。余裕のあるスケジュールで、早めに提出の準備を進めておきましょう。

    労働基準監督署ごとの提出方法を確認する

    全国に支店がある企業にて、一括提出を行わないケースでは、各支店の所轄労働基準監督署署長が、36協定届の提出先です。提出方法は基本的には変わりませんが、各支店の所轄労働基準監督署や窓口などの対応時間などを事前に確認しておくと、安心です。事前に調べておくことで、スムーズに進められるでしょう。

    窓口や郵送で手続きする場合は届け出を2部用意する

    窓口や郵送にて36協定届を提出するとき、届け出を2部用意しなければなりません。1部は提出用、もう1部は企業側の控えです。企業用の控えは、コピーなど写しでも構いません。写しを用いる場合、記載不備により、手戻りが起きないよう、注意しましょう。企業用の控えは、社内で36協定に関する周知を行う際などに活用します。

    まとめ

    36協定は正しい内容で、毎年、締結・届け出の提出が必要です。また、本社一括届出をする際、まとめて届け出る事業場の情報をまとめて提出する必要があり、担当者の負荷が懸念されます。人事業務にまつわるデータを一元管理し、人事業務の効率化が求められます。

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