人材ポートフォリオの作り方・分析方法を具体的に解説｜目的やメリットも

人材ポートフォリオとは、社内の人材をさまざまな人材指標で分類し、「誰が・どこに・どれくらいいるか」を分析・可視化するフレームワークです。戦略的な採用・育成・配置・評価などにおいて利用されています。しかし「具体的にどうやって作ればいいかわからない」「何から手をつければいいか」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。

本記事では、人材ポートフォリオの基礎知識から設計・分析の手順、メリット、活用場面までをわかりやすく解説します。

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目次

人材ポートフォリオについて

人材ポートフォリオは、中長期的な人的資源管理において有効活用できるツールとして注目されています。ここでは概要をわかりやすく解説します。

人材ポートフォリオとは

人材ポートフォリオとは、企業が事業を進めるうえで「どんな能力を持った人材が、社内のどこに、何人必要か」を分析・整理した計画図です。 

適材適所の人材配置により業績向上を目指すために活用されます。そのため、戦略人事を進めるうえで指針にすることができます。

そもそも「ポートフォリオ」とは？

そもそもポートフォリオとは「書類入れ」という意味を持つ言葉で、業界によってさまざまな意味で使われています。たとえば、クリエイティブ業界では自分の作品例をまとめたファイルのことを指します。また金融業界では保有する金融商品の一覧や組み合わせを示します。

いずれにせよ「書類入れにまとめる情報」というニュアンスは共通しています。したがって、人材ポートフォリオは「企業の戦略達成のために必要な人的資源をまとめたもの」と考えるとよいでしょう。

人材ポートフォリオって必要？

人材ポートフォリオをこれまで活用していなかった企業では、「今まで必要なかったので、今後も必要ないだろう」と思われるかもしれません。しかし、近年のビジネス環境の変化により、今後は大企業のみならず中小企業でも人材ポートフォリオは必要になると考えられます。

日本では労働力人口の減少が課題となっており、これを解消するために「働き方改革」による働き方の多様化が注目されています。副業・兼業の解禁やフリーランス活用などにより、限られた人的資本を外部人材も含めて補完できるようになったためです。限られた人材を効果的に活用するためには、適材適所の人材配置が必要です。

たとえば、人材ポートフォリオを導入後、スキルミスマッチによる離職率が改善した事例もあります。そのためにも、人材ポートフォリオは必要性を増してきているといえるでしょう。

人材ポートフォリオとタレントマネジメントの関連

近年注目されているタレントマネジメントとは、企業・人事部門が従業員の持つ経験やスキルを社内で一元管理し、採用や人材配置、育成に活かすことをいいます。つまり、タレントマネジメントを効果的に実施するためにも、人材ポートフォリオの作成は役立ちます。その際、Excelやスプレッドシートはデータのメンテナンスや管理が煩雑になりやすく、おすすめしません。「せっかく作ったのに人材ポートフォリオを活用できない」という事態になりかねないためです。

そこで、システム上でデータの分析・管理・更新ができるタレントマネジメントシステムを活用し、効率的に適材適所の人事戦略を進める企業が増えています。

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人材ポートフォリオの作り方（分析・設計手順）

では、実際に人材ポートフォリオを作成するための手順を解説します。

1. 自社に必要な人材のタイプを分析する

まず、自社に必要な人材のタイプを分析するために基準となる軸を決めます。事業内容や経営計画を踏まえて、どのような人材が必要かを考えてみましょう。

人材ポートフォリオの人材タイプ・分類例を紹介

人材ポートフォリオの作成に必要な「人材タイプ」の代表的な分類例を紹介します。たとえば、人材タイプは「個人で行う仕事」「チームで行う仕事」と、「既存のものを運用する仕事」「新しいものを生み出す仕事」という2軸・4象限で分類をすることができます。

これに当てはめて考えると、第2象限部分の「個人で行なう仕事」×「既存のものを運用する仕事」には、「決まった仕事をコツコツ正確に行うことが得意な人材」が必要になると考えられます。

また、現状の仕事内容や従業員だけでは考えず、「将来的にどのような事業を拡大していきたいか」を見据えて、今後必要となる人材タイプも含めて考えるようにしましょう。そうすることで、採用や育成の計画が立てやすくなります。

2. 社内の人材をそれぞれタイプごとに当てはめる

分類方法を決めたら、タイプごとに自社の社員を当てはめていきます。このときに重要なのは、「客観的なデータに基づき分類すること」です。人事や上司など担当者の主観のみで分類が行われてしまうと、正しく分類できていない可能性があります。 適性検査のような、客観的かつ信頼性が高いデータを活用して分類を行うようにしましょう。

3. 社員のタイプに過不足がないか確認する

タイプごとに社員を当てはめる作業が完了したら、自社にとって理想の人数や構成比と比較し、「どのタイプが少なくて、どのタイプが多いか」を確認してみましょう。たとえば、「運用を担う人材に対してマネジメント人材が少なすぎる」「マネジメント人材の人数は適切であるものの、全体的に年齢層が高く将来的には不足しそうだ」など、課題が見えてくるはずです。

4. 課題に対して解決手段を考える

タイプごとに余剰・不足している人材を明らかにできたら、理想となる人材ポートフォリオに近づけるためにはどうすべきか、解決手段を考えてみましょう。解決手段を考えるポイントは「適材適所の徹底を目指す」ということです。現状活躍できていない社員がいる場合でも、適材適所がなされることでポテンシャルを活かすことができる可能性があります。「適材適所」を目指し、必要に応じて採用、異動、育成、退出などの手段を考えましょう。

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人材ポートフォリオについての誤解

人材ポートフォリオについて、「中小企業に必要ないのでは？」「従業員のことはわかっているので分析の必要はない」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

【誤解1】そもそも中小企業には必要ない

「人材ポートフォリオは大企業が作成するもので、中小企業には必要ない」と誤解されがちですが、中小企業こそ人材ポートフォリオを活用する必要性が増しています。

大企業と比べると従業員数や資金が少ない中小企業では、限られた人材を最大限に活用するための人材マネジメントが必要です。また、「自社にはどのような人材が必要なのか」を明確にせず採用を行ってしまっては、無駄な人件費が発生してしまうおそれもあります。 このように、中小企業こそ適材適所の人材マネジメントを行う必要があるといえます。

【誤解2】従業員のことは把握済みなので、いまさら分析の必要はない

「従業員のことはよく知っているので、今さら分析の必要はない」と考えている方もいらっしゃるかもしれません。しかし、「従業員のことは把握済み」と思い込んでいるだけであり、正しい評価ができていない可能性もあります。

たとえば、人事担当者や上司の主観のみで評価を行なっている場合、「ハロー効果」という人事評価エラーが発生しているケースがあります。ハロー効果とは、ある目立った印象に引きずられて、ほかの特徴に対しての評価もゆがめられてしまうことです。

客観的な評価を行うためにも、人材ポートフォリオを作成して「適材適所の人事が実行されているか」を今一度確認してみるとよいかもしれません。

【誤解3】分析には専門性が求められる

「人材ポートフォリオの分析には、専門性が必要だと誤解されることがよくあります。人材ポートフォリオの設計や分析をする際、専門コンサルタントに委託する場合もありますが、手順やポイントさえ押さえれば、専門家ではなくても分析を行うことができます。

人材ポートフォリオ作成の目的・メリット・活用場面

人材ポートフォリオを作成する目的やメリット、どのような場面で活用できるのかを具体的に紹介します。

適材適所の人材配置ができる

人材ポートフォリオを作成することで、従業員一人ひとりの強み・弱みを把握できるため、適材適所の人材配置が可能になります。従業員は得意分野に特化して仕事ができるため、モチベーションも上がり、生産性の向上も期待できるでしょう。

人材の過不足を把握することで配置・採用活動に活用できる

人材ポートフォリオのメリットとして、事業の目標達成に向けて「必要な人材の過不足が把握できる」という点があります。「どのような人材が足りていて、どのような人材が足りていないか」という過不足を把握できると採用や育成などの場面で役立てることができます。採用活動で獲得すべき人材が明確になったり、社員の配置や育成計画が立てやすくなったり、戦略人事を進めるうえで効果的です。

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人材ポートフォリオ作成の注意点

メリットが多い人材ポートフォリオですが、作成や運用にあたって注意しておきたい点もあります。

人材ポートフォリオの作成・運用には労力がかかる

人材ポートフォリオの作成・運用には、労力がかかることを覚えておきましょう。まず、作成には従業員のデータ収集から始めなければならないため、設計に時間や手間がかかります。また、人材ポートフォリオを作成したからといって、すぐに効果が出るものではありません。設計したうえで分析をし、人事制度に活かすことでようやく意味を成します。人材ポートフォリオは、時間をかけて長期的な運用が必要であることを理解しておきましょう。

すべての雇用形態の社員を対象にする

人材ポートフォリオは、正社員、派遣社員、アルバイト・パートなどの雇用形態にかかわらず、全従業員を対象に作成するようにしましょう。人材ポートフォリオの目的は、企業の目標達成に向けて従業員の適材適所を実現することです。企業の人的資源の全体像を把握するためにも、「正社員のみ」など雇用形態を限定せずに、すべての従業員を対象として作成するようにしましょう。

従業員の優劣をはかるものではない

人材ポートフォリオの設計には人材タイプの分類を行いますが、ここで注意したいのは、「従業員の優劣をはかるわけではない」ということです。人材ポートフォリオは適材適所を目指すためのツールであり、特定の従業員を優遇するものではありません。従業員一人ひとりの適性を見極めたうえで、客観的な目線でタイプの振り分けを行うようにしましょう。

従業員の希望も反映する

人材ポートフォリオを作成する際は、企業側の都合だけではなく、できるだけ従業員の意思や希望も反映するようにしましょう。希望と異なる人事異動があった場合、離職のきっかけやモチベーションの低下につながるおそれもあります。従業員が考えているキャリアパスを把握し、適性を見ながらサポートすることも大切です。

人材ポートフォリオを活用し適材適所の人材配置

人材ポートフォリオは、限られた人材を最大限に活かすための戦略的なツールです。作成にあたっては、自社に必要な人材タイプの分析から始まり、客観的データに基づく分類・課題の抽出・解決策の立案というステップを踏むことが重要です。また、従業員一人ひとりの希望も反映しながら運用することが、定着率や生産性の向上につながります。

ただし、Excelなどアナログな管理は更新・運用の手間がかかりやすく、継続的な活用が難しくなりがちです。タレントマネジメントシステムを導入することで、データの一元管理や分析が効率化され、人材ポートフォリオをより活用できるでしょう。まずは人材の可視化から、始めてみてはいかがでしょうか。

One人事[タレントマネジメント]は、従業員一人ひとりのスキルや適性などの情報を集約して可視化し、適材適所の人材配置などにお役立ていただけます。人材ポートフォリオで分析する際も、従業員のタイプ分けなどでご活用いただけます。

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