人事管理システム(ソフト)とは？ 比較ポイントや機能、メリットまで徹底解説
人事管理システムとは、人事にかかわる業務を効率化し、情報をまとめて管理できる仕組みのです。
ただ、人事管理システムにはいろいろな種類があり、「どれを選べばいいのかわからない」と悩む経営者や人事担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、人事管理システムの基本や種類、主な機能、選び方のポイントまでわかりやすく解説します。
人事業務の負担を減らしたい方や、管理体制を整えたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。
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目次
目次人事管理システムとは
人事管理システムは、人事担当者が担うさまざまな業務を管理するシステムです。
人事業務は、人材採用や人材育成、人材配置、人事評価、さらには勤怠管理や給与計算などの労務まで含む場合もあるため、業務のジャンルだけでも多岐にわたるといえます。こうした多岐にわたる人事業務を効率化したり、情報を管理できるのが人事管理システムです。
幅広い業務を担当する人事部だからこそ、人事管理システムを活用して、膨大な業務を効率化することが重要です。
そもそも人事管理とは
人事管理とは、企業の目的や目標を達成させるために人事体制を整えたり、人事業務の効率化や必要な情報の管理を行うことです。
人事管理をより適切なものにするために、システムを活用して人事業務を効率化したり、人事体制の整備をしたりするのです。
人事管理システムにはどのような種類がある？
人事管理システムには、人事業務の中でも特定の業務に特化したシステムが数多くあります。具体的には、人事評価システムや労務管理システム、採用管理システムなどが挙げられるでしょう。
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人事管理システムの目的やメリット
人事管理システムを導入する目的には、具体的にどのようなものがあるのでしょうか。代表的な目的や理由をご紹介します。
人事業務の効率化
人事管理システムの導入目的として、人事関連の業務の効率化が挙げられます。
人事業務は膨大で多岐にわたるため、一つひとつの業務をこなすだけでも時間と労力がかかります。システムを活用することで各業務を効率化できるでしょう
たとえば人事労務システムで、入退社手続きや各種保険手続き、雇用契約書の作成等をシステムを使いながら作業すると、大幅な効率化が見込めます。
人事管理システムは、業務ジャンルに特化したさまざまなものがあるため、特に負担のかかりがちな業務を優先的にシステム化するのもよいでしょう。
情報管理の効率化
人事管理システムの導入目的には、従業員や組織情報の適切な管理もあるでしょう。たとえば、従業員管理システムでは、従業員情報の変更や更新が一括で行えます。
企業の中には、1人の従業員情報の管理方法が統一されていないケースがあります。たとえば、基本情報はExcelや紙で管理されているものの、給与はシステムで管理されている場合などです。
人事管理システムに情報を集約することで、従業員や組織に関する情報を一元管理できるので、情報変更や更新漏れを防ぎやすくなります。人事管理システムで膨大な情報を一元的に管理できれば、大幅な業務効率化につながるでしょう。
人材採用の効率化
人事管理システムの導入目的として、人材採用の効率化も挙げられるでしょう。
たとえば採用管理システムを活用すると、採用に関する事務作業を自動化したり効率化したりできます。多数いる応募者の選考結果や状況を一括で管理できるため、大幅な効率化につながります。
こうした採用業務の管理がシステム上で可能になると、採用担当者の労力を減らせるでしょう。
人事評価の効率化や適正化
人事管理システムの導入目的には、人事評価の効率化や適正化もあります。
たとえば人事評価システムを使用すると、目標から評価までの一連の流れをシステム上で簡単に管理できます。
人事評価システムは、単純な人事業務の効率化だけでなく、公平な評価の実現や従業員のエンゲージメント向上、人材育成や人材採用にも役立てられます。
人事管理システムでは、労力や時間のかかりがちな人事評価も効率化しながら、その他の人事施策にも応用できるのです。
効果的な人事施策の実行
人事管理システムの導入目的として、効果的な人事施策の実行も挙げられます。たとえばタレントマネジメントシステムを活用すると、経営目標の実現に向けた戦略人事を進められるでしょう。
タレントマネジメントシステムは、自社の従業員情報を一元管理し、集約データを活用して人材配置や人材採用、人材育成などの施策実行に役立てられるツールです。
人事管理システムの中には、各業務の効率化や適正化だけでなく、タレントマネジメントシステムのように従業員管理から人事施策の実行をサポートするものもあるのです。
人事管理システムの種類や機能
人事管理システムにはさまざまな種類があります。ここでは、代表的な人事管理システムの種類とその機能についてご紹介します。
勤怠管理システム
人事管理システムの種類の一つに、勤怠管理システムがあります。勤怠管理システムは、従業員の出退勤に関する情報を一括管理できるシステムです。打刻や出退勤の状況を含め、有給取得状況や残業時間、その他休日などを管理できる機能が搭載されています。
有給取得や残業時間について、アラートで通知を出してくれるシステムもあるため、トラブルや労働基準法違反の防止にも役立ちます。給与計算システムと連携できるものなら、給与計算業務の効率化にもつながるでしょう。
労務管理システム
人事管理システムの種類には、労務管理システムもあります。
労務管理システムには、社会保険や雇用保険、扶養家族や各種手当金に関する手続きなど、入退社に関するあらゆる事務作業を効率化したり、管理したりする機能が搭載されています。
労務管理システムの中には、年末調整の手続きや勤怠管理、給与管理機能が搭載されているものもあり、大幅な効率化が期待できるでしょう。
給与計算システム
人事管理システムの種類として、給与計算システムも挙げられます。一般的に給与計算システムとは、出退勤の打刻データから給与計算を自動化するシステムです。
給与計算システムは、さまざまな条件を踏まえた複雑な計算の自動化や従業員の賃金を管理できる機能が搭載されており、手動での給与計算に起こりがちな人的ミスの軽減に役立ちます。ほかにも、給与や賞与明細をWEB上で展開できたり、アラート機能が搭載されていたりするため、機能を使いこなせれば担当者の負担が減らせるでしょう。
人事評価システム
人事管理システムの種類の一つとして、人事評価システムもあります。人事評価システムは、人事評価に必要な情報を管理したうえで一連の流れを効率化できるシステムです。
システムによって細かい機能は異なりますが、従業員のスキルや目標も管理できる場合があります。人事評価の効率化だけでなく、公平な人事評価にもつながるでしょう。
企業の目標管理手法に合わせた評価基準や客観的な評価、透明性の高い評価の実施を助けるため、従業員の納得感が増し、モチベーションアップも期待できます。
採用管理システム
人事管理システムの種類には、採用管理システムもあります。採用管理システムは、応募者を一元管理し、応募から採用までの採用フローを効率化するものです。
採用管理システムには、人材採用に関する情報を管理できる機能が搭載されています。求人案件や採用選考におけるフロー、求職者情報の管理などが可能です。採用選考の効率化や求職者への連絡等において、人的ミスを防ぐ効果もあるでしょう。また、求める人材像を明確にしたうえでミスマッチ防止にも役立ちます。
タレントマネジメントシステム
人事管理システムの種類の一つとして注目されているのが、タレントマネジメントシステムです。
タレントマネジメントシステムには、従業員データ管理機能を中心に、目標管理や人事評価、人材配置や採用関連などあらゆる人事施策をサポートする機能が搭載されています。
自社の大切な従業員データを一元管理しながら、さまざまな人事施策に役立て、戦略的人事の実行や経営目標の実現にもつながるでしょう。
人事管理システムの導入ステップ
人事管理システムを導入する際に、目安としたい導入ステップをご紹介します。
解決したい課題を洗い出す
まずは人事管理システムで解決したい自社の人事課題を洗い出しましょう。人事課題が複数ある場合は、優先順位をつけたり、システム化すべき部分を検討します。
システム導入を行う際は、課題解決が導入目的になりやすいため、しっかりと確認することが重要です。
システムを比較する
目的に沿って人事管理システムを探し、いくつかに絞ったら比較しましょう。人事管理システムは、同じようなサービスでも、細かい機能やおすすめの企業規模が異なる場合があります。
自社の目的を解決できるサービスや欲しい機能が搭載されているものをピックアップし、細かい点も比較してみましょう。
無料体験などを活用する
複数のシステムに絞ったら、無料でデモを体験できるものがあれば、積極的に活用しましょう。
実際にシステムを使用してみることで、操作やシステムの視認性などを確認できます。使いやすさやシステムの設計なども比較したうえで選定するのがおすすめです。
また、体験の際にサポート担当者などの対応も確認しておくとよいでしょう。
導入と運用を開始する
自社で使うシステムが決定したら、いよいよ導入です。システムを積極的に活用し、人事課題の効率化や課題解決に役立てましょう。
人事管理システムの選び方や比較ポイント
人事管理システムにはさまざまな種類のものがあります。ジャンルや目的によって選ぶべきシステムは異なるため、人事管理システムの具体的な選び方のポイントについてご紹介します。
導入目的の明確化
人事管理システムの選び方として、自社の導入目的や課題を解決できるかという点を意識します。自社が抱える課題や効率化したい業務を洗い出すことで、目的に沿ったものを絞れるでしょう。
人事管理システムはさまざまな種類があるため、あらかじめ目的を明確にすることで、最適なシステムを選べるでしょう。
クラウド型かオンプレミス型か
人事管理システムの提供形態として、オンプレミス型とクラウド型、どちらにするかを決めましょう。
クラウド型はインターネット上にサーバーを設置し、データを管理するため、運用しやすく費用も抑えられるというメリットがあります。
一方のオンプレミス型は、自社サーバを設定したい場合やカスタマイズ性をより重視する場合におすすめです。
料金は適切か
人事管理システムを選ぶ際は、費用面にも注意しましょう。
人事管理システムの種類や提供形態によって、費用は大きく異なる場合があります。初期費用はかからないもののランニングコストが高い場合や、機能が豊富なため料金が高いという場合もあるでしょう。
自社の目的や課題を解決できるシステムを洗い出し、それぞれどれくらいの料金がかかるのか確認しておきたいところです。具体的な料金については、問い合わせや見積もりを行い、実際の料金に近いイメージで計算できるようにしてみましょう。
ほかのツールとの連携が可能か
人事管理システムを選ぶ際は、ほかのツールとの連携ができるかどうかも重要です。給与計算システムや勤怠管理システムなど、自社がすでに利用しているツールと連携できるのかどうかを確認しておきましょう。
誰でも使いこなせる操作性か
人事管理システムは、人事担当者だけでなく、従業員が使用することもあるため、操作性や設計を確認しておきましょう。
あまりにも複雑な設計や操作が難しいと、システムのための研修や入念なマニュアル作成が必要な場合もあります。無駄な作業や労力をかけないためにも、システムの使いやすさも選定ポイントにしましょう。
サポート体制は整っているか
人事管理システムを選ぶうえで大切なのが、システムのサポート体制です。新たなシステムを導入するうえでは、手厚いサポートが用意されていると、より安心して運用できるでしょう。
専任の担当者が導入から運用までサポートしてくれる場合や、研修型のサポートを実施するケースなど、システムによってサポート体制はさまざまです。検討しているシステムがどの程度のサポート体制を整備しているかも必ず確認しておきましょう。
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まとめ
人事管理システムとは、人事業務に関するさまざまな業務を効率化したり管理したりできる仕組みを持つシステムです。
人事担当者は広い範囲の業務を担っています。人事管理システムをうまく活用することで、業務負担の軽減や業務効率化が期待できるはずです。
人事管理システムの種類は数多くあるため、まずは自社の人事課題や導入目的を明確にすることが重要です。そのうえで、導入目的に合ったものを比較して選びましょう。