タレントマネジメントシステムとは｜比較ポイント、目的と実現できること
タレントマネジメントシステムとは、従業員一人ひとりのスキルや経験といった情報を活用し、戦略的に人材を管理・育成するためのシステムです。人材の力を最大限に引き出し、将来の経営目標の実現を支援することを目的に、導入する企業が増えています。
一方で、「製品の種類が多くて選び方がわからない」「導入すると何ができるのかイメージしにくい」と悩む経営者や人事担当者も少なくありません。
本記事では、タレントマネジメントシステムの基本や、導入時に比較・検討したいポイントをわかりやすく解説します。システム選びのヒントとして、ぜひお役立てください。
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目次
目次タレントマネジメントシステムとは
タレントマネジメントシステムとは、企業の従業員に関する人材データを一元的に管理し、人事評価や人事戦略(人材育成、採用)に活用するシステムです。
「タレント（talent）」という言葉には「素質」「才能（のある人）」という意味が含まれています。すなわち、従業員一人ひとりが能力を最大限発揮できるようなマネジメントを強化し、組織としてのパフォーマンスを最大化するツールといえます。
タレントマネジメントシステムは従業員の情報を見える化することで、人事部にとどまらず経営者や現場のマネジメント業務も支援します。たとえば、人材の採用・育成から昇進や異動など、経営の戦略にかかわる意思決定までの流れをスムーズにできます。各業務領域が連携できると、適材適所に人材を配置できたり、過去の評価歴を参考に後継者育成計画を立てたり、中長期的に会社全体の生産性アップにつなげられる施策を打てるようになるでしょう。
タレントマネジメントとは
タレントマネジメントとは、従業員の情報をデータ化し、管理や分析を行い、適切な人材育成や人事登用につなげることを指します。それによって、最終的に経営目標の実現を目指します。
タレントマネジメントの対象
自社でタレントマネジメントを導入する場合、誰を対象とするかで進め方や目的が異なります。
【全従業員が対象】
タレントマネジメントの対象を全従業員にする場合、会社の幹部からアルバイトまでの人材管理をすることになります。全従業員を対象とすることで、管理する層は広くなりますが、細かいところまで適正な人材配置に繋がることが期待できます。
【幹部候補や優秀な人材が対象】
タレントマネジメントの対象を幹部候補や優秀な人材に絞る場合、リーダーシップやさらなる能力開発を重視した人材管理を進めていきます。管理する層は絞られますが、より会社に貢献してくれる人材の適正な評価や人材登用につなげて後継者を育成することで、人材のさらなる活躍や組織力の強化が期待できるでしょう。
タレントマネジメントの進め方
タレントマネジメントは一般的に、以下の手順に沿って進められます。
- 人材データの管理
- 人材データの分析と人材選出
- 採用や育成の計画立案
- 採用や配置など施策実施
- 人事評価
- 改善施策の再考
１.人材データの管理
対象となる従業員の情報を集め、人材情報として一元管理する
2.人材データの分析と人材選出
集められた人材データを分析する
3.採用や育成の計画立案
データ分析や人事課題、適材適所を踏まえた採用や育成・配置の計画
4.採用や配置など施策実施
データ分析結果や計画立案に基づいた採用や人材育成・配置の実施
5.人事評価
ステップの流れで行った施策の成果を評価
6.改善施策の再考
成果に応じてデータ更新や、課題抽出、さらなる改善施策等の再考
タレントマネジメントの進め方は、従業員の情報収集に始まり、効果の振り返りまで、PDCAを回していくというイメージがわきやすいかもしれません。
タレントマネジメントが注目される背景
タレントマネジメントが注目される背景として、外国人労働者の増加による人材多様化、在宅勤務や時短勤務などの働き方改革、少子高齢化における労働者人口の減少、転職による人材や労働市場の流動化などが挙げられます。
- 人材の多様化
- 働き方の変化
- 労働者の不足
- 労働市場の流動化
近年、多くの企業では年功序列による終身雇用の維持が難しくなってきており、欧米で主流の成果主義によるジョブ型雇用への転換も求められています。そのため、適性に応じて人材を抜擢したり、適材適所に人材を配置して一人ひとりの能力を最大限に発揮してもらう必要性が増しています。
また、終身雇用の前提が崩れ、雇用の流動性も高まっています。現状に不満がある優秀な社員は我慢して改善を待つのではなく、よりよい条件の会社に転職する傾向にあります。
さらに、従業員の価値観や働き方の多様化により、会社や業務への満足度や評価の納得度を高めるのも難しくなっています。
タレントマネジメントシステムを活用すれば、一人ひとりの事業への貢献度を待遇に反映したり、その成果に対して適切に人事評価を行えるようになる可能性があります。従業員にとって納得感のある評価が運用できれば、離職の防止にもつながるでしょう。
このような社会背景を踏まえて、タレントマネジメントに注目が集まっています。今いる限られた人材の能力を最大化し、優秀な人材を確保することが重要なためです。そしてタレントマネジメントをより効率的に進めるため「タレントマネジメントシステム」の導入が進んでいるといえるでしょう。
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タレントマネジメントシステムで実現できること
続いて、タレントマネジメントシステムで実現できることをご紹介します。
人材情報を管理するシステムの構築
タレントマネジメントシステムを活用することで、人材情報を一元管理する体制を整えることができます。
タレントマネジメントを行う目的やタレントマネジメントシステムの対象者に合わせてシステムを構築できれば、今後人材が増えた場合にも管理しやすくなるでしょう。
幹部候補やリーダー候補の管理・育成
タレントマネジメントシステムは、幹部・後継者候補やリーダーの育成にも役立ちます。
幹部やリーダーの不足など、現状の課題から今後の採用計画や人材登用などにつなげることができるでしょう。
目標や実績の管理
タレントマネジメントシステムでは、対象従業員の目標や実績を可視化することができます。目標に対する進捗確認や、適正評価につなげることもできるでしょう。
また、会社目標と個人目標を連動させるOKR(Objectives and Key Results)においても、タレントマネジメントシステムにて管理することで、より柔軟な対応ができるでしょう。
採用や配置の計画・管理
タレントマネジメントシステムでは、効率的に人事戦略を計画・立案することに役立ちます。計画立案から人材配置、評価までの流れをスムーズに管理できるでしょう。
システムによっては、事業計画から逆算した、短期から長期における採用や人材育成計画を立てることができるものもあります。
離職防止
タレントマネジメントシステムでは、対象の従業員情報を管理し、能力や本人の希望など、適材適所の人員配置を行うことで、エンゲージメントを高め、離職防止にもつなげることができます。
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タレントマネジメントシステムの機能一覧
タレントマネジメントシステムで一般的に搭載されている機能について、一覧でご紹介します。
- 人材データ管理機能(スキル/経歴/資格等)
- データ分析機能
- 組織図機能
- 目標管理機能
- 人事評価管理機能
- セキュリティ機能
- 計画立案機能
- 診断機能
- アンケート機能
- データ入出力機能
- 適正検査機能
タレントマネジメントシステムには、さまざまな機能があり、サービスごとに搭載されている機能は異なります。また、プランによって搭載されている機能があらかじめ決まっているもの、あとから追加できたり、自由にカスタマイズできたりするものがあります。
会社によって必要な機能は異なるため、自社が実現したいことをよく検討したうえで比較しましょう。最初は最低限の機能だけでスタートし、将来的に機能の追加やカスタマイズも視野に入れてもいいかもしれません。
また、PCだけでなくスマートフォンなどマルチデバイスに対応したサービスであればさらに利便性が高いといえるでしょう。
タレントマネジメントシステムの機能詳細を解説
ここまで多くのタレントマネジメントシステムに備わっている、基本的な機能を紹介しました。昨今はさらに便利になり、ニーズに合わせて各社で導入され始めた機能があります。最新のタレントマネジメントシステムの機能の一例を具体的にご紹介します。
サーベイ機能
サーベイとは、直訳すると「調査」という意味です。アンケートと混同されることもありますが、サーベイは調査活動の全体を指す言葉であり、アンケートはその中の1つの手段です。
つまり、アンケート機能だけでなくサーベイ機能が備わっている場合、より総合的かつ詳細な社内調査がしやすいと考えてよいでしょう。
人事に関するものでは、企業と従業員の関係性を測る「エンゲージメントサーベイ」、従業員の満足度を測る「パルスサーベイ」、心の健康度を測る「ストレスチェック」などがよく実施されています。
タレントマネジメントシステムには、サーベイのテンプレートがあり、自社に適した形でカスタマイズできるものが多いです。
情報のグルーピング機能
タレントマネジメントシステムのデータベースには、人材に関する膨大な数の情報が蓄積されていきます。紙などで管理するのと比べれば便利とはいえ、従業員数が多い大手企業ほど目的の情報を探し出すのには苦労することもあるでしょう。
その際に役立つのが、情報のグルーピング機能です。たとえば「宅地建物取引士（宅建）の資格保持者」「TOEICが700点以上」を各従業員情報に登録しておけば、その条件で該当の従業員だけを抽出して表示させることができます。
新規プロジェクトにアサインする候補者を選出する際や、昇進や異動させるメンバーを検討する際に、必要なスキルを満たした従業員がひと目でわかるため便利です。
人員配置シミュレーション
タレントマネジメントシステムで組織図の機能を利用すれば、全体を見て今後の人員配置を考えられます。しかし、いろいろな配置パターンを比較してから決めたいという場合もあるでしょう。
人員配置シミュレーション機能があるシステムなら、組織図に配置されている従業員をドラッグアンドドロップで直感的に動かし、実際に配属や異動をさせたときの部署の状況を想定しながら判断できます。年齢や性別、スキルや経験のバランスを調整して確認しつつ、シミュレーションできるでしょう。
採用計画
タレントマネジメントシステムは、評価や育成だけでなく採用にも役立ちます。自社や各部署・部門に不足している経験やスキルを持つ人材が明確になるため、どのような人材が部署や会社全体に不足しているのか見極められ、計画的に採用を進められます。タレントマネジメントシステムの活用で採用ミスマッチの防止にも役立つでしょう。
また、仕事で高い成果を出しているメンバーの共通点を分析し、自社で活躍しやすい性格や行動特性を持った人材も明確になります。
目標管理と人事評価の連動
会社が目指す方向性に沿ったスキルや経験に基づき、明確に評価基準を設けていても、従業員に周知されておらず、評価に納得感が得られない場合も多いでしょう。
目標管理と人事評価、2つの機能を連携させて効果的に運用すると、評価基準やフロー、プロセスに透明性が増します。目標の達成度に応じて客観的な視点で評価が行えるため、納得感も改善するでしょう。結果的に不公平感や不透明性が緩和されます。
過去の評価をもとに、今後のキャリアについてのアドバイスやフィードバックも適切に行えるはずです。
人事評価の甘辛調整
人事評価における最大の課題の一つに、評価者によって評価に偏りが生じることが挙げられます。人によって評価が厳しすぎる、反対に甘すぎるという評価の偏りはどの企業でもあるでしょう。評価の偏りが常態化してしまうと、従業員は評価に納得しにくくなり、モチベーションやエンゲージメントが低下する原因にもなってしまいます。
評価の偏りを予防するために、偏りが著しいと判断される評価を事後的に調整することを「甘辛調整」といいます。評価の偏りは避けられないものであり、評価者の育成に力を入れても完全に解消するのは難しいでしょう。
システムを使えば、面倒な計算も必要なく、簡単なマウス操作で甘辛調整ができます。
複数企業の管理
グループ会社を超えて人材情報の管理ができます。グローバルに幅広く事業展開をしている大企業はグループ会社を持っていることが多く、人材の管理は各社ごとに任せられていることが多いです。そのような場合でも、複数の企業の社員情報を集約し、グループを超えた人事異動など多様な人材活用が期待できるでしょう。
複数企業管理ができるタレントマネジメントシステムであれば、ホールディングス内での人事評価や目標管理の統一、グループ企業をまたいだ配置転換などもスムーズに実現できます。
タレントマネジメントシステムの比較ポイント【チェック表】
タレントマネジメントシステムの選び方や比較するうえで重要なポイントについて、ご紹介します。
| 比較ポイント | |
|---|---|
| □ | 自社の目的に合っているか |
| □ | 誰でも使いやすいか |
| □ | 予算内に収まるか |
| □ | 自社の評価制度を再現できるか |
| □ | エンゲージメント向上にも役立つか |
| □ | 導入支援やサポート体制は万全か |
| □ | 分析機能はあるか |
| □ | 業務効率化につながるか |
| □ | セキュリティ体制は安全か |
| □ | 柔軟性や拡張性はあるか（カスタマイズ性） |
自社の目的にあったもの
タレントマネジメントシステムは目的にあったサービスを選びましょう。サービスは様々な種類があり、人材育成と人事管理を総合的にできるもの、人事評価を中心としたもの、目標管理に主軸を置いたもの、人材活用に特化したものなどがあります。
総合的に管理ができるものがおすすめですが、タレントマネジメントシステムを利用する目的はひとつだけというような場合は、各サービスの特徴を事前にリサーチしてみましょう。
システムの使いやすさ
タレントマネジメントシステムは、使いやすさも重要な選定ポイントです。操作方法や項目数、デザインなどをチェックしてみるのもおすすめ。
複雑な設計を避け、直感的な操作ができるものやデータを可視化できるようなものが使いやすく、従業員への周知も簡単におこなえるでしょう。
費用が予算内か
タレントマネジメントシステムを導入するにあたり、予算内で利用できるかどうかの見積もりもしておきましょう。
初期費用や利用料は問い合わせが必要な場合が多く、とくに利用料は利用人数によって大きく異なる場合もあります。また、サービスによっては無料お試し期間を設けている場合もあるため、ぜひ活用してみましょう。
自社の評価制度を再現できるか
タレントマネジメントシステムが、自社の評価システムと同じ評価制度で利用できるかどうかも重要です。
サービスによって評価制度への対応が異なります。評価制度についてカスタマイズできるサービスもあるため、自社の評価システムと対応できるかを確認してみましょう。
エンゲージメント向上施策に応用できるか
タレントマネジメントシステムに、従業員のエンゲージメントを高めることができる機能があるかどうかをチェックしてみましょう。
上司とのコミュニケーションを取る1on1や社内アンケート、組織の状態を調査する組織サーベイの活用は、従業員の意欲向上だけでなく、組織を客観的に把握する材料にもなるでしょう。
導入支援メニューやサポート範囲
タレントマネジメントシステムを導入する場合、十分なサポート体制が整っているかどうかもポイントです。
サポート体制も、電話やメールだけでなく、セミナーを実施している場合や個別相談が可能なサービスがあります。とくに伴走型サポートを実施しているサービスなら、専任の担当者とともにタレントマネジメントの導入と運用を進めていけるので安心です。
分析・診断機能の有無
タレントマネジメントシステムでは、人事データをより高度に分析してくれるものがおすすめです。
数字やデータから、今後の人事戦略や採用にも生かすことができるでしょうため、分析やアンケート結果から診断を行ってくれるようなサービスをチェックしてみましょう。
事務作業や手続きの効率化
タレントマネジメントシステムが、事務作業や手続きを効率化できるかもチェックしてみましょう。
人材管理や人事評価だけでなく、従業員に関する情報変更などの手続きを簡単に行えたり、従業員本人が変更できるようなものなら、事務作業の効率化も期待できます。
セキュリティ面が安心できるか
タレントマネジメントシステムを選ぶうえで、セキュリティも重要なポイントです。アクセス制限や端末認証機能、パスワード設定、自動アックアップ機能など、サービスのセキュリティをチェックしてみましょう。
従業員の個人情報を預かるシステムでもあるため、より強固なセキュリティ機能が搭載されているものを選ぶと安心です。
柔軟性や拡張性
タレントマネジメントシステムを選ぶうえで、セキュリティも重要なポイントです。アクセス制限や端末認証機能、パスワード設定、自動アックアップ機能など、サービスのセキュリティをチェックしてみましょう。
従業員の個人情報を預かるシステムでもあるため、より強固なセキュリティ機能が搭載されているものを選ぶと安心です。
タレントマネジメントシステムと人事管理システムの違い
タレントマネジメントシステムによく似た製品として、人事管理システムや人事評価システムがあります。
タレントマネジメントシステムは、従業員の基本情報に加えて、能力や経験、人事評価結果なども考慮したうえで、人材育成や人員配置に役立てるのが主な活用方法です。たとえば人事評価においては、甘辛調整を活用して評価の公平性や透明性を確保したり、ワークフロー機能を活用して評価入力から集計までの運用を簡略化します。そしてその評価結果を育成や配置、将来の採用計画に活かすのが短期的な目的といえます。
一般的に人事管理システムと呼ばれるものは、従業員の勤怠や給与計算などの労務、評価・昇格・所属部署経歴などの人事情報を「管理」するのが主な目的です。
人事評価システムも、業務成果の振り返りや目標管理の機能を用いて、企業内の人事評価制度を適切に運用するなど、あくまでも「評価」に特化したものを指しています。タレントマネジメントシステムは、人事評価や人事管理の機能も含めて、人材の活用に役立つあらゆる機能を搭載した総合的なツールといえるでしょう。
タレントマネジメントシステム 無料で試せるものもある？
タレントマネジメントシステムの中には、無料お試し期間を設けているものが多くあります。まずは本契約をする前に、無料お試し期間で使用感や操作性を確認すると安心です。公式サイトに無料お試し期間などの記載がない場合は、問い合わせてみましょう。
タレントマネジメントシステムのメリットや導入目的
タレントマネジメントシステムを活用するうえで得られるメリットや導入す目的について、あらためて確認してみましょう。
人事業務の効率化ができる
タレントマネジメントシステムは、従業員データの一元管理で採用から育成、配置までといったあらゆる人事業務を効率化できます。
採用業務や人事評価、異動、勤怠、給与に関する業務もカバーし、活用可能。一連の人事業務の流れが、よりスムーズになるでしょう。
従業員のモチベーションアップや離職防止につながる
タレントマネジメントシステムを導入することで、従業員の能力や経験をデータ化し、適材適所の人員配置につながります。
会社の方向性と照らしあわせながら、個人の能力や経験、意思が反映された配置が実現することで従業員の満足度が高まり、モチベーションアップ向上や離職防止も期待できるでしょう。
計画的に人材育成を進められる
タレントマネジメントシステムに集約されるデータを用い、人事戦略を立てる中で将来の幹部候補や責任者、後継者など、優秀な人材の把握や選出ができます。
優秀な人材に適切な人事教育を実施できることで、会社の将来を支える人材の輩出にもつながるでしょう。
タレントマネジメントシステムのデメリットや注意点
タレントマネジメントシステムは導入の仕方を誤ると、思わぬデメリットを受けることもあります。タレントマネジメントシステムの導入に失敗しないための注意点を確認してみましょう。
導入コストがかかる
タレントマネジメントシステムを導入する場合、利用料金だけでなく初期費用などの導入コストがかかります。
導入コストがかかるということ自体はデメリットのひとつにはなりますが、長期的な視点で考えれば、優秀な人材確保や組織強化など、会社の利益につながることが期待できるでしょう。
評価基準を見直さなくてはならない場合がある
タレントマネジメントを導入することで、これまでの評価システムを変更したり、会社としての人事戦略や採用計画なども変更しなくてはならない可能性があります。
従業員の評価や給与にも影響する可能性があるため、見直しや変更は計画的におこない、従業員に混乱が起きないように進めていきましょう。
従業員への周知徹底が必要になる
タレントマネジメントを導入した場合、新たな人材管理や採用計画、評価基準など、従業員への周知をしなくてはなりません。
従業員各自が更新するような場合には、従業員間で認識相違がないよう、徹底した周知を行いましょう。
機能を使いきれないことがある
タレントマネジメントシステムは多くの機能が搭載されていますが、すべてを使いきれない企業も多く存在します。
タレントマネジメントシステムを導入する理由や目的を踏まえて、機能とコストのバランスが取れているかをチェックしてみましょう。
最初から活用イメージがわかない場合は、最小限必要な機能だけを導入し、スモールスタートするのがおすすめです。
タレントマネジメントシステム導入と企業規模
タレントマネジメントシステムについて、人的資本経営への注目から必要性を感じ、導入を検討する企業も増えてきました。しかし、企業規模によっては、「うちの会社は関係ない」という企業もなかにはあるかもしれません。そこで企業規模に応じた、活用イメージを簡単にご紹介します。
大企業や大手企業
タレントマネジメントシステムは、国内外に支社や支店を持つような大企業や大手企業におすすめです。そのような企業は、多くの従業員を抱えているため、管理する人材データの数も膨大でしょう。タレントマネジメントシステムを活用することで、膨大な人材情報を一元管理でき、データを有効活用することで、人材管理や育成の効率化・強化が期待できるでしょう。
中小企業やベンチャー企業
タレントマネジメントシステムは、中小企業やベンチャー企業にもおすすめです。将来的な活用拡大を見越して、30数人規模のスタートアップ企業で導入された事例も存在します。限られた人材で組織の成長を目指すには、人材の能力やスキル、得意なことを把握し、従業員一人ひとりのパフォーマンスの最大化がカギとなるでしょう。また、人材の流動化が激しい企業では、人材不足が課題となっており、適正な人員配置や離職防止に役立てようとする企業も少なくありません。そこで、タレントマネジメントシステムに集約された情報を分析して詳細に課題を洗い出し、人数が少ない段階から戦略的な人事計画を立てて実行するなどの活用をしているのです。
タレントマネジメントシステムの導入事例
タレントマネジメントシステムの導入事例として、茨城トヨペット株式会社さま(以下、同社)を紹介します。
同社はトヨタ正規ディーラー38拠点、レクサス販売店2拠点を運営する、新車・中古車販売事業者です。
タレントマネジメントシステム導入前は、資料や書類の作成に時間がかかり、人材情報を上手に活用できておらず、人事評価で多大な労力がかかっていたことが課題でした。
入念に他社と比較をしたうえで、費用面やカスタマイズ性、サポート体制が決め手となり、同社のDX化のイメージと合致したOne人事[タレントマネジメント]を導入。公共機関や大学法人など公的機関への実績も安心感につながったようです。
今後、人事評価機能を活用して運用の効率化を進め、年間800時間かかっていた工数は、200時間まで削減されることが見込まれています。
そして同社が信条に掲げる「一人称強化」を実現し、社員一人ひとりの強みを発揮できるよう、人材データを活用していく予定とのことです。
まとめ｜導入目的に沿ったタレントマネジメントシステム導入を
タレントマネジメントシステムは、従業員の情報を一元管理して見える化し、データ活用により、各人事業務の連携と効率化を目指すツールです。戦略的に人事施策を実行し、経営目標の達成を最終目的としています。
数多くのサービスが提供されているため、比較ポイントを参考にしたうえで、自社の人事課題や導入目的に合致したものを検討するようにしましょう。
30年の実績があるOne人事[タレントマネジメント]
One人事[タレントマネジメント]は、多くの官公庁や大学法人、さまざまな規模の民間企業への導入実績を誇るタレントマネジメントシステムです。業種や業態を問わず幅広い企業や公的機関の、人事業務の効率化や人材情報の一元管理、データ分析をスムーズに支援し、組織の強化につなげられるでしょう。
- エクセルやスプレッドシート、紙で人材データを管理している
- 社内の人事情報があちこちに散らばっている
- どこに何の情報が把握できていない
- 人材情報をパッと見える化したい
- 今いる人材データを活用して適切な人材配置
- 後継者やリーダーを計画的に育成したい
- 公平で納得されやすい人事評価の運用を実現したい
- 戦略的な人事施策を検討したい
以上ようなのご要望がある企業は、ぜひお問合わせください。
「One人事」シリーズは、自社の人事課題や目的にあわせて、最低限の機能から柔軟な料金プランで始められます。多機能すぎて使いこなせないといった無駄はありません。
当サイトでは、サービス紹介資料はもちろん、人事労務のノウハウ資料を無料でダウンロードしていただけます。無料トライアルもできますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
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