解雇通知書とは？ 解雇予告通知書との違いや記載内容、注意点も解説
解雇通知書とは、企業が従業員を解雇する際に交付する書類です。混同しやすい書類に、解雇予告通知書や解雇理由証明書があるため、企業の担当者は正しく理解しなければなりません。
本記事では、解雇通知書について、役割や記載内容、混同しやすい書類との違いも解説します。企業の経営層や人事担当者はぜひ参考にしてください。
目次解雇通知書とは
解雇通知書とは、企業が従業員を解雇する際に発行する書類です。具体的にはどのような内容の書類なのかを解説します。
解雇通知書の役割
解雇通知書は、企業が従業員を解雇する際に交付します。企業側が従業員を解雇する意思を明確にするための書類です。企業が解雇通知書を交付することで、対象従業員とのトラブルを防止しやすくなります。これは、解雇する従業員との認識相違や事実確認の際に証拠として活用できるためです。
解雇通知書の作成義務
解雇通知書の作成と交付に関しては、法律上の義務規定が存在しません。つまり、企業が解雇通知書を作成し、従業員に渡さなければならないという法的な強制力はありません。そのため、企業は解雇通知を口頭でも実施できます。しかし、企業が解雇通知書を交付すれば、解雇を通知したことや日にちなどを記録（証拠）として残せます。
解雇通知書が無効になるケース
解雇通知書が無効になるのは、解雇そのものが認められないときです。企業は、従業員を理由なく解雇できるわけではなく、社会通念上相当と認められるような理由がある場合のみ解雇可能です。企業は、客観的かつ合理的な理由がないのに従業員を解雇しようとすると、解雇権の乱用に該当しますので、慎重に行いましょう。
解雇通知書の対象者
解雇通知書を交付する対象は、企業で働く従業員です。そのため、企業の正社員はもちろん対象となります。そのほか、パートやアルバイトなどの非正規雇用労働者も対象です。むしろ、期間の定めのある労働者に対する解雇の有効性は、期間の定めのない労働者よりも厳しく判断されることになっているため、注意しなければなりません。
解雇通知書への記載内容
解雇通知書には、どのような内容を記載するのでしょうか。解雇通知書は、法律で規定されていないため、書き方や記載内容に明確な定めはありません。そのため、企業ごとに独自のルールで作成します。具体的には、以下の内容を記載するのが一般的です。
解雇日
解雇通知書は、対象の従業員をいつ解雇するのかを明記します。解雇日によって解雇予告手当の支払い義務にも影響します。解雇予告手当の支払いを巡っては、認識相違などによってトラブルにもなりかねないため、正しく記載しましょう。
解雇事由
解雇通知書には、企業が対象従業員を解雇する理由も記載するとよいでしょう。解雇事由が記載されていれば、従業員本人も何故自分が解雇されるのかを理解できます。できるだけわかりやすく記載したり、就業規則などの根拠も添えたりしておきましょう。
解雇予告手当
解雇通知書には、解雇予告手当の有無や金額も記載します。企業が従業員に解雇を伝えるとき、解雇日から30日未満の場合は「解雇予告手当」を支払わなければなりません。これは、突然の解雇によって従業員の生活に支障が出る可能性があるためです。具体的には、予告から解雇日まで、30日に不足する日数分を支払います。たとえば、20日前に予告を行ったのであれば、10日分の予告手当の支払いが必要です。
解雇通知書と解雇予告通知書、解雇理由証明書の違い
解雇通知書と混同しやすいのが、解雇予告通知書と解雇理由証明書です。それぞれどのような書類なのかを理解して、解雇通知書との違いを整理しましょう。
解雇予告通知書
解雇予告通知書とは、企業が従業員の解雇を予告する際に交付する書類です。解雇通知書との違いは、交付するタイミングです。解雇通知書は即時的に解雇することを通知するために交付し、解雇予告通知書は解雇することを予告するために事前に交付します。
解雇予告とは
解雇予告とは、企業が従業員を解雇する際に、30日前までに対象従業員に行う告知です。従業員が予告なしに解雇を言い渡された場合、突然職を失うことになり、経済的に困窮したり、転職活動にも支障が出たりする恐れがあります。企業が30日以上の余裕をもって解雇を予告することで、対象従業員はあらかじめ把握でき、今後の見通しも立てやすくなります。
解雇理由証明書
解雇理由証明書とは、解雇理由を記載する書類です。解雇理由証明書は、必ず交付しなければならない書類ではありませんが、従業員から請求があった際は交付する義務があります。解雇通知書と解雇理由証明書の違いは目的です。解雇通知書は、企業が従業員の解雇を知らせる書類であり、解雇理由証明書は解雇理由を説明するための書類と理解しておきましょう。
解雇通知書の交付方法
解雇通知書の交付方法について解説します。企業が解雇通知書を交付する際は、正しい手順や進め方で実施しましょう。
1．解雇通知は書面で交付する
解雇通知は、書面だけでなく口頭でもできます。しかし、口頭では記録が残らないため、認識相違が起こる可能性もゼロではありません。そのため、解雇通知書によって書面で証拠を残しておくことでトラブル防止にもつながります。企業が従業員を解雇する際は解雇通知書を書面で発行しましょう。
2．解雇通知書を交付する際は捺印やサインをもらう
解雇通知書を従業員へ交付する際は、従業員が書類を受け取ったことを証明するために、受領印やサインをもらいましょう。その際、日付も記載してもらいます。受領印がないと、解雇通知書の交付や受け取りに関するトラブルにつながる恐れもあります。受領印をもらえるかどうかわからないような場合には、解雇通知書を内容証明郵便で郵送することを検討します。
解雇通知書を確実に渡すための公示送達
内容証明郵便であっても受け取り拒否や住所不明などによって返送される可能性もあります。手渡し以外の手段で確実に解雇通知書を渡したい場合は、裁判所の掲示板に解雇予告通知書を貼る「公示送達」という手段を使いましょう。なお、公示送達をする場合は裁判所への申し立てが必要です。
解雇通知を受けた従業員が確認すべき点
解雇通知を受けた従業員が確認すべき点をご紹介します。
解雇理由
解雇通知を受けたら、従業員は解雇理由を確認しましょう。解雇通知を受けた際、口頭もしくは解雇通知書によって理由も明確にされるはずです。解雇通知で理由が明確になっていない場合は、解雇理由証明書を請求します。対象従業員は、解雇理由の正当性を確認することが大切です。
解雇予告手当の有無
解雇通知を受けた従業員は、解雇予告手当を受け取れるかどうかを確認しましょう。企業が従業員を解雇する際は、解雇から30日前までに予告しなければなりません。30日より短い期間で解雇日が設定されている場合は、解雇予告手当を受け取れます。対象従業員は、解雇通知を受けた日と解雇日を確認しましょう。
自己都合退職か会社都合退職か
解雇通知を受けた場合、自己都合退職か会社都合退職かを確認しましょう。企業が従業員を解雇する場合、一般的には会社都合による退職となります。ただし、従業員側に重大な理由がある場合は、自己都合退職として扱われることもあります。自己都合退職か会社都合退職かによって、失業保険の受け取り時期に違いがあるため、必ず確認しましょう。
解雇通知に関する企業の注意点
解雇通知では、企業側にリスクもともないます。具体的にどのようなリスクや注意点があるのかを把握しておきましょう。
解雇をめぐってトラブルにつながる恐れがある
解雇通知書の交付なしに企業が従業員を解雇すると、トラブルが起こることもあります。解雇通知を口頭だけで実施すると、解雇日や解雇通知に関する記録や証明ができないためです。解雇通知は、解雇予告手当などの金額にもかかわるため、書面で正しい日にちを記載するのが安心です。
解約理由が明確でないと違法になる
企業が解雇通知をする際は、基本的に理由も明確にして伝えましょう。解雇される従業員にとっては、解雇理由が適切かどうかが重要です。企業は社会通念上相当とされる理由がない限り、従業員を解雇できません。そのため、解雇理由が明確にされないと、不当解雇につながる恐れもあります。また、従業員から解雇理由証明書の請求があった際には速やかに対応します。
まとめ
解雇通知書とは、企業が従業員を解雇する際に交付する書類です。書類には、解雇日や解雇理由、解雇予告手当の有無などを記載します。特に企業の人事担当者は、30日以上前に解雇を予告する際の「解雇予告通知書」や解雇理由を明確にするための「解雇理由証明書」との違いを正しく理解しておきましょう。
また、解雇や退職をめぐるトラブルを防止するためにも、企業として日頃から労務管理を適切に実施しましょう。