労務管理と勤怠管理の違いとは？それぞれの業務内容やシステム化のメリットも解説

労務管理と勤怠管理。2つの言葉はどのように違うのでしょうか。人事労務担当者も日々作業に追われながら、「これは労務管理なのか、単なる勤怠管理なのか……」と思ったことはありませんか。

本記事では、労務管理と勤怠管理の違いをわかりやすく整理し、それぞれの業務内容やシステム化のメリットまで解説します。

「人事業務の全体像をあらためて把握したい」「自分の業務をきちんと理解して説明できるようになりたい」という方にとって、役立つはずです。

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目次

労務管理と勤怠管理の違いとは？

労務管理と勤怠管理の違いを明確に理解している方は意外と少ないのではないでしょうか。両者のもっとも大きな違いは業務の範囲です。

労務管理は従業員の労働環境全般を対象とする広範な管理業務を指しています。一方で勤怠管理は労務管理の一部に含まれ、とくに従業員の労働時間に焦点をあてた管理業務です。

労務管理が「森」だとすれば、勤怠管理は「森の中の一本の木」とたとえられるでしょう。

労務管理

労務管理とは、従業員の労働環境全般を管理する業務のことです。人事管理や労働条件に焦点をあてた活動を指します。たとえば、雇用する従業員について以下の分野を扱います。

• 成果
• 報酬
• 待遇
• 福利厚生
• 要望

労務管理の目的は、会社の従業員が働きやすい労働環境をつくり、労働関係を健全に維持することにあります。

労務管理は企業を健全に運営するために重要な役割の一つです。従業員が快適に働き、業務において高いパフォーマンスを発揮できるようにサポートする「縁の下の力持ち」ともいえるでしょう。

労務管理の業務内容

労務管理の業務は多岐にわたります。主な業務内容は以下のとおりです。

労務管理は、法令遵守や従業員の健康管理を通じて、企業のコンプライアンスを強化し、労務リスクを回避するために大切です。

あわせて、働きやすい職場環境を整えることで、モチベーション向上や離職防止にもつながり、企業の信頼性や人材確保にも貢献しています。

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勤怠管理

勤怠管理とは、従業員の出退勤や労働時間、休憩・残業・休日・有給休暇の取得状況を記録・管理する業務です。企業には、従業員の労働時間を客観的に把握する義務があります。適切に実施されていないと、残業代の未払いや有休の未取得といった問題が発生しかねません。

勤怠管理は、日々の勤務状況を数値で把握し、労働時間に関する法令を守れているかを確認する役割を担っています。給与計算や社会保険料の算出に直結し、過重労働や労使トラブルを防ぐためにも欠かせません。

そのため、実務では独立した「勤怠管理」業務として区別されるのが一般的です。

勤怠管理の業務内容

勤怠管理は労務管理の一部に位置づけられ、主な業務内容は以下のとおりです。

勤怠管理も、従業員が健康・安全に働くためだけではなく、企業を労働関係のトラブルから守るためにも重要な業務です。

労務管理において勤怠管理が重要とされる理由

労務管理において、勤怠管理はとくに重要な位置を占めています。勤怠管理は単に従業員の出退勤を記録するだけの業務ではなく、企業経営の根幹にかかわる重要な管理業務であるためです。

重要とされる3つの理由を以下で紹介します。

• 正確な給与計算に必要である
• 労務トラブルの防止につながる
• コンプライアンスを遵守する

正確な給与計算に必要である

勤怠管理が重要視されるもっとも基本的な理由は、正確な給与計算に不可欠であるためです。

勤怠実績は、すべての給与計算の基礎となります。 勤怠情報が不正確だと、支払いに過不足が生じ、従業員との信頼関係を損なうだけでなく、法的リスクにもつながりかねません。

たとえば、残業時間の記録ミスによって本来支払うべき残業代の未払いが発覚すると、労働基準法違反として罰せられる可能性があります。未払い残業代は過去3年分までさかのぼって請求され、保険料や税金の計算にも誤差が出るため、影響範囲はとても広いです。

そのため、日頃から適切な勤怠管理を行うことが欠かせません。

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労務トラブルの防止につながる

勤怠管理は、労務トラブルの防止にもつながるため重要です。

従業員の就業状況を正しく把握することで、過重労働を未然に防ぎ、健康被害や訴訟トラブルを回避できます。

長時間労働が続く従業員にいち早く気づき、業務量の調整や産業医面談などの対策を講じられると、休職・離職も防げるでしょう。

さらに勤怠管理システムのアラート機能を活用すれば、残業の上限超過や有給休暇の未取得が自動で通知され、管理者が見逃してしまうリスクが減ります。

トラブルが起きてから対応するのではなく、勤怠データをもとに早めに手を打つことが、働きやすい職場づくりにつながります。

コンプライアンスを遵守する

勤怠管理は、企業のコンプライアンス遵守においても重要な役割を果たします。労働基準法をはじめとする労働関連法規に違反すると罰則を受け、社会的信用を損なうおそれがあるためです。

勤怠管理にかかわる重要な規定には、法定労働時間や36協定に基づく時間外労働の上限規制、有給休暇の取得義務、労働時間の客観的な把握義務などがあります。

近年は働き方改革を背景に、時間外労働を取り締まる法令が強化されました。コンプライアンス違反を未然に防ぐためにも、法令に沿った勤怠管理を徹底しなければなりません。

労務管理・勤怠管理における課題

今も一定の企業で、労務管理や勤怠管理は、エクセルやタイムカードといった手作業に頼っています。

しかし、アナログな管理方法にはヒューマンエラーの発生や業務効率の低下という課題があります。

とくに最近は、働き方改革やテレワークの普及により、多様な働き方に対応することが企業に求められるようになっています。紙や手入力だけでは、変化する現場に対応しきれない企業も多いのではないでしょうか。

社会的な背景も踏まえ、企業が適切な労務管理・勤怠管理を実現するには、現状の課題を整理し、システム化を含めた対策を検討していく必要があるでしょう。

労務管理・勤怠管理システムを導入するメリット

紙やエクセルを使った管理方法から、専用のシステムに移行することで、労務管理や勤怠管理の現場には多くのメリットが生まれます。主な5つの効果を見ていきましょう。

• 業務効率が高まる
• 人的ミスを防止できる
• 法令遵守につながる
• 不正打刻を防げる
• 多様な働き方に対応できる
  

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業務効率が高まる

労務管理や勤怠管理のシステムを導入すれば、勤怠データの集計や給与計算の準備作業が自動化され、人事担当者の作業効率が向上します。

エクセルや紙で行っていた入力・確認作業がなくなり、戦略的な業務や人材育成により多くの時間を使えるようになるでしょう。

また、休暇や残業の申請・承認もシステム上で完結されるため、書類の回覧や確認の手間が減り、申請から承認までの時間も短縮が可能です。

システムに蓄積された勤怠データを使えば、部署ごとの残業時間や有休取得率が可視化されます。傾向を分析し、課題の早期発見・改善に着手できるでしょう。

人的ミスを防止できる

労務管理や勤怠管理システム化すれば、二重入力や転記作業がなくなるため、正確性が向上します。手集計ではどうしても避けられないヒューマンエラーも、システムなら一定の防止が可能です。

残業時間の割増賃金や深夜勤務手当など、計算が複雑な項目も自動で処理され、法令に沿って適正に支払えるため安心です。未払いや過払いといったトラブルも未然に防げるでしょう。

法令遵守につながる

労務管理や勤怠管理をシステムで運用すれば、近年厳しくなっている労働時間の法規制に対処しやすくなるでしょう。

法定労働時間や残業の上限規制、有給休暇の取得義務に確実に対応するために、システムによる正確な管理が求められています。

勤怠管理システムには、残業時間の超過や有休未取得を知らせるアラート機能もあり、違反リスクを早めに察知し、未然防止が可能です。また、記録された勤怠データは、労働基準監督署の調査や労使トラブルの際にも有効な証拠になります。

法律の改正があったときも、システムのアップデートによって、迅速に対応できるのは大きなメリットです。

不正打刻を防げる

最新の労務管理・勤怠管理システムは、生体認証（指紋や顔認証）やICカードの活用により、本人確認を厳格に実施できるようになっています。

また、管理者はリアルタイムで部下の勤怠状況の把握が可能です。不自然な打刻パターンを早期に発見し、対処できるでしょう。

多様な働き方に対応できる

労務管理・勤怠管理システムは、アナログな管理方法よりも、さまざまな働き方に対応しやすいというメリットがあります。

現在はフレックスタイム制や時短勤務、テレワークなどの多様な働き方が広がっています。システムであれば、個別の勤務形態やルールに柔軟に対応できるでしょう。

たとえば、部署内にフルタイムと時短勤務が混在していても、勤務時間に応じた管理が可能です。

また、スマートフォンやタブレットからの打刻、GPSによる位置情報の記録など、場所にとらわれない勤務にも対応し、テレワークの勤怠管理にも役立ちます。

労務管理・勤怠管理システムの主な機能

労務管理システムと勤怠管理システムは、いずれも人事業務の効率化を支える重要なツールです。

それぞれ異なる目的と機能を持ちながらも、連携して活用することで、人材情報の一元管理が実現し、よりいっそうの生産性向上が期待できます。

それぞれのシステムに備わっている代表的な機能を詳しく見ていきましょう。

労務管理システムの主な機能

労務管理システムは、従業員の労働環境全般を管理するための総合的なシステムです。主な機能は以下のとおりです。

【入社・退社手続きの機能】

• 社会保険の資格取得のための書類作成
• 扶養控除等申告書の作成・管理
• 退社時の住民税関連書類や源泉徴収票の交付
• 雇用契約書の作成・管理機能

【従業員情報の管理機能】

• 従業員の基本情報の収集・管理
• 住所変更、扶養家族の追加・削除などの一元管理
• 個々の保有資格や異動・昇進管理

【社会保険など各種書類の作成機能】

• 入社手続きで回収した情報をもとに公的書類を自動作成
• 社会保険の電子申請機能

【その他の機能】

• Web給与明細機能
• 年末調整情報の回収・書類作成機能
• マイナンバー管理機能
• 身上変更を申請する機能

▼労務管理システムの機能を詳しく確認するなら、以下の記事をご確認ください。

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労務のペーパーレスによる工数削減を試算してみるガイド【2点セット】

1. 労務のペーパーレス化による効果を紹介する検証ガイド
2. 削減できる労務工数、費用対効果を試算できるエクセルシート

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勤怠管理システムの主な機能

勤怠管理システムは、従業員の労働時間を正確に記録・管理するためのシステムです。主な機能は以下のとおりです。

【打刻機能】

• 従業員の出退勤時間や休憩時間の正確な記録
• ICカード、スマートフォン、指紋認証など多様な打刻方法

【勤怠情報の集計機能】

• 出勤時刻・退勤時刻からの労働時間や残業時間の自動集計
• 出勤日数などのデータ集計

【休暇管理機能】

• 従業員の休日日数・有給休暇の残日数管理
• 年5日間の有給休暇取得義務の達成状況確認

【申請・承認機能】

• 休暇や残業、休日出勤の申請承認処理
• オリジナル申請フローの設計

【残業超過などの通知機能】

• 残業の上限時間設定とアラート通知
• 法令に基づく残業時間の管理

【シフト管理機能】

• システム上での簡単なシフト作成
• 欠員時の他部署・他店舗などへのヘルプ要請

【出退勤情報の分析機能】

• 勤務日数・勤務時間の部署別傾向を割り出し
• 休暇の取得状況・残業実績の可視化
• オーバーワークや特定の従業員の過重労働の発見

▼勤怠管理システムの機能を詳しく確認するなら、以下の記事をご確認ください。

労務管理システムと勤怠管理システムを連携して活用することで、人事労務の効率と正確性が大きく向上します。導入時は、自社の運用に必要な機能がそろっているかを見極めることが大切です。

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勤怠管理システムの乗り換えガイド

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まとめ

労務管理は、従業員の労働環境全般を対象とする広範な管理業務であり、勤怠管理はその一部として、とくに労働時間に焦点をあてた業務です。両者は密接に関連しており、適切な勤怠管理なしに、適切な労務管理は実現できません。

現在もエクセルやタイムカードを使った管理方法を採用している企業もありますが、ヒューマンエラーのリスクや業務効率の低下といった課題がつきまといます。

働き方改革やテレワークが推進されるなか、労働時間を客観的に把握し、多様な働き方に対応するには、労務と勤怠はシステムによる管理がおすすめです。

企業が健全に発展し、従業員が安心して働ける環境をつくるには、適切な労務管理・勤怠管理が欠かせません。システム導入によって業務効率化をはかり、法令遵守と従業員満足度の向上を両立させることが、企業に求められている姿勢といえるでしょう。

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