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15分単位でタイムカードを管理するのは違法? 適切な勤怠管理と計算方法を解説

タイムカードの記録で、15分や30分単位で管理している会社もいるかもしれません。しかし、15分などの端数を切り捨てるのは違法になる可能性が高いです。本記事では、タイムカードを15分単位で管理することの違法性や1分単位で記録することの重要性、適切な勤怠管理のポイントを解説します。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

15分単位でタイムカードを管理するのは違法? 適切な勤怠管理と計算方法を解説
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    15分単位でタイムカードを管理してはいけない理由

    タイムカードを15分単位で管理することは、原則的に認められていません。その理由を解説します。

    労働基準法『賃金全額払いの原則』

    労働基準法第24条には、以下のような条文が記載されています。

    第二十四条 賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    『賃金全額払いの原則』に基づいて、賃金は「すべての労働時間」をもとに計算する必要があります。労働時間や残業時間を15分単位や30分単位で管理し、15〜30分未満の時間を切り捨てることは原則的に違法です。

    違反した事業主は、労働基準監督署から是正指導・勧告を受けるか、最悪の場合は労働基準法第120条1号に基づき30万円以下の罰金を科せられる可能性もあります。

    15分管理が認められるケースも

    労働時間を15分単位で管理することは、原則的に違法です。ただし、例外として認められるケースがあります。

    15分管理が認められるケース
    タイムレコーダーの設置場所と更衣室が遠いという理由で、業務を終えてから退勤時刻を記録するまで時間がかかる場合
    タイムカードと実際の労働時間にズレが生じた場合(理由を記載して提出する必要あり)

    タイムカードによる勤怠管理とは

    そもそも、タイムカードによる勤怠管理は一般的なのでしょうか。

    タイムカードによる勤怠管理を採用する企業は一定数ある

    タイムカードによる勤怠管理は、多くの企業に取り入れられている方法といえます。操作方法は覚えやすく簡単というのが主な理由です。ただし、タイムレコーダーはあくまでも「時刻の記録」に特化したツールです。労働時間や残業時間、休日、有給休暇などの集計は、別で取りまとめて行わなければなりません。

    タイムカードは最終的にエクセルで集計することが多い

    タイムカードに打刻された情報を、表計算ソフトのエクセルで記録・計算している企業も多いかもしれません。エクセルでの勤怠管理のメリットは、複雑な操作が不要で、導入コストがかからない点です。

    勤怠管理における注意点

    タイムカードの打刻も含めた勤怠管理における注意点は、以下の通りです。

    • 集計ミスを防ぐ
    • 違法リスクを防ぐ

    それぞれについて詳しく解説します。

    集計ミスを防ぐ

    タイムカードの打刻による勤怠管理であっても、労働時間や残業時間を正しく集計しましょう。

    働き方の多様化にともない、同じ企業の中でも正社員や派遣社員、パートなどさまざまな雇用形態の従業員を抱える企業も少なくありません。従業員側から見るとワークスタイルの選択肢が広がる一方、企業側からすると勤怠管理の難易度は上がっているといえます。

    社員が打刻したタイムカードに基づいて労働時間や残業時間を手動で計算している場合、計算ミスや入力ミスなどのヒューマンエラーに細心の注意を払わなければなりません。また、従業員側にタイムカードの打刻ミスや打刻忘れがあると集計ミスにつながるため、周知やルールの整備が必要です。

    違法リスクを防ぐ

    いくら注意していても勤怠管理を誤ってしまうと、違法と認められる場合もあります。

    勤怠管理に関連して、特に従業員に支払った給与を記録する賃金台帳は、労働基準法により作成・保存が義務づけられている法定三帳簿です。労働基準法第108条には、賃金台帳について以下の通り定められています。

    使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    タイムカードの打刻を含めた勤怠管理では、法律の遵守を徹底しましょう。法律違反が露呈したり、不備があって従業員から訴えられたりすると「ブラック企業」のレッテルを貼られて、イメージが大幅にダウンしてしまう可能性もあります。

    勤怠管理の計算方法

    勤怠管理の正しい計算方法について解説します。

    1分単位で勤怠管理する

    労働基準法第24条に記載された「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。」という条文にしたがうと、労働時間はたとえ1分単位であっても切り捨ててはならないと解釈できます。

    そのため、労働時間は1分単位で管理するのが原則です。たとえば「19時~19時14分までの14分間は15分未満なので切り捨て」として労働時間を15単位で管理し、残業代を支給しないのは労働基準法違反です。

    1か月単位での勤務時間の切り上げ・切り捨ては可能

    労働時間は原則1分単位で管理する必要があります。しかし、例外として切り上げや切り捨てが認められるケースもあります。

    たとえば、1か月の残業時間の合計に30分未満の端数が出た場合です。その場合は、30分未満は切り捨て、30分以上は1時間に切り上げても法律上問題はありません。ただし、1週間単位の変形労働時間制をはじめ、1日単位で労働時間を算出している場合には適用できないため注意が必要です。

    タイムカードによる勤怠管理のポイント

    タイムカードによる勤怠管理のポイントは、以下の3つです。

    • 労働形態で管理方法が異なる
    • 打刻の正しい時間を把握する
    • エクセルのテンプレートを使用して集計する

    それぞれのポイントについて、詳しく解説します。

    労働形態で管理方法が異なる

    同じタイムカードを使用していても、従業員の労働形態によって勤怠管理の方法が異なる場合があります。フレックス制、シフト制のパート、朝番・遅番など、労働形態に応じたフレキシブルな対応が必要です。

    打刻の正しい時間を把握する

    タイムカードに打刻するタイミングが遅れた場合でも、労働時間は1分単位で計算する必要があります。本人やほかの従業員から正確な出退勤時刻を聴き取り、タイムカードに正しい内容を手書きで記入しましょう。

    エクセルのテンプレートを使用して集計する

    インターネット上では、勤怠管理に使えるさまざまなエクセルテンプレートが公開されています。簡単な入力で手軽に勤怠管理を行えるため、上手に活用しましょう。また、エクセルなら、手書きと比べて他者への展開や修正も簡単です。

    タイムカードで多い疑問点と注意点

    タイムカードを用いた勤怠管理に関するよくある質問にお答えします。

    始業前の朝礼・終業後の終礼は労働時間に含む? 含まれない?

    始業前の朝礼や終業前の終礼は、労働時間としてカウントされます。朝礼や終礼への参加は雇用主の指示によって義務づけられたものであるためです。

    10分前の出社時間や着替えは労働時間に含む? 含まれない?

    「遅刻をしないように」「始業前に一息つくために」という理由で早めに出社する場合は、あくまで私的な理由と判断されるため、始業時刻までは労働時間に含まれません。ただし、制服の着用が業務上必要である場合は、始業前の着替えの時間も労働時間に含まれます

    閉店時間は就業時間に含む? 含まれない?

    閉店時間後も締め作業や片づけなどの業務が発生している場合は、就業時間に含まれます。使用者の指示により作業をする時間のため、通常の業務時間と同じように見なして問題ありません。

    残業時間の正しい計算方法を解説

    裁量労働制やフレックスタイム制、深夜労働など、それぞれのケースにおける残業時間の正しい計算方法を解説します。

    裁量労働制・フレックスは正しい管理を把握する

    裁量労働制やフレックスタイム制などの勤務形態を採用する場合は、それぞれの時間外労働に対する考え方を把握しておきましょう。

    裁量労働制は、あらかじめ設定した「みなし労働時間」を労働時間とみなす制度です。みなし労働時間が7時間なら、実労働時間が4時間でも9時間でも労働時間は「7時間」とみなされるため、基本的には時間外労働が発生することはありません。ただし、法定労働時間の上限は8時間なので、みなし労働時間が8時間を超えている場合は、時間外労働が毎日発生する点に注意しましょう。

    一方、フレックスタイム制では、設定した精算期間(1~3か月)に応じて、法定労働時間の上限を超えた分を時間外労働として扱います。法定労働時間の上限は「1日8時間、1週間40時間以内」と定められているため、1か月あたりの法定労働時間は以下のように計算できます。

    暦日数×40時間÷7日=1か月の法定労働労時間

    たとえば、歴日数が30日の月なら、1か月の法定労働時間は171.4時間です。つまり、実労働時間が171.4時間を超えた場合は、フレックスタイム制でも時間外労働とみなされます。

    深夜時間帯は時間外に割増

    22時〜5時の時間帯の労働は深夜労働と認められ、時間外労働に加えて深夜労働の割増率が適用されます。通常の時間外労働の割増率は25%です。ただし、時間外労働+深夜労働の場合の割増率は50%です。また、月60時間を超える分の時間外労働に関しては、割増率が50%となるため注意しましょう。

    勤怠管理システムもおすすめ

    適切かつ効率的な勤怠管理を実現するなら、勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。勤怠管理システムなら、勤怠データがシステム内に蓄積され、シフト管理や給与計算などが自動で行われます。勤怠管理の手間が大幅に軽減されるだけでなく、打ち間違いや計算ミスなどのヒューマンエラーを防げるでしょう。

    なかには法改正に適応して定期的にアップデートしているサービスもあります。勤怠管理システムの導入で、法改正にもスムーズに対応し、各種法律を遵守した勤怠管理を実現できるでしょう。

    タイムカードは1分単位で管理するのが原則

    『賃金全額払いの原則』に基づいて、労働時間は1分単位で管理しなければなりません。労働時間や残業時間を15分単位で管理し、15分未満の時間を切り捨てることは労働基準法違反です。

    本来含めるはずの労働時間が給与計算から外れてしまうと、従業員から訴訟を起こされたり、企業イメージがダウンしたりするリスクがあります。各種法律や正しい計算方法を理解し、適切な勤怠管理を心掛けましょう。

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