マイナンバー管理システムとは｜比較ポイントやメリット、ガイドラインに沿った管理方法を徹底解説！
2016年より施行された「マイナンバー制度」の導入にともない、企業には従業員の個人番号を適切に取り扱う責任が生じました。セキュリティ対策の実施に役立つツールとして「マイナンバー管理システム」が注目を集めています。
本記事では、マイナンバー管理システムの概要を解説し、メリット・デメリットや比較ポイント、マイナンバー管理のガイドラインについても紹介します。マイナンバー管理システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次マイナンバー管理システムとは？
「マイナンバー管理システム」とは、企業が従業員の個人番号（マイナンバー）を安全かつ効率的に管理するためのシステムです。利用することで、企業はマイナンバーの収集や保管、利用、そして破棄までのプロセスを一元管理できます。
マイナンバー管理システムが必要な理由
マイナンバー管理システムの主な目的は、企業が従業員の個人番号を安全かつ効率的に扱えるようにすることです。
マイナンバーは極めて重要な個人情報であり、不適切な管理は法的制裁だけでなく、企業の信用低下にもつながる可能性があります。
特に、サイバー攻撃や内部からの不正アクセスなど、さまざまな脅威が存在する今日、厳格な管理体制の構築は不可欠だといえるでしょう。
マイナンバー管理システムを導入することで、法令遵守を確実にしつつ、企業の負担を軽減し、マイナンバー関連業務の効率化もはかれます。
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マイナンバー管理システムの基本的な機能
マイナンバー管理システムの基本的な機能は、以下の通りです。
| マイナンバーの取得・ 取得状況の確認 | ・スマホ撮影によるマイナンバーカードの登録 ・利用目的の適切な通知（社内LANやウェブサイト、書面） ・ワンタイムパスワードによるセキュアな収集 ・従業員や扶養家族の一括収集機能 ・収集状況の一元管理と可視化 |
|---|---|
| マイナンバーの利用・提供 | ・参照履歴と利用履歴の自動記録・保存 ・必要書類へのマイナンバー自動記載機能 ・利用者ごとの詳細な権限設定 ・CSV出力機能と他システムとの連携 |
| マイナンバーの保管・破棄 | ・サーバーによる安全な保管 ・従業員情報とマイナンバーの紐付け管理 ・保管期限切れデータの通知アラート機能 ・適切な破棄手順のガイダンス |
| マイナンバーの セキュリティ対策 | ・ワンタイムパスワードによるアクセス制御 ・サーバーでの暗号化保管 ・不正アクセスやなりすまし防止機能 ・定期的なセキュリティ更新 |
| マイナンバーへの アクセス制限 | ・利用者ごとの詳細な権限設定 ・多要素認証（ID・パスワードやワンタイムパスワード） ・アクセス可能な担当者の限定 ・外部からの不正アクセス防止 |
| 定期的なアクセスログの出力 | ・詳細な利用履歴の自動記録 ・アクセスログの検索・確認機能 ・不正利用の早期発見と追跡 |
| ワンタイムパスワード発行 | ・マイナンバー収集時のセキュリティ強化 ・システムアクセス時の追加認証手段 ・パスワードの有効期限設定と自動無効化 |
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マイナンバー管理システムを導入する4つのメリット
マイナンバー管理システムを導入するメリットを4つ取り上げて解説します。
- 収集から利用、破棄まで一元管理できる
- 情報漏えいや紛失のリスクを軽減できる
- 法改正に即時対応できる
- 帳票を簡単に発行できる
収集から利用、破棄まで一元管理できる
マイナンバー管理システムのメリットの一つが、従業員の個人番号の収集から保管、利用、そして退職者のデータ消去まで、一貫して安全に処理できることです。
紙での管理に比べて情報の所在が明確で、必要なときにすぐにアクセスできるため、業務効率が大幅に向上します。
情報漏えいや紛失のリスクを軽減できる
マイナンバー管理システムを導入すると、セキュリティ面でもメリットがあります。電子データ化により、情報の不正な持ち出しや漏えいのリスクを大幅に軽減できます。
また、マイナンバー管理システムには高度な暗号化技術や厳格なアクセス制御機能が備わっているサービスもあるため、機密情報の確実な保護が可能です。詳細なログ管理を行うことで、万が一の不正アクセスの際にも迅速に対応できるでしょう。
法改正に即時対応できる
将来的な法制度の変更にも柔軟に対応できることも、マイナンバー管理システムの導入メリットです。
健康保険証や運転免許証の一体化など、マイナンバー制度は発展途上にあります。今後も利用範囲や管理方法に関する法改正がある可能性も否定できません。
マイナンバーシステムを利用していれば、法律の変更に応じてソフトウェアをアップデートすることで、新しい規制や要件に迅速に対応できるでしょう。
帳票を簡単に発行できる
マイナンバー管理システムを導入すると、各種帳票の作成と発行が効率化されます。特に労務管理や給与計算のシステムと連携させると、さらに効率が上がるでしょう。
たとえば、マイナンバーの記載が必要な税務署や市区町村に提出する源泉徴収票を発行する場合、入社時にあらかじめシステムに登録しておくことで、新たな入力は不要です。手作業での転記や記入が必要なくなるため、時間が節約できるとともに、人為的ミスのリスクを低減できるでしょう。
マイナンバー管理システムを導入する2つのデメリット
マイナンバー管理システムの導入にはデメリットもあります。主な2つのデメリットを取り上げて解説します。
- 導入にコストがかかる
- 不正アクセスなどによる情報漏えいのリスクがある
導入にコストがかかる
マイナンバー管理システムの導入には、ある程度の初期投資が必要です。また、誤って自社の実際のニーズと合致しない機能を持つシステムを選んでしまうと、無駄な出費につながる可能性があります。
多くのマイナンバー管理システムは、従業員数に応じて料金が設定されているため、大規模な組織ほど導入コストがかかるといったデメリットも考えられます。
不正アクセスなどによる情報漏えいのリスクがある
マイナンバー管理システムには、デジタル化にともなうセキュリティリスクも存在します。特に、外部からのサイバー攻撃や内部関係者による不正アクセスには注意が必要です。
クラウドサービスを利用する場合、サービス提供者側のセキュリティ体制に依存することになり、新たなリスク要因となるかもしれません。設定ミスや運用エラーによる意図しない情報漏えいの可能性も考えられます。
マイナンバー管理システムの選び方・比較ポイント
マイナンバー管理システムにはさまざまなサービスがあるため、選び方を押さえておくことが重要です。マイナンバー管理システムの選び方や比較ポイントを6つ取り上げて解説します。
- システムのタイプ
- マイナンバーの収集方法・管理件数
- 帳票への反映方法
- 対象の企業規模
- セキュリティ機能
- 初期費用・ランニングコスト
システムのタイプ
マイナンバー管理システムには、主に「特化型システム」と「労務管理システム」の2つのタイプがあります。
特化型システムはマイナンバーの収集、保管、利用に特化しており、比較的導入しやすく、コストが抑えられるのが特徴です。
一方、労務管理システムは、年末調整や入退社手続きなど労務業務全体をカバーするツールです。マイナンバー管理は機能の一部として備わっています。
入退社手続きなど多くの労務業務はマイナンバー管理が関連するため、「労務管理システム」を検討する企業は多くあるでしょう。
企業の規模や業務内容に応じて、適切なタイプを選択することが重要です。
マイナンバーの収集方法・管理件数
マイナンバー管理システムを選ぶ際は、マイナンバーの収集方法と管理件数を考慮します。
収集方法は主に3つの方式があります。
| 画面入力型 | システムの管理者が対象者にリクエストメールを送信し、情報を入力してもらう |
|---|---|
| ID・パスワード方式 | 対象者に固有のIDとパスワードを付与し、各自がシステムにログインして、マイナンバー情報と本人確認書類をアップロードする |
| ワンタイムURL方式 | 一度または限られた時間や回数のみアクセス可能なURLを対象者に共有。リンク先から情報を提出する |
自社に最適な方式を選ぶ際は、無料トライアルなどで操作性を確認することも大切です。また、管理件数に応じたシステムの選択も重要で、従業員数を考慮して適切な規模のシステムを選ぶ必要があります。
帳票への反映方法
マイナンバー管理システムを選ぶ際は、帳票への反映方法も重要な検討ポイントです。労務管理システムとマイナンバー管理システムの連携により、マイナンバーの記載が必要な書類に、自動で反映させることができます。
システム同士の連携方法には主に2種類あり、自社に適した方法を選ぶとよいでしょう。
| API連携 | システム同士を自動的に連携させてデータを反映。対応可否は要確認 |
|---|---|
| CSV連携 | CSVファイルを手動でアップロードする方式。ファイルの加工作業が必要。 |
なお、情報を1つのデータベースで管理する統合型の労務管理システムなら、連携工数は最小限で済みます。複数のシステムを更新する必要はありません。
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対象の企業規模
管理可能なマイナンバーの件数はシステムにより異なります。自社で管理したいマイナンバーの数に応じて適切な製品を選択する必要があります。
中小企業向けに開発されたシステムでは、管理できるマイナンバーの件数に、制限が設けられている場合もあります。また管理数に制限がない大企業向けのサービスもあります。
企業の規模や将来的な人員増加を見据えて、適切な管理件数と機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。
セキュリティ機能
マイナンバー情報は法律に基づいた厳重な管理が求められます。法令を遵守したデータ管理を実現するためにも、強固なセキュリティ機能を備えたマイナンバー管理システムを選択しましょう。
| 必要なセキュリティ要件 | 概要 |
|---|---|
| ログ管理 | データへのアクセス履歴を把握 |
| 権限設定 | 不正操作を防ぐ |
| データの暗号化 | 情報流出時の被害を最小限に抑える |
| サイバー攻撃対策 | 外部からの脅威を防ぐ（ファイアウォールやウイルス対策） |
マイナンバー情報の漏えいは重大な罰則につながる可能性があるため、セキュリティ機能の確認は慎重に行うことが重要です。
初期費用・ランニングコスト
マイナンバー管理システムの選定ポイントとして、初期費用やランニングコストといった導入にともなう料金も重要です。
価格帯は主に、クラウド型あるいはオンプレミス型という提供形態により変わります。また、ユーザー数や管理可能なマイナンバーの件数、追加のオプション機能によっても変動します。
自社に必要な機能や条件が直接的に価格に影響するため、事前にマイナンバー管理システムの要件を詳細に洗い出しましょう。
長期的な運用コストも考慮に入れ、企業の規模や予算に見合った最適なシステムの選択が、費用対効果の高いマイナンバー管理につながります。
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マイナンバー管理のガイドライン【4つのルール】
最後に、法律で定められているマイナンバー管理のガイドラインとして、4つのルールを紹介します。
- 取得・利用・提供のルール
- 保管・破棄のルール
- 委託のルール
- 安全管理措置のルール
基本的に番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に定められた用途「社会保障および税などに関する手続き書類の作成事務」に限って、扱うことができます。
取得・利用・提供のルール
個人番号の取得・利用・提供は、番号法によって限定され、それ以外では「取れない」「使えない」「渡せない」というルールが設けられています。
| 取得 | 利用・提供 |
|---|---|
| 社会保障および税などに関する手続き書類の処理に限る | |
| 従業員に個人番号の提供を求めることが可能 | 個人番号・特定個人情報を記載して、行政機関や健康保険組合に提出可能。 |
保管・破棄のルール
マイナンバーは必要がある場合だけ保管し、必要がなくなったら廃棄しなければなりません。
| 保管 | 廃棄 |
|---|---|
| 社会保障および税などに関する手続き書類の作成事務・処理に限る | |
| 継続保管が可能（継続的な雇用契約関係や休職中、土地の賃貸契約の継続的な契約関係などの用途）。 | 必要がなくなり、法令において定められている保存期間を経過した場合は、すみやかに廃棄または削除。 |
廃棄を前提とした保管体制を構築しておくことが推奨されています。
委託のルール
マイナンバー管理事務を外部に委託する場合、委託先を適切に監督する必要があります。
番号法に基づいた安全管理措置を、委託者自身が行う場合と同等レベルで、委託先が実施できるように監督しなければなりません。
再委託する場合は、最初の委託者の許諾が必要です。再々委託以降も同様です。
安全管理措置のルール
企業は、個人番号・特定個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止などの適切な管理のために、必要かつ適切な措置を講じなければなりません。また、従業員に対する必要かつ適切な監督も行う必要があります。
7つの安全管理措置
安全管理措置には以下の7つがあります。
| 措置の名称 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 1．基本方針の策定 | ・個人番号や特定個人情報の適正な取り扱いの確保について、組織として取り組むために、基本方針を策定 |
| 2．取扱規程などの策定 | ・個人番号や特定個人情報の具体的な取り扱いを定める取扱規程などを策定 |
| 3．組織的安全管理措置 | ・組織体制の整備取扱規程などに基づく運用 ・取扱状況を確認する手段の整備 ・情報漏えいなど事案に対応する体制の整備 ・取り扱い状況の把握や安全管理措置の見直し |
| 4．人的安全管理措置 | ・事務取り扱い担当者の監督 ・事務取り扱い担当者の教育 |
| 5．物理的安全管理措置 | ・個人番号や特定個人情報を取り扱う区域の、管理機器や電子媒体などの盗難防止 ・電子媒体などの取り扱いにおける漏えいの防止 ・個人番号の削除機器や電子媒体などの廃棄 |
| 6．技術的安全管理措置 | ・アクセス制御アクセス者の識別と認証 ・外部からの不正アクセスなどの防止 ・情報漏えいなどの防止 |
| 7．外的環境の把握 | ・外国において特定個人情報などを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度などを把握しなければならない ※2022年施行改正個人情報保護法により追加 |
参照：『はじめてのマイナンバーガイドライン（事業者編）』 個人情報保護委員会事務局
マイナンバー管理のシステム導入には｜One人事[労務]
One人事[労務]は、マイナンバー管理機能が備わった労務管理システムです。マイナンバーの取得、利用、廃棄を一括で管理し、情報漏えいや不正利用を防止します。
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まとめ
マイナンバー管理システムは、企業が従業員の個人番号を安全かつ効率的に管理するためのシステムです。導入により、情報の一元管理や法改正への即時対応などが実現します。
マイナンバー管理システムの選定では、機能要件を洗い出し、管理件数や対象の企業規模、キュリティ機能、コストなどを比較しましょう。
マイナンバー制度への対応は企業の義務であり、適切な管理システムの活用により、業務効率の向上とリスクの軽減につながります。自社のニーズと規模に合わせて、最適なマイナンバー管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。