労働者名簿(社員名簿)とは｜保存期間や記載事項、書き方も徹底解説

労働者名簿とは、法定三帳簿の一つでもあり、企業にとって重要な帳簿です。また、労働者一人ひとりの個人情報を記載するものでもあるため、取り扱いも慎重に行わなければなりません。

労働者名簿を正しく作成し、適切に管理ができていないと、罰金の対象になることもあるため注意が必要です。

本記事では、労働者名簿とは何かをわかりやすく解説しながら、記載事項や管理方法についても紹介します。労働者名簿を効率的に管理するための方法も紹介しますので、担当する人事・労務担当者はぜひ参考にしてみてください。

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目次

労働者名簿とは

労働者名簿とは、企業が雇用している労働者の情報を記載した帳簿で、社員名簿や従業員名簿と呼ぶこともあります。

労働者名簿は労働基準法第107条において、労働者を雇用するすべての企業に作成が義務づけられ、従業員の氏名や住所や生年月日、経歴や入退社日などの個人情報を記載するようになっています。

未作成であったり、記載内容の不備や保管方法に誤りがあったりすることが発覚した場合、労働基準監督署の是正勧告を受ける可能性があるため、企業は正しく作成し、管理しなければなりません。

参照：『労働基準法 107条』法令検索e-GOV

労働者名簿は法定三帳簿の一つ

労働者名簿は、労働基準法における「法定三帳簿」の一つです。

法定三帳簿とは労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の3つを指し、企業は法律により設置しなければならないと定められています。

法定三帳簿は、企業が雇用する労働者の状況を把握するために重要です。内容に漏れがないように記載したうえで正しく保管する必要があります。

労働者名簿は雇用する労働者全員を対象

労働者名簿は、日雇い労働者を除く企業で雇用するすべての労働者を対象としています。正社員やパートタイマーなど、雇用形態にかかわらず、雇用する場合は作成しなければなりません。

しかし一時的な雇用関係にある日雇い労働者については、記載義務はないため理解しておきましょう。

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労働者名簿に記載すべき事項と書き方

労働者名簿に記載すべき項目は9項目あります。

1. 氏名
2. 生年月日
3. 性別
4. 住所
5. 業務の種類
6. 履歴
7. 雇用年月日
8. 退職年月日と事由
9. 死亡年月日と原因

必須項目である9事項について、詳しく確認してみましょう。

氏名

労働者名簿には氏名を記載します。

記載する氏名は、旧字体の漢字を使用する場合など、正確な表記を確認しましょう。また、在職期間中に苗字の変更があった場合も、戸籍上の名前に更新します。

住所・性別・生年月日

労働者名簿には、労働者の性別・住所・生年月日を記載します。

労働者の居住している住所と住民票の住所が異なる場合は、居住している住所を記載します。性別は健康診断等でも使用する項目であるため、相違のないようにしましょう。

雇用の年月日

労働者名簿には、従業員を雇用し始めた年月日を記載します。

雇用の年月日は、採用を決定した日や採用を通知した日ではなく、あくまでも雇用開始の日という点に注意しなければなりません。また、雇用の年月日は、年次有給発生日や勤続年数の計算でも確認することがあるため、間違えのないようしっかり確認しましょう。

業務の種類

労働者名簿には、従業員が従事する業務の種類や内容をわかりやすいように具体的に記載します。

入社したばかりで配属先や担当業務が決まっていない場合は空欄にして、配属先や担当業務が決まり次第、加筆したうえで「履歴」も更新しておくと安心です。

部署移動や配置転換があった場合も都度更新が必要ですが、同時に労働者名簿における履歴項目も更新しておきましょう。

また、従業員数が常時30人未満の企業の場合は、1人の従業員が複数の業務を兼任する場合もあるため、記載しなくてもよいとされています。

履歴

労働者名簿には、労働者に関する履歴についても記載します。

履歴の一般的な内容としては、社内における配置転換や昇降格履歴などが挙げられます。

労働基準法では「履歴」について明確な範囲や内容を定めていません。企業の判断や必要性に応じて、最終学歴や社外履歴（資格や経歴）などを記載しておくとよいでしょう。

退職日（解雇日）と事由

労働者名簿には、退職日（解雇日）とその事由を明記します。

労働者の都合で退職したときは理由を記載しなくても問題ありませんが、企業側が解雇したときは解雇事由も明記しなければならないため、注意しましょう。

死亡の年月日と事由

労働者が在籍中に死亡した場合は、死亡年月日と死亡理由についても記載が必要です。

労災にもかかわる重要な点であるため、事実確認を行ったうえで正確に記載するようにしましょう。

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労働者名簿の管理方法

労働者名簿の更新や保存期間、保管など、管理方法について解説します。

労働者名簿の更新は随時

労働者名簿は、遅滞なく更新しなければなりません。労働者について記載している情報に変更が生じた場合は記載内容の変更を行うとともに、履歴の更新も行いましょう。

労働者名簿の保存期間は5年

労働者名簿の保存期間は、退職や死亡日から起算して5年間としています。

2020年の法改正により、保管期間が3年から5年へと変更されました。当面の間は経過措置として3年間の保存でもよいとされていますが、将来的に5年間となるはずなので、理解しておかなければなりません。

また、法定帳簿すべての保管期間を5年間としていますが、帳簿ごとによって起算日の定義が異なる点も注意しましょう。

参照：『改正労働基準法等に関するQ＆A』厚生労働省労働基準局

労働者名簿の保管方法

労働者名簿の保管方法として、書類だけでなく、パソコンやシステムなどを使用した電子データによる保管も挙げられます。

労働者名簿を電子データで保管する場合は、印刷可能な機器を設置し、すぐに印刷できるような状態にしておかなければなりません。

効率的に管理ができるため電子データによる保管はおすすめですが、必要な際にすぐに提出できるよう、いつでも印刷できる環境を整えておきましょう。

労働者名簿に関する注意点

労働者名簿を作成したり管理したりするうえで、注意しなければならない点について、解説します。

労働者名簿は事業所ごとに作成する

労働者名簿は、企業が展開する各事業所ごとに作成することが義務づけられています。

労働者名簿の作成パターンには、次の2つがあります。

• 支社や支店などを1つの事業所とし、事業所ごとに名簿を作成する
• 本社が作成したうえで事業所に配布するという

どちらのパターンの場合でも、各事業所に対して適切な管理と保管を徹底しましょう。

個人情報やプライバシーの取り扱い

労働者名簿には、従業員に関するさまざまな情報を記載します。個人のプライバシーにかかわる個人情報も多く記載されるため、扱いには注意が必要です。

また、労働者名簿は個人情報保護法の対象になるため、従業員から情報を収集する際にも許可を得たうえで作成し、その情報の取り扱いや使用用途を限定したうえで説明します。

労働基準監督署の調査は不定期である

労働者名簿は、雇用を行うすべての企業に対して義務づけているものです。

労働基準監督署は不定期で企業の調査を行っているため、労働者名簿の提示や提出を求められる場合もあるでしょう。

名簿が作成されていなかったり、内容に漏れがあったりする場合は是正勧告の対象となります。勧告によって改善されなければ、労働基準法違反となり30万円以下の罰金を科される可能性があります。

法令遵守を行い、企業としての信頼性を損なわないためにも、正しく理解して労働者名簿を管理しなければなりません。

参照：『労働基準法 107条および120条』法令検索e-GOV

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労働者名簿の管理効率化にシステム化がおすすめ

労働者名簿は、入社・異動・住所変更・退職などに応じて、随時更新を続けなければなりません。

労働者名簿を書類で管理していると、都度探したり修正したり、保管場所を確保しなければならず、手間がかかります。

労務管理システムOne人事[労務]を活用すれば、従業員情報を一元管理し、入退社や身上変更などの労務手続きの工数削減に役立ちます。労働者名簿を含む従業員情報の管理を効率化したい企業は、労務管理システムでの管理も検討してみてはいかがでしょうか。書類の盗難や紛失リスクも抑えられます。

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まとめ

労働者名簿は、法律で作成が義務づけられている法定三帳簿の一つです。作成後も、従業員情報に変更があれば、漏れなく更新する必要があります。紙やExcelで管理している場合、更新漏れや最新版の確認、事業所ごとの共有に手間がかかることもあるでしょう。

労働者名簿は、要件を満たせば電子データで管理することも可能です。システムを活用すれば、従業員情報を一元管理し、必要なときに確認・出力しやすくなります。労働者名簿の管理を効率化したい場合は、人事労務システムの活用も検討してみましょう。