労働条件通知書の基本を解説｜必要性や交付の時期、作成時の注意点などを解説
労働条件通知書とは、企業が従業員を雇用する際に、労働条件を明記して通知する法的な文書です。担当者は、双方の誤解やトラブルを防ぐために、準備しなければなりません。本記事では、労働条件通知書の必要性から交付の時期、記載項目、注意点などの基本を解説します。
目次労働条件通知書とは何か？
まずは労働条件通知書の基本をおさらいします。
労働条件通知書とは「労働条件に関する重要事項」を記載した文書
労働条件通知書は「労働条件に関する重要事項」を記載した書類です。雇用する側と雇用される側で、労働に関する情報を共有するために交付されます。企業は従業員を雇用する際、すべての従業員に対して労働条件通知書を交付しなければなりません。
絶対的明示事項と相対的明示事項について
労働条件通知書に記載する内容には、絶対的明示事項と相対的明示事項があります。
絶対的明示事項は、法律で明示が義務づけられている項目です。
| 絶対的明示事項 |
|---|
| ・労働契約の期間 ・始業、終業時間 ・休憩時間や休日 ・基本賃金 ・手当 |
一方、相対的明示事項は定めがある場合に明示しなければならない事項です。
| 相対的明示事項 |
|---|
| ・退職手当や休職の取り決め ・安全・衛生、災害補償などに関する事項 |
相対的明示事項は口頭で通知するだけで問題ありませんが、トラブル防止の観点から書面での交付が望ましいでしょう。
労働条件通知書と雇用契約書の違いについて
労働条件通知書と混同されがちな書類に「雇用契約書」があります。2つの書類の違いを解説します。
雇用契約書の概要
雇用契約書とは、企業と従業員の間で雇用契約に関する合意がとれたことを証明する書類です。民法第623条では「雇用」について以下の通り定められています。
第六百二十三条 雇用は、当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる。
引用：『民法』e-Gov法令検索
従業員と雇用契約を締結する際、雇用条件を詳細に記した契約書を作成することで「双方が納得したうえで雇用関係にある」ことを証明できます。
企業が従業員に渡す労働条件通知書に対して、雇用契約書はお互いの合意を示す書類です。そのため、両者が署名や捺印をした雇用契約書を1部ずつつくり、それぞれが保管するという違いがあります。
雇用契約書は作成の義務がない
労働条件通知書の交付は、労働基準法第15条に基づく企業の義務です。
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。
引用：『労働基準法』e-Gov法令検索
一方、雇用契約書そのものに法的な作成義務はなく、書類の交付の有無は企業に任されています。
ただし、企業には従業員に労働条件を明示する義務があるため、のちのトラブルを回避するために、労働条件通知書とセットで作成する企業も多いようです。また、労働条件通知書は記載項目が定められていますが、雇用契約書に決められた形式はありません。
労働条件通知書の必要性とは？
次に労働条件通知書の必要性について解説します。
労働条件通知書は労働基準法で交付が定められている
労働条件通知書の交付は、企業の義務です。正規雇用やパート・アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、すべての従業員に対して交付する必要があります。
労働条件を明確にすることで入社後のトラブルを回避する
労働条件を明確にすることは、トラブル回避につながります。就業時間や賃金について書面で通知することで「言った」「言わない」といった水掛け論を防げるでしょう。
また、労働条件についてもめると従業員が退職するリスクが高まるばかりか、企業のイメージダウンにもつながりかねません。余計なトラブルを避けるためにも、労働条件通知書は必要です。
労働条件通知書はいつ交付する？
労働条件通知書は、いつ、どのようなタイミングで交付するとよいでしょうか。労働条件通知書を交付する具体的なタイミングについて解説します。
従業員を新たに雇用する
労働条件通知書は、新卒・中途にかかわらず、新たに従業員を雇用する際に必要な書類です。一般的には、内定日や入社日に交付する場合が多いでしょう。
なお、新卒者を雇用する場合は、内定を出すまでに労働条件通知書を交付します。入社前に労働条件を提示し、新卒者から内容に対する同意を得ましょう。
求人募集を出す
求人募集をかける際は、求職者に対して労働条件を通知する必要があります。採用サイトやハローワークなどに自社の求人情報を掲載する際は、労働条件通知書と同等の内容で労働条件を記載してください。
なお、掲載スペースの都合ですべての条件を明示できない場合は、面接前に労働条件を示します。また、雇用する意思がある場合は、事前に労働条件通知書を用意しておきましょう。
労働条件を変更する
労働条件を変更するときも、対象の従業員に労働条件通知書を交付します。条件の適用が開始される日付に交付し、本人に内容を確認してもらいましょう。
また、有機契約の従業員の契約期間を更新をするときは、更新日に書類を交付します。トラブルを未然に防ぐためにも、速やかな交付が必要です。
労働条件通知書に必要な項目
労働条件通知書には、具体的には以下のような項目を記載します。
- 契約期間
- 就業の場所
- 業務の内容
- 始業・終業の時刻・休憩時間
- 休日・休暇
- 賃金
- 退職に関する事項
それぞれの項目の書き方や、重要ポイントを解説します。
1．契約期間
従業員との契約期間の有無について記載します。契約期間の定めがある場合は、いつからいつまでなのか具体的な日付を明記しましょう。
- 2023年4月1日～2023年10月1日
転職者を雇用する場合は、契約開始日（＝入社日）が明記されていないと、前職での引き継ぎや退職日との兼ね合いでトラブルが発生する恐れがあります。また、契約更新の有無や、更新の基準についても記載しましょう。
2024年4月からは、有期雇用契約者を雇用する場合、更新上限の有無とその内容も明示することとなりました。更新上限を新設または短縮する場合は、その理由を従業員にあらかじめ説明しなければなりません。
2．就業の場所
社名や支店名、店舗名など入社後に従業員が実際に働く場所を記載します。従来は就業場所の変更可能性の記載は任意でしたが、2024年4月からは、将来的な配置転換にともなって変更の見込みがある就業場所も明記しなければなりません。
なお、有期労働契約者を雇用する場合は、更新のタイミングごとに変更の範囲を明示します。
3．業務の内容
入社後、従業員が実際に担当する業務内容について記載します。たとえば「経理」「営業」と、簡潔に記載すれば問題ありません。就業場所の項目と同様に、2024年4月からは、将来的な配置転換によって変更され得る業務範囲も明記することとなりました。
4．始業・終業の時刻・休憩時間
始業時間と終業時間、休憩時間も具体的な数字で明記します。
変形労働時間制は労働時間を調整する単位や勤務時間の組み合わせ、フレックスタイム制はフレキシブルタイムやコアタイムなど、それぞれ詳細な条件を記載してください。
5．休日・休暇
休日が固定の曜日や日付ならその詳細、休日が固定されていないなら、週・月あたりの休日日数を記載します。1年単位の変形労働時間制は年間の休日日数を記載しましょう。
年次有給休暇は6か月継続して勤務した場合に付与する日数や、6か月以内での有給休暇の有無とその詳細を記入します。代休をはじめ、そのほかの休暇制度の有無についても明記しましょう。
休日が固定曜日や日付なら、その詳細を示し、固定されていないなら、週や月あたりの休日日数を明らかにします。1年単位の変形労働時間制を採用しているなら、年間の休日日数を具体的に明示しましょう。
年次有給休暇については、6か月継続勤務後に付与される日数、6か月以内の有給休暇の取得可否とその条件を具体的に記入します。代休を含むその他の休暇制度の有無とその内容も加えましょう。
6．賃金
基本給の分類（月給、時間給など）と具体的な金額、諸手当の名称や金額、計算方法などを記載します。また、法定時間外労働や休日労働、深夜労働に対する割増賃金率も明示しなければなりません。
法定時間外労働が1か月60時間を超える場合は、割増率を50%以上に設定する必要があるため、60時間以内と60時間超それぞれの割増率を記載しましょう。
7．退職に関する事項
定年制や継続雇用制度の有無、対象の年齢について記載します。定年の年齢は、60歳以上に定めなければなりません。
高年齢者雇用安定法によって65歳までの雇用確保が義務づけられており、経過措置は2025年3月で終了します。2025年4月以降、65歳までのすべての従業員に対して、本人が希望する限り継続して雇用する義務が生じます。
労働条件通知書の記載形式は企業によって変わる
労働条件通知書に所定のフォーマットはなく、明示が必要となる事項が記載されていれば形式は問われません。記載形式や項目は企業によって異なります。参考にできるテンプレートは、厚生労働省や各労働局のホームページからダウンロードできます。
参照：『主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）』厚生労働省
労働条件通知書の作成時における注意点
労働条件通知書を作成する際は、2つのポイントに注意しましょう。
労働条件通知書を電子交付する際には条件に注意
労働条件通知書は、紙の書類だけではなく、メールやSMS、SNSなどの電子形式でも交付できます。ただし、以下の条件を満たす必要があります。
- 従業員の希望がある
- 印刷可能な形式である
- 本人以外に情報が届かない形式で交付する
労働条件通知書に関する罰則について
労働条件通知書を交付しなかったり、従業員の希望に反して電子データで提供したりする行為は、労働基準法違反です。30万円以下の罰金を科せられる恐れがあります。
労働条件通知書の交付は企業の義務
労働条件通知書とは、始業・終業時間や賃金など、労働条件における重要事項を記載した書類です。企業は、従業員を雇用する際や労働条件を変更する場合などに、労働条件通知書を交付する義務があります。
定められたフォーマットはないものの、必須記載事項である「絶対的明示事項」を漏らさず記載するよう注意しましょう。社内に別途定めがある場合は相対的明示事項の記載も必要です。
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