給与計算のアウトソーシングを導入するメリット・デメリットとは？ 相場・導入すべき企業を解説
給与計算のアウトソーシングは、近年注目されている給与計算の代行サービスです。
本記事では、給与計算のアウトソーシングで委託できる業務や、導入するメリット・デメリットについて解説します。料金相場や導入すべき企業、アウトソーシングサービスの選び方も紹介するので、人事労務担当者は参考にしてください。
目次給与計算アウトソーシングとは？
給与計算アウトソーシングとは、給与や社会保険料の計算、年末調整の手続きに関する業務などを外部に委託するサービスです。
給与計算を専門的に行う業者に任せることでミスやコスト削減、業務の効率化をはかれるため、アウトソーシングサービスを利用する企業が増えてきているのです。
給与計算アウトソーシングで対応できる業務
給与計算業務には、毎月発生する給与計算や支払いのほか、年末調整の手続きや住民税の計算などの業務が含まれます。給与計算アウトソーシングで対応できる業務について詳しく解説します。
給与・賞与計算
給与や賞与の計算は複雑であり、正確性や労務・税務の知識が必要とされるため、担当者の負担が大きくなりがちです。給与計算アウトソーシングでは、給与計算に精通したスタッフが代行するので、安心して任せられるでしょう。
税金の計算・納付
所得税・住民税・社会保険料などの計算と納付作業も、給与計算アウトソーシングで代行できる業務の一つです。
特に、健康保険は会社所在地によって保険料率が異なり、毎年保険料率も変わるので、保険料率の変更に対応しなければなりません。このような保険料率改定にともなう作業も、アウトソーシングをすればスムーズに対応できるでしょう。
給与データの作成・振り込み
給与・賞与の計算結果をもとに給与明細を発行し、振り込むまでの作業も依頼できます。給与や賞与、税金の計算に追加する形で依頼するケースが多いものの、振り込みに対応していない業者もあるため注意が必要です。
年末調整
年末調整では、各種申請書の取りまとめやデータ入力、控除額や源泉徴収所得の計算など多くの工数が必要なので、担当者に大きな負担がかかります。これらの業務をすべて代行してもらえると、人的コストの削減につながるでしょう。
給与計算アウトソーシングが注目される背景
近年、給与計算アウトソーシングが注目されている大きな理由として、慢性的な人材不足が挙げられます。
少子高齢化の影響で労働人口の減少が続くなか、業界や業種を問わず人手不足が問題視されています。限られた人材リソースを有効活用するために、アウトソーシングによる業務効率化が進んでいるのです。
株式会社矢野経済研究所が実施した『人事・総務関連業務アウトソーシング市場に関する調査』によると、2021年度の人事業務アウトソーシング市場は前年度比6.7％増でした。
特に、給与計算や労務管理を含むバックオフィス業務はアウトソーシング化しやすいため、多くの企業で導入されています。
参考：『2023 人事・総務関連業務のアウトソーシングビジネス調査レポート』株式会社矢野経済研究所
給与計算アウトソーシングを導入するメリット
給与計算アウトソーシングを導入する6つのメリットを解説します。
特定の時期の業務集中を防止できる
給与計算に関係する業務は、年末調整などの特定の時期に集中しがちです。臨時で担当者を増員するとなっても、年末調整や給与計算には専門的な知識やノウハウが求められるため、慎重に人員を確保しなければなりません。
アウトソーシングの導入によって、特定の時期、特定の人物に業務が集中するのを防止できるでしょう。
業務の属人化を防止できる
アウトソーシングで給与計算業務を行うことで、特定の人物に業務が集中する業務の属人化を防げます。
担当者が長期休職・退職してしまうと、給与計算業務が滞りかねません。アウトソーシングをすれば、業務が中断されず、影響を最小限に抑えられるでしょう。
本来の業務に専念できる
給与計算のアウトソーシングを利用すると、従業員が本来の業務に専念できます。
給与計算を担当している従業員は、ほかの業務も兼務していることもあるでしょう。給与計算に対応しているときは、ほかの業務に携わる時間が減少し、本来着手すべき業務がおろそかになってしまう恐れがあります。
利益を生み出す業務に人的リソースを集中できるのは、企業にとって大きなメリットといえます。
正確に給与計算ができる
給与計算は、残業手当や休日手当、社会保険料、税金など細かな部分まで計算しなければならないため、担当者にとって大きな負担となりがちです。
給与計算を請け負っている業者は、経理に関する専門的な知識とスキルを兼ね備えています。アウトソーシングをすれば、給与計算の不正やミスを解決できるかもしれません。
法改正への対応負担がなくなる
給与計算に関連する税金や社会保障にかかわる法令は、毎年のように改正されています。自社で給与計算を行う場合は、ソフトウェアの更新はもちろん、法改正を正しく理解して対応しなければなりません。
一方で、給与計算を専門とするアウトソーシングは、法改正への対応に慣れている可能性が高く、安心して任せられるでしょう。
コストを削減できる
給与計算をアウトソーシングするためにはコストがかかりますが、自社で行う場合でも人件費やシステム構築費用、維持費用などがかかります。人件費には、担当者や責任者、システム開発・運用者などのコストが考えられるとともに、人材育成のための教育コストも含まれます。
アウトソーシングによって、自社で給与計算を行うよりもコスト削減を実現できるのです。
給与計算アウトソーシングを導入する際の課題
メリットの多い給与計算アウトソーシングですが、導入時にはいくつか課題もあります。
情報漏えいが起きる可能性がある
給与計算に限らず、アウトソーシングを利用することで情報漏えいのリスクにさらされます。外部機関に個人情報を委託する関係上、委託先の管理能力に任せるしかありません。
委託先のセキュリティ対策や従業員のセキュリティリテラシーについて、よく見極めることが大切です。契約前に、セキュリティ管理やデータの取り扱い方法を確認しましょう。
給与計算業務のノウハウは自社に蓄積されない
給与計算業務をアウトソーシングする場合、給与計算に関するノウハウを自社に蓄積しづらくなります。自社が保有する知識やノウハウが古いままで止まってしまい、法改正に対応できなくなる恐れもあるでしょう。
アウトソーシングを行う際には、給与計算マニュアルの配付や法改正時のフィードバックがされるかを確認してください。
すべての業務を委託できるわけではない
勤怠管理や従業員の個人情報変更などの業務はアウトソーシングしづらいため、社内に残るケースが多くあります。
また、業務の一部だけをアウトソーシングした場合、アウトソーシング先とのやりとりが増えてしまうこともあるでしょう。契約する段階で、委託先のサービス提供範囲や業務フローを確認することが重要です。
給与計算アウトソーシングの選び方
自社に適した給与計算アウトソーシングを選ぶために、確認すべきポイントを5つ解説します。
自社の規模に対応できるかを確認する
給与計算といっても、会社の規模によって委託すべき業務が大きく異なります。
大企業は従業員数や雇用形態、職種が多岐にわたる可能性が高く、給与計算の方法も煩雑になりがちです。そのため、さまざまなケースに対応可能な大企業向けのアウトソーシングを検討するとよいでしょう。
一方で、中小企業は従業員1人あたりの業務量が幅広いため、複数の業務をアウトソーシングできるサービスが向いているといえます。
対応してくれる業務を確認する
アウトソーシングを行う業務を事前に決めたうえで、依頼する業務に対応してくれるサービスであるかを確認してください。
給与計算にかかわるすべての業務を委託するのか、一部のみを委託するのか、給与計算業務以外の業務も委託するのかをあわせて検討しましょう。
専門性と実績を確認する
アウトソーシング会社を選ぶ際の重要なポイントは実績です。ただし、実績の数だけでなく、導入事例や口コミ、評価などを総合的に確認してください。無料体験を活用するのもよいでしょう。
自社と似ている業種や規模の導入実績が多いほど、自社にマッチした委託先である可能性が高まります。
セキュリティ体制を確認する
アウトソーシングの利用には情報漏えいのリスクがあるため、委託先のセキュリティ体制を十分に確認しましょう。
代行業者のWebサイトに、情報セキュリティ対策が構築されている証明が掲載されているかも重要なポイントです。代表的な認証マークは次の通りです。
- プライバシーマーク（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）
- ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）
料金を確認する
給与計算のアウトソーシングを利用する際は、コストを確認しましょう。委託先によって価格が大きく異なるため、事前に料金や対応業務を比較・検討して、企業の予算にあわせたサービスを検討してください。
給与計算アウトソーシングを導入すべき企業
給与計算アウトソーシングを導入すべき企業として、次の2つのケースが挙げられます。
1人の従業員が別の業務を兼務している場合
給与計算を担当する専任の従業員を雇用する余裕がなく、1人の従業員が別のコア業務を兼務する状況なら、アウトソーシングの導入を検討しましょう。
専任の従業員を雇用するよりもコスト削減の可能性があるだけでなく、利益に直結するコア業務に注力できます。アウトソーシングを行うコストはかかるものの、事業推進に大きく貢献できるはずです。
専門知識のある従業員がいない場合
立ち上げたばかりのベンチャー企業やスタートアップ企業などで、税法や社会保険、経理に関する専門知識のある従業員がいない場合も、アウトソーシングを検討しましょう。
外注することで給与計算や税処理を適切に行えて、自社で専門知識やノウハウを教育するよりもコスト削減を実現できる可能性があります。
給与計算アウトソーシングの料金相場
給与計算アウトソーシングを利用するにあたり、初期費用と月額の利用料金がかかります。従業員数や依頼する業務範囲によっても異なりますが、業界における相場を理解しておきましょう。
対応する従業員数で課金
給与計算のアウトソーシングは、給与計算すべき従業員の人数に応じて料金が変化するように設定されているサービスが多いです。
基本料金に、従業員1人あたり300円から1,000円程度の料金が加算されます。従業員50人程度の会社の場合、ひと月あたり4〜6万円程度が相場と考えましょう。
対応する業務数により課金
委託する業務の種類や数によって、金額が大きく変動します。基本料金に追加料金を上乗せすることで、委託業務を増やせます。
年末調整などは作業負荷が大きい業務といえるため、給与計算のみ依頼する場合の2〜3倍は費用がかかるとイメージしておくとよいでしょう。
スタッフの稼働時間で課金
給与計算業務を担当する委託先のスタッフの稼働時間によって、料金が計算される場合もあります。依頼元の従業員数に関係なく、業務量の多さによって料金が決まるのが特徴です。
作業スタッフ1名につき、1時間あたり1,500円から4,000円程度が相場とされています。
給与計算アウトソーシングを活用して業務効率向上へ
給与計算アウトソーシングは、業務負担の軽減や属人化のリスク回避に効果的なサービスです。ただし、初期費用や毎月のランニングコストが発生するため、自社の予算やニーズに合わせて委託先を検討しなければなりません。
本記事でご紹介した料金相場や課題を参考に、業務範囲や受注実績、サポート体制、セキュリティ体制、提携システムなどを総合的に比較し、自社に最適なアウトソーシング業者を選びましょう。
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