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勤怠の締め処理作業の正しい方法|締め日の設定方法や効率化のコツも解説

勤怠の締め処理作業は、企業にとって重要な業務の一つです。「締め日」「◯日締め」など締め処理作業に関する言葉は広く認知されていますが、実際にどのような作業が必要なのか、知らない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、勤怠の締め処理の目的や具体的な作業内容を解説します。締め日の設定・変更方法についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

勤怠の締め処理作業の正しい方法|締め日の設定方法や効率化のコツも解説
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    勤怠の締め処理作業とは? 基本的な考え方をおさらい

    まず、勤怠の締め処理作業における基本的な考え方を解説します。

    「勤怠の締め日」と「給与の締め日」はイコールの関係

    従業員に支払う給与は、労働時間や法定外残業時間といった勤怠情報をもとに計算されます。そのため「勤怠の締め日」と「給与の締め日」は同じものであり、どちらも給与計算の基準である期間を区切る日という認識で問題ありません。

    ただし、給与計算の区切りである日と、実際に給与が支払われる日は異なります。たとえば「15日締め25日払い」の場合、勤怠(給与)の締め日は15日、給与の支払い日は25日です。

    勤怠の締め処理の作業内容

    勤怠の締め処理の主な作業内容は、勤務時間や残業時間、深夜労働時間などの情報を収集し、間違いがないか確認することです。従業員が日々申請した勤怠情報を集め、担当者が月に一度のペースで確認します。

    勤怠の締め処理作業のチェック項目

    勤怠の締め処理作業で確認すべき項目は、主に以下の5つです。

    • 労働日ごとの労働時間
    • 時間外労働の労働時間
    • 休日出勤など法定外労働時間
    • 休日数
    • 有給休暇の消化日数

    勤怠の締め日と給与の締め日は同じものですが、実際の作業では給与計算に直接関係がない項目も管理します。その理由は、次項で詳しく解説します。

    勤怠の締め処理作業が必要な理由

    勤怠の締め処理作業の必要性について解説します。

    勤務状況や労働時間を正しく把握するため

    従業員に支払われる給与は、それぞれの勤務状況や労働時間をもとに算出されるものです。勤怠の締め処理作業を正しく行えば、従業員に適切な金額の給与を支給できます。

    また、2019年には、労働時間の客観的な記録による把握が法的に義務化されました。企業は、厚生労働省のガイドラインに基づき、従業員の労働時間を適正に管理する義務があります。

    参考:『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』厚生労働省

    労働法にのっとっていることを確認するため

    勤怠の締め処理作業には、従業員の勤務状況が各種法令に即しているかどうかを確認する役割もあります。

    労働時間や残業時間はもちろん、休日や有給休暇など労働日数以外の時間も管理することで、従業員が無理のない働き方をしているかどうかを把握できるのです。勤怠の締め処理作業は、企業経営の健全化にとっても重要といえるでしょう。

    勤怠の締め日を決定する方法

    勤怠の締め日は、自社の就業規則で確認できます。これから従業員を雇用する企業は、以下の方法で締め日を設定するとよいでしょう。

    給与の支払い日を基準とする

    勤怠の締め日を設定する前に、まずは給与の支払い日を設定するのがおすすめです。給与は少なくとも月に1回以上支払われるため、勤怠の締め日も月に1回以上設定されることが多いでしょう。

    締め日と支払い日の設定に法的な決まりごとはなく、企業が自由に設定できます。たとえば、月給制なら15日締め、25日払い。週給制なら毎週木曜日締め、翌週金曜日払いというように、企業によってさまざまです。

    余裕を持った締め日を設定する

    勤怠の締め日と給与の支払い日が近すぎると、従業員の出勤簿やタイムカードの提出が遅れた場合に対応しきれない恐れがあります。

    また、取引先の銀行によっては「振り込み日の◯日前までにデータを送信する」といったルールを設けている場合もあるでしょう。給与計算に必要な日数を把握し、余裕を持った締め日を設定することが大切です。

    勤怠の締め日を途中から変更する方法

    勤怠の締め日を途中で変更する場合は、以下の3点に注意しましょう。

    • 就業規則もあわせて変更する
    • 従業員に周知し、同意を得る
    • 支払いが滞らないよう注意する

    就業規則もあわせて変更する

    勤怠の締め日の効力を発揮するためには、就業規則で明確に定める必要があります。勤怠の締め日を変更する場合は、就業規則もあわせて変更することが大切です。

    従業員に周知し、同意を得る

    勤怠の締め日を変更するためには就業規則の変更が必要ですが、労働基準法第90条では「就業規則の変更には労働組合や労働者の過半数の同意が必要」と定められています。

    第九十条 使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    そのため、勤怠の締め日を変更する場合は、まず従業員の同意を得るところから始めるべきでしょう。

    また、変更した内容や効力を発揮し始める日を周知しないと、従業員の間で混乱が生じる恐れがあります。無用なトラブルを避けるためにも、従業員への事前周知を徹底するようにしましょう。

    支払いが滞らないよう注意する

    労働基準法第24条では「賃金は、毎月1回以上、一定の期日を定めて支払わなければならない」と定められています。

    第二十四条 賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を支払わなければならない。ただし、法令若しくは労働協約に別段の定めがある場合又は厚生労働省令で定める賃金について確実な支払の方法で厚生労働省令で定めるものによる場合においては、通貨以外のもので支払い、また、法令に別段の定めがある場合又は当該事業場の労働者の過半数で組織する労働組合があるときはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がないときは労働者の過半数を代表する者との書面による協定がある場合においては、賃金の一部を控除して支払うことができる。

    引用:『労働基準法』e-Gov法令検索

    勤怠の締め日を変更したことで給与が支払われない月が発生した場合、この原則に違反してしまうため注意が必要です。

    勤怠の締め処理作業を効率化するコツ

    従業員の人数が多ければ多いほど、勤怠の締め処理作業の担当者の業務負担は増していきます。作業の効率アップを目指すなら「ペーパーレス化」と「システムの導入」を検討しましょう。

    ペーパーレス化する

    勤怠の締め処理作業のペーパーレス化とは、紙の出勤簿やタイムカードなどを廃止し、勤怠情報をデータで管理できるようにすることです。エクセルで出勤表を作成し、勤務状況の記録と集計をオンライン上で行うといった方法があります。

    勤怠管理システムを導入する

    勤怠管理システムを導入すれば、勤怠の締め処理作業をよりスムーズに行えるでしょう。給与計算システムと連動させれば、給与計算まで自動化できます。

    勤怠の締め処理作業をペーパーレス化するメリット

    勤怠の締め処理作業をペーパーレス化すると、以下の3つのメリットを得られます。

    • 担当者の業務負担が軽減される
    • 勤怠状況をリアルタイムに把握できる
    • 多様な働き方に対応できる

    担当者の業務負担が軽減される

    勤怠の締め処理作業をペーパーレス化する最大のメリットは、業務の効率化をはかれることです。

    労働時間や残業時間の集計が自動化されることで、担当者の業務負担が大きく軽減されます。効率化によって生まれた時間を有効活用すれば、よりコアな業務に注力できるでしょう。

    勤怠状況をリアルタイムに把握できる

    オンラインで管理することで、従業員の勤務状況をリアルタイムに把握できます。

    紙の資料と比べてデータの集計・把握が容易なため、残業時間が多い従業員の業務量を調節するなどの判断もしやすいでしょう。給与にかかっているコストも把握しやすく、経営判断にも役立ちます。

    多様な働き方に対応できる

    勤怠管理システムなら、インターネットにつながっている状況であれば、自宅や出先からでも出退勤の記録ができます。

    テレワークにも対応しやすいため、多様な働き方の促進にもつながるでしょう。今後テレワークをメインとしたり、在宅または出社を選択できるようにしたりする場合も、勤怠の締め処理作業を円滑に行えます。

    勤怠の締め処理作業を効率化

    勤怠の締め処理作業とは、従業員の勤務時間や休憩時間などを収集し、間違いがないかチェックすることです。勤怠の締め処理作業で得られた情報は、給与計算だけでなく「従業員の働き方」を管理・是正するうえでも役立ちます。ペーパーレス化やシステムの導入で業務負担を軽減しつつ、従業員の勤怠状況を適切に管理しましょう。

    勤怠をはじめ人材情報が分散している企業は、管理運用の見直しとともに、給与計算と連携できる勤怠管理のクラウド化を検討してみてはいかがでしょうか。

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