残業管理の方法とは【誰の仕事？】目的・必要性と課題、エクセルを活用した法も簡単に解説
「残業管理」は、企業が法令を遵守しつつ、従業員の健康と生産性を向上させるために重要な業務です。 しかし「労働時間を正確に把握できない」「従業員がルールを守らない」という課題を抱える企業もいるのではないでしょうか。
本記事では、残業管理に課題がある担当者向けに、目的と必要性や課題解決のヒントを解説します。残業管理をラクにする方法やシステムの導入も紹介するので、参考にしてください。
目次残業管理の目的と必要性
残業管理の目的と必要性は、主に以下の3つに分けられます。
- 長時間労働による事業リスクを回避する
- 残業時間の上限規制を守る
- 法律違反を回避する
長時間労働による事業リスクを回避する
適切な残業管理は、長時間労働による従業員の健康被害と、経営リスクを回避するために必要です。
長時間労働が続くと、従業員の疲労が蓄積し、判断力や集中力が低下します。その結果、ミスや事故が増え、生産性の低下を招きます。
従業員の健康問題が深刻化すると、休暇や退職が増え、新たな人材確保や育成にかかるコストが増大します。
特に、過労死やメンタルヘルスの悪化といった問題は、個々の生産性だけでなく、企業の社会的信用を低下させる原因にもなるため、長期的な経営リスクとなるでしょう。
残業管理を徹底することで、従業員の健康を守り、リスクの未然防止が可能です。
残業時間の上限規制を守る
残業時間の上限を守るために残業管理は重要です。規制を守ることで、企業リスクを軽減できます。
労働基準法では「1日8時間、週40時間」の法定労働時間が規定され、残業させるには「36協定」の締結が必要です。36協定を締結していても、「月45時間、年360時間」の時間外労働の上限が定められています。基準を超える働き方は認められません。
法律で定められた時間外労働の上限を超えないように制御するために、従業員の残業時間を正確に把握し、管理する仕組みが必要です。
法律違反を回避する
法律違反により、企業イメージの低下や訴訟リスクを回避するために、徹底した残業管理は重要です。
残業時間の上限規制を守らないと、労働基準法違反により、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります。
また、残業時間を正確に把握できていないために、適切に残業代が支払われていなくても、同様に違法とみなされます。
労働基準法違反は労働基準監督署による監査や、訴訟リスクを回避するためにも、残業管理を徹底することは企業の責任といえます。
残業管理は誰の仕事？
残業管理は、労務管理を担当する部署が行うのが一般的です。人事部や総務部が担当する場合もあり、企業の実情によって異なります。
残業管理の実務は、基本的に以下の流れで進めます。
- 残業管理のルールを決める
- 勤怠管理システムやタイムカードで残業時間を把握する
- 個々の残業時間を調査して、上限時間を超えないように管理する
- 集計した残業時間を給与計算に反映する
まず前提として、残業の申請手続きや上限アラートを出す基準など、各自が守らなければならないルールを明確にします。
次に、勤怠管理システムやタイムカードを活用して、従業員の労働時間を正確に記録します。残業管理では「誰が何日に何時間」働いたのかを、誰が見てもわかるように客観的に認識できるようにしておかなければなりません。
残業管理の担当者は、部署別などで月の残業実施状況を確認し、上限を超えそうな従業員がいたら、早い段階で注意を促しましょう。
月末に実労働時間を集計し、給与計算に正しく反映するまでが残業管理の基本の流れです。未払い残業代が発生しないように十分な注意が必要です。
残業管理の適切な方法とは
残業管理を適切に実施するには、ルールを決め、従業員が残業時間を超えないように自然と行動できる体制を構築することが重要です。
残業管理に必要な体制を構築するための方法を、以下の8つ取り上げて紹介します。
- 残業実態の可視化
- 残業申請制
- 残業削減目標の全社的な展開
- PCのログ管理・強制シャットダウン
- 従業員への教育
- 業務量の見直し・効率化ツールの導入
- 評価制度の見直し
- 勤怠管理システムの活用
残業実態の可視化
残業管理の始まりは、残業の実態を正確に把握することです。タイムカードや勤怠管理システムを活用し、従業員の労働時間を詳細に記録することで、残業の状況を可視化できます。
また、業務の進捗状況や残業理由をチームで共有し、マネジメント層は、無駄な残業が発生していないかを確認することが重要です。必要に応じて業務量を調整し、残業管理を徹底しましょう。
残業申請制
残業管理を効率化するために、残業申請制の導入をおすすめします。
事前に上長の承認を得る仕組みを取り入れると、残業の必要性を明確化でき、無駄な残業を減らせるでしょう。従業員に自然と業務効率を高める意識が生まれやすくなります。
また、管理職が業務量を把握しやすくなり、残業時間の適切な管理が可能です。
残業削減目標の全社的な展開
残業削減を全社の目標として設定し、残業管理を強化しましょう。「〇％削減」など、具体的な数値目標を提示すれば、従業員の意識改革にもつながります。
定期的に進捗状況を確認し、達成度を評価する仕組みを整えることで、全社的に残業削減の取り組みが実現します。
PCのログ管理・強制シャットダウン
PCログやシャットダウン機能を活用して、残業管理を自動化する方法です。
PCのログオン・オフを記録し、勤怠管理システムと連携することで、出退勤時刻を正確に把握できます。基準に達した場合にPCを強制的にシャットダウンするようにすると、さらに長時間労働は抑制されるでしょう。
ルールを守らずに長時間労働をしているPCを検知して、管理者に通知する機能があると、
適切な残業管理が可能です。
従業員への教育
適切な働き方を促すために、従業員に対して残業管理に関する教育を行うことも大切です。
残業削減や業務効率化を目的とした研修を実施し、従業員にタイムマネジメントや優先順位付け方を身につけてもらいます。研修内容が定着すれば、無駄な残業を防ぎ、効率的な働き方が促進されます。
業務量の見直し・効率化ツールの導入
業務量の見直しと効率化ツールの活用で、残業管理を見直しましょう。無駄な業務が発生していないかを精査し、必要に応じて自動化や効率化ツールを導入することで、労働時間の短縮が期待できます。業務効率が向上すれば、残業の削減だけでなく、残業管理の効率化にもつながります。
評価制度の見直し
適切な残業管理には、残業が多い従業員を評価する制度になっていないか確認することも重要です。労働時間よりも効率を重視して従業員を評価する仕組みを整えましょう。
生産性が高い従業員を評価する制度を導入すれば、効率的な働き方への意識を高められます。
勤怠管理システムの活用
勤怠管理システムを活用すると、従業員の残業実態を可視化でき、残業管理を効率化できます。
勤怠管理システムは、出退勤時間や労働時間を正確に記録し、一元管理できるため、管理者が個々の状況を把握しやすくなります。
残業時間上限に近づいた従業員には自動でアラートを出せるため、長時間労働の抑制にもつながります。
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残業管理の企業事例
ある食料品製造業では、残業の事前申請制を導入することで無駄な残業を削減しました。 生産量の増減により、繁忙期には時間外労働が常態化していた同社は、残業申請を事前に上司へ提出し、承認を得る仕組みを徹底した結果、業務の優先順位が見直され、無計画な残業が減少しました。また、トップダウンで業務改善を推進し、時間管理の適正化に成功しています。
ある運送業では、人事評価制度を活用して残業管理を徹底しました。同社では、部下の残業時間が一定を上回ると、管理職の評価に影響する仕組みを導入しています。管理職は日々の業務負荷を調整し、部下の残業を抑制するように意識しました。その結果、長時間労働が減少し、従業員の負担軽減にもつながりました。
残業管理をエクセルでやるには？
残業管理をエクセルで行う場合は、まず勤怠データを正確に記録し、残業時間を自動計算できるフォーマットを作成する必要があります。 具体的には、出勤・退勤時刻や休憩時間を入力することで、関数を使って日々の残業時間を計算し、月ごとの合計を自動的に集計できるようにします。
データを定期的にエクセルに転記すれば、残業時間の状況を把握できます。また、インターネット上では無料テンプレートも多数公開されており、活用することで効率的に残業管理を始められるでしょう。
タイムカードで勤怠管理を行う企業や、残業が少ない企業では、エクセルでも適切に残業を管理できるかもしれません。
残業管理をエクセルでやるデメリット
エクセルは導入コストがほとんどかからず、残業管を始める際に手軽に導入できるのが魅力です。しかし、入力ミスが発生しやすく、更新にも手間がかかるため、大企業の残業管理には不向きです。また、独自の勤怠ルールがある企業には、エクセルで対応しきれないケースが多く、法改正や就業規則の変更にあわせて関数を修正する必要もあります。
エクセルでの残業管理は、タイムリーな労働時間の集計が難しいうえ、十分なセキュリティ対策ができず、データ漏えいの不安も残ります。
法令遵守を徹底し、効率的な残業管理を実現するためには、特に従業員数が増えてきた企業は、勤怠管理システムの活用をおすすめします。
残業管理の課題・管理が難しい理由
残業管理には多くの課題があり、管理を難しくしています。原因は従業員の意識と社内の文化、両方にあります。
残業管理を難しくしている理由は、主に次の5つが挙げられます。
- 生活残業を希望する従業員がいる
- 残業を美徳とする企業風土が残っている
- 慢性的な人手不足への対処方法が見出せない
- 業務の無駄を精査できていない
- 適切な勤怠管理・労働時間の可視化ができていない
従業員と企業、双方の事情を理解して、現状の残業管理の改善に向けて、対策していきましょう。
生活残業を希望する従業員がいる
一部の従業員は、生活費を補うために意図的に残業をする「生活残業」をしている場合があります。企業が残業削減を考えても、従業員自身が残業を望む状況では、改善が難しいでしょう。
対策としては、基本給の見直しや残業代を一律支給する仕組みを導入し、生活残業を防止する環境の整備が必要です。
また、業務の進捗を可視化し、生産性を具体的な数値で測定することで、生活残業を防ぐための基準を明確にできます。
従業員の働き方を改善することも、適切な残業管理につながります。
残業を美徳とする企業風土が残っている
日本の一部の企業では、長時間労働を美徳とする風潮が根強く残っています。長時間残業を肯定する文化の企業では、上司や同僚が残業をするため、罪悪感から自分も残る従業員が少なくありません。
対策として、長時間労働を肯定しない方針を打ち出す必要があります。さらに、残業時間ではなく成果を重視する評価制度の導入や、管理職への教育、残業に対する意識改革が重要です。
慢性的な人手不足への対処方法が見出せない
人手不足が慢性的に続く企業では、業務量が多すぎるため、残業管理が煩雑になります。放置すると、従業員に負担がかかり、生産性の低下や離職率の上昇にもつながるため対策が必要です。
新しい人材の採用や効率化ツールの導入により、残業の削減と残業管理の改善が期待できます。
業務の無駄を精査できていない
業務プロセスに無駄が多いと、従業員の労働時間が長引き、結果として残業が発生します。適切な残業管理を行うためには、業務プロセスの無駄を精査し、効率化を進めなければなりません。
重複した作業や非効率な手順を見直し、タスク管理ツールや効率化ツールを導入することで、残業削減につながり、従業員の働きやすさも向上します。
適切な勤怠管理・労働時間の可視化ができていない
残業管理を正しく行うには、労働時間を正確に把握・管理する必要があります。
エクセルでは、データの入力ミスや更新の遅れが発生しやすく、従業員数が多いほど管理が難しくなります。勤怠管理システムを活用すれば、労働時間の管理・集計が簡略化するでしょう。
適切な残業管理のために勤怠管理システムの活用を（まとめ）
残業管理は、従業員の健康管理や法令遵守のために重要な課題です。労働時間の可視化や残業申請制度の導入、業務量の見直しなどの対応が必要です。
必要に応じて勤怠管理システムの活用など、多様な方法を組み合わせていくことで、残業の削減は可能です。また、企業文化や評価制度の見直しもあわせて行うことで、労働環境を構築できます。
長時間労働に対する対策を講じないと、従業員の健康リスクを高め、事業リスクも増大させます。適切な残業管理を行うことが、企業の持続的な成長と従業員の幸福につながるのです。
残業管理をシンプルに｜One人事[勤怠]
勤怠管理システムOne人事[勤怠]は、残業管理をラクにする業務効率化ツールです。エクセルでの労働時間の管理に限界を感じていたり、長時間労働が常態化していたり、残業管理に課題がある企業をサポートしています。
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