One人事

有給休暇の年5日取得義務【罰則はいつから】中途の扱いや労働基準法の規定を解説

働き方改革関連法により、2019年4月から有給休暇の年5日の取得義務が発生しています。有給休暇の取得義務化には罰則もともなうため、企業はルールを遵守しながら取り入れていくことが重要です。

そこで本記事では、有給休暇の年5日取得義務について、罰則はいつからなのか、また中途入社の扱いや労働基準法の規定などを解説します。ぜひ参考にしてみてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

有給休暇の年5日取得義務【罰則はいつから】中途の扱いや労働基準法の規定を解説
目次アイコン 目次

    企業は従業員に年5日有給休暇を取得させる義務がある

    年5日の有給休暇の取得義務化とは、一定の条件に当てはまる従業員に年間5日以上の有給休暇を取得させることを、企業に対して義務づけたものです。

    有給休暇は本来、従業員が会社に申し出て取るものです。しかし、日本では職場への配慮や休暇を取ることへの戸惑いから、実際の利用率が低い状況が続いていました。

    この問題に対処するため、2018年(平成30年)に「働き方改革関連法案」が制定されています。2019年(平成31年)4月1日から、年10日以上の有給休暇が付与される従業員すべてに対して、年に少なくとも5日間の有給休暇を時季を指定して取得させることが義務づけられました。

    労働基準法における年5日有給休暇の取得ルール

    労働基準法における年5日有給休暇の取得ルールを3つ取り上げて解説します。

    ルール1.年5日の時季指定義務

    従業員が自主的に有給休暇を取得しない場合、企業は各従業員に対して、時季を指定して休暇を取得させなければなりません。

    2019年4月から施行された義務化により、企業は5日間の有給休暇が確実に取得されるように計画を立てる必要があります。ただし、従業員の意見を十分に聴取し、できる限り希望に沿った時季指定を行いましょう。

    ルール2.就業規則への記載

    時季を指定して有給休暇を取得させる場合は、就業規則にその対象従業員と方法を明記します。たとえば、夏季休暇を有給休暇として指定する場合などがその例です。

    従業員の意見を十分に聴取し、できる限り希望に沿った時季指定を行うことが大切です。

    ルール3.従業員みずから請求しているなら時季指定は不可

    従業員が、みずから5日以上の有給休暇を請求している場合は、その従業員に対して時季指定はできません。

    ルール4.年次有給休暇管理簿の作成と保存

    企業には、従業員ごとに年次有給休暇の管理簿を作成して保存する義務があります。この管理簿には、有給休暇の取得時季や日数、およびその基準日を記入する必要があります。保存期間は、有給休暇を付与した期間とその期間が終了してから5年間(経過措置により現在は3年間)です。

    年次有給休暇管理簿は、賃金台帳と一緒に作成することが認められているため、勤怠管理システムなどを利用して一括で管理すると効率的に運用できるでしょう。

    年5日の有休取得義務化の対象

    年5日の有休取得義務化の対象となる従業員について解説します。

    年10日以上の有休が付与される従業員

    年5日の有休取得義務化の対象は、年10日以上の有休が付与される従業員です。具体的には、次の4パターンが該当します。

    • 入社半年以上のフルタイム(正社員・契約社員)
    • 入社後半年以上、週30時間以上または週5日以上勤務するパートタイム労働者
    • 入社後3年半以上、週4日出勤するパートタイム労働者
    • 入社後5年半以上、週3日出勤するパートタイム労働者

    有給休暇(年5日)取得義務が発生するタイミング(基準日)

    1年に5日の有給休暇の取得が義務とされていますが、この「1年」とは10日以上の有給休暇が付与されたタイミングが基準日です。具体的なケースをを挙げて解説します。

    ケース1.入社半年後に有休を付与する場合

    従業員が4月1日に入社し、最初の半年間で8割以上の出勤率を満たすと、10月1日に10日間の有給休暇が与えられます。また、その日から1年間に、少なくとも5日間の有給休暇を取らせる必要があり、そのあと毎年10月1日に5日間の有給休暇の取得義務が発生します。

    ケース2.入社日に有休を付与する場合

    入社後すぐに10日間の有給休暇を付与する場合、その休暇を与えた日から1年間のうちに、少なくとも5日間の有給休暇を取得させなければなりません。

    たとえば、10月1日に入社してすぐに10日間の有給休暇を与えた場合、次の9月30日までの1年間に少なくとも5日の有給休暇の取得義務があります。そして、そのあと毎年10月1日に5日の有給休暇の取得義務が発生します。

    ケース3.前倒しで取得している場合

    入社後3か月で3日の有給休暇を付与し、残りの7日を入社半年後に付与するケースもあります。その場合、5日の有給休暇を取得させる必要があるのは、残りの7日を付与した入社半年後の時点から1年間です。

    もし、その従業員が入社半年前に前倒しで有給休暇を取得していたら、その取得日数は5日間から差し引くことができます。

    中途入社の考え方について

    有給休暇を付与するタイミングについて、中途入社の従業員に限った特別なルールはありません。ただし、中途採用を積極的に行っている企業では、従業員それぞれの入社日が異なり、管理が複雑になるため、全従業員共通の基準日にそろえることがあります。

    これにより管理は簡単になりますが、付与が前倒しになる従業員は、有給休暇の取得義務のある期間が重複するため注意しましょう。

    有給休暇の年5日取得義務のある期間が重複した場合の対応

    有給休暇の取得義務のある期間が重複した場合とは、どのような状況を指すのか解説します。

    たとえば、2023年4月1日に入社したZさんが、2023年10月1に有給休暇10日が付与されたとします。Zさんは2024年の9月30日までに5日の有休を取らなければなりません。

    ところが、会社は全従業員で基準日をそろえるため、2024年4月1日に再びZさんに10日の有給休暇を付与しました。するとZさんは、先に付与された有休5日に加えて、2025年3月31日までにさらに5日有休を取得する必要があります。

    つまり、Zさんは2つの取得義務期間を持っていることになります。

    • A:2023年10月1日(基準日)〜2024年9月30日(取得期日)
    • B:2024年4月1日(基準日)〜2025年3月31日(取得期日)

    2024年4月1日〜2024年9月30日までの期間が重複しています。

    この場合の対処法は、2つあります。

    1つは、AとBそれぞれの期間で5日を取得してもらう方法です。ただし、この方法は取得期日が2つあり、担当者の管理が煩雑になるでしょう。

    • A:2023年10月1日〜2024年9月30日の間に5日取得
    • B:2024年4月1日〜2025年3月31日の間に5日取得

    もう1つは、2023年10月1日から2025年3月31日までの期間の長さ(=18か月)に応じた日数を取得させる方法です。

    具体的には以下のように計算します。

    18か月÷12か月×5日=7.5→8日(※半日単位で切り上げる)
    • C:2023年10月1日〜2025年3月31日の間に8日以上取得

    Zさんには、8日以上の有給休暇を取得してもらえば問題ありません。

    参照:『年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説』厚生労働省

    有給休暇の年5日取得義務化の背景

    有給休暇の年5日取得義務化は、従業員の働き方を改善し、ワークライフバランスを促進するために導入されました。その背景について3つの点から解説します。

    有給休暇の取得率が低い

    有給休暇は、労働基準法により正式に労働者の権利として定められています。しかし、長い間日本では有給休暇の取得率の低さが問題でした。

    その原因は、有給休暇を取得して利用する文化が根づいておらず、取得に対してためらいがあるといった組織風土が考えれらmす。実際に、日本では長らく有休の取得率が50%未満であると報告されており、義務化されるまでは低い取得率が続いていました。

    参照:『年次有給休暇取得促進特設サイト』 厚生労働省
    参照:『令和4年就労条件総合調査の概況』 厚生労働省

    長時間労働の是正

    長時間労働による従業員の心身の健康被害も問題とされており、日本人の働きすぎを是正するためにも有給休暇の取得が義務化されています。

    働き方の多様化

    有給休暇取得の義務化の背景として、「多様な働き方の推進」も挙げられます。日本では少子高齢化にともなう労働力不足に対処するためもあり、時間や場所にとらわれない多様な働き方の実現が目指されています。多様な働き方をサポートするためには、従業員が休暇を取りやすい環境を整備することが必要です。

    有給休暇を年5日取得できなかった場合どうする? 罰則は?

    有給休暇を年5日取得できなかった場合、企業は労働基準法違反となり、従業員1人あたり30万円以下の罰金が科されることになります。

    違反した従業員1人ひとりに対して適用されるため、従業員10人が違反した場合は、合計で最大300万円の罰金が科される可能性があります。そのため、企業は有給休暇の取得を適切に管理し、推進することが重要です。

    年5日の有給休暇を消化してもらうための実務対応

    企業は、確実に従業員全員に有給休暇を取得してもらう必要があります。年5日の有給休暇を消化してもらうための実務対応を6つ取り上げて解説します。

    基準日の統一

    中途入社が多い企業では、それぞれの入社日に基づいて有給休暇の付与基準日や取得義務期間が異なるため、管理が複雑になりがちです。この問題を解決するには、有給休暇の付与基準日を年度初めや月初に統一して設定する方法が考えられます。

    たとえば、初回の有給休暇付与は入社から半年後に行い、2回目以降の付与日は4月1日に統一するか、同じ月に入社した従業員全員の基準日を月初に合わせましょう。これにより、管理の手間を軽減できます。

    有給休暇の基準日を統一すると、企業や部門ごとに年5日の取得義務が発生する期間が一致し、取得が促進されるでしょう。

    個別指定方式の採用

    「個別指定方式」は、基本的に従業員が自分の有給休暇の取得時季を決められる方式です。ただし、期限内に5日分の休暇を取得しそうにない従業員に対しては、企業が必要に応じて休暇日を指定できます。

    休暇を取る権利が尊重され、労使協定が不要であるため、柔軟な対応が可能な点がメリットです。ただし、個々に休暇取得を任せると、企業にとっては管理が難しくなります。

    また、企業は休暇の取得時季を決める際に、従業員の意見を聴取する必要があり、一方的な取り決めは避けなければなりません。

    時季指定を行使

    有給休暇を取得する時季を指定する「時季指定」を行使することでも、年5日の有給休暇の消化を促せます。企業が特定の日を決めて「その日に有給休暇を取得してください」と通知するのです。

    ただし、通常は従業員が望む時季に有給休暇を与えるのが原則です。そのため、時季指定は事前に意見を聞いて、できるだけ希望にあわせるようにします。

    また、時季指定を行うときは、就業規則にその内容を記載する必要があるため注意しましょう。

    計画年休制度の採用

    「計画年休制度」は、企業が労働者の代表と労使協定を結ぶことで、従業員の有給休暇を事前に指定できる制度です。この制度を採用すると、有給休暇の取得義務から外れ、組織的に従業員を休ませることが可能です。

    計画年休制度は個別指定方式とは異なり、各従業員の有給休暇の利用状況を個別に管理する手間が省けるのがメリットです。しかし、労使協定を結ぶ手間がかかること、また協定を結んでしまうと休暇の取得予定日を簡単に変更できなくなることがデメリットです。

    特に、有給休暇の取得が進んでいない企業にとって計画年休制度は、推奨される選択肢の一つといえます。

    有休管理簿の作成

    企業は、労働基準法の規定にしたがって、各従業員について年次有給休暇管理簿を作成し、該当期間およびその5年後(経過措置により現在は3年)まで保存する必要があります。

    有休管理簿の作成によって、誰がいつ何日の休暇を取得したかを把握し、有休の時季指定を効率的に行えます。企業は休暇取得の漏れがないように管理することが重要です。

    また、有休管理簿は紙で作成する必要はなく、デジタルでの管理も可能です。企業の規模やニーズに応じて、適切な管理方法を選択することが推奨されています。

    有給管理の自動化

    すべての従業員に年間5日以上の有給休暇を取得させるためには、正確な有給管理が欠かせません。年間の有給休暇の取得数や消化率、部署別の取得率などを把握することも大切といえるでしょう。

    従業員数が増えると管理が難しくなるため、勤怠管理システムを導入し、自動化することをおすすめします。システムの利用により、従業員の出退勤や勤務状況などを一元管理できるとともに、勤続年数や出勤率に基づいて有給休暇を自動的に付与することもできます。

    また、システムを活用すると、有給休暇の申請や承認も容易になるでしょう。5日分の有給休暇を取得していない従業員や、その管理者に対して自動でアラートを出すことも可能で、管理の煩雑さを大幅に軽減できるはずです。

    年5日の有給休暇の取得を確実に(まとめ)

    有給休暇取得率の低さや働き方の多様化を背景に、企業には有給休暇の年5日取得義務が課せられています。

    有給休暇の取得に際して、労働基準法には、年5日の時季指定義務と就業規則への記載、年次有給休暇管理簿の作成と保存などのルールが設けられています。

    そこで、企業の担当者は、対象者や義務が発生するタイミングを理解しておくことが重要です。従業員が取得できないまま放置し、1人当たり30万円以下の罰金が科せられないように、1人ひとりの有休管理を適切に行っていきましょう。

    有休を自動で管理するシステム|One人事[勤怠]

    One人事[勤怠]は、有休管理を自動化する勤怠管理システムです。勤続年数や雇用形態別の付与を自動化し、繰越日数の確認や従業員への失効アラートをラクにすることで担当者の負担を軽減します。

    有休管理を怠ると、罰金・罰則の適用の恐れや信用低下につながります。管理が面倒、手が回っていないという担当者は、検討してみてはいかがでしょうか。