有給休暇の当日申請は認めるべき？ 何日前が妥当？ 事前申請を制度化する方法やルールの決め方を解説
有給休暇は、いつでも好きなタイミングで取得できる訳ではなく、企業が定めたルールにしたがって事前に申告する必要があります。
ただし、やむを得ない事情で、従業員が当日に有給休暇を申請するケースもあるでしょう。企業としては、当日に休まれてしまうと困るため、申請を却下できるのか疑問に思う人もいるのではないでしょうか。
本記事では、従業員からの有給休暇の当日申請を認めるべきかを詳しく解説します。事前申請の義務化や申請ルールも詳しく紹介するため、人事や労務の担当者は参考にしてください。
目次有給休暇の当日申請を認めなくても違法性はない
有給休暇は、原則として事前に取得申請をする必要があります。労働基準法に関連する規定が定められているためです。
有給休暇の事前申告について詳しく確認していきましょう。
有給休暇には時季指定権がある
有給休暇は、本来であれば労働者の利益のために自由に取得できる制度です。労働者はあらかじめ「⚪︎月⚪︎日に取得する」と申し出ることで、好きなタイミングで取得できる権利があり、有給休暇の「時季指定権」と呼ばれています。
時季指定権は労働基準法第39条に定められているルールです。企業は従業員から請求された時季に、有給休暇を与えなければなりません。つまり、労働者には事前申告を行い、取得する時季を指定することが求められます。
企業の時季変更権を守るためにも事前申告が必要
有給休暇には時季指定権と同時に、使用者である企業に「時季変更権」が設けられています。
有給休暇の時季変更権とは、事業の正常な運営が妨げられるおそれがあると判断した場合、労働者が指定した時季ではなく、別の時季に有給休暇を取得させる企業側の権利です。
たとえば、労働者が繁忙期に有給休暇の取得を申請していると、業務が大幅に滞ることが考えられます。企業として大きな損失を抱えてしまうリスクがあるため、企業は時季変更権を行使できるのです。
しかし、労働者が急きょ有給休暇を取得したり、事後申請をしたりすると、企業側は時季変更権を行使できません。そのため、従業員が有給休暇を取得する際は、事前申告が原則となるでしょう。
有給休暇の事前申請を制度化する方法
有給休暇の事前申請を社内で制度化する一般的な方法として、就業規則への記載が挙げられます。
従業員が急きょ有給休暇の取得申請をする際にトラブルに発展しないよう、期限を設けることが大前提です。ただし、従業員が不利な立場にならないよう、合理的な範囲で期限を設定する必要があります。
また、急病や身内の不幸などやむを得ない事情がある場合は、事後申請を認める企業も多いでしょう。やむを得ない事情で当日申請を認める具体的なケースについても、就業規則で定めておくとトラブル防止につながります。
有給休暇における申請ルールの決め方｜何日前申請が妥当？
有給休暇の事前申請を制度化するにあたり、具体的なルールや就業規則への記載方法について考える必要があります。
そこで有給休暇における申請ルールの決め方を詳しく解説しましょう。
申請方法
有給休暇の申請ルールを決める際に重要なのが、申請方法です。「誰に」「どのような方法で」申請を行うかを事前に定めておきましょう。
有給休暇の申請方法として、以下の4つが挙げられます。
- 口頭
- チャット
- メール
- 申請書
有給休暇を管理する際に日付を記録する必要があるため、チャットやメール、申請書のように記録が残る申請方法を採用することをおすすめします。
有給休暇の申請時は、休暇を取得する日にちを従業員に申告してもらいます。
また、時間単位の有給休暇取得も認める場合は、取得する時間を申告させる必要があります。
さらに、有給休暇を取得する際の申請先を定めることも大切です。たとえば、申請先を「直属の上司」に定めておくと、責任の所在が明確になるでしょう。
申請期限
有給休暇の申請ルールを定める際は、申請期限を明確にしなければなりません。法的に具体的な期限は定められていないため、有給休暇を取得する何日前までに申請すればよいかを設けましょう。
万一、従業員が有給休暇を取得したいタイミングと繁忙期が重なっている場合、代わりの人材を確保したり、業務量の配分を調整したりする必要があります。
また有給休暇の申請期限を前日までとすると、調整が間に合わなくなる可能性もあるでしょう。一方で、1か月前とすると、従業員は有給休暇を取りづらくなります。1か月前の申請期限は、合理的かつ正当な理由がない限り、有給休暇取得の妨害行為とみなされて違法となる可能性も否定できません。
有給休暇の申請期限は取得日の3日前から1週間前までが一般的ですが、自社の実態に即したルールを定めましょう。
当日申請・事後申請の扱い
有給休暇の当日申請や事後申請を認めるのか、認める場合はどのような扱いとするかを決めることも重要なポイントです。
有給休暇は、事前申請をしたうえで取得するのが大前提です。法律上、企業側に対して当日申請や事後申請を認める義務は課されていません。
有給休暇の取得を認めるのは「事前申告があった場合のみ」という判断をしても、企業に違法性は問われません。
有給休暇の当日申請や事後申請を認める場合は、「いつまでに、どのような方法で、誰に対して申請すべきか」を就業規則に記載しておきましょう。
どのようなケースで時季変更権を実施するか
企業が従業員に対して、有給休暇の時季変更権をどのような場合に行使するかについて、明確にルール化しておくと、のちのトラブル回避につながります。
労働基準法では「事業の正当な運営を妨げる場合」とされていますが、実際の運用ではより具体的に示すことが大切です。以下の例のように、時季変更権を行使できる状況をわかりやすく提示しておきましょう。
| 例 |
|---|
| 繁忙期である○月・○月 決算期である○月 退職者や休職者が出て一時的に業務がひっ迫している状態 |
有給休暇のルールを社内に周知する方法
有給休暇の申請ルールを定めるために、就業規則を変更する場合は、労働基準法第106条により、従業員に周知する必要があります。そこで就業規則の社内周知の具体的な方法を詳しく紹介します。
ポスターや張り紙による回覧・掲示・配布
ポスターや張り紙、各従業員宛の手紙などで、有給休暇の申請ルールを明記した資料を作成し、回覧・掲示・配布する方法です。紙などアナログ媒体であれば、IT設備やITリテラシーの有無に関係なく、誰でも自由に閲覧できます。
労働基準法施行規則によると、就業規則の周知について「常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備えつけること」と定められています。従業員の目の届きやすい場所に掲示するよう心がけましょう。
電子メールによる周知
有給休暇の申請ルールについて、電子メールで周知する方法です。
メールは、社内における重要事項の伝達や回覧で、日常的に用いられているデジタルツールの一つです。
誰でも手軽に送受信できるというメリットがある一方で、以下のようなデメリットもあります。
- 情報漏えいのリスクがある
- 読み流されてしまい、確認不足が発生しやすい
- 大量のメールに埋もれてしまい、見落とされやすい
電子メールを有給申請のルール周知に使う場合は、従業員がメッセージを見落とさないように、工夫が必要です。緊急性の度合いに応じてタイトルに【要確認】【要返信】【業務指示】などと入れる、メール管理システムを導入するなどの対応を検討しましょう。
システムによる周知
有給休暇の申請ルールを、システムを通じて周知する方法です。
政府のDX推進を受けて、何かしらの業務システムやITツールを利用している企業は多くあるでしょう。
社内情報の共有を主な目的とするシステムでなくても、中にはデジタル資料を格納・管理し、案内通知ができたり使用状況を可視化できたりするサービスもあります。
現在の主流は、パソコンやタブレット、スマートフォンなどの端末からインターネットを経由して利用できるクラウド型のシステムです。
企業は労働基準法により、就業規則を従業員が常時確認できる機器を設置する必要があります。具体的な機器の指定はなく、従業員が日頃から使い慣れている業務システムを、周知の手段として利用してもよいでしょう。
有給休暇の当日申請・事後申請があった場合｜必要な対応・判断基準
有給休暇の当日申請や事後申請に対する企業の対応方法について、詳しく解説します。
当日申請があった場合の対応方法
従業員には有給休暇の取得時季を指定する権利があるため、企業は原則として申請された有給休暇を却下できません。しかし、従業員が勤務当日に有給休暇を申請した場合は、時季変更権の行使により当日申請を却下できます。
本来は、有給休暇は事前に申請すべきものです。しかし、病気や家庭の事情によって有給休暇を利用したいと考える従業員も少なくありません。やむを得ない事情で急きょ会社を休まなければならない場合もあります。
有給休暇の当日申請における連絡方法や申請期限など、管理するうえで必要なルールはあらかじめ決めておきましょう。
当日申請がやむを得ないと判断するために、医療機関の領収書や診断書などの提出を求められるよう就業規則に記載しておくことも大切です。従業員からの有給休暇申請を拒否する妥当性を、慎重に確認する必要があります。
事後申請があった場合の対応方法
労働基準法では、原則として有給休暇の事後申請は認められていません。しかし、急病や身内の不幸などやむを得ない事情や状況も考えられるため、それぞれの企業の裁量によって事後申請を認めることは可能です。
ただし、事後申請についてのルールを事前に定めておかなければなりません。病欠の場合は医師による診断書の提出、忌引きの場合は会葬礼状のコピーの提出など、ルールを就業規則に定めて従業員に周知徹底しましょう。
有給休暇の申請を受ける際の注意点
有給休暇の取得は、労働者の権利です。いかなる取得理由であっても、企業は従業員から請求されたら原則として拒むことはできません。
そのため、従業員に対して有給休暇の取得理由を申告させる必要はありません。取得理由の提示を強制する行為は、ハラスメントにあたるおそれがあります。
また、有給休暇の取得理由の提示がないことを理由として、休暇を認めないことは、労働基準法違反です。
たとえ従業員に取得理由を申告してもらったとしても、内容によって有給取得を拒んだり、不利益な扱いをしたりすることは禁止されているため注意が必要です。
有給休暇の事前申請を制度化してトラブルを回避
有給休暇の取得には労働者の時季指定権と企業の時季変更権が関係しているため、原則として事前申請をする必要があります。
有給休暇の申請方法や申請書の内容、当日申請・事後申請の方法などは法律で定められていません。しかし、トラブルに発展しないように就業規則などに記載しておくことが大切です。
労働基準法に基づいて企業の実態に即したルールを定め、従業員に周知徹底していきましょう。
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