計画年休の導入手順とは？ 労使協定と違法リスク、有給との違いやメリット・デメリットも解説
2019年の法改正以降、年5日の有給休暇の取得が企業に義務づけられ、計画年休の導入を検討している企業もいるでしょう。しかし、どのように運用ルールを設定すればいいかわからない担当者も少なくないはずです。
本記事では、計画年休が違法にならない運用ルールや、労使協定の締結手順を解説します。有給との違いと、制度のメリット・デメリットも紹介しているので、制度の全体像を理解するのにもお役立ていただけます。
▼まずは有給休暇の年5日取得義務について深く知るには、以下の記事よりご確認ください。
有給休暇の年5日取得義務【罰則はいつから】中途の扱いや労働基準法の規定を解説
目次
目次計画年休とは有給を事前に指定する制度
計画年休とは、労使協定に基づいて、従業員の年次有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる制度です。労働基準法第39条に規定されています。
もともと有給休暇は、取得するタイミングを自由に決められるものです。しかし、2019年4月の法改正以降、取得日数の最低基準が設定されたことで、計画年休が注目されるようになりました。有給休暇の取得促進を目的として、すでに導入している企業もあるでしょう。
計画年休は、有給取得が進まない状況を支援するために活用され、労働者の働き方を見直すきっかけとなっています。
計画年休と有給休暇は違うもの
計画年休と有給休暇を混同されている方もいるかもしれません。実際には、企業側の裁量の範囲や手続きの方法に違いがあります。
| 有給休暇 | 計画年休 | |
|---|---|---|
| 制度の概要 | 賃金が発生する休暇制度 | 有給休暇の取得を企業が指定する制度 |
| 取得の決定権 | 労働者 | 企業 |
| 手続き | 特別な手続きは不要 | 労使協定の締結が必要 |
| 目的 | 労働者の健康の維持、権利の保護 | 有給取得率の向上、年5日取得義務の実現 |
有給休暇は、労働基準法で定められた労働者の権利であり、一定の条件を満たした労働者に付与されます。労働者は取得時期を自由に選べ、会社から取得理由を問われることもありません。
一方で計画年休は、労使協定を結ぶことで、企業が有給休暇の一部（年5日を除いた日数）を計画的に指定する制度です。企業が取得日を管理するため、労働者が自主的に指定する権利が制限されることが特徴です。
計画年休の対象者｜有給がない人はどうする？
計画年休は、すべての従業員に一律で適用できるわけではありません。制度の対象となるのは、以下の要件を満たした労働者です。
- 年次有給休暇が6日以上付与されている
- 勤続6か月以上で全労働日の8割以上出勤している
一方、以下のように計画年休の対象から除外される労働者もいます。
- 有給休暇付与日数が5日以下の労働者
- 育児休業や介護休業中の労働者
- 計画年休の実施時に退職予定の労働者
従業員一人ひとりの就業状況や有給の残日数を確認するようにしましょう。
計画年休を設定したい日でも、従業員によっては有給休暇が残っていなかったり、付与要件を満たしていなかったりします。有給がない人は、以下のような代替策を検討する必要があります。
どの対応を取るにしても、不公平感が生じないよう、就業規則に明記して対象者への説明が必要です。
計画年休を導入が求められる背景
計画年休の導入が求められるのは、法令に基づく「年5日の有給休暇取得義務」に対応するためです。企業は、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、最低5日間を取得させなければなりません。違反すると、企業および代表者並びに管理者に罰則が科される可能性があります。
▼義務の内容や罰則については、以下の記事より詳しくご確認いただけます。
計画年休の導入パターン
計画年休は、企業や従業員にとって、メリハリのある働き方を支援する手段となっています。よくある2つの導入パターンを紹介します。
| 2つの導入パターン | 例 | |
|---|---|---|
| 大型連休を設定する | 夏季休暇や年末年始がない企業が、計画年休制度を利用して、大型休暇を設定する方法 | 業務の閑散期を狙って計画年休をまとめて設定する |
| ブリッジホリデーで連休を拡張する | 飛び石連休や祝日が多い週の平日を計画年休にして、連続した休暇をつくる方法 | ・ゴールデンウィーク中日の平日を計画年休で埋める ・金曜が祝日＋土日の場合、木曜を計画年休にして4連休にする |
計画年休を上手に活用することで、業務の閑散にあわせてスケジュールも調整できます。従業員のリフレッシュにもつながるため、活用の幅を持たせた運用を目指しましょう。
計画年休は違法な運用に注意が必要
計画年休の導入そのものは、労働基準法に準拠した合法的な制度です。しかし、以下のような条件を満たさない場合、違法とみなされる可能性があります。
- 労使協定を締結せずに計画年休を導入する
- 労働者の有給休暇をすべて計画年休として指定し、自由に取得する権利を侵害する
計画年休の対象は、5日を超える部分のみです。残りの5日は、本人の希望で自由に取得できる権利として確保しておく必要があります。従業員の権利が侵害される運用は、法律違反となります。
計画年休の導入は、法令遵守を大前提として、従業員の権利を尊重しながら進めることが何より重要です。
計画年休を付与する方法｜3つの方式を紹介
計画年休の付与方式には、以下の3つの設定方法があります。
- 一斉付与方式
- 交替制付与方式
- 個人別付与方式
企業の業種や働き方によって、適した方式は異なるため、それぞれの特徴や活用例を整理したうえで、向いている企業のタイプも紹介していきます。
一斉付与方式は全従業員が同じ日に休む
計画年休の付与方式のなかで、もっともシンプルなのが「一斉付与方式」です。特定の日を計画年休と設定し、すべての従業員に同時に有給休暇を付与する方法です。
全員が同じタイミングで休むため、公平性があるうえ、付与・管理がしやすく、運用の負担が軽いのが特徴です。ただし、全員を休ませるには、業務を完全に停止しなければなりません。取引先や顧客に迷惑をかけないよう調整する必要があるため、慎重に計画しましょう。
| 一斉付与方式の例 |
|---|
| ・機械の定期メンテナンス日を計画年休に設定 ・夏季や年末年始にあわせて計画年休を設定し、長期休暇を実現 |
製造業・工場など一定日数ごとに業務を止められる業種、年末年始や夏季にまとまった休暇を取りやすい業種が向いています。
交替制付与方式はシフト・チームごとに順番に休む
班やグループごとに交替で計画年休暇を取得するのが、交替制付与方式です。
部署ごとの状況に応じて柔軟に調整が可能で、業務に支障を出さずに計画的な取得ができるのが特徴です。
ただし、取得日が部署ごとに偏ると、不公平感が生まれることもあります。代替要員を確保したりシフトを調整したりしなければならず、管理の手間は増える傾向にあります。
| 交替制付与方式の例 |
|---|
| ・決算期が終わったタイミングで経理チームに計画年休を付与 ・各店舗の閑散日に合わせて、曜日ごとに休暇を振り分け |
業務を完全に停止することが難しい業種や、サービス業や流通業など、シフト制を採用している職場に適しています。
個人別付与方式は一人ひとりが自由に休む
もっとも自由度が高いのが個人別付与方式です。従業員ごとにヒアリングし、希望に応じて計画年休を割り振ります。
個別のニーズに応じて柔軟に設定するため、ワークライフバランスの支援につながり、従業員満足度の高い方法といえるかもしれません。
ただし、個別に希望を収集していると、当然ながら管理工数がかかります。希望が集中した場合、一部の人に変更をお願いするなど、調整力も求められるのは難点です。
| 個人別付与方式の例 |
|---|
| ・誕生日や結婚記念日などのアニバーサリーに合わせて取得日を設定 ・夏季や年末年始の直前・直後に、希望をヒアリングして分散して付与 |
従業員数が少ない小規模事業所やベンチャー企業、個人のライフスタイルや家庭事情を大切にしている企業におすすめな方式です。
計画年休の導入で必要な労使協定締結の流れ
計画年休を導入する際には、社内規定を整備したうえで、労使協定を締結する必要があります。大まかな流れは以下のとおりです。
- 運用ルールの検討
- 就業規則に規定
- 労使協定の締結と周知
就業規則と労使協定の両方が整って初めて、計画年休は制度として有効になります。ルールの精査・規定・合意の3ステップを確実に実行し、導入を進めましょう。
運用ルールの検討
まずは誰に対してどのような方法で計画年休を付与するのか、対象者や付与方式を検討します。
| 計画年休の対象者 | 育休中や退職予定者など除外規定も設けます。 |
| 対象となる有給休暇の日数 | 自由取得の5日分を除いた範囲を指定します。 |
| 付与方式 | 一斉付与方式、交替制付与方式、個人別付与方式から選びます。 |
| 有給が足りない従業員の扱い | 付与時点で有給がない従業員は、特別休暇や休業手当の適用が必要な場合があります。 |
| 変更手続き | 規定がないと変更には労使の合意が必要です。 |
企業の規模や業種によって自社に最適なものを選ぶようにしましょう。
2．就業規則に規定
次に就業規則の有給休暇の取り扱いに関する項目のなかに、以下のような文言を追記します。
当社は、労使協定に基づき、従業員の有する年次有給休暇のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。
引用：『働き方・休み方改善ポータル』厚生労働省
就業規則には、最低の労働条件を定めておく必要があります。
計画年休を実施する可能性がある場合は、本来は自由に取得できる有給休暇の一部について、会社が制限することがある旨を記載しておかなければなりません。
また、明文化しておくことで、従業員にとっても制度の存在と趣旨が明確になり、将来のトラブル防止につながります。
3．労使協定の締結と周知
計画年休の導入にあたっては、労働組合または従業員代表との「労使協定の締結」が必須です。協定には運用前に決めた対象者や 、付与方式、変更手続きなどを明記します。
労使協定は「書面」で締結しなければなりません。内容を整理したうえで、代表者と十分に協議し、締結後は社内周知も忘れずに実施しましょう。
計画年休を導入するメリット【立場別】
計画年休制度には、法令遵守のためだけでなく、企業と従業員の双方に以下のメリットがあります。
| 企業側のデメリット | 従業員側のデメリット |
|---|---|
| ・有給休暇の取得率が向上する ・繁忙期や閑散期を考慮して休暇を調整できる ・従業員満足度と生産性の向上につながる | ・休暇取得に対する抵抗感が減る ・スケジュールが立てやすい ・公平に休暇を取得できる |
以下では、それぞれの立場から見た主なメリットを紹介していきます。
企業側のメリット1．有給休暇の取得率が向上する
計画年休を導入することで、企業は有給休暇の取得を計画的に促進できるようになります。
とくに年5日の取得義務に対応する際、あらかじめ5日分を計画的に指定しておけば、法令違反のリスクを確実に回避することが可能です。
また、計画的な付与により、有給休暇が自然と消化される仕組みが整い、有休を取らずに失効するという事態も防げるでしょう。
▼計画年休以外にも有給休暇の取得を促す取り組みは考えられます。取得率を向上させたい場合は、以下の記事も参考にしてみてください。
企業側のメリット2．繁忙期や閑散期を考慮して休暇を調整できる
計画年休の大きな特徴は、「企業が取得日をあらかじめ指定できる」点にあります。制度が定着すれば、業務量が少ない閑散期に休暇を集中させることができ、反対に繁忙期は計画的な休暇取得を避けることも可能です。
たとえば、決算などの重要な業務と重なる時期に休暇申請が集中するのを防ぎ、組織全体の業務効率を維持しやすくなります。
企業側のメリット3．従業員満足度と生産性の向上につながる
有給休暇の取得率が向上し、タイミングも調整されると、従業員は心身ともにリフレッシュする機会を得られます。モチベーションの維持やパフォーマンスの向上にも好影響が期待できるでしょう。企業にとっては、働きやすい職場づくりとしても、計画年休の導入がメリットとなります。
従業員側のメリット1. 休暇取得に対する抵抗感が減る
企業風土によって「休みたいけど取りづらい」と感じている従業員が少なくない職場もあるかもしれません。上司や同僚に遠慮して、有給申請をためらってしまうケースもあるでしょう。
計画年休であらかじめ休暇日が指定されていれば、本人の申請・調整なしで気兼ねなく休めるというメリットがあります。結果として、有給休暇を使うことへの抵抗感が下がり、休みやすい職場風土になっていくでしょう。
従業員側のメリット2. スケジュールが立てやすい
事前に休暇日が決まっていることは、プライベートの予定を立てるうえでも大きなメリットです。旅行や帰省、家族行事なども、余裕を持って計画できるようになります。社内全体で共有されている計画年休であれば、チーム内で同僚とのスケジュール調整に手間をかけず、休暇を取得できるでしょう。
従業員側のメリット3. 公平に休暇を取得できる
計画年休は、特定の人だけが有給を使いやすい・使いにくいといった取得の偏りを改善する仕組みとしても機能します。
とくに、年次有給休暇の申請に対して上司の裁量が大きく働きがちな職場では、取得率に差が出ることもあります。計画的に一律で付与される制度があることで、誰もが平等に休みを取りやすくなり、公平感が生まれるでしょう。
計画年休を導入するデメリット【立場別】
計画年休制度は、有給休暇の取得を促進するうえで有効な手段ですが、メリットだけでなく一定のデメリットもあります。
導入前に企業と従業員、それぞれの立場から想定される課題を把握しておくことが、円滑な制度運用につながります。
| 企業側のデメリット | 従業員側のデメリット |
|---|---|
| ・労使協定の締結をはじめ導入コストがある ・付与方式や個別の取得状況に応じて、有休管理が複雑になる ・業務調整が必要な場合がある | ・休暇取得の自由度が下がる |
企業側のデメリット1．労使協定の締結をはじめ導入コストがある
計画年休制度の導入には、就業規則の改定と労使協定の締結が欠かせません。
労使協定では、対象者の範囲や付与方法、変更手続き、有給休暇が少ない従業員への扱いなど、複数の項目を定める必要があります。加えて、制度の周知や運用ルールの整備、労働基準監督署への届出といった作業も発生します。
一度制度を導入すれば安定的に運用できますが、初期段階では一定の手間と労力がかかる点は念頭に置いておくとよいでしょう。
また、計画年休の変更手続きについて規定がないと、一度決めた休暇を変更するとき、再び労使協定を締結しなければなりません。柔軟な対応が求められる場面でも事務的な負荷がかかることがあります。
企業側のデメリット2．付与方式や個別の取得状況に応じて、有休管理が複雑になる
計画年休を導入すると、有給休暇を「会社が指定した取得分」と「従業員が自由に取得できる分」に分けて管理する必要があります。そのため従業員が申請してきた有給日数が計画年休と重複していないか、残日数が足りているかなどを確認しなければなりません。
とくに「計画年休として割り振った日より前に、従業員が有給を使い切ってしまった」といったケースでは、特別休暇や休業手当の支払いなど、個別対応を検討する可能性もあります。
さらに「個人別付与方式」を採用する場合は、一人ひとりの計画年休取得日を把握・記録しておく必要があり、管理工数が増える要因となるのはデメリットです。
煩雑な計画年休の管理には、勤怠管理システムの活用をおすすめします。計画年休の自動付与設定や取得状況のリアルタイム把握、残日数の自動計算により、制度運用の効率化が実現します。
→有給休暇の管理を一元化｜勤怠管理システムOne人事[勤怠]の特長を見る
企業側のデメリット3．業務調整が必要な場合がある
計画年休の運用にあたっては、従業員の休暇取得が特定の時期に集中することも想定されます。たとえば一斉付与方式では、全従業員が同日に休むため、業務の停止や取引先への影響などを事前に調整する必要があります。
また、対象者が休暇を取得している期間中、対象外の従業員に業務負担が偏ることもあるため、人員配置や代替要員の確保といった調整も欠かせません。
負荷を最小限に抑えるには、事前の計画策定や部門間の連携が大切です。制度導入にあたっての全社的な体制を整えましょう。
従業員側のデメリット1．休暇取得の自由度が下がる
計画年休制度は取得率向上という点ではメリットですが、裏を返せば、従業員自身が「休みたい日」を自由に選べる機会が一部制限されるということでもあります。たとえば、「平日に役所へ行きたい」「子どもの行事にあわせて休みたい」といった個人的な理由での取得に融通がきかなくなる可能性があります。
もちろん、自由に取得できる有給休暇5日分は別途確保されており、突発的な用事や体調不良には対応できます。しかし、「せっかくの有休なのに、会社に指定された日しか使えない」と感じる従業員も一定数存在することは理解しておくとよいでしょう。
計画年休制度に向いている企業・向いていない企業
計画年休制度は、すべての企業にとって万能な仕組みというわけではありません。制度の特性を理解したうえで、自社にとって本当に必要かどうかを立ち止まって考えることも大切です。以下では、制度導入が向いている企業・向いていない企業の特徴を整理して紹介します。
| 向いている企業 |
|---|
| ・有給休暇の年5日取得義務を果たすのが難しい企業 ・特別休暇がない企業 |
計画年休は「有給を申請する文化が根づいていない」「自主的に取得が進まない」という課題を抱える企業にとっては役に立つ制度です。取得日をあらかじめ指定することで、確実に法令を遵守できるという安心感があります。
また「有給休暇とは別に企業独自の休暇制度を設けたいが、特別休暇として導入するのは抵抗感がある」と悩む企業にも、計画年休はおすすめです。あらかじめ有給休暇を割り振ることで、夏季休暇や年末年始のまとまった休みを有給扱いで制度化することが可能です。従業員のリフレッシュ機会を確保しつつ、年5日取得義務にも対応できるというメリットがあります。
| 向いていない企業 |
|---|
| すでに有給取得率が高い企業 |
すでに従業員が自発的に有給を取得できている企業では、計画年休の導入がかえって機能しないこともあります。計画年休を設定すると、「自分の好きなタイミングで休めるはずの有給が、会社に決められてしまう」という不満が持たれやすくなるためです。
とくに、信頼と裁量に基づいた休暇取得の文化が根づいている職場では、「わざわざ制度で縛られる意味がない」と感じる従業員も多いでしょう。
従業員満足度を損なわないためにも、取得実績が高く、現状に大きな課題がない場合は、あえて制度化しないという判断も妥当です。
計画年休を活用して、有給休暇の取得率の向上へ
計画年休は、企業が法令遵守と労務管理の効率化を実現し、従業員にとっても働きやすい環境を整えるための強力な手段です。適切な導入と運用を行い、全員がメリットを享受できる制度を構築しましょう。
計画年休は、企業が従業員の有給休暇の一部をあらかじめ割り振ることで、取得率を安定的に高められる制度です。法令で定められた「年5日の取得義務」にも対応できるうえ、働きやすい職場環境づくりにもつながります。
計画年休には「強制力」があり、対象となる従業員は指定された日に休暇を取得する必要があります。制度を導入する際は、就業規則への明記と労使協定の締結が必須です。
制度の付与方式には、一斉付与・交替制・個人別の3種類があります。なかでも個人別付与方式は柔軟に運用できる一方で、従業員ごとの管理が煩雑になりやすい点には注意が必要です。
管理の負担を軽減するためにも、勤怠管理システムの活用をおすすめします。「有給休暇の取得率がなかなか上がらない」「夏季休暇や年末年始休暇が制度としてない」といった課題を抱える企業は、計画年休の導入を前向きに検討してもよいでしょう。
計画年休の管理もサポート｜One人事[勤怠]
One人事[勤怠]は、計画年休の運用に役立つ機能も搭載されている勤怠管理システムです。
休暇の自動付与から取得状況の可視化、日々の勤怠管理までを一元化し、法令対応と従業員満足度の両立を支援します。
One人事[勤怠]の初期費用や気になる操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門のスタッフが貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。
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