要員管理とは？ 目的や実施するメリット、運用のポイントも解説
要員管理とは、プロジェクトを成功させるために、要員の持つ能力を考慮しながら適切な人材配置を行うことです。適切な運用で、事業の目標達成や組織全体の生産性向上など、さまざまなメリットが得られます。
本記事では、要員管理の概要や目的、実施するメリット、運用する際のポイントを詳しく解説します。
目次要員管理とは
要員管理とは、企業や組織が必要な人員を適切に配置し、効果的に活用するための計画・管理プロセスです。
要員管理の意味や概要、要員管理がマネジメントに必要とされている理由を、さらに詳しく解説します。
よく似た用語である「人員計画」との違いとあわせて、企業の人事担当者は参考にしてください。
要員管理の意味や概要
企業の要員管理とは、プロジェクトの進行や目標管理のために必要な能力やスキルを考慮して、適切な人材配置を行うことです。
要員の能力やスキル、経験を把握しないまま人事配置をしてしまうと、人員不足やスキル不足が起きてしまい、業務の遂行に悪影響を及ぼすでしょう。
採用や配置換え、能力開発、異動など、あらゆるシーンで企業内の人材を広い視野で考える必要があります。
要員管理がマネジメントに必要な理由
要員管理は、業務やプロジェクトを遂行するためのマネジメントに必要不可欠な要素です。
要員の持っているスキルを正しく把握し、能力を活かした業務を担当させて、生産性の向上、精度の向上をはかることは、業務を運営するうえで欠かせません。
以上のように要員管理は、マネジメントスキルの一種として重要視されています。
人員計画との違い
要員管理と似た言葉に「人員計画」があります。
人員計画とは、人員を配置する計画を立てることです。つまり、該当の部署には何人の従業員が必要かを判断し、異動や採用などを含む具体的な計画を立てることを指します。
要員管理は、部署やプロジェクトチームに必要な人材を配置するだけでなく、以降の要員の管理までをまとめて担います。そのため、要員それぞれの能力に応じて、継続的に教育やマネジメントを実施するのが特徴です。
要員管理がもたらすメリット
要員管理を適切に実施することで、得られるメリットを詳しく解説します。
- 効果的な人員配置が可能になる
- 業務の生産性や精度の向上に期待できる
- 無駄な人件費を減らせる
効果的な人員配置が可能になる
要員管理を実施する最大のメリットは、効果的な人材配置が実現することです。
管理者が各要員の能力やスキルを把握していると、個々のパフォーマンスを最大限に発揮できる組織を構築できます。
また、本人も気づいていない潜在的な能力や長所を見出すことで、生産性向上や新たなサービスの提供につながるでしょう。
要員管理にともなう取り組みは、企業の成長に欠かせない重要な要素です。
業務の生産性や精度の向上に期待できる
適切な要員管理により、業務の生産性や精度の向上も期待できます。
要員の持つ能力やスキルを正確に把握・管理することで、要員が思う存分能力を発揮できる環境構築につながります。
企業として労働環境を改善すれば、継続的に業務の生産性向上がはかれるでしょう。
さらに、要員の得意・不得意な分野を正確に把握したうえ人材配置を検討すると、従業員のモチベーションアップにも直結すると考えられています。
無駄な人件費を減らせる
要員それぞれの能力やスキル、経験を把握し、適切に人材管理ができれば、スキル不足や余剰を発生させずに適切な要員を配置できます。その結果、人件費そのものを削減できる可能性が高まり、要員管理のメリットの一つです。
人件費は経費の中でも大部分を占めるコストです。
要員管理を適切に実施し、それぞれの業務やプロジェクトに必要な人材配置を再検討すると、無駄な人件費を削減できます。
浮いた人件費を新たな商品・サービス開発や設備投資の経費として活用すると、競争力の向上にも貢献するでしょう。
要員管理を実施するために必要な事前準備
要員管理を適切に実施するために必要な、3つの事前準備を詳しく解説します。
- 従業員個人の能力を可視化する
- 従業員の理解を得る
- 従業員の定期的な再配置を計画する
従業員個人の能力を可視化する
要員管理をするにあたり、従業員一人ひとりの能力を把握しなければなりません。
スキルや所有資格、これまで経験した部署や携わったプロジェクト内容など、細かな部分まで情報を集約し、今後の適切な人材配置に活かしましょう。
人材情報を集約するには、タレントマネジメントシステムをはじめとする専用のシステム活用をおすすめします。タレントマネジメントシステムとは、従業員のスキルや能力、経験を管理し、適切な配置や育成、評価を通じて、最終的に経営目標の達成を支援するシステムです。
能力やスキルを把握する際には「得意なことやできること」ばかりではなく、「不得意なことや苦手なこと、伸び悩んでいる能力」もあわせて把握するのがポイントです。
従業員の性格やタイプもまとめて可視化すると、スムーズな人材配置を実現できるでしょう。
従業員の理解を得る
要員管理は、従業員を束ねる管理者のみが理解すればよいわけではありません。
要員管理を適切に実施するためには、個々の従業員に納得してもらう必要があります。従業員の理解を得ないまま、要員管理の計画を立てて実施しても、期待するほどの効果は得られないでしょう。
従業員に対しては、要員管理を実施する理由をはじめ、概要や計画について全体に周知することが大切です。必要に応じて、一人ひとりに対して個別の面談で説明する機会を設けましょう。
従業員の定期的な再配置を計画する
要員管理は、実施することが目的ではありません。要員管理の実行では不備が生じていないか、人材を適切に配置できているかなどを、定期的に確認する必要があります。
本格稼働の前には、人員配置をシミュレーションすることをおすすめします。
万が一、不具合が生じている場合は、人材の再配置を検討し、最適な要員管理の実施を心がけましょう。
短期的な視点で繰り返し再配置してしまうと、再配置した効果を見極めにくくなります。要員管理に失敗しないために、見直すサイクルも社内で検討することが大切です。
要員管理のプロセス
要員管理を実施する際の、具体的なプロセスは以下の通りです。
- 必要要員のスキルと人員数の把握する
- 要員計画を立案する
- 人材の配置・稼働する
- 計画の成果分析と見直しをする
各ステップにおけるポイントとあわせて解説します。
1．必要要員のスキルと人員数の把握する
プロジェクトや案件が発足したとき、どのようなスキルが必要で、どの程度のスキルがある人材が何人程度必要であるかを整理します。
スキルや人員数の洗い出しに誤りが生じると、業務進行や納期に大きな影響があるため、注意が必要です。
役割とスキルを明確に把握したうえ、人材リソースの配置を適切に実施しましょう。
2．要員計画を立案する
必要な要員のスキルと人員数を把握できたら、具体的な要員計画（人的資源マネジメント）を立案します。要員計画とは、事業計画に基づく採用や配置、異動に関する計画です。
スムーズに要員管理を進行させるためにも、細かい計画を作成することをおすすめします。トラブルが発生したときの責任の所在や対処方法を設定しておくと、スムーズに対応できるでしょう。
さらに表彰や報奨などの評価基準などを設けると、従業員のやる気や競争心をかき立てます。結果として、企業全体の生産性や組織力の向上につながるでしょう。
3．人材の配置・稼働する
要員計画を立案できたら、計画書の内容をもとにプロジェクトに必要な人員を集めてチームを編成します。
計画に対してスキルや人員不足が見られる場合は、要員を調達します。
人材配置をする際は、対象となる従業員に対する動機づけも重要です。従業員によっては、配置換えを快く思わない人もいます。
人材配置の目的や背景を丁寧に説明をしたうえ、高いモチベーションを持ってプロジェクトに挑める環境を整えることが大切です。
プロジェクトチームを編成したら、まずはメンバーの顔合わせをし、チーム全員でプロジェクトの目的や目標、方針をあらためて理解・把握します。
教育やトレーニングを課し、チーム全体のスキルやチームワークを向上させるよう働きかけましょう。
4．計画の成果分析と見直しをする
要員配置を実施したら、計画通りに進んでいるかを確認しながら、成果を分析します。実際の業務の進捗（しんちょく）状況や、実務の状況を確かめつつ、必要に応じて要員計画を見直しましょう。
要員管理をする方法
要員管理を継続的に実施する際に使用するツールは主に以下の2つです。
- エクセルで管理する
- ツールで管理する。
どちらの方法が自社に適しているのか、判断できるように以下で詳しく解説します。
エクセルで管理する
エクセルを使った要員管理の方法では、以下の3つの項目をシート上に入力します。
- 見積もり工数
- 現状の人数と必要人数との誤差
- 業務上で求められるスキルや能力
データを入力する際は、過不足を明確にして、必要な要員を調達できるよう工夫する必要があります。
エクセルのフィルタ機能を活用すると、膨大なデータから必要なデータのみを抽出できます。
タスクや担当者を「行」に、日付を「列」に配置し、色で状況を表現するとわかりやすいです。無料のテンプレートを活用すれば、コストをかけずに要員管理を実施できます。
ツールで管理する
エクセルは手軽に要員管理ができる反面、ファイルの共有が困難で、データの更新者がわかりにくいなどのデメリットがあります。
そこで専用ツールで管理する方法をおすすめします。プロジェクト管理用のツールであれば、スムーズな要員管理を実現できるでしょう。
無料ツールもありますが、機能性や利便性に欠けることが多く、大人数での利用には向いていません。機能面や使い勝手を求める場合は、有料版ツールを導入しましょう。
適切な要員管理で成果の出る組織へ
要員管理とは、単に従業員の人数を管理するだけではなく、個々のスキルや能力を可視化して正確に把握し、適切な人材を配置することを目的とした考え方です。
組織全体として最大限の成果を出すために、すべての部署や業務で欠かせない管理方法といえます。
本記事で紹介した内容を参考に、要員管理の導入を積極的に検討してみましょう。
要員管理にも役立つOne人事[タレントマネジメント]
従業員一人ひとりのスキルや能力を把握するには、タレントマネジメントシステムなどを通じて、情報を一元管理する体制を整備する必要があります。
One人事[タレントマネジメント]を使うと、人材情報の集約を効率化でき、人事データの活用ができます。人員配置シミュレーション機能も用意されているため、適切な要員管理にもお役立ていただけます。
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