訓告処分とは？ 意味と処分内容、戒告や厳重注意との違い、注意点を解説
社員の問題行動に対して懲戒処分を検討する際、いきなり降格や減給といった重い処分に踏み切るのはためらわれる――。そうした場面で「訓告」という対応を検討された経験がある方もいるのではないでしょうか。
訓告は、懲戒処分のなかでも比較的軽微な位置づけです。どのようなケースが該当するのかは会社によって扱いが異なり、処分内容がわからないという方もも少なくありません。
本記事では、訓告の基本的な意味や処分内容、該当する具体的なケース、適法な手続きのポイントまでを解説しています。懲戒処分の適切な運用に向けた判断材料として、ぜひお役立てください。
目次
目次訓告とは？ 基本的な処分内容
訓告とは、会社の秩序やルールに反する行為をした従業員に対して、書面または口頭で注意する処分の内容です。
会社の懲戒処分のなかでは、もっとも軽い部類に位置づけられることが多く、主に軽微な規律違反が対象となります。
処分の目的は、再発防止と職場規律の維持です。必ずしも即座に重い処分を科すのではなく、注意喚起として訓告を決定するケースもあります。
厳重注意や戒告との違い
訓告と厳重注意、戒告（かいこく）は、いずれも比較的軽度の懲戒処分をあらわす言葉です。また、訓戒（くんかい）や譴責（けんせき）といった言葉も、訓告と同じ処分として用いられています。
ただし、実際の扱いは会社ごとに異なるため注意が必要です。訓戒を訓告と異なる位置づけの処分として定めている場合もあります。
訓告処分に該当する主なケース
訓告処分に該当するのは、以下のような比較的軽微なマナー違反が中心です。
- 軽度のミスの繰り返し
- 軽度のハラスメント行為（セクハラ・パワハラなど）
- 度重なる遅刻
- 単発の無断欠勤
- 不適切な言動
- 私生活上の非違行為
一つひとつの行為だけを見れば、「処分するほどではないのでは？」と思える人も、なかにはいるかもしれません。しかし、問題行動が繰り返されたり、周囲に悪影響を与えたりする場合には、訓告処分の対象になることがあります。
たとえば、何度も遅刻を繰り返す従業員は、1回の遅刻ならまだしも、日常的になると業務への支障が出る影響が大きく、周囲の信頼も低下します。
また、「言葉づかいが荒い」「軽率な発言で場を白けさせる」といった振る舞いも、職場の雰囲気を壊しかねません。不適切な言動として、企業イメージを損ねる可能性もあります。
そのほか職場での行動だけでなく、プライベートであっても目に余る非違行為に訓告処分が下されるケースもあります。
企業として一定の注意喚起を行い、本人に自覚を促すことが訓告処分の役割です。
懲戒処分の典型例と処分内容
一般的に、会社が定める懲戒処分は軽い順に以下のように分類されます。
- 訓告・戒告・譴責・厳重注意など
- 減給
- 出勤停止
- 降格
- 諭旨解雇
- 懲戒解雇
訓告は懲戒処分のなかでもっとも軽い処分とされ、まずは行為の是正を求める注意としての意味合いが強いものです。それでも繰り返しが続いた場合には、次のステップとしてより重い処分に移行します。
2〜6の処分についても、以下で詳しく解説します。
減給
減給とは、従業員に通常支給する給与のうち、一部を差し引く処分です。差し引ける金額については、労働基準法により以下のように定められています。
- 1回の処分あたりに差し引く金額が、1日の平均賃金の半分を超えてはならない
- 差し引く金額の総額が、1賃金支払期間における賃金総額の10分の1を超えてはならない
例として、月給60万円のAさんが減給処分になった場合を考えてみます。月給60万円ということは、1日あたりの賃金は2万円程度です。1回の処分あたりに差し引く金額は、先に計算した賃金の半分を超えないよう調整する必要があるため、Aさんの減給限度額は1万円程度と計算できます。
出勤停止
出勤停止とは一定期間、従業員の出勤を禁じる処分のことです。労働契約は継続していますが、給与は支給されません。
法律上、出勤停止期間に明確な上限はありません。多くの企業では就業規則で期間の上限を定めています。無給となることから、出勤停止は減給よりも重い、経済的な制裁としての意味合いがあります。
降格
降格とは、役職や職能資格を引き下げる処分のことです。
役職給が下がることで、基本給が下がる場合もあり、元のポジションに復職しない限り、その状態が続きます。
また、降格はみ上げてきたキャリアを失う意味合いがあり、本人にとっては大きな挫折感をともなうケースも少なくありません。
諭旨解雇
諭旨解雇とは、懲戒解雇事由に該当する従業員に対して、温情措置としてみずから退職する機会を与えることです。
懲戒処分のなかでも、もっとも重い懲戒解雇の一歩手前の処分となります。
従業員の今までの功績や反省の程度などを考慮し、懲戒解雇を回避するため、諭旨解雇として手続きを進める場合があります。
諭旨解雇において、退職金がどの程度支給されるのかは会社によって異なりますが、基本的には全額支給されるケースが多いでしょう。
懲戒解雇
懲戒解雇とは、従業員との労働契約を一方的に解消する処分です。数ある懲戒処分のなかで、もっとも重い対応とされます。
懲戒解雇となった場合、多くの企業では退職金の全額、あるいは一部が支給されないと定められており、従業員にとっては極めて大きな不利益となります。
重大な規律違反や背任行為など、会社の信頼を根本から損なうようなケースで適用されるのが一般的です。
ただし、正当な理由や手続きなく懲戒解雇に踏み切った場合、企業側が不当解雇として訴えられるリスクもあります。
企業としては「処分の妥当性」と「手続きの適正性」に配慮することが欠かせません。
懲戒処分に関する7つの原則
従業員を懲戒処分する場合は、次の7つの原則を守らなければなりません。原則は処分の妥当性や有効性を保つための基本ルールです。
| 罪刑法定主義の原則 | 処分の種類や内容、対象行為を事前に明らかにしなければならない |
| 適正手続の原則 | 事実関係をていねいに調査し、弁明の機会を設けなければならない |
| 合理性・相当性の原則 | 背景情報や経緯などを考慮し、行為のレベルに応じた処分としなければならない |
| 平等取り扱いの原則 | 過去の行為と比較し、処分の種類や重さについてバランスを取らなければならない |
| 個人責任の原則 | 個人の責任について、連帯責任を負わせることはできない |
| 二重処分禁止の原則 | 同じ行為に対し、懲戒処分を複数回与えることはできない |
| 効力不遡及の原則 | 懲戒処分に関する新しい規定を、過去の行為に遡って適用することはできない |
必要なルールを就業規則で明文化し、原則を理解したうえで処分を実行することが、法的トラブルの防止につながります。必要以上に従業員を萎縮させることなく、社内の納得も得られるでしょう。
訓告処分を適法に与えるためのポイント
訓告処分を適法に下すためには、次の3つのポイントに注意することが大切です。
- 就業規則に懲戒処分の種別・事由を記載する
- 懲戒事由に該当することを確認する
- 懲戒権の濫用を避ける
就業規則に懲戒処分の種別・事由を記載する
訓告に限らず、懲戒処分は会社の就業規則に基づいて下す必要があります。
まずは、自社の懲戒処分の種類として訓告を定め、どのような行為が該当するかを明記しておきましょう。あわせて懲戒事由も記載しておく必要があります。
なお、懲戒事由の文言は、抽象的であっても差し支えありません。たとえば「職場の秩序を乱す行為」などの表現でも、問題ないでしょう。
懲戒事由に該当することを確認する
懲戒処分は、就業規則で定めた懲戒事由に該当する場合にのみ適用が可能です。
たとえば、就業規則に「無断欠勤」が訓告の対象として明記されていない場合、無断欠勤を理由に訓告を科すことはできません。
あいまいな判断で処分を下すと、あとに本人から「不当だ」と指摘される可能性もあるため、必ず事前に照合しておくことが重要です。
懲戒権の濫用を避ける
懲戒処分を実行するうえで、もっとも注意したいのは懲戒権の濫用です。万一、処分が社会通念上「行き過ぎ」と判断されると、処分そのものが無効になる可能性があります。
労働契約法第15条では、懲戒について以下のとおり定められています。
（懲戒）第十五条 使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。
引用：『労働契約法』e-Gov法令検索
訓告は懲戒処分のなかでも軽い対応ではありますが、それでも無効とされるケースがないとは言い切れません。
処分の内容だけでなく、動機や背景、本人の態度なども加味し、客観性と妥当性を持って判断することが大切です。
訓告に限らず、従業員に懲戒処分を下す場合は、懲戒権の濫用に該当しないか十分に検討しましょう。
訓告処分を与える流れ
訓告を検討する場面では、「本当に処分が必要か」「進め方は適切か」と迷うことも多いかもしれません。処分が軽いものであっても、手続きに不備があればトラブルの原因になります。
訓告処分を適切に行うための一般的な流れを5つのステップで整理します。
- 事実関係を調査する
- 就業規則を確認する
- 本人に弁明の機会を与える
- 処分について検討する
- 訓告書を本人へ交付する
1．事実関係を調査する
まずは、問題行動の有無や事実関係をていねいに確認します。
たとえば、遅刻を繰り返す従業員に訓告を検討する場合は、タイムカードなどの記録を確認し、遅刻が事実であることを立証できるようにします。
あわせて本人への聞き取り調査も行い、内容は書面化して署名・捺印をもらいましょう。あとから「言った・言わない」のトラブルを避けるためにも、記録を残すことが重要です。
2．就業規則を確認する
懲戒処分は、会社の就業規則に基づいて実施しなければなりません。
問題行動の事実が確認できたら、次は就業規則に照らしあわせて、行為が懲戒事由に該当するかを確認します。
また、訓告を含む処分の手続き方法が定められていれば、その方法にもしたがう必要があります。
3．本人に弁明の機会を与える
処分の前に、必ず本人に事情を説明する機会を設けます。
訓告の対象となる行為が確認できたとしても、いきなり処分を科すのではなく、本人の意見や事情を聞く機会を設けましょう。
何が処分の理由になるのかを説明したうえで、本人に釈明の場を与えることが、手続きの適正さを保つうえでも重要です。
弁明の内容によっては、処分を再検討する必要が出てくることもあります。
4．処分について検討する
弁明を踏まえ、訓告処分が妥当か、法的に問題ないかを社内で検討します。
本人の反省の様子や業務への影響、過去の指導歴なども踏まえ、訓告処分が相当かどうかを慎重に判断します。
ごく軽微な規律違反であり、訓告ではかえって重すぎると判断される場合は、「口頭での注意」にとどめる選択も可能です。
5．訓告書を本人へ交付する
訓告を決定した場合は、文書で処分内容を本人に伝えます。
訓告処分を正式に決定したら、訓告書として書面を交付します。法律上の様式はありませんが、処分の正式性を示すためにも、メールではなく書面で本人へ交付するのが望ましいでしょう。
処分理由や今後の指導方針なども明記しておくと、本人の理解を促すことができます。
訓告処分を与える際の注意点
訓告は比較的軽い処分とはいえ、対応を誤ると社内外の信頼を損なったり、トラブルに発展したりする可能性があります。処分の伝え方や取り扱いにも、一定の配慮が求められます。
とくに注意したいのは、次の2点です。
- 社内公表は慎重に
- 主観的な評価は伝えない
社内公表は慎重に
「どのような行為が処分の対象になるのか」を社内に周知することは、一定の抑止力につながる側面もあります。
一方で、処分内容を公にすることがプライバシーの侵害や名誉毀損にあたるリスクも否定できません。
公表の有無や範囲は、対象者の立場や社内への影響も踏まえ、個別に検討することが望ましいでしょう。
主観的な評価は伝えない
訓告書を交付する際には、記載された事実のみを冷静に伝えることが大切です。
処分理由として「協調性がない」「人として問題がある」といった人格的・主観的な言い回しを含めてしまうと、受け取る側の反発や誤解を招き、かえって状況を悪化させかねません。
処分内容の説明は、客観的な事実に基づいて簡潔に行いましょう。たとえ軽い処分であっても、「伝え方」は組織全体の信頼にもかかわる大事なポイントです。
まとめ
訓告とは、従業員に対して書面や口頭で注意を促す、もっとも軽い懲戒処分の一つです。
軽い処分とはいえ、就業規則に基づかずに処分を行えば、あとに「不当処分」として争われるリスクもあります。
とくに懲戒処分としての正当性を持たせるためには、事前の規定整備と手続きの適正さが不可欠です。
まずは自社の就業規則をよく確認し、ていねいな事実確認や本人の弁明機会を経たうえで、「訓告が必要かどうか」を慎重に判断します。
従業員との信頼関係を損なわず、組織の秩序を保つためにも、適切な手続きを踏んで冷静に対応していきましょう。