雇用契約とは【簡単に】労働契約との法的な違いや成立の流れと必要書類、トラブルなく結ぶポイントを解説
雇用契約とは「雇用主が労働者に対して賃金を支払う」ことを約束する、雇用主と労働者が結ぶ契約です。従業員を雇用するうえで、雇用契約について基本的な内容を理解しておく必要があるでしょう。また、初めて雇用契約を結ぶ方や、契約内容に不安を感じている方もいるかもしれません。
本記事では、雇用契約と労働契約の法的な違いや、雇用契約が成立するまでの流れと必要な書類、トラブルなく契約を結ぶためのポイントも解説します。
目次雇用契約とは【簡単に】
雇用契約とは民法623条によって定められている契約です。一般的に「労働者が雇用主に対して労働を行うこと」「雇用主は労働者が行った労働に対して賃金を支払うこと」を取り決めるものです。
雇用契約は、書面だけでなく口頭のみでも成立します。
雇用契約は何を意味する？ 成立するとどうなる？
雇用契約は、「労働者が労働に服し、雇用主はその内容に対して報酬を付与する」という内容を指します。契約の成立によって、雇用主と労働者が上記の内容を約束したということを意味します。
雇用契約を結ぶ目的は何？
雇用契約は、主に「労働者の権利を保護するため」に締結します。このほかに「双方が合意した契約を締結し、トラブルの発生を防止する」なども目的の一つです。
雇用契約を書面で締結しないリスクはある？
雇用契約書を作成しない場合は、以下のリスクが考えられます。
- 従業員と企業間で信頼関係を構築しにくくなる
- トラブル発生時の対応に手間がかかる
今後の事業運営のことを考えると、雇用契約を結ぶ際は口頭ではなく、書面で締結した方がいいといえるでしょう。
雇用契約と労働契約、業務委託契約の違い
雇用契約と名称が似ている用語に「労働契約」と「業務委託契約」があります。各用語の相違点を解説します。
労働契約との違い
一般的に、労働契約は雇用契約とほとんど同じ意味を持つ用語だと考えていいでしょう。実務において大きな違いはありません。労働契約は、労働基準法や労働契約法を根拠とし、雇用契約は民法を根拠としています。
業務委託契約（請負・委任）との違い
雇用契約と業務委託契約の主な違いは、業務委託契約で仕事を行う者が労働者としてみなされない点にあります。業務の一部を外部に委託する業務委託契約では、労働基準法などの労働関係法令が適用されません。
業務委託契約には、成果物の納品などを求める「請負」や、業務の遂行を求める「委任」などの種類があります。
雇用契約時に必要な書類
雇用契約の際に必要となる「雇用契約書」と「労働条件通知書」について、解説します。
2つの書類の相違点をまとめた表は以下の通りです。
| 雇用契約書 | 労働条件通知書 | |
|---|---|---|
| 記載する内容 | 労働条件など | 契約期間や就業場所、業務内容など（雇用形態によって記載内容が変動する可能性あり） |
| 作成する目的 | 労働条件に関する双方の同意を書類として残しておくと、トラブル回避につながるため | 労働基準法第15条で、労働条件の明示が義務付けられているため |
| 作成義務 | なし（法律で作成が義務付けられいないため） | あり（理由は上記と同じ） |
労働条件通知書と雇用契約書、2つの内容を合わせた書類を作成することも認められています。雇用契約の内容は電子化も可能なため、自社に適した運用方法を選びましょう。
雇用契約書
雇用契約書とは、雇用主と労働者によって取り交わされる雇用契約を提示した書類であり、労働条件などに双方が合意したことを示す書類です。雇用契約は口頭でも有効ですが、書類を作成した方が従業員から安心感を得られやすいため、雇用契約書を作成することをおすすめします。
労働条件通知書
労働条件通知書とは、契約期間や就業場所などをはじめとした労働条件を労働者に伝える書類です。雇用契約書とは異なり、労働者に対して内容を提示する役割があります。正社員だけでなく、パートやアルバイトに対しても交付が必要です。
雇用契約を締結する際の流れ
雇用主と労働者が雇用契約を結ぶ際は、一般的に以下の流れで進めていきます。
- 入社に必要な書類（健康診断書や資格などの証明、マイナンバーがわかる書類など）の回収
- 社会保険や住民税などの手続きを実施
- 法定三帳簿（労働者名簿、賃金台帳、出勤簿）を用意
- 入社後に必要な備品を用意
抜けやもれのないように、一つひとつ確認しながら取り組みましょう。
雇用契約に問題があることで発生するトラブル
雇用契約は、従業員を雇用するにあたって大きな役割を果たすものです。そのため、雇用契約に問題があると、最悪の場合、訴訟問題にまで発展する恐れもあります。トラブルの具体例を紹介するので、参考にしてください。
有期雇用契約の終了時
雇用契約において、雇用期間に期限が設けられている有期雇用契約の場合「契約期間が終了するのはいつなのか」を明確に提示しておかないと、双方の認識がかみ合わず、トラブルへの発展につながります。そもそも該当する契約に期限があるかどうかも明示しておきましょう。
残業代の支払い
雇用契約の内容が不明瞭な場合は、残業代の未払いにつながる恐れもあります。たとえば、残業の有無を明示していない場合などが例に挙げられるでしょう。
また、企業側における労働時間などの認識が異なっているケースもあります。放置すると、該当する従業員が退職したあとに、未払い状態の残業代を請求される可能性も否定できません。従業員に安心感を与えるためにも、正確な情報の記載は必要です。
退職の申し出
雇用契約として退職時の対応を詳しく規定していないと、企業側が大きな負担を被る可能性があります。退職に関する規定を定めていない場合、従業員から急遽退職の申し出をされることも考えられるからです。
後任者に適切な引継ぎが実施されないまま退職されてしまうと、業務に滞りが発生してしまうでしょう。従業員が退職してもスムーズな事業運営ができるように、適切な対応が求められます。
雇用契約に関するトラブルを回避するには？
適切な対策を実施しなければ、雇用契約にまつわるトラブルに見舞われる可能性があります。そのようなトラブルを避けるために、取り組みたい8つの準備を厳選しました。従業員との雇用契約に関するトラブルを回避する一助としてください。
パート・アルバイトなどとも契約書を作成する
パートやアルバイトなど、正社員以外の雇用形態である従業員とも雇用契約書を作成しましょう。「正社員以外の従業員は作成不要」といった考えを持っていると、トラブルに巻き込まれるリスクもあります。
契約内容に違反がないか確認する
企業側が提示している契約内容に問題があると、せっかく雇用契約を結んでも契約そのものが無効になってしまうこともあります。さらに、法律違反とみなされ、罰金などを支払わなければならないケースも考えられるため、契約内容の事前チェックは重要です。
明示すべき内容を網羅する
雇用契約を結ぶ際は、見落としてしまいがちな部分も含めて、各従業員に必要な記載事項をすべて盛り込むようにしましょう。特にもれてしまいやすいのは、以下の項目です。
- 労働者をグループ分けする場合の規定
- 転勤や異動に関する記載
- 契約期間や更新の有無（有期雇用契約の場合）
雇用契約・労働条件は書面で通知する
「言った言わない」といった堂々めぐりのトラブルを防ぐためには、雇用契約書を書面で用意し、雇用主と労働者の認識をそろえておくことが大事です。書面での契約締結は義務ではありませんが、問題が発生した際の対応にかかるコストを考えると、可能な限り準備することをおすすめします。
本人控えを渡す
雇用契約書を作成したら、労働者に本人控えを渡すようにしましょう。雇用契約の内容を労働者側に認識してもらいやすくなるからです。雇用契約を締結したという事実の証拠にもなるため、忘れずに実施する必要があります。
従業員に説明して合意を得る
雇用契約を締結する際はただ書類を取り交わすだけでなく、雇用契約の内容を労働者に対して詳しく説明することも大切です。説明を踏まえたうえで、合意を得てから契約の締結に進みます。不明点については質問の時間を設けるとよいでしょう。
説明不足の状態のまま契約を結んでしまうと、労働者側が企業に対して不信感を持つきっかけになってしまいます。ていねいな説明や質問の時間を大事にしましょう。
条件変更の際は契約を結び直す
雇用契約の内容を変更する場合は、一度結んだ雇用契約を締結し直す方法があります。契約をし直すたびに労働者に説明を行い、許可を得たうえで実施することを忘れないようにしましょう。
雇用契約書は5年間保管する
労働基準法第109条によると、雇用契約書をはじめとした労働関係書類は5年間（経過措置により当面3年間）保存しなければならないと定められています。契約期間が満了したからといってすぐに処分などはせず、規定の期間中は適切な方法で保管しましょう。
雇用契約を効率化する方法
雇用契約は、契約内容を明確にし、企業と従業員が双方の認識を一致させるために大切な加入社手続きの一つです。しかし、日々の業務に加えて、人事業務を完ぺきに実施することは大きな手間がかかります。
雇用契約における実務を効率化し、負担を減らすためには、電子化することをおすすめします。雇用契約を電子化を採用する場合は、以下のポイントに気をつけましょう。
- 電子化に関する許可を労働者から取得する
- 契約内容をデータで送付する
- 交付したデータを印刷して保存するように呼びかける
雇用契約の電子化には、専用システムを導入する必要があります。
雇用契約とは労働者と使用者の関係を明確にするもの(まとめ)
雇用契約は雇用主と労働者が締結する契約であり、従業員が安心して勤務を続けるために大きな意味を持ちます。トラブル回避にも役立つので、従業員を雇用する際はなるべく書面で契約を結びましょう。
雇用契約に関連する作業をより効率化するためには電子化をおすすめします。雇用契約の電子化に対応しているシステムの活用を検討してみましょう。
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