従業員の雇用手続きでやることは？ 必要書類や社会保険の加入条件、税金に関する事務を解説

従業員の雇用手続きに必要な主な書類

従業員の雇用手続きを進めるうえで、主に必要となる書類は以下の通りです。

• 雇用契約書・労働条件通知書
• 健康保険・厚生年金被保険者資格届
• 雇用保険被保険者資格取得届
• 特別徴収切替届出（依頼）書
• 採用通知書（内定通知書）
• 入社承諾書・誓約書

それぞれの書類の概要について解説します。

お役立ち資料

人事担当者必見！ 入社手続きの基本知識

この資料でわかること

• 入社時に提出してもらう書類一覧
• 入社前〜入社後に担当者が行う手続き
• 入社手続きの疑問Q＆A

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雇用契約書・労働条件通知書

雇用契約書と労働条件通知書は、雇用者と労働者間で合意した労働条件をまとめた文書です。雇用契約書は雇用条件に関する具体的な契約を締結する際に使用され、双方の同意を証する署名押印が行われることが一般的です。

一方、労働条件通知書は、雇用者が従業員に対して労働条件を通知するために作成されます。雇用契約書の作成は任意ですが、労働条件通知書の作成は法律上の義務です。また、両者を兼ねた労働条件通知書兼雇用契約書の作成も可能です。

労働条件通知書に記載すべき事項は、労働基準法施行規則第5条によって、以下の通り定められています。

1. 労働契約の期間
2. 就業場所および業務内容
3. 始業・終業の時刻や所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇
4. 賃金に関する事項
5. 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
6. 退職手当に関する事項
7. 臨時に支払われる賃金、その他賞与や最低賃金に関する事項
8. 食費や作業用品などの労働者の負担
9. 安全衛生に関する事項
10. 職業訓練に関する事項
11. 災害補償および業務外の傷病扶助に関する事項
12. 表彰および制裁に関する事項
13. 休職に関する事項

上記の事項が記載されていて、雇用手続きの際に労働者に対して確実に内容が伝わるのであれば、自社のフォーマットを使用しても問題ありません。

抜け漏れの心配がある場合は、厚生労働省のホームページから労働条件通知書のフォーマットをダウンロードして活用するとよいでしょう。

参照：『労働基準法施行規則 第5条』e-Gov法令検索
参照：『労働条件通知書』厚生労働省

健康保険・厚生年金被保険者資格届

適用事業所の事業主は、従業員を雇用後5日以内に、健康保険・厚生年金被保険者資格届を事務センターまたは管轄の年金事務所に提出する手続きが必要です。届け出は、電子申請や電子媒体（CDまたはDVD）、郵送、窓口持参にて提出が可能です。

また被保険者の対象は、正社員だけではないことに注意が必要です。アルバイトやパートでも、所定労働時間が通常の労働者の4分の3以上であるときは被保険者に含まれます。

常時100人を超える従業員を雇用する事業所であれば、さらに被保険者の対象範囲は広がります。

参照：『適用事業所と被保険者』日本年金機構

雇用保険被保険者資格取得届

事業主は、加入条件に該当する従業員を1人でも雇用すると、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出する必要があります。

提出期限は、雇い入れた日が属する月の翌月10日までと定められているため、速やかに手続きを進めましょう。届出書のフォーマットは、ハローワークのWebサイトからダウンロードできます。

参照：『事業主の行う雇用保険の手続き』厚生労働省
参照：『雇用保険被保険者資格取得届』ハローワークインターネットサービス

特別徴収切替届出（依頼）書

特別徴収切替届出（依頼）書とは、従業員が住民税の支払いを普通徴収から特別徴収への変更を希望する場合に届け出る書類です。

普通徴収とは、従業員自身が納付書によって住民税を納付する方法、特別徴収は給与からの天引きにより事業者が住民税の納付する方法をいいます。

従業員が前職を退職するときに、特別徴収を引き継ぐことを選択している場合、前職で作成した「異動届出書」に追加事項部分を記載し、市役所に提出することで引き継ぎが可能です。

なお、前職の会社から特別徴収にかかる給与所得者異動届出書を提出してもらえば、特別徴収切替届出（依頼）書の届け出手続きは不要です。

参照：『特別徴収にかかる手続きについて』東京都主税局

採用通知書（内定通知書）

採用通知書（内定通知書）は、雇用者が候補者に対して内定を出した際に、内定の旨を伝えるための書類です。採用通知書は、法律によって発行が義務づけられているものではありません。しかし、トラブルを防ぐために作成する企業が多いようです。

採用通知書には、内定の連絡とともに、入社日や提出が必要な書類、人事担当者の連絡先を記載して送付するのが一般的です。労働条件なども記載することもありますが、雇用契約書や労働条件通知書と一緒に送付する場合は、あらためて記載する必要はありません。

入社承諾書・誓約書

入社承諾書（入社誓約書）とは、従業員が入社することに同意したことを証明する書類です。入社承諾書は、以下の方法で提出してもらうのが一般的です。

• 内定後、内定者に持参もしくは郵送してもらう
• 最終面接時など内定が決まったときに内定者に記載してもらう

入社承諾書や誓約書は、法的に作成が義務づけられているものではありません。しかし、内定辞退の防止や、内定者に内定の事実を明確に伝えるために、発行する企業が多いようです。

参照：『入社承諾書』厚生労働省

雇用手続きで従業員から回収するもの

従業員の入社にともなう雇用手続きを行ううえで、従業員から回収する必要があるものは、以下の通りです。

• 前職の源泉徴収票
• 雇用保険被保険者証（番号）
• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 特別徴収にかかる給与所得者異動届出書
• 年金手帳の写し
• マイナンバーの写し
• 給与振込先の口座情報の写し

それぞれの書類の概要について解説します。すぐに準備できない書類もあるため、従業員には事前に案内しておきましょう。

前職の源泉徴収票

源泉徴収票は、1年の収入と支払った所得税が記載されたもので、年末調整時に必要な書類です。前の会社の退職と同じ年に入社した社員からは、前職の源泉徴収票を雇用手続きで回収する必要があります。

通常は前の会社を退職するときに発行されますが、交付が申請制の会社もあるため、提出が必要な旨は早めに案内しましょう。

雇用保険被保険者証（番号）

従業員の雇用手続きでは、雇用保険の再加入手続きを行うために、雇用保険番号を教えてもらう必要があります。

雇用保険番号とは、退職時に会社から受け取る「雇用保険被保険者証」や「離職票」に記載されている11桁の番号です。雇用保険被保険者証は、万が一紛失してしまった場合でも、ハローワークに申請することで再発行してもらえます。

また、正社員だけでなくアルバイトやパートなどの従業員も、一定の条件を満たすことで雇用保険の加入対象となります。加入条件をよく確認し、手続き漏れが発生しないよう注意しましょう。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、給与にかかわる控除を受けるために必要となる、扶養に関する情報を会社に伝えるための書類です。

従業員の雇用手続きでは、扶養親族の有無にかかわらず提出が必要です。2か所以上の事業所からの給与所得がある従業員の場合は、本業となる事業所にのみ提出をしてもらうようにしましょう。

扶養控除等（異動）申告書のフォーマットは、国税庁のホームページからダウンロードできます。

参照：『A2-1　給与所得者の扶養控除等の（異動）申告』国税庁
参照：『各種申告書・記載例（扶養控除等申告書など）』国税庁

特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

前職で、住民税の納付を給与から天引きで行う特別徴収を選択していた従業員が、転職先でも継続して特別徴収を選択する場合「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」が必要です。

自分で納付書を用いて納付する普通徴収を選択していた従業員が、特別徴収に切り替える場合は「特別徴収切替届出（依頼）書」を提出します。

参照：『特別徴収にかかる給与所得者異動届出書』総務省

年金手帳の写し

厚生年金の手続きを行うために、従業員の基礎年金番号が必要です。

基礎年金番号は年金手帳に記載があります。2022年4月に年金手帳の発行が廃止されたため、持っていない従業員からは、雇用手続きの際に基礎年金番号通知書を提出してもらうようにしましょう。

参照：『基礎年金番号・基礎年金番号通知書・年金手帳について』日本年金機構

マイナンバーの写し

マイナンバーは、国内に住民票がある人に割り当てられる12桁の番号です。各種行政手続きや税金の徴収などに使用されます。

マイナンバーは、番号の転記や口頭による確認方法は認められていません。雇用手続きの際はマイナンバーカードや通知カード、住民票の提示による方法で確認を行う必要があります。

給与振込先の口座情報の写し

給与の振り込みを行うために、雇用手続きの際は、口座情報を従業員から提出してもらいましょう。通帳やキャッシュカードの口座情報の記載がある部分の写しを取ってもらう方法や、会社が用意したフォーマットに記載してもらう方法があります。

従業員雇用時の保険手続きと加入条件

従業員の雇用手続きでは、すみやかに社会保険の加入手続きを行う必要があります。手続き方法および加入対象となる従業員の条件について解説します。

• 社会保険の手続き
• 雇用保険の手続き
• 労災保険の手続き

社会保険の手続き

「健康保険」「厚生年金保険」「介護保険」をまとめて狭義の社会保険と呼びます。法人および従業員を常時5人以上雇用している個人事業主（一部例外あり）は、健康保険と厚生年金保険への加入が法律により義務づけられています。

社会保険の加入条件に該当する従業員が入社した場合は、雇用手続きとして雇用後5日以内に、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を、事務センターまたは管轄の年金事務所に提出しなければなりません。届出書は、日本年金機構のホームページからダウンロードが可能です。

参照：『適用事業所と被保険者』日本年金機構
参照：『従業員を採用したとき』日本年金機構

加入条件

法人および従業員を常時5人以上雇用している個人事業主（一部例外あり）は、健康保険と厚生年金保険への加入が義務づけられています。しかし、勤務するすべての従業員が健康保険と厚生年金保険の被保険者となるわけではありません。

一般の従業員の健康保険・厚生年金保険の加入条件は、以下の通りです。

• 常時雇用されている従業員
• 週の所定労働時間、1か月の所定労働日数が常時雇用されている従業員の4分の3以上である者

パートやアルバイト、派遣社員などの非正規雇用は、所定労働時間および所定労働日数が正規従業員の4分の3未満であっても、以下の条件を満たせば、社会保険の加入が認められています。

• 被保険者数101人以上の企業で働いていること
• 週の所定労働時間が20時間以上であること
• 継続して2か月を超える雇用の見込みがあること
• 所定月額賃金が8.8万円以上であること
• 学生でないこと（例外あり）

2024年10月からは、被保険者数51人以上の企業に拡大される予定であるため、該当する企業は注意しましょう。

参照：『従業員数100人以下の事業主のみなさま』厚生労働省

雇用保険の手続き

雇用保険の適用事業所は、従業員を1人以上雇っている事業所です。そのため、加入条件に該当する従業員が入社したら、雇用保険に加入させるための手続きを行う必要があります。

具体的には、従業員の雇用が発生した月の翌月10日までに、雇用保険被保険者資格取得届を所轄のハローワークに提出します。また、従業員を雇用し適用事業所となった日の翌日から10日以内に、雇用保険適用事業所設置届を所轄のハローワークに提出する必要もあります。

参照：『事業主の行う雇用保険の手続き』厚生労働省

加入条件

雇用保険の加入対象となる従業員の条件は、以下の通りです。

• 1週間あたりの所定労働時間が20時間以上であること
• 31日以上の継続した雇用の見込みがあること
• 学生ではないこと

参照：『雇用保険の加入手続はきちんとなされていますか！』厚生労働省

労災保険の手続き

労災保険は、従業員を1人以上雇用するすべての事業所が適用事業所です。

従業員を労災保険に加入させるには、従業員を雇用した日から10日以内に、雇用手続きとして、以下の書類を所轄の労働基準監督署に提出しなければなりません。

• 保険関係成立届
• 労働保険概算保険料申告書
• 履歴事項全部証明書の写し

参照：『労災補償』厚生労働省

加入条件

労災保険は、雇用形態にかかわらず、すべての従業員が加入対象です。ただし、雇用主や執行権限を持つ役員は加入の対象外とされています。

 従業員雇用時の税金手続き

従業員の雇用時の手続きでは、社会保険の手続きと同時に、税金関係の手続きも進める必要があります。

• 所得税の手続き
• 住民税の手続き

所得税の手続き

所得税の手続きで必要となるのが「給与所得者の扶養申告等（異動）申告書」です。この書類をもとに、源泉所得税額を計算し、給与や賞与からの天引き額を決定します。

参照：『A2-1　給与所得者の扶養控除等の（異動）申告』

住民税の手続き

入社と同時に普通徴収から特別徴収に切り替える場合、住民税の納付書（未使用のもの）もしくは納入済みの領収書と「特別徴収切替届出（依頼）書」を、従業員が居住する市町村に提出します。

入社前から特別徴収を選択していて、入社後も継続して希望する場合は「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を従業員が居住する市町村に提出する必要があります。

どちらも提出期限は市町村によって異なるため、よく確認したうえで、すみやかに提出しまましょう。

従業員の雇用手続きにおける大まかな流れ

従業員の雇用手続きの流れは一般的に以下の3ステップで進めます。

1. 労働条件を従業員に明示する
2. 社会保険および労働保険（雇用保険・労災保険）の加入手続きを行う
3. 2と並行して所得税と住民税の手続きを行う

従業員の雇用手続きにおいて、まずは労働条件を従業員に対して明示しましょう。労働条件通知書や労働条件通知書兼雇用契約書によって行うとスムーズに進められます。

次に、社会保険および労働保険（雇用保険・労災保険）への加入手続きを行います。社会保険および労働保険の手続きを行う前に、各種保険料や提出期限を事前によく確認し、漏れや誤りがないよう注意しましょう。

また、社会保険の手続きと並行して、所得税と住民税の手続きを行う必要があります。それぞれ期限内にすみやかに行う必要があり、必要な書類も多岐にわたります。

書類が確実にそろうように、従業員には提出が必要な書類をリストにして渡すなど、工夫するとよいでしょう。

こんなときどうする？ 従業員の雇用手続きで発生するトラブル

最後に、雇用手続きを行ううえで発生する可能性があるトラブルと、対処法について解説します。

• 期日に間に合わなかった
• 雇用保険被保険者番号が確認できない
• 年金手帳がない
• 外国人を雇用した

期日に間に合わなかった

各種保険の加入手続きなどには、期限が設けられています。しかし、雇用手続きで書類がそろうのに時間がかかったり、書類に不備があったりなどの思わぬトラブルで「期日に手続きが間に合わなかった」という事態も想定しておきましょう。

期限を過ぎても手続き自体は可能です。しかし、追加で書類が必要となったり、場合によっては、過去にさかのぼって保険料の支払いが必要となったりすることもあります。

たとえば、雇用保険の加入手続きが3か月以上遅れると、通常の提出書類に加えて、全期間の賃金台帳と出勤の記録簿を提出しなければなりません。加入手続きが6か月以上遅れた場合は、遅延理由書の提出も必要です。

また、社会保険の加入手続きが遅れると、保険証の交付も遅れるため、従業員に連絡をしたうえで、すみやかに手続きを進めましょう。

雇用保険被保険者番号が確認できない

雇用保険への加入手続きにおいて、従業員の雇用保険被保険者番号が必要です。

しかし、従業員が雇用保険被保険者証を紛失してしまった場合など、番号が確認できないトラブルもあります。この場合は、従業員に前の会社に問い合わせてもらうか、ハローワークに再発行依頼を行うことで、番号の再交付を受けることができます。

ハローワークに再発行を依頼するときは、本人確認書類と前に勤めていた企業の名前および住所がわかるものを提出する必要があるため、用意してもらうようにしましょう。

年金手帳がない

厚生年金の手続きには、基礎年金番号の記載がある年金手帳の確認が必要です。しかし、年金手帳の紛失などで、基礎年金番号の確認ができないケースがあります。

年金手帳は2022年4月に廃止されたため、手帳は再発行できませんが、日本年金機構に事業主が届け出ることによって、基礎年金番号通知書の再交付を受けることは可能です。再発行の手続きについては、日本年金機構のホームページを参考にしてください。

参照：『基礎年金番号通知書や年金手帳を紛失またはき損したとき』日本年金機構

外国人を雇用した

生産年齢人口の減少により、今後ますます外国人を採用するケースは増えるでしょう。外国人を雇い入れることとなった場合、雇用手続きで必要となる書類は以下の通りです。

• 在留カード
• パスポート
• 職務経歴書

留学生を雇用する手続きでは、上記の書類に加えて卒業見込み証明書が必要です。

また、国外に居住する外国人を雇用するときは「ビザ申請書」も必要です。すべての書類の確認ができたら、「外国人雇用状況届出書」を所轄のハローワークに提出するようにしましょう。

従業員の雇用手続きを滞りなく進めましょう（まとめ）

従業員を新たに雇用したら、労働契約にかかわる手続きや社会保険、税金関係の手続きなど、人事労務担当者にはやらなければならないことが多くあります。

特に社会保険や税金関係の雇用手続きについては、期日が設けられているうえ、従業員によって手続き方法が変わるものもあるため、ミスや漏れが発生しないように注意しましょう。

従業員の雇用手続きを始める前に全体の流れを把握し、そろえるべき書類をリスト化するなど工夫し、担当者間で相互に確認しながら進めるとよいかもしれません。

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