離職票は押印が必要なのか｜離職票の押印にまつわる疑問を解説
どれほど職場の環境がよくても、一定程度の離職は避けられないものです。企業は退職が決まった従業員から離職票の発行を求められたら、発行の手続きを進めなければなりません。
離職票は種類が複数ありまぎらわしい書類であり、なかには行政に訂正を指示されるケースもあります。そもそも初めて離職票の発行担当になった人は、手続き上のルールや書類のつくり方、押印の必要性について、よくわかっていないかもしれません。
本記事では、離職票発行手続きの基本的なフローを踏まえて、押印の必要性、手続き上の注意点をご紹介します。人事労務担当者はぜひお役立てください。
目次離職票の基本を確認
まずは離職票に関する基本的な情報をおさらいします。離職票の種類をはじめ、離職票と似た書類である離職証明書、退職証明書との相違についても解説しますので、知識の整理にお役立てください。
離職票とは
離職票とは、所属していた従業員が会社を退職したことを公的に証明する文書です。正式には「雇用保険被保険者離職票」と呼びます。
離職票は失業状態にある元従業員が、雇用保険の基本手当を申請するときに必要です。ほかにも、ハローワークを利用して求職活動をしたり、、再就職先に提出したりする目的があります。
企業には離職票の発行義務がある
企業には、退職予定者の「希望に応じて」離職票の発行義務があります。 原則として退職予定者の要請がないと、発行義務は課されません。一般的に、次に働く会社がすでに決まっている人は、みずから交付を希望することはないでしょう。
ただし会社によって対応はさまざまです。急な内定取り消しなどに備えて、実務上は退職予定者の希望を聞かずに手配する企業もあるでしょう。離職票の正式な発行元はハローワークです。
企業の役割は、退職予定者の希望を伺ったうえで、離職証明書という申請書類を用意し、ハローワークに発行を依頼することといえます。
離職票−1と離職票−2の違い
退職者の手に渡る離職票は、大きく分けると。
- 離職票−1（＝雇用保険被保険者離職票−1）
- 離職票−2（＝雇用保険被保険者離職票−2）
という2種類があります。離職票−1と離職票−2の違いとして、用紙の構成や形式が挙げられます。離職票-1は、機械で読み込み可能なOCR用紙でできています。一方の離職票-2は、3枚つづりの複写式となっています。その構成は以下の通りです。
| 離職票−2 3枚つづりの内訳 | |
|---|---|
| 1枚目 | 事業主の控え |
| 2枚目 | 離職証明書としてハローワークが保管 |
| 3枚目 | 退職者本人の控え（離職票−2としてハローワークから会社を通じて交付） |
離職票−1と離職票−2は、記載項目や「誰が記載するのか」という点でも違いがあります。離職票−1には、失業手当（失業保険金）の振り込み先情報などを退職者本人が記入します。記載にあたっては、退職後本人みずからハローワークに来所し、窓口で行うこととされています。
一方の離職票−2には、該当の従業員が在籍していた当時の給与や退職理由などを企業が記載します。記載の注意点には、従業員と確認し合うことが挙げられるでしょう。特に退職理由は「会社都合」と「自己都合」のどちらを選択するかによって、失業手当の支給額や支給期間などが変わるためです。
担当者は適切に必要事項を記載し、ハローワークの確認と押印後、離職票−2の3枚目（本人控え）と離職票−1をまとめて退職者に渡します。一般的には郵送するケースが多いようです。
離職証明書や退職証明書との違い
離職票に関する基本情報として、ほかの退職にまつわる書類についても整理しておきましょう。離職票と似た書類として離職証明書と退職証明書があります。それぞれの書類との違いをご紹介します。
| 離職票 | 離職証明書 | 退職証明書 | |
|---|---|---|---|
| 正式名称 | 雇用保険被保険者離職票 | 雇用保険被保険者離職証明書 | ー |
| 用途 | 退職者が失業給付の 受給手続きなどを行う | 離職票発行のため、企業が ハローワークに提出する | 従業員の退職を 証明する |
| 作成・ 発行元 | ハローワークで手続き後 会社へ送付され 退職者の手元に渡る | 企業が作成して 退職者が確認する | 企業 |
| 提出先 | ハローワーク | ハローワーク | 退職者 |
| 公文書か | ○ | ○ | × |
離職証明書とは、離職票を発行するために、企業からハローワークに届け出る公文書のことです。離職票とは用途が異なります。
退職証明書は、離職票や離職証明書のように公文書ではありません。退職者の求めに応じて企業が発行し、退職者がその企業に在籍し、退職したことを確実に証明する書類です。退職証明書には、退職者の退職理由や在籍時の役職、賃金などを記載します。
このように書類によって発行元や提出先、用途が異なるため、担当者は目的や依頼に応じて正しいものを用意しましょう。
離職票に押印は必要？
続いて、離職票に押印が必要かどうかについて詳しくご説明します。
訂正印の押印が必要
離職票への押印は原則として不要です。厚生労働省は、2020年12月25日づけで、雇用保険関係の各種手続きにおいて事業者や申請者の押印欄を見直すと発表しました。
従来は、離職票−2に押印する箇所が合計5か所ありましたが、この法改正をきっかけに各種届出や申請様式も一部を除いて原則押印が不要となったのです。ただし、記載内容を訂正する際の訂正印は、これまで通り必要なので注意しましょう。
電子申請なら署名も押印も不要
そもそも離職票の交付申請をe-Gov（イーガブ）で行うのであれば、押印は不要です。
e-Govとは、日本政府が推進する電子申請の窓口ポータルサイトです。国をはじめ、各自治体が提供するさまざまな行政手続きやサービスに関する情報を提供しており、インターネットにつながる環境があれば、いつでもどこからでも電子申請ができます。
e-Govを活用して電子申請することで、押印はもちろん本人署名が不要になるなどさまざまなメリットがあります。ただし離職票にかかわる電子手続きは、入口が2種類あります。
離職票の交付申請は、雇用保険の被保険者資格の喪失届けと同時に進めますが、離職票を発行する必要がないときは「離職票交付なし」、必要なときは「離職票交付あり」を選びましょう。
離職票以外で押印が不要な書類
2020年の法改正によって、雇用保険関連の多くの書類で押印が不要となりました。離職票以外に押印が不要となった書類は以下の通りです。
| 手続きの内容 | 押印が不要となった書類 |
|---|---|
| 入社手続き | ・健康保険厚生年金保険雇用保険資格取得届 |
| 退職手続き | ・健康保険厚生年金保険雇用保険資格喪失届離職証明書 |
| 労災保険 | ・療養補償給付休業補償給付 など（※病院の証明押印は必要） |
| その他 | ・キャリアアップ助成金雇用調整助成金の申請書 ・健康保険組合への届け出 など |
押印が不要となった届出は多数あるものの、引き続き押印が必要な届出や書類も数多くあります。その一覧をご紹介します。
- 雇用保険適用事業所設置届(裏面)（登録印）
- 雇用保険事業主事業所各種変更届(裏面)（登録印）
- 雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届（選任代理人が使用する印鑑）
- 各届出時の委任状
- 雇用保険関係各種届出書等再作成・再交付申請書
- 再就職手当支給申請書（事業主の証明）
- 就業促進定着手当支給申請書（事業主の証明）
- 雇用状況等証明書（事業主の証明）
- 採用証明書など
訂正印は引き続き必要ですので、手続きをする際は注意しましょう。
離職票の発行手続きの流れ
離職票の発行手続きに際して、基本的な流れは以下の通りです。
- 離職票の要否を確認する
- 離職証明書／雇用保険被保険者資格喪失届を提出する
- 離職票−1／離職票−2をもらう
- 離職票に記入し退職者へ送付する
順を追って各ステップでの対応や留意すべきことを説明します。
1．離職票の要否を確認する
まずは離職票がいるのかいらないのか、退職前に確認しましょう。本人が希望している場合、対応は企業としての義務とされています。ただし、すでに再就職先が決まっている従業員は、失業給付の要件に該当しないため、発行しないこともあります。
また、退職日の時点で59歳に達している従業員は、本人の意志がどちらであっても、給付金の申請にかかわるため、対応しなければなりません。従業員ごとに個別に状況を整理する必要があるでしょう。
2．離職証明書／雇用保険被保険者資格喪失届を提出する
次に「離職証明書」と「雇用保険被保険者資格喪失届」を所轄のハローワークに提出します。資格喪失届は、離職票が不要だとしても、資格喪失届のみ提出しなければなりません。
2つの書類の提出期限は、退職日の翌々日から10日以内です。離職証明書のフォーマットはハローワークで配布されています。郵送によって取り寄せられることもあるため、あらかじめ確認しましょう。
そして離職証明書の中の必須項目を記入し、退職者に署名をしてもらってください。すべての準備ができたら書類を持参します。一緒に以下の3つの書類も用意しましょう。
| 離職証明書／雇用保険被保険者資格喪失届と一緒に提出するもの |
|---|
| ・出勤簿（タイムカード） ・賃金台帳 ・離職理由を確認できる書類のコピー（退職届、役員会議事録など） |
参照：『資格取得届に必要な書類 資格喪失届・離職証明書の交付に必要な書類』厚生労働省
3．離職票−1／離職票−2をもらう
離職証明書が無事に受理されて内容に問題がないと確認されると、離職票−1と離職票−2が会社へ送付されます。離職票−1には、失業手当の支給にかかわる基本的な情報、離職票−2（2で提出した離職証明書の3枚目）には、退職理由や在籍中の賃金などが記載されていることを確認しましょう。
このとき、事業主の控えである「離職証明書（2で提出した離職証明書の1枚目）」と「雇用保険被保険者資格喪失確認通知書」も同時に送付されるはずです。いずれも内容を確認し、企業が適切に保管します。退職者に渡す離職票と間違えないように気をつけましょう。
4．離職票に記入し退職者へ送付する
ハローワークからもらった離職票に、必要事項を記入すると、正式に離職票として完成します。離職票はなるべく早急に退職者に郵送しましょう。以上で離職票の発行に関する一連の流れは終了です。
離職票・離職証明書にまつわる注意点
離職票や離職証明書を取り扱う際に注意しておくべき3つのポイントを詳しくご紹介します。
離職票を発行・交付しない場合は罰則がある
雇用保険法第76条3項で定められている通り、離職票の発行・交付は企業の義務です。退職者が59歳未満で、離職票の発行を希望しない場合を除いて、すべての退職者に発行しなければなりません。
正当な理由なく離職票の発行手続きをしなかったり、発行した離職票を退職者に交付しなかったりした場合は、6か月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金が科されます。トラブルを避けるためにも、すみやかに離職票を発行・交付するのが無難です。
離職証明書は提出期限がある
離職票を発行するためには、企業が離職証明書を作成しなければなりません。作成した離職証明書をハローワークに提出する際は、期限が設けられています。提出期限を過ぎると退職者が失業手当を受給できない可能性があります。退職日の翌々日から数えて10日以内に手続きを済ませましょう。
たとえば、転職先の企業で離職票を要求されたり、失業保険の申請に必要だったりと、離職証明書の提出が急がれるケースも考えられます。従業員が退職する際には、提出期限や手続きの流れについて確認しておくことが大切です。
離職理由が自己都合の場合は退職願を提出してもらう
離職する理由には、大きく分けて自己都合と会社都合があります。
自己都合による退職の場合は、離職者の退職意思が確認できる証明書として退職願を提出してもらいましょう。企業側は、離職者から退職願を受理したうえで離職証明書を発行します。退職願は、退職日の1週間前など、あらかじめ企業が定めた期限内に提出するよう規定されていることがほとんどです。
また、会社都合の解雇の場合は、解雇通知書を発行しなければなりません。離職理由によって添付すべき書類が異なりますので注意してください。ハローワークに離職証明書を提出する際は、退職者の出勤簿や賃金台帳などの添付も必要です。
離職票に関連するトラブルと対処法
離職票関連でよくあるトラブル事例や、おすすめの対処法をご紹介します。
離職票が送付されないトラブル
ハローワークに離職証明書を提出したにもかかわらず、ハローワーク側の事務処理の遅延や企業側の手続きミスによって離職票の発行が遅れるケースも少なくありません。
離職票の発行が遅れてしまうと、退職者の失業手当の受給が遅れるため、大きなトラブルへと発展しやすくなります。スケジュールに余裕をもって手続きをするほか、退職者に離職票の重要性を説明することが大切です。
離職理由の認識違いによるトラブル
企業側と退職者の間で離職理由の認識が異なるケースは少なくありません。退職理由は失業給付の期間や金額に影響するため、相違があるとどうしてもトラブルに発展しやすいのです。
特に、自己都合による退職の場合は、企業との認識違いが生じやすいといわれています。離職理由の認識違いによるトラブルを解消するためには、退職届を提出してもらうこと、そして退職届を受け取る際に離職者と意見交換をする機会を設けることが大切です。
万が一、話し合いがまとまらない場合は、労働基準監督署や労働委員会などの機関に相談することも検討しましょう。
助成金の要件に関するトラブル
企業都合によって退職する従業員がいる場合は、雇用にかかわる助成金の支給要件を満たせないケースが考えられます。しかし、助成金の支給を受けるために退職理由を改ざんし、不正受給が発覚すると、重大なペナルティがあることを忘れてはいけません。
万が一、要件を満たしていないにもかかわらず助成金を不正に受給した場合、企業側は助成金の不正受給をしているとみなされて詐欺罪に問われるおそれがあります。
不正受給をすることで違反金や刑事罰が科せられる可能性もあるため、助成金を受給する際は要件の内容を正確に把握したうえで必要書類を提出するようにしましょう。
また、労働環境を整備したり、助成金の申請タイミングを遅らせたりすることによって、企業都合による退職があっても助成金を受給できるケースがあります。助成金の要件に関して不安要素がある場合は、弁護士などに相談することもおすすめです。
離職票に関するトラブル回避のためには概要や手続き方法を理解することが重要
基本的に離職票に押印する必要はありませんが、書き損じなどで訂正が必要な場合は押印が必要です。離職票は、退職したことを証明する公文書です。離職者が失業保険を受給するために必要な大切な書類なので、期限内に手続きするよう準備を進めましょう。
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