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離職票を退職者がもらえる条件とは|記載内容や発行の流れ、発行する際の注意点も解説

離職票とは、退職者みずからハローワークで失業給付の手続きを進めるときに必要な公文書です。企業は退職予定の従業員、またはすでに退職した元従業員から要望があれば、速やかに対応しなくてはなりません。

そこで本記事では、退職者が離職票をもらえる条件を整理し、記載する内容や発行に関する一連の流れ、注意点まで徹底的に解説します。離職票の記載内容を理解し、スムーズに手続きを進めたい人事労務担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

※本記事の内容は作成日現在のものであり、法令の改正等により、紹介内容が変更されている場合がございます。

離職票を退職者がもらえる条件とは|記載内容や発行の流れ、発行する際の注意点も解説
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    離職票とは

    離職票とは、退職者が失業給付を受けるために必要な書類で、正式には「雇用保険被保険者離職票」という名称です。退職者が発行を希望したら、企業は真摯に対応し、必要以上に待たせることなく手配を進めるのがよいでしょう。

    また、離職日時点で該当の退職者が59歳以上であるなら、必ず発行しなければならないため、忘れずに対応したいところです。離職票の発行元は企業ではなく、公共職業安定所(ハローワーク)です。

    企業が必要な申請手続きを行い、ハローワークが発行したのち、戻ってきた本人控えを退職者に渡します。申請には、決められた書式があり、提出期限も定められているため、事案が発生したら速やかに対応しましょう。

    離職票に記載されている項目

    離職票は、厳密には2種類あり「離職票−1」と「離職票−2」に分けられます。退職者が失業手当を申請するときは、1と2の両方をハローワークに提出しなければなりません。

    単に「離職票」というとき、どちらを指し示しているのか混同されやすいため、企業の担当者として離職票−1と離職票−2の記載内容を理解しておきましょう。それぞれの概要や用途、記載内容をわかりやすく解説します。

    離職票−1   

    離職票−1は、退職者が雇用保険の資格を失ったことを通知する目的の書類です。用紙は少し厚手で、雇用保険の「被保険者資格喪失確認通知書」をかねています。

    記載しなければならない項目は、被保険者番号や離職日、退職者の氏名、雇用保険資格の喪失原因、事業所名などです。退職者が失業給付を申し込む際は、マイナンバーや給付金の振り込み先を記入する必要があります。

    ただしマイナンバーはハローワークの窓口で、退職者本人が記載しなければなりません。以上のことを担当者としても理解しておくと、退職予定者に聞かれた際に安心でしょう。

    参考:『記入例:雇用保険被保険者離職票-1』厚生労働省

    離職票−2

    離職票−2は、複写用紙で3枚つづりになっている書類です。1枚目と2枚目は「離職証明書」といわれ、1枚目は会社の控え、2枚目はハローワーク提出用です。3枚目が「離職票」で、本人控えとして退職者に渡す必要があります。

    3枚つづりの構成
    1.離職証明書(会社控え)
    2.離職証明書(ハローワーク提出用)
    3.離職票(退職者の控え)

    企業側が記載しなければならない項目は、退職前6か月間の賃金支払い状況や退職理由などです。そのあと、退職者が退職理由などの内容を確認し、問題なければ署名をしてもらいます。

    退職理由は記載する際、少し注意が必要な項目といえます。退社理由が会社都合なのか、自己都合なのかによって、退職者が受け取れる失業手当の金額や期間が変わるためです。退職理由を企業側が記載する際は、あとでトラブルになることのないように、退職者とよく話し合いましょう。

    退職者が離職票をもらえる条件とは

    それでは、退職者が離職票をもらえる条件はあるのでしょうか。

    離職票は、退職者が雇用保険に加入していれば発行できます。アルバイトやパートでも発行可能ですが、雇用保険の加入には、週20時間以上の労働時間や31日以上雇用される見込みなどの条件があります。雇用保険に未加入では離職票が発行できないため、希望者の勤務状況を確認しておきましょう。

    離職票を発行するケースとは

    離職票は、退職者が59歳以上である場合、あるいは退職者が発行を希望している場合、必ず発行しなければなりません。離職票の発行は会社の義務です。手続きをしない場合や、拒否すると「雇用保険法違反」となり、6か月以下の懲役、または30万円以下の罰金が課せられるため、注意が必要です。

    以下、離職票を発行する2つのケースについて確認しておきましょう。

    • 退職者が59歳以上
    • 退職者が離職票の発行を希望している

    退職者が59歳以上

    59歳以上の退職者には「高年齢者雇用継続給付金」の申請に必要なため、必ず離職票を発行しましょう。高年齢者雇用継続給付金は60歳以上65歳未満の人が対象の給付金です。離職票の提出により60歳時の賃金を証明でき、それに基づいた給付金額が決定します。

    退職者が離職票の発行を希望している

    退職者が発行を希望した場合も、必ず離職票を発行しましょう。正社員だけでなく、パート・アルバイトも対象です。会社は、退職日の翌々日から原則として10日以内に発行の手続きをしなければならず、期間内に離職証明書と資格喪失届をハローワークに提出します。

    離職票を発行しないケースとは

    一方、離職票を発行しないのはどのような場合なのでしょうか。2つのケースについて解説します。

    • 退職者が雇用保険に加入していない
    • 退職者が離職票の発行を希望しない

    退職者が雇用保険に加入していない

    退職者が離職票をもらえる条件は雇用保険に加入していることです。離職票は失業給付を受けるために必要ですが、雇用保険に入っていなければ失業給付は支給されません。そのため、退職者が雇用保険に入っていない場合、離職票の発行は不要です。

    退職者が離職票の発行を希望しない

    退職者が失業給付を受けない場合、離職票の本人控えは使い道がありません。たとえば、退職後に再就職が決まっている人は失業期間がなく、失業給付を受ける必要がないでしょう。

    また、失業給付は本来であれば、働く意思がある人に対して支給されるものです。退職する時点で、働かないつもりでいる人は受給できないため、離職票の発行も不要です。

    ただし実務上、企業は退職者の意思にかかわらず、離職票の発行手続きを行っているのが一般的でしょう。離職票の本人控えを退職者へ渡し、ハローワークへ提出するか否かの判断は、退職者本人に任せられています。

    離職票を退職者が受け取るまでの流れ

    続いて、離職票を退職者が受け取るまでの流れを、人事労務担当者が行う手続きを踏まえながら5つのステップに分けてご紹介します。離職票をもらうために必要な離職証明書には提出期限があるため、手順を理解し、迅速に手続きを進めましょう。

    1. 退職者に離職票の発行について確認する
    2. 離職証明書を作成する
    3. ハローワークに離職証明書と添付書類を提出する
    4. ハローワークより離職票が届く
    5. 退職者へ離職票を送る

    1.退職者に離職票の発行について確認する

    はじめに担当者は、退職者に離職票の交付を希望しているかを確認します。ただし59歳以上の退職者には、特に希望を確認することなく必ず手配しましょう。

    59歳未満の退職予定者については、転職先がすでに決まっているなら、基本的には発行不要とされています。退職者みずから希望があった場合も、速やかに対応します。

    しかし実際、多くの企業では、急な採用取り消しなどに備えて、退職者から依頼される前に手配を進めているようです。離職票の発行の有無について担当者から伺う場合は、これから行う手続きや退職者の手元に届く予定の時期についても確実に伝えましょう。

    2.離職証明書を作成する

    退職者と発行について確認がとれたら、人事労務担当者は、離職証明書の作成を始めます。離職証明書は所轄のハローワークで入手でき、郵送での取り寄せが可能な場合もあります。退職者が離職票をもらえないと、失業給付などの手続きが進められないため、できるだけ早く対応しなければなりません。

    企業側で在籍時の給与の支払い状況や雇用保険の加入期間、離職理由などを記入したあと、退職者本人に記載された内容に間違いがないか確認してもらいます。問題がなければ、退職者の署名をもらいましょう。

    3.ハローワークに離職証明書と添付書類を提出する

    離職証明書が作成できたら、雇用保険被保険者資格喪失届とあわせて、所轄のハローワークに書類を提出します。提出期限は原則として、該当の従業員の退職日の次の日から10日以内です。企業側の手続きが遅れてしまうと、退職者の失業給付に影響が出る可能性もあるため、注意しましょう。

    また離職証明書の提出にあたって、資格喪失届のほかにも必要な添付書類があります。具体的には労働者名簿や賃金台帳、出勤簿、離職理由がわかる書類などを添付しなくてはなりません。

    さらに解雇予告通知書や就業規則、退職証明書なども用意します。退職理由に応じて、あらかじめ準備しておき、忘れずに持参しましょう。

    4.ハローワークより離職票が届く

    所轄のハローワークで提出した各種書類の内容が精査され、問題がなければ離職票−1と離職票−2が会社へ送付されます。

    離職票−1には、退職者に関する基本情報が印字されているはずです。離職票−2には、退職理由のほか在籍当時の賃金支払い状況などが記載されています。

    離職票−1と離職票−2はどちらも公的な書類として認められています。一緒に送付される雇用保険の資格喪失確認通知書と離職証明書の事業主用は、企業側が保管しておくべき用紙です。誤って退職者に渡さないように注意しましょう。

    5.退職者へ離職票を送る

    ハローワークから離職票が届いて問題がないことが確認できたら、待たせることなく離職票−1と離職票−2を退職者に渡します。

    離職票が送付されてくる頃には、該当の従業員はすでに離職済みのはずのため、離職票は本人宛に郵送することが多いようです。引っ越しの予定があるなど、退職後に住所が変わることがわかっている従業員に対しては事前にヒアリングしておきましょう。

    離職票とそのほかの証明書との違いとは

    離職票と同様、退職者に関する証明書として「退職証明書」と「離職証明書」があります。これらの特徴を把握し、離職票との違いを理解しておきましょう。

    退職証明書

    「退職証明書」は、従業員が会社を退職したことを証明する書類です。ハローワークではなく企業が発行し、公的な文書ではないため、定型の書式もありません。退職した従業員が転職先へ提出したり、国民健康保険・国民年金への加入手続きを行ったりするために利用します。

    離職証明書

    「離職証明書」は、離職票の発行申請の際に会社がハローワークに提出する書類です。所轄のハローワークで入手した離職証明書に会社が記入し、退職者が署名または記名押印して提出します。ハローワークから戻ってきた複写の3枚目を「離職票」として退職者に渡しましょう。

    離職票の発行に際して注意すべき点とは

    最後に、離職票を発行する際に注意すべき点を3つご紹介します。スムーズに進めるためにも、必ず確認しておきましょう。

    退職理由の確認をする

    退職理由が会社と退職者で異なる場合、トラブルになる可能性があります。退職理由によって失業給付の条件が変わるからです。たとえば、退職理由が倒産・解雇など会社都合の場合と自己都合の場合では、支給開始日や支給金額が変わってきます。

    また、会社側が受け取る雇用関連の助成金には、会社都合で退職した場合に支給されないものがあります。退職理由が適正であるかを退職者と確認し合うのはもちろん、誤って記載しないよう注意が必要です。

    離職票申請の準備をしておく

    離職票の発行には、退職の翌日から10日以内に離職証明書を提出しなくてはなりません。離職票が届かない、遅いといったクレームを生じるおそれがあるため、担当者はスピーディーな対応が必要です。

    手続きを円滑に進めるには、離職票申請の準備をしておくことが重要です。退職日よりも前に署名捺印や記載内容の確認、添付書類などを整えておくとよいでしょう。

    まとめ

    「離職票」は、退職者が失業給付を受けるために必要な書類です。会社は、雇用保険に加入している希望者や、59歳以上の退職者には必ず速やかに発行しなくてはなりません。

    発行の流れは、離職証明書を会社で作成し、退職者の確認を経てハローワークに提出、返送されてきた離職票−1と離職票−2を本人に郵送します。この際、会社側で保管しておく事業主控えもあるので注意しましょう。

    また、似ている書類として「退職証明書」がありますが、ハローワークにかかわりなく、会社が独自に発行するものです。離職票を発行する際は「届かない」「発行が遅い」といったクレームが生じないよう、速やかに発行申請を行い、ハローワークから届いたらすぐに郵送するようにしましょう。

    そのほか、離職票でトラブルが起こる原因として、退職理由の認識の相違が挙げられます。退職前に、労使間で認識を一致させておくとよいでしょう。

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