依願退職とは？ クビとの違いや退職金・賞与の扱いをわかりやすく解説
依願退職は、本人による退職の意思表示と企業が同意することで成立するものです。従業員から依願退職の申し出があったとき、あるいは会社側から退職勧奨を提案したいときもあるでしょう。
人事担当者にとって難しいのは、依願退職が通常の退職とどのように扱いが違うのかという点です。退職金や失業保険への影響まで考えると、意味を正しく理解し、トラブルを防ぐための知識が欠かせません。
本記事では、依願退職の正しい意味とクビ（解雇）や希望退職との違い、退職金や賞与の取り扱い、手続きの進め方をわかりやすく解説します。従業員への説明や社内処理に使える知識として、ぜひお役立てください。
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目次
目次依願退職とは
依願退職とは、従業員が退職の意思を伝え、会社が同意することで成立する退職です。一般的に公務員でよく使われる言葉ですが、民間企業でも使われます。
従業員が退職届や辞表を出し、企業が辞意を了承した段階で、退職に向けた手続きが始まります。
本人の意思を発端とする退職であるため、本来であれば自己都合退職に値します。しかし、従業員が依願退職を申し出た場合でも、状況によっては会社都合退職として扱われることもあるため、注意して対応しなければなりません。
自己都合か会社都合かを分けるポイントは、主に以下の2点です。
- 誰が依願退職を言い出したのか
- 退職の理由は何か
具体的には、以下のケースは会社都合退職として扱われます。
- 会社が退職勧奨をしたことにより従業員が依願退職を申し出た場合
- 労働条件の不利益変更が原因で退職を申し出た場合
- ハラスメントや違法な長時間労働が原因で退職を申し出た場合
自己都合退職と会社都合退職の違い
依願退職は原則として自己都合退職に分類されます。しかし状況によっては会社都合退職として扱うべきケースもあります。この線引きが難しいケースもあるため、悩んでいる方もいるかもしれません。それぞれの違いを整理しましょう。
自己都合退職とは
自己都合退職とは、従業員が何らかの個人的な理由でみずから退職することです。依願退職は、みずからの意思を示して退職するため、基本的には自己都合退職に該当します。自己都合退職の主な理由には、ライフスタイルの変化や転職、体調不良などが挙げられます。
また、規律違反や法令違反などといった従業員側の重大な問題による懲戒解雇も、基本的に自己都合退職と同じ扱いです。
会社都合退職とは
会社都合退職とは、企業側の都合で雇用契約を終了させることです。依願退職の本来の意味からすると、会社都合退職とみなされるケースはありません。
会社都合退職には解雇や退職勧奨に応じた退職、企業の業績不振・天災を理由としたリストラや倒産も会社都合退職に含まれます。
企業側に責任のある会社都合退職は、企業側の助成金や退職者側の失業保険の条件に影響するため、誤った扱いをしないようにしましょう。
依願退職とクビ、希望退職の違い
依願退職と混同されやすいのがクビや希望退職です。違いを正しく理解しておかないと、説明ミスや労務トラブルに発展するおそれもあります。退職に関する言葉の意味や扱いについて正しく理解し、適切な対応を取らなければなりません。それぞれの特徴を確認しましょう。
クビ（解雇）
クビとは企業側が一方的に雇用契約を終了させることです。法律上は「解雇」にあたり、普通解雇・懲戒解雇・整理解雇の3種類があります。
依願退職とクビの大きな違いは、従業員の退職を決める主体です。依願退職は、従業員みずからの都合や意思で決定し、クビは企業側の都合や判断で、従業員を退職させます。
希望退職
希望退職は、企業側が退職を募る制度です。人員整理や業績不振を理由に実施され、従業員が希望して退職する形式をとります。
依願退職と希望退職も、退職を決める主体が異なります。依願退職は本人の意思で退職するため自己都合退職です。一方で希望退職は、退職のきっかけが企業側にあるため、会社都合退職に分類されます。
依願退職における企業側のメリット
依願退職は、企業側には助成金制度や従業員とのトラブルを防止できるメリットがあります。具体的には企業側にとってどのようなメリットになるのかを解説します。
助成金制度の条件を満たしやすい
依願退職であれば、国の助成金を受け取りやすくなる点がメリットです。多くの助成金では、「対象期間中に会社都合による退職実績がない」という受給条件を定めています。
依願退職は、自己都合退職として扱われるため条件を満たし、多くの助成金の受給において有利になります。
従業員とのトラブルになりにくい
依願退職は、従業員本人の意思による退職であるため、離職後に「強制的に辞めさせられた」と主張されることはあまり考えられません。
一方で会社都合退職や解雇では、従業員が納得できず、認識の相違から労務トラブルに発展するケースもあります。
依願退職であれば、トラブル対応にかかる負担を避けられ、円満退職を実現しやすい点がメリットです。
依願退職における企業側のデメリット
依願退職には、企業側にとって法律上のリスクや人材不足につながるデメリットもあります。依願退職のデメリットについて、具体的な内容を解説します。
退職を強要したとみなされることがある
従業員が依願退職で辞めた場合も、その過程で企業側の不適切な働きかけがあれば「退職強要」とみなされるため注意しましょう。
退職勧奨があったのに依願退職として処理してしまう対応は認められません。退職強要と判断された場合、労務トラブルに発展し、損害賠償請求などの法的リスクが生じます。
実務では、退職理由について、従業員との合意内容を記録することがトラブル防止に必要です。
人材不足につながる
依願退職者がたびたび発生した場合、一時的に企業が人材不足になることは否定できません。スキルの高い人材や代替要員の確保が難しいポジションの退職は、業務負荷や生産性低下を招くでしょう。新たな人材を採用する場合も、採用コストや教育コストが発生します。
依願退職における退職金や賞与の扱い
依願退職では、退職金や賞与、有給休暇の扱いについて従業員も企業も気になりますよね。
「どこまで支給するのか」「有給休暇はすべて消化できるのか」といった実務上の対応を明確にしておきましょう。
退職金
依願退職でも、就業規則の退職金規程にしたがって退職金を支給します。
法律上、企業に退職金の支給義務はありません。支給の有無や金額は、就業規則や退職金規程によって決まります。
また、退職金制度を採用している多くの企業が、退職理由に応じて金額を変えるルールを設けているようです。円満な退職にするためにも、依願退職に適した退職金の扱いを明文化しておきましょう。
賞与
賞与も法律上の支給義務はないため、依願退職においても就業規則の賞与規程にしたがう必要があります。
ただし、規程に「支給日在籍要件」を設けている場合は注意が必要です。たとえ賞与の対象期間に在籍していても、賞与支給日に退職している場合は支給の対象外です。また、退職予定者に減額規定を設けている企業もあります。
担当者は現在の規程を確認し、依願退職時の賞与の扱いに注意しましょう。
有給休暇
有給休暇は労働者に与えられた権利であり、依願退職が決まっている従業員も当然ながら取得できます。企業は、従業員が希望する場合、有給休暇の取得を拒否できません。
有給休暇については、1年間に5日間取得させる義務もあるため、退職時に残日数が多い場合は適切に取得を促しましょう。
依願退職を受理して退職するまでの流れ
依願退職における手続きの一般的な流れと注意点を4つのステップに分けて解説します。
- 退職日の決定
- 退職願の提出
- 退職にともなう引継ぎ
- 退職にともなう手続きや必要書類の準備
依願退職の申し出を受けたら、適切に対応しましょう。
退職日の決定
一般的には、退職願をいきなり提出するのではなく、まず退職希望日を話し合ってから提出してもらうほうが、円満な退職につながります。
実際の退職日は、引継ぎや業務整理の期間を考慮し、従業員と相談して決定しましょう。企業側は、退職後の後任者や人員補充の必要性も考えなければなりません。
決定した退職日が迫っている場合は、社内の混乱を最小限に抑えられるように配慮が必要です。
退職願の提出
退職日が決まったら正式に依願退職する従業員から退職願を提出してもらいます。民法上は退職の意思表示から2週間過ぎれば退職が認められます。ただし、多くの企業では就業規則で「退職願の提出期限」を定めているケースが少なくありません。規定に沿って対応しましょう。
退職にともなう引継ぎ
依願退職でも、業務の引継ぎは、トラブル防止のために必ず実施しなければなりません。退職する従業員には、引継ぎ資料の作成と後任者への説明を依頼し、業務の停滞やミスを防ぎます。顧客や取引先へのあいさつも早めに済ませてもらい、会社として関係性の維持に努めましょう。企業側も、引継ぎの進み具合を把握し、必要に応じてサポートすることが重要です。
退職にともなう手続きや必要書類の準備
通常の退職手続きと同様に、退職にともなう各種手続きを行います。企業には社会保険・雇用保険の資格喪失手続き、税金関連の手続き、ハローワークへの対応が必要です。必要書類を準備し、抜け漏れのないよう期限内に完了させましょう。
企業が注意したい依願退職の取り扱い
依願退職は従業員の意思による退職ですが、企業側の対応次第でトラブルになるリスクもあります。とくに退職勧奨の取り扱いや退職理由の記載には注意が必要です。4つの注意点を確認していきます。
- 退職勧奨による退職は会社都合退職として扱う
- 諭旨退職は依願退職でも認められる
- 退職願か退職届か確認する
退職勧奨による退職は会社都合退職として扱う
企業が退職勧奨を行った場合、依願退職（自己都合退職）ではなく、原則は会社都合退職として扱います。助成金の受給や企業イメージ維持を目的に、退職勧奨を依願退職扱いにする対応は認められません。
退職理由の分類は、企業側の助成金制度や退職者側の失業保険の金額に影響があるため、従業員と会社双方にとって重要です。誤った処理はトラブルの原因になるため、必ず事実に基づいて適切に判断しましょう。
諭旨退職は依願退職でも認められる
諭旨退職の結果として、依願退職として扱われるケースがあります。
諭旨退職とは、問題行動を起こした従業員に対して、企業が温情で自発的な退職を促す処分です。諭旨退職を受け入れた従業員が退職願を提出することで、自己都合による依願退職と認められます。
懲戒解雇とは異なり、退職金が満額または一部支給されたり、次の転職活動において不利になりにくいといったメリットもあります。
諭旨退職が依願退職となった場合でも、退職理由や経緯を文書で明確に残しておくことが重要です。
諭旨解雇と諭旨退職の違い
諭旨退職と混同しやすい言葉に、諭旨解雇があります。どちらも問題行動を起こした従業員への処分です。
諭旨解雇は懲戒処分の一種で、企業側が一方的に解雇する対応です。退職金の支給もない場合が多くあります。
一方の諭旨退職は、企業側が退職を諭したうえで従業員が「退職願」を提出し、自発的に退職することです。諭旨退職は、企業が従業員本人の反省を踏まえた救済措置といえるでしょう。
退職願か退職届か確認する
依願退職では退職願の提出が基本です。
退職を意思表示する書類には、退職願と退職届があります。どちらも従業員の退職意思を伝える書類ですが、退職願は企業側の同意が必要です。退職届は企業の同意の有無にかかわらず、一方的に退職を告げる書類といえます。
依願退職では、退職について企業側の了承を得るという特性上、退職願を提出してもらうのが一般的です。
まとめ
依願退職は、従業員の意思と企業の同意によって成り立つ退職であり、原則は自己都合退職に分類されます。退職勧奨をすると、会社都合退職として扱う必要があるため、進め方に注意しましょう。
退職理由の区分を誤ると、企業側の助成金や退職者側の失業保険、さらには労務トラブルにつながるおそれがあります。本記事で紹介した注意点をもとに、従業員への説明や社内手続きを適切に進めていきましょう。
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