退職者への手続きとは【一覧】会社側の流れや書類のチェックリストと注意点

退職者への手続きとは【一覧】会社側の流れや書類のチェックリストと注意点

会社で退職者が発生したときに、何から手をつければよいのか悩んだ経験はありませんか。

退職者への対応では、必要な書類の準備や手続きの流れを正確に把握していないと、対応が遅れてしまい、最悪の場合にはトラブルに発展するリスクがあります。

たとえば、離職票や源泉徴収票の発行が遅れて退職者から問い合わせが相次いだり、退職金の計算ミスが原因で信頼関係が損なわれるケースもあるでしょう。

本記事では、退職者への手続きの流れをわかりやすく一覧形式で解説し、必要な書類のチェックリストも紹介します。実務上の注意点や近年注目の退職代行サービスへの対応も紹介するので、スムーズに手続きを進めるための参考にしてください。

また、迷った際にいつでも見返せる『退職手続きガイド』も、以下よりご確認ください。

目次アイコン 目次

    退職者に会社が行う手続き一覧

    退職の前後で、会社側が退職者に対して行う手続きは以下のとおりです。

     流れ
    退職前1.退職(願)届の受理・退職日の決定
    2.秘密保持や競業避止など誓約書の締結
    3.退職時に必要な手続きの説明
    4.貸与物などの回収
    退職後1.社会保険の資格喪失手続き
    2.雇用保険の資格喪失手続き
    3.住民税の手続き

    退職者からの申し出を受けてから、実際の退職日までの期間は、双方の状況に応じて異なります。

    「退職予定日の1か月前までに申し出る」といった規定を設けている企業も多くあるでしょう。

    しかし実際、期間の定めのない雇用契約を結んでいる従業員は、法律上いつでも自由に退職を申し出ることが可能です。

    たとえ会社が退職届を受け取らなくても、民法第627条第1項により、退職者が意思を伝えてから2週間経過すると法的に退職が成立します。

    以上のように限られた時間で退職手続きを完了しなければならない状況も想定されるのです。

    人事担当者は、退職者に対する一連の流れを理解し、スムーズに手続きを進められるよう準備しておかなければなりません。一つひとつ以下で確認していきましょう。

    退職前|1.退職(願)届の受理・退職日の決定

    会社が退職者の意向を受けたら、本人が希望する退職予定日を確認します。就業規則に定められた期日までに申し出た場合は、希望日程で進めるのが一般的です。

    ただし注意が必要なのは、退職予定日の14日以上前に従業員から退職の申し出があった場合、法令により会社は退職を拒否できません。

    多くの会社の就業規則には、退職の申し出を「30日前」など、法律よりも前の時期に定めている場合があります。しかし、法律では「14日より前」と設定されており、法律が優先されます。

    就業規則法律
    退職の申し出期限30日より前14日より前

    「会社の就業規則に書いている」と主張しても、法律が優先されると覚えておきましょう。

    退職者の意向を受けたら、トラブル防止のため、口頭のみでなく退職(願)届などの提出を求めましょう。

    書面には退職理由が自己都合なのか会社都合なのかを明記してもらい、本人と認識に相違がないようにすることが大切です。

    退職前|2.秘密保持や競業避止など誓約書の締結

    退職者への手続きでは、会社の機密情報を守るための対策も欠かせません。

    顧客リストや営業戦略などが外部に漏れるリスクを防ぐために、退職者との間で秘密保持や競業避止に関する誓約書を作成し、署名捺印を求めることをおすすめします。

    誓約書には会社の秘密情報を漏らさないことや、退職後の一定期間、同業他社への就職を行わないことなど制限事項を定めます。

    書類の作成時には、会社側が各条項の内容をていねいに説明し、理解を得たうえで署名と捺印をもらうようにしましょう。たとえば「会社の営業秘密を第三者に開示しない」「退職後1年間、競合企業に就職しない」といった具体的な条項を盛り込みます。

    制限事項の明文化により、退職後のトラブルを未然に防ぐことができます。

    退職前|3.退職時に必要な手続きの説明

    退職者に対して、以下の事項について説明し、どのように対応するか確認を取ります。

    確認事項補足
    有給休暇の消化・買い取り退職日までに消化が難しい場合は、退職日を延ばす、または退職後に消滅する有給を買い取るなどの対応を検討する
    健康保険の任意継続基本的に会社側が手配することはないが、手続き方法などを説明することで退職者をサポートする
    住民税の徴収方法転職先が決まっていない場合は普通徴収(個別納付)への切り替えが必要。退職時期によっては、今年度分の残りを最後の給与から一括で天引きされることを説明する
    退職証明書・離職票の交付希望の有無と郵送先離職票・退職証明書を希望する退職者には、渡す方法を確認する
    (退職金を支給する場合)退職所得申告の記入方法退職者が税制優遇を受けられるように申告書の提出を案内し、記入の仕方もサポートする

    退職前|4.貸与物などの回収

    入社時に会社から支給した備品は、退職者から返却してもらう必要があります。トラブルを避けるため、退職日もしくは最終出勤日までに回収できるよう準備をしておきましょう。

    主な回収物の一例は以下のとおりです。

    従業員から回収するもの(一例)
    健康保険証健康保険資格の喪失手続きに必要
    PC・スマートフォンなどのIT機器必要に応じて事前に初期化作業を指示する。退職日に回収
    制服クリーニングが必要か否か案内する
    社員証退職後に使用できないように回収して無効化する
    名刺シュレッダーなど適切な方法で廃棄するか、次の担当者に引き継ぐ
    在職中に使用していたデータや資料などチェックリストをつくると漏れがない

    退職後|1.社会保険の資格喪失手続き

    実際の退職日が過ぎたら進めなければならない手続きの一つが、社会保険(健康保険・厚生年金保険)の資格喪失届けがあります。手続きの要点は以下のとおりです。

    期限喪失日(=退職日の翌日)から5日以内(土日祝日はその翌日)
    提出先管轄の年金事務所
    提出方法・窓口への持参
    ・郵送
    ・電子申請
    必要書類・健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届
    ・健康保険証(社員とその扶養家族分)

    たとえば、退職日が金曜日なら翌週の金曜日(5営業日後)までに手続きが必要です。期限を過ぎても会社に罰則が科されることはありませんが、遅れると退職者に迷惑をかけるため早急に手続きしましょう。

    また退職者から健康保険証を回収できなかった場合は、「被保険者証回収不能届」を作成して添付することで、手続きを進められます。

    退職後|2.雇用保険の資格喪失手続き

    社会保険手続きに加えて、退職者の雇用保険資格を喪失させる手続きも必要です。

    期限退職日の翌々日から10日以内(土日祝日はその翌日)
    提出先管轄のハローワーク
    必要書類・雇用保険被保険者資格喪失届
    ・離職票を発行する場合は、雇用保険被保険者離職証明書、賃金支払い状況と離職理由がわかる添付書類

    退職者が次の職場へすぐに就職する場合は、本人に確認のうえ、手続きの一部を省略できます。雇用保険に関する退職手続きは、転職先や失業給付に影響します。退職者の意向を確認して、状況に応じて対応しましょう。

    また離職票を発行する際は、あらかじめ退職後の送付先を確認することが大切です。

    退職後|3.住民税の手続き

    住民税の手続きも、退職者が次の転職先が決まっている場合と、決まっていない場合によって対応が異なります。

    転職先が決まっている場合

    退職者の転職先が決まっている場合、住民税の徴収方法の引き継ぎが重要です。会社は、住民税を給与から自動的に差し引く「特別徴収」の仕組みを、退職者が新しい勤務先で継続できるように対応します。

    特別徴収を継続するために作成するのが「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」です。必要事項を記入し、退職者に新しい会社へ必ず提出するよう伝えましょう。

    転職が決まっていない場合

    退職者の転職先が未定であったり、次の転職まで間が空いたりする場合は、退職の時期によって住民税の対応が異なります。

    退職時期手続きの方法
    1月〜4月最後の給与・退職金から住民税の残額を一括で徴収する3月退職の場合、4〜5月分の住民税もまとめて3月分の給与で控除
    5月住民税の残額が5月分のみとなり、最後の給与から1か月分の住民税を徴収する5月退職の場合、5月分の住民税を最終の給与で徴収
    6月〜12月普通徴収(個別納付)へ切り替える
    または
    最後の給与・退職金からの一括徴収する(一括徴収の場合は翌月10日までに納付)
    10月退職で普通徴収への切り替えを選択した場合、自治体から退職者へ納付書が送付される

    退職後|4.所得税の手続き

    退職者への所得税に関係する手続きとして、源泉徴収票の交付が必要です。会社は、退職後すみやかに源泉徴収票を発行し、退職者に渡す必要があります。源泉徴収票には、退職した年の1月1日から最終給与までの支払額と差し引かれた税額が記載されています。

    退職後に転職先が決まっていない場合、会社を通して年末調整ができないため、所得税の精算は退職者自身でしてもらわなければなりません。翌年の確定申告期間中に、本人が申告をして、不足分を納付するか過払い分を還付してもらいます。

    たとえば10月に退職して転職先が未定の元従業員は、1月から10月までの給与に対して会社が源泉徴収した結果の過不足を、翌年の2月16日から3月15日までの確定申告期間中に精算します。

    源泉徴収票の発行は法的義務です。可能な限り早めに渡し、退職者の確定申告をスムーズに進められるように支援しましょう。

    退職後|5.必要書類の発行

    退職後に発行する必要がある書類には、源泉徴収票や離職票、健康保険資格喪失証明書などがあります。いずれも退職者が次の職場で手続きする際や公的機関での申請をスムーズに進めるために重要です。

    源泉徴収票

    退職者にとって源泉徴収票は欠かせない重要な書類です。自分で確定申告する際だけでなく、新しい職場が決まっている場合も、転職先の年末調整で必要となるためです。

    法律では、退職者に対して1か月以内に源泉徴収票を渡すことが定められています。対面での手渡しが難しい場合は、配達記録が残る簡易書留などで郵送し、確実に本人の手元に届けましょう。

    離職票

    退職者が失業給付を受けるためには離職票が必要です。ただし退職者の状況によって発行の取り扱いが異なるため以下を確認しましょう。

    59歳未満本人が希望する場合に発行
    59歳以上本人の希望の有無にかかわらず、必ず発行

    会社は雇用保険の脱退手続きを完了させたあと、2種類の離職票を準備します。1つは「離職票-1」もう1つは「離職票-2」で、退職者がハローワークで手続きする際に必要となります。人事労務担当者は、2つの書類が退職者に確実に届くように手配しましょう。

    健康保険資格喪失証明書

    健康保険資格喪失証明書は、退職者が国民健康保険に加入する際に必須の書類です。自動的に発行されるものではなく、会社が協会けんぽや健康保険組合に申請することで発行されます。法的な発行義務はありませんが、退職者からの要望があれば迅速に各機関への申請手続きを進めましょう。

    新しい勤務先の健康保険に加入するまでの間、無保険状態を避けるために国民健康保険に切り替える退職者は、証明書がないと加入手続きが進められません。

    退職者への手続きに必要な書類【チェックリスト】

    退職者への手続きで必要になる書類を、退職者に渡す書類と退職者に提出してもらう書類に分けて紹介します。

    退職者に渡す書類

    退職者に渡す書類は以下の6種類です。

    • 退職証明書(求めがある場合)
    • 離職票(59歳未満の退職者から求められた場合)
    • 雇用保険被保険者証
    • 年金手帳(会社預かりの場合)
    • 源泉徴収票
    • 健康保険資格喪失証明書(求めがある場合)

    国民健康保険に加入する予定の退職者からは、健康保険資格喪失証明書を求められます。要望があったら、会社はすみやかに発行手続きを進めることが大切です。

    また、源泉徴収票を発行する際は、特に退職金の取り扱いに注意が必要です。退職金を支給した場合は、通常の給与とは別に、退職所得の源泉徴収票を作成しなければなりません。2種類の源泉徴収票は、計算方法や課税の仕組みが異なるため、それぞれ分けて管理することが重要です。

    退職者に提出してもらう書類

    退職者に提出してもらう書類は、退職届のみです。会社指定のフォーマットがあれば利用し、なければ退職者自身で用意してもらいます。

    退職者によって注意が必要な対応

    退職者の雇用形態や状況によって、対応が変わるケースがあります。以下に具体的な注意点を挙げ、それぞれの対応方法を解説します。

    ケース注意
    アルバイト社会保険の加入有無や税金を納付しているかで必要手続きが変わる
    派遣社員退職の手続きは派遣会社が実施
    外国籍ハローワークには「外国人雇用状況届出書」を提出する必要あり。
    高年齢者65歳以上と70歳以上でそれぞれ手続き方法が異なる
    財形貯蓄をしている本人の希望を確認後、2年以内に新しい会社で手続き
    社内融資制度をしている退職時に借入金を一括返済

    アルバイト

    アルバイトの退職手続きは基本的に正社員の退職者と変わりませんが、社会保険の加入状況や税金の納付状況で手続きが異なります。社会保険に加入していれば資格喪失手続きが必要となります。個々の状況をよく確認してから対応しましょう。

    派遣社員

    派遣社員は派遣元の会社に所属しているため、退職者の手続きも派遣会社が実施します。派遣先の会社での手続きは特に必要ありませんが、業務への影響を考え、引き継ぎは計画的に行いましょう。

    外国籍の従業員

    外国籍の退職者でも基本的な手続きは同じですが、雇用保険に加入していない場合、ハローワークには「外国人雇用状況届出書」を提出します。

    雇用保険に加入している外国籍の従業員は、雇用保険被保険者資格喪失届の提出をもって、外国人雇用状況の届け出をしたことになります。

    また、1年以上雇用保険に入っている場合は退職者が失業保険を受け取れるので、「離職票」の発行も必要です。すみやかに発行し、スムーズな転職をサポートしましょう。

    高年齢者

    退職者の年齢によって異なる対応が必要です。

    70歳以上年金事務所に「厚生年金保険70歳以上被保険者不該当届」を提出期限は退職日の翌日から5日以内
    65歳以上(高年齢被保険者)再就職を希望する場合は、退職後に「高年齢求職者給付金」を年金と一緒に受けられることを案内積極的に仕事を探す意思があり、退職前1年間に6か月以上の雇用保険加入期間があることが条件

    また健康保険は、再就職の有無やその後の保険加入方法によって手続きが変わります。退職後の生活に不安を持つ人も多いため、国民健康保険への切り替えや任意継続制度についてはていねいに説明することが大切です。

    財形貯蓄をしている場合

    財形貯蓄を継続するかどうかを退職者に確認しましょう。継続を希望するなら、2年以内に新しい勤務先での手続きが必要です。同じ銀行を使う場合と変更する場合で書類が異なりますが、いずれにしても新しい会社で手続きが可能です。ただし、転職先が財形貯蓄を扱っていない場合や2年以内に転職しない場合は、解約になります。

    社内融資制度を利用している場合

    住宅購入や資格取得のための社内融資を利用している退職者は、多くの会社で、退職時に残りの借入金を一括で返済することになっています。本人と返済の残額や期間を確認し、納得してもらったうえで相殺方法を検討しましょう。

    退職者の代わりに退職代行から申し出があったときの手続き

    退職代行サービスから退職の申し出があった場合でも、基本的に会社は退職の意思表示を拒めません。通常の退職と同じように手続きを進める必要があります。

    ただし、弁護士以外の民間業者が、具体的な条件交渉などを行うことは違法(非弁行為)です。弁護士資格がなく、身元もよくわからない代行業者から、従業員の退職意思を伝えられたら、専門家に相談するようにしましょう。

    退職代行を利用する従業員は、職場でトラブルを抱えていることが多く、退職まで出社しないケースも少なくありません。業務の引き継ぎができない状況を想定して対応を検討しましょう。

    退職代行について確認したい方は以下の記事もご確認ください。

    退職者への手続きが遅れたら?

    退職者に関する公的手続きには明確な期限があります。雇用保険は退職の翌々日から10日以内、社会保険(健康保険)は資格を失った日から5日以内です。

    期限を過ぎると、社会保険は60日後から追加で書類の提出が必要になります。退職者への影響を避けるため、必ず期限内に手続きを済ませましょう。

    退職者の個人情報にかかわる書類の取り扱い

    退職者の個人情報は、適切に管理し、漏えいや紛失を防ぐことが重要です。書類は個人ごとにファイルを作成して一括管理する方法をおすすめします。

    紙の書類は退職手続きの段階からまとめて整理し、電子データはエクセルなどのツールを活用して管理するとよいでしょう。

    退職者を含めた従業員情報の管理、データ活用には人事労務管理システムの活用も一案です。労務管理システムで実現できることについては、以下の記事で詳しくご確認ください。

    保管期間は書類ごとに法律で定められています。

    保管期間対象書類
    2年健康保険・厚生年金保険関係
    3年・賃金台帳、労働者名簿、雇用契約書、退職証明書(いずれも経過措置後は5年)
    ・労災関係書類など
    4年雇用保険関係書類
    5年健康診断個人票、身元保証書
    7年源泉徴収関係書類、じん肺健康診断記録など

    紙資料は鍵つきの保管場所で管理し、電子データはパスワード付きのフォルダで保存すると安心です。

    保管期間が過ぎた書類、なかでもマイナンバーが含まれる書類は、すみやかにシュレッダーで裁断するか、専門業者に依頼して安全に廃棄します。廃棄証明書を発行してもらうことで、適切な処分を証明できます。

    電子データであっても、退職者の個人情報を含むファイルは完全に削除し、復元できない状態にしましょう。

    退職者に必要な手続きは期限内に完了を(まとめ)

    退職者に対する手続きは書類も多く、保険や税金など複雑な作業がともないます。また正社員やアルバイト、外国籍、高年齢者など退職者の状況によって必要な手続きも変わってきます。

    人事労務担当者は、決められた期限内に手続きを済ませ、退職者がスムーズに次のステップへ進めるようにサポートすることが大切です。ミスや遅れを防いで効率よく処理するには、退職手続きの電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

    退職者の各種手続きを効率化|One人事[労務]

    One人事[労務]は、退職者に関する公的手続きを、Web上で進められる労務管理システムです。退職手続きにかかる時間や手間を減らし、担当者の負担を軽減します。

    One人事[労務]の初期費用や気になる操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門スタッフが、貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。

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