退職者に会社側が行う対応は？ 手続きと必要書類一覧、ケース別の注意点も解説

退職者へ会社側が行う手続きには、行政機関への届け出から社内処理・書類発行まで、さまざまな対応があります。しかし、種類が多岐にわたるため、何から手をつければよいか迷う方もいるでしょう。

本記事では、退職者へ会社が行う手続きの流れと必要書類を一覧形式で紹介します。退職者のケース別注意点や、近年話題の退職代行サービスを退職者が利用した場合の対応も解説するので、手続きを円滑に進めるためにお役立てください。

→退職手続きを効率化「One人事」資料を無料ダウンロード

▼迷った際に見返せる『退職手続きガイド』も、以下よりダウンロードのうえご活用ください。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

目次

退職者に会社が行う対応【一覧】

退職者に対して、会社側が行う手続きは以下のとおりです。

会社は、退職前に退職届の受理、誓約書の締結、必要事項の説明、貸与物の回収を行い、退職後に社会保険・雇用保険・住民税・所得税の手続きを進めます。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

退職者からの申し出を受けてから、実際の退職日までの期間は、双方の状況に応じて異なります。

「退職予定日の1か月前までに申し出る」といった規定を設けている企業も多くあるでしょう。

しかし実際、期間の定めのない雇用契約を結んでいる従業員は、法律上いつでも自由に退職を申し出ることが可能です。

たとえ会社が退職届を受け取らなくても、民法第627条第1項により、退職者が意思を伝えてから2週間経過すると法的に退職が成立します。

以上のように限られた時間で退職手続きを完了しなければならない状況も想定されるのです。

人事担当者は、退職者に対する一連の流れを理解し、スムーズに手続きを進められるよう準備しておかなければなりません。一つひとつ以下で確認していきましょう。

参照：『民法第627条第1項』e-Gov法令検索

退職前｜1．退職（願）届の受理・退職日の決定

会社は、従業員から退職の意思表示を受けたら、本人が希望する退職日を確認します。就業規則に定められた期日までに申し出た場合は、希望日程で進めるのが一般的です。

ただし注意が必要なのは、退職予定日の14日以上前に退職者から申し出があった場合、法令により会社は退職を拒否できません。

多くの会社の就業規則には、退職の申し出を「30日前」など、法律よりも前の時期に定めている場合があります。しかし、法律では「14日より前」と設定されており、法律が優先されます。

「会社の就業規則に書いている」と主張しても、法律が優先されると覚えておきましょう。

会社は、退職日・退職理由・自己都合か会社都合かを明確にするため、退職者に退職（願）届のなどの文書提出を求める必要があります。口頭のみでは労務トラブルに発展する可能性があるため注意が必要です。

書面には退職理由が自己都合なのか会社都合なのかを明記してもらい、本人と認識に相違がないようにすることが大切です。

退職前｜2．秘密保持や競業避止など誓約書の締結

会社は退職者との間で、秘密保持や競業避止に関する誓約書を締結することをおすすめします。

書類の作成時には、会社側が各条項の内容をていねいに説明し、理解を得たうえで署名と捺印をもらうようにしましょう。

たとえば「会社の営業秘密を第三者に開示しない」「退職後1年間、競合企業に就職しない」といった具体的な条項を盛り込みます。

会社が誓約書に制限事項を記載しておくことで、退職後の情報漏えいや競合転職をめぐる労務トラブルを防ぎやすくなります。

退職前｜3．退職時に必要な手続きの説明

退職者に対して会社は、有給休暇の消化、健康保険の任意継続、住民税の徴収方法、離職票・退職証明書の交付希望を確認します。

退職前｜4．貸与物などの回収

会社は、退職日または最終出勤日までに、入社時に会社から支給した備品を退職者から回収します。

たとえば、健康保険証、PC、スマートフォン、社員証、名刺、社内資料などです。

主な回収物の一例は以下のとおりです。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

退職後｜1．社会保険の資格喪失手続き

退職者がいなくなったあと、進めなければならない手続きが、社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格喪失届の提出です。退職日の翌日から5日以内に書類を管轄の年金事務所へ提出しなければなりません。

たとえば、退職日が金曜日なら翌週の金曜日（5営業日後）までに手続きが必要です。期限を過ぎても会社に罰則が科されることはありませんが、遅れると退職者の健康保険や年金の切り替えに影響が出ます。公的手続きは必ず期限内に完了させましょう。

また退職者から健康保険証を回収できなかった場合は、「被保険者証回収不能届」を作成して添付することで、手続きを進められます。

▼退職時に限らず、社会保険手続きに不安があるなら、以下の資料もご活用ください。

お役立ち資料

社会保険｜届け出と手続きのツボ【チェックリスト付き】

無料ダウンロード

退職後｜2．雇用保険の資格喪失手続き

社会保険手続きに加えて、退職者の雇用保険資格を喪失させる手続きも必要です。

退職者が次の職場へすぐに就職する場合は、本人に確認したうえで、離職票の発行など一部手続きを省略できます。

雇用保険に関する退職手続きは、転職先や失業給付に影響するものです。あらかじめ退職後の送付先を確認しておきつつ、退職者の意向を踏まえて対応しましょう。

退職後｜3．住民税の手続き

住民税の手続きも、退職者が次の転職先が決まっている場合と、決まっていない場合によって、対応すべき内容が異なります。

転職先の有無と退職時期に応じて、住民税を特別徴収の継続、一括徴収、普通徴収のいずれかで処理しましょう。

転職先が決まっている場合

退職者の転職先が決まっている場合、住民税の徴収方法の引き継ぎが重要です。会社は、住民税を給与から自動的に差し引く「特別徴収」の仕組みを、退職者が新しい勤務先で継続できるように対応します。

特別徴収を継続するために作成するのが「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」です。この書類に必要事項を記載して作成し、退職者に新しい勤務先へ提出するよう案内します。

転職が決まっていない場合

退職者の転職先が未定であったり、次の転職まで間が空いたりする場合は、退職の時期によって住民税の対応が異なります。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

退職後｜4．所得税の手続き

会社は、退職者の所得税精算に必要な源泉徴収票を発行し、退職者へすみやかに渡します。源泉徴収票には、退職した年の1月1日から最終給与までの支払額と差し引かれた税額が記載されています。

退職後に転職先が決まっていない場合、会社を通して年末調整ができないため、所得税の精算は退職者自身でしてもらわなければなりません。翌年の確定申告期間中に、本人が申告をして、不足分を納付するか過払い分を還付してもらいます。

たとえば10月に退職して転職先が未定の元従業員は、1月から10月までの給与に対して会社が源泉徴収した結果の過不足を、翌年の2月16日から3月15日までの確定申告期間中に精算します。

源泉徴収票の発行は法的義務です。可能な限り早めに渡し、退職者の確定申告をスムーズに進められるように支援しましょう。

退職後｜5．必要書類の発行

退職後に発行する必要がある書類には、源泉徴収票や離職票、健康保険資格喪失証明書などがあります。

源泉徴収票は転職先の年末調整や本人の確定申告に使われ、離職票は失業給付の手続きに使われます。健康保険資格喪失証明書は、退職者が国民健康保険へ加入する際に使います。

いずれも退職者が次の職場で手続きする際や公的機関での申請をスムーズに進めるために重要な書類です。

源泉徴収票

退職者にとって源泉徴収票は欠かせない重要な書類です。自分で確定申告する際だけでなく、新しい職場が決まっている場合も、転職先の年末調整で必要となるためです。

法律では、退職者に対して1か月以内に源泉徴収票を渡すことが定められています。対面での手渡しが難しい場合は、配達記録が残る簡易書留などで郵送し、確実に本人の手元に届けましょう。

離職票

退職者が失業給付を受けるためには離職票が必要です。ただし退職者の状況によって発行の取り扱いが異なるため以下を確認しましょう。

会社は雇用保険の脱退手続きを完了させたあと、2種類の離職票を準備します。1つは「離職票-1」もう1つは「離職票-2」で、退職者がハローワークで手続きする際に必要となります。人事労務担当者は、2つの書類が退職者に確実に届くように手配しましょう。

健康保険資格喪失証明書

健康保険資格喪失証明書は、退職者が国民健康保険に加入する際に必須の書類です。自動的に発行されるものではなく、また会社に法的な発行義務はありません。

しかし、退職者から健康保険資格喪失証明書の発行を求められた場合、会社は協会けんぽまたは健康保険組合へ発行申請を行いましょう。

新しい勤務先の健康保険に加入するまでの間、無保険状態を避けるために国民健康保険に切り替える退職者は、証明書がないと加入手続きが進められません。

退職者に渡す書類・提出してもらう書類

退職者への手続きで必要になる書類を、退職者に渡す書類と退職者に提出してもらう書類に分けて紹介します。

【退職者に渡す書類】

会社が退職者に渡す書類は以下の6種類です。必ず発行するものと、求めがある場合発行するものを整理しておきましょう。

• 退職証明書（求めがある場合）
• 離職票（59歳未満の退職者から求められた場合）
• 雇用保険被保険者証
• 年金手帳（会社預かりの場合）
• 源泉徴収票
• 健康保険資格喪失証明書（求めがある場合）

国民健康保険に加入する予定の退職者からは、健康保険資格喪失証明書を求められます。要望があったら、会社はすみやかに発行手続きを進めることが大切です。

▼退職手続きに不安があるなら、以下の資料もご活用ください。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

また、源泉徴収票を発行する際は、特に退職金の取り扱いに注意が必要です。退職金を支給した場合は、通常の給与とは別に、退職所得の源泉徴収票を作成しなければなりません。2種類の源泉徴収票は、計算方法や課税の仕組みが異なるため、それぞれ分けて管理することが重要です。

【退職者に提出してもらう書類】

退職者に提出してもらう書類は、退職届のみです。会社指定のフォーマットがあれば利用し、なければ退職者自身で用意してもらいます。

退職者別に対応が異なる点に注意

退職者の雇用形態や状況によって、会社は追加の確認や手続きを行う必要があります。以下に具体的な注意点を挙げ、それぞれの対応方法を解説します。

アルバイトは社会保険の加入状況を確認する

アルバイトの退職手続きは基本的に正社員の退職者と変わりませんが、社会保険の加入状況や税金の納付状況で手続きが異なります。社会保険に加入していれば資格喪失手続きが必要となります。個々の状況をよく確認してから対応しましょう。

派遣社員の手続きは派遣元が行う

派遣社員は派遣元の会社に所属しているため、退職者の手続きも派遣会社が実施します。派遣先の会社での手続きは特に必要ありませんが、業務への影響を考え、引き継ぎは計画的に行いましょう。

外国籍の従業員は雇用保険の加入状況で提出書類が変わる

外国籍の従業員が退職する場合も、会社は社会保険・雇用保険・税金の退職手続きを行います。ただし、雇用保険に加入していない外国籍の退職者については、会社がハローワークへ外国人雇用状況届出書を提出しなければなりません。

雇用保険に加入している外国籍の従業員は、雇用保険被保険者資格喪失届の提出をもって、外国人雇用状況の届け出をしたことになります。

また、1年以上雇用保険に入っている場合は退職者が失業保険を受け取れるので、「離職票」の発行も必要です。すみやかに発行し、スムーズな転職をサポートしましょう。

高年齢者は65歳以上と70歳以上で対応が異なる

退職者の年齢によって異なる対応が必要です。

また健康保険は、再就職の有無やその後の保険加入方法によって手続きが変わります。退職後の生活に不安を持つ人も多いため、国民健康保険への切り替えや任意継続制度についてはていねいに説明することが大切です。

財形貯蓄を継続するなら2年以内の手続きを伝える

財形貯蓄を継続するかどうかを退職者に確認しましょう。継続を希望するなら、2年以内に新しい勤務先での手続きが必要です。同じ銀行を使う場合と変更する場合で書類が異なりますが、いずれにしても新しい会社で手続きが可能です。ただし、転職先が財形貯蓄を扱っていない場合や2年以内に転職しない場合は、解約になります。

社内融資制度の残債は一括返済してもらう

住宅購入や資格取得のための社内融資を利用している退職者は、多くの会社で、退職時に残りの借入金を一括で返済することになっています。本人と返済の残額や期間を確認し、納得してもらったうえで相殺方法を検討しましょう。

お役立ち資料

退職手続きまるわかりガイド【渡すもの・回収するものチェックリスト】

無料ダウンロード

退職者に退職代行を使われたら？

退職代行サービスから退職の申し出があった場合でも、基本的に会社は退職の意思表示を拒めません。

会社は退職届の確認、貸与物の回収、社会保険・雇用保険・税金の手続きを通常の退職と同じ流れで進める必要があります。

ただし、弁護士以外の民間業者が、具体的な条件交渉などを行うことは違法（非弁行為）です。弁護士資格がなく、身元もよくわからない代行業者から、従業員の退職意思を伝えられたら、専門家に相談するようにしましょう。

退職代行を利用する従業員は、職場でトラブルを抱えていることが多く、退職まで出社しないケースも少なくありません。業務の引き継ぎができない状況を想定して対応を検討しましょう。

退職代行について確認したい方は以下の記事もご確認ください。

退職者への手続きが遅れたら？

退職者に関する公的手続きには明確な期限があります。雇用保険は従業員が退職した日の翌々日から10日以内、社会保険（健康保険）は資格を失った日から5日以内です。

期限を過ぎると、社会保険は60日後から追加で書類の提出が必要になります。退職者への影響を避けるため、必ず期限内に手続きを済ませましょう。

退職者の個人情報を含む書類の扱い

会社は、退職者の個人情報を含む紙書類を個人別ファイルで管理し、必要なときに確認できる状態にしておくことが望ましいです。

電子データで管理する場合は、閲覧権限を制限したうえで、パスワード付きフォルダや労務管理システムに保存し、漏えいや紛失を防ぎましょう。

労務管理システムで実現できることについては、以下の記事で詳しくご確認ください。

保管期間は書類ごとに法律で定められています。

紙資料は鍵つきの保管場所で管理し、電子データはパスワード付きのフォルダで保存すると安心です。

保管期間が過ぎた書類、なかでもマイナンバーが含まれる書類は、すみやかにシュレッダーで裁断するか、専門業者に依頼して安全に廃棄します。廃棄証明書を発行してもらうことで、適切な処分を証明できます。

電子データであっても、退職者の個人情報を含むファイルは完全に削除し、復元できない状態にしましょう。

退職者との関係を今後に活かす方法

退職者に対して、ただ事務的に対応をするだけでは不十分です。人事担当者や経営者としては、退職に至った背景を把握し、今後の職場改善や離職防止に活かす視点が求められます。

以下で紹介する取り組みは、必須手続きではありませんが、退職者本人の意思や心理的負担に配慮したうえで、検討してみてもよいでしょう。

退職者面談を実施する

退職面談は、退職希望者と人事担当者または上司が行う面談です。引き留めのためというより、退職理由や職場への不満、業務上の課題を把握し、社内改善に活かすための情報収集を目的とします。

表向きの退職理由の裏に不満や不安が隠れているケースもあるため、本人が話せる範囲で確認し、組織として改善できる点を見直しましょう。

退職者ネットワークを構築する

退職者との関係を継続する取り組みとして、アルムナイネットワークを整備する企業もあります。

アルムナイ制度とは、退職した従業員と良好な関係を維持する人事施策です。再雇用・業務委託・協業・社外ネットワーク形成といったメリットがあります。

近年はカムバック制度も普及しており、退職時に良好な関係を保てていれば、将来的な採用や事業連携の選択肢も広がります。

退職者が相次ぐ場合に会社が確認したいこと

退職が相次ぐ場合は、退職届や面談で得た情報を整理し、部署・職種・勤続年数・上司・退職時期などに偏りがないか確認しましょう。特定の部署や管理職のもとで退職が続くようであれば、業務負荷やコミュニケーション、ハラスメントの有無を確認することが重要です。

退職者が続出すると、残った従業員に業務負担が集中し、さらなる離職を招きます。引き継ぎや人員配置、採用計画、業務分担を調整し、再発防止策につなげましょう。

まとめ｜退職者手続きは期限内に完了を

退職者に対する手続きは書類も多く、保険や税金など複雑な作業を伴います。また正社員やアルバイト、外国籍、高年齢者など退職者の状況によって必要な手続きも変わってきます。

人事労務担当者は、決められた期限内に手続きを済ませ、退職者がスムーズに次のステップへ進めるようにサポートすることが大切です。ミスや遅れを防いで効率よく処理するには、退職手続きの電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

退職者手続きを効率化｜One人事[労務]

One人事[労務]は、退職者に関する公的手続きを、Web上で進められる労務管理システムです。退職手続きにかかる時間や手間を減らし、担当者の負担を軽減します。

One人事[労務]の初期費用や気になる操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門スタッフが、貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。

当サイトでは、労務管理の効率化に役立つ資料を無料でダウンロードしていただけます。労務管理をシンプルにして「本来やりたい業務」に集中したい企業は、お気軽にお申し込みください。