36協定届に押印・署名は原則不要｜ 例外のケースや注意点などを解説
「36協定届」とは、従業員に時間外労働や休日労働を命じるための「36協定」を締結する際に、労働基準監督署長に提出する書類です。2021年4月から、36協定届には押印・署名が原則として不要となりました。
しかし、なかには例外的に押印・署名を求められる場合もあるため注意が必要です。
本記事では、36協定届における押印の要不要について、例外となるケースや注意点などを解説します。
目次36協定届の押印・署名は原則として不要
従業員に時間外労働や休日労働を命じるためには、労働基準法第36条に基づく36協定を締結しなければなりません。労使間で締結した内容を書面にしたものを『36協定書』、労働基準監督署長に届け出る書類を『36協定届』と呼びます。
2021年3月まで36協定届には押印・署名が必要でしたが、法改正により、2021年4月からは原則として不要となりました。
36協定は年1回の見直し・再締結が推奨されているため、基本的に毎年届出を行います。押印・署名が原則として不要になったことにより、実務上の手間が軽減されました。
2021年4月からの変更点
2021年4月の法改正では、以下の変更点がありました。
- 押印・署名が廃止された
- 協定当事者に関するチェックボックスが新設された
- 特別条項の有無によって様式が分かれた
使用者の押印・署名が不要になった一方で、新たに設けられたのが労働者代表に関するチェックボックスです。
また、法改正により特別条項に関する記載が義務づけられたため、特別条項の有無によって36協定届の様式が分かれることとなりました。
36協定届の押印・署名が廃止になった背景
36協定届の押印・署名が廃止になった背景には、テレワークとデジタル化の推進があります。
政府は、時間や場所にとらわれない働き方を実現すべく、テレワークを推進しています。しかし、業務上や手続き上で紙の書類でのやりとりが多いと、書類の作成や確認のために出社しなければならないこともあるでしょう。
そこで政府は、テレワークのさらなる普及と、デジタル化による業務効率化をはかるべく、多くの行政手続きにおいて押印・署名を廃止することを決定しました。36協定届も対象の一つです。
また、新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、社会全体でテレワークへの注目度が高まったこともあと押しとなりました。
36協定届の押印・署名の廃止における注意点
36協定届は法改正により押印・署名は廃止されましたが、提出する際には次のポイントに注意する必要があります。
- チェックボックスへのチェックは必須
- 36協定書には押印・署名が必要
チェックボックスへのチェックは必須
36協定届の押印・署名と入れ替わるように新設されたのが、労働者代表に関するチェックボックスです。
労働者代表の役割は、36協定の協議において従業員側の代表者として意見を述べたり、使用者との折衝を行ったりすることです。労働組合が組織されている場合は、労働組合が折衝などの役割を担い、労働組合がない場合は従業員の過半数の代表者を選出します。
労働者代表には「使用者の意向で選出された人物ではない」「管理監督者ではない」といった選定要件があります。
新設されたチェックボックスは、労働者代表が適切に選出された人物であるか判断するためのものです。チェックを入れないと届出が受理されず、協定が有効にならないので、漏れがないように注意しましょう。
36協定書には押印・署名が必要
36協定届が労働基準監督署長への提出物なのに対し、36協定書は従業員と協定を結ぶ際の契約書のようなものです。
36協定届には押印・署名が不要となりましたが、36協定書には法改正後も押印・署名が必要です。
36協定届と36協定書は記載内容がほとんど同じであるため、36協定届の控えを36協定書として使用することもできます。控えを使用する場合は、36協定届にも以前と同じように、押印・署名が必要なので注意しましょう。
36協定届の押印・署名の廃止で企業に求められる対応
続いて、36協定届の押印・署名の廃止にともなって、企業に求められる対応を解説します。
- 社内周知を徹底する
- 電子申請の導入を検討する
社内周知を徹底する
押印・署名の廃止に限ったことではありませんが、36協定が新様式に変わったのであれば、変更点を周知しなければなりません。
届出の手続き自体は企業が実施しますが、企業は従業員がいつでも内容を把握できるように、36協定届の控えを配布したり、掲示したりする必要があります。従業員が控えを見たときに押印・署名がないことに戸惑わないよう、社内で周知を徹底しましょう。
また「36協定届には押印不要・36協定書には押印が必要」など、従業員が混乱しやすいポイントを事前に説明することが大切です。
電子申請の導入を検討する
36協定届は、書面で届け出るだけでなく電子申請することも可能です。
電子申請は紙での申請と比べて手間がかかりません。また、電子申請であれば、協定の労働者代表が事業場ごとに異なっていても本社で一括届出できます。
押印・署名の廃止により電子申請はさらに便利になったので、導入を検討してもよいでしょう。
36協定届を電子申請する方法
続いて、36協定届を電子申請する方法を解説します。基本的な手順は、以下の通りです。
- 『e-Gov』のアカウントを登録する
- アプリをインストールする
- マイページにログインする
- 「時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）」を検索する
- 様式を選択する
- 入力フォームに必要事項を入力し、申請する
36協定届を電子申請するためには、デジタル庁が運営する行政ポータルサイト『e-Gov』のアカウントが必要です。
準備が整ったら「手続検索」から36協定届を検索し、用途に応じた様式を選択しましょう。案内にしたがって必要事項を入力し、提出ボタンを押せば申請完了です。
押印・署名の廃止にともない、現在では電子申請における電子署名と電子証明書の添付も不要となりました。
36協定届の新様式の種類
2021年4月の法改正により、36協定届には用途に応じた7つの様式が設けられました。導入時点では、建設業や運送業などの一部業種に限って時間外労働の上限規制が免除されており、適用猶予事業に応じた様式が含まれていました。
しかし、現在は猶予期間が終了したため、協定の有効期間が2024年4月1日以降の分の新様式が用意されています。2024年7月時点で設けられている様式は、以下の通りです。
| 様式 | 用途 |
|---|---|
| 様式第9号 | 上限規制の原則的な限度時間（月45時間・年360時間）内で時間外労働や休日労働を命じる場合 |
| 様式第9号の2 | 限度時間を超えて時間外労働や休日労働を命じる場合 |
| 様式第9号の3 | 新技術・新商品などの研究開発業務に従事する従業員に時間外労働や休日労働を命じる場合 |
| 様式第9号の3の2 | 建設事業（災害時における復旧および復興の事業）が含まれる場合 |
| 様式第9号の3の3 | 建設事業（災害時における復旧および復興の事業）が含まれ、限度時間を超過する場合 |
| 様式第9号の3の4 | 自動車運転の業務を含む場合 |
| 様式第9号の3の5 | 自動車運転の業務が含まれ、限度時間を超過する場合 |
| 様式第9号の4 | 医業に従事する医師を含む場合 |
| 様式第9号の5 | 医業に従事する医師を含み、限度時間を超過する場合 |
| 様式第9号の6 | 労使委員会の決議を届け出る場合 |
| 様式第9号の7 | 労働時間等設定改善委員会の決議を届け出る場合 |
出典：『時間外・休日労働に関する協定届（36協定届）』東京労働局
36協定届の主な記載内容・書き方
様式第9号を例に挙げ、主な記載内容と書き方のポイントを紹介します。
- 事業の種類・名称・所在地
- 協定の有効期間
- 時間外労働に関する事項
- 休日労働に関する事項
- 労働組合または過半数代表者の氏名・選定方法
- 届出日・提出先
事業の種類・名称・所在地
事業の種類や名称、所在地など、会社の基本情報を記載します。
複数の事業場がある場合は、工場や支店の名称も書き添えましょう。所在地についても、本社（本店）とは異なる場合、36協定を締結する事業場の情報を記載します。
協定の有効期間
36協定を締結する際には、有効期間の設定が必要です。有効期間は1〜3年の間で設定できますが、協定内容の定期的な見直しが推奨されているため、基本的には1年間とします。
時間外労働に関する事項
時間外労働に関して以下の内容を取り決め、記載します。
- 時間外労働をさせる必要のある具体的事由
- 業務の種類
- 労働者数（満18歳以上の者）
- 所定労働時間（1日）
- 労働時間を延長できる時間数（1日・1か月・1年）
具体的事由には、従業員に時間外労働を命じることの妥当性を認められる理由を記載しましょう。たとえば「繁忙期の対応」「臨時的な受注数の増加」などが挙げられます。
業務の種類は「事務」や「製品管理」など、業務の範囲をなるべく細分化して記載することが大切です。
また、18歳未満の従業員には時間外労働を命じてはならない決まりなので、労働者数には含みません。
休日労働に関する事項
時間外労働と同様に、休日労働に関しても以下の内容を取り決めて記載します。
- 休日労働をさせる必要のある具体的事由
- 業務の種類
- 労働者数（満18歳以上の者）
- 所定休日
- 休日労働を命じられる法定休日の日数
- 休日労働を命じられる法定休日における、始業時刻・終業時刻
労働組合または過半数代表者の氏名・選定方法
労働者の過半数で組織する労働組合があればその労働組合の名称、労働組合がなければ労働者の過半数を代表する者の職名・氏名を記載します。
過半数を代表する者が労使協定の締結者となる場合は、そ選出方法についても記載しなければなりません。
届出日・提出先
36協定届の提出日と、提出先の労働基準監督署長を記載します。
限度時間を超える場合は特別条項付きの様式を使用
時間外労働の上限規制を超える労働を命じる場合は、特別条項付きの36協定を締結する必要があります。
時間外労働の上限規制について
時間外労働の上限は、原則として「月45時間・年360時間」までです。しかし、特別条項付き36協定を締結すれば、以下の範囲で例外的に上限を超える労働を命じることが可能です。
- 年720時間（時間外労働のみの時間）
- 複数月平均80時間（時間外及び休日労働時間の合算）
- 月100時間未満（時間外及び休日労働時間の合算）
- 月45時間を超えるのは年6回まで
特別条項付き36協定届を作成する際の注意点
特別条項付きの36協定を結ぶためには、限度時間を超える具体的事由が必要です。
また、限度時間を超えた労働が認められるのはあくまで臨時的な場合です。恒常的な長時間労働を招く恐れがあるものは事由として認められません。
さらに、長時間の労働は従業員の安全・健康を損ないかねないため、企業には医師による面接指導や特別休暇の付与などの配慮が求められます。
押印・署名の廃止を追い風に手続きの電子化を推進（まとめ）
36協定届には、押印・署名は原則として不要です。ただし、36協定書には引き続き押印・署名が必要なので、協定届の控えを協定書として利用する場合は十分注意しましょう。
押印・署名の廃止にともない、電子申請における電子署名や電子証明書の添付も不要となったため、以前と比べて手続きが容易になりました。
電子申請は手軽でミスが起こりにくく、業務負担の軽減にもつながります。以前まで紙の書類で手続きをしていた企業も、電子申請を検討してみてはいかがでしょうか。
36協定の管理にも｜One人事[勤怠]
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