有給管理ソフトとは？ 機能と比較ポイントの解説｜エクセル管理を卒業するための選び方と無料版も
エクセルやアナログな方法での有給管理に限界を感じていませんか。「有給休暇の付与日数が合わない」「従業員からの問い合わせ対応が面倒」といった悩みを解決するのが、有給管理ソフトです。有給管理ソフトを使えば、有給休暇の自動付与や取得状況の可視化、申請・承認の効率化が実現します。
本記事では、有給管理ソフトの機能や種類、導入のメリットと課題、比較ポイントを詳しく紹介しています。「どのソフトを選べばいいか」と悩んでいる方におすすめです。
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目次- 01. 有給管理ソフトとは
- 導入が求められる背景は？
- エクセル・スプレッドシートで管理する方法は？
- 02. 有給管理ソフトの主な機能・できること
- 有給休暇の取得状況の把握
- 有給休暇の付与・申請
- 有給休暇の取得促進・リマインド
- 有給休暇管理簿の作成・保存
- 自社独自の有給ルールの管理
- 03. 有給管理ソフト種類別の特徴
- 有給管理専用型
- 一括管理型
- 04. 有給管理ソフト導入のメリット
- 有給管理の効率化
- 有給管理の取得状況の可視化
- 法令遵守
- 有給休暇の取得促進
- ペーパレス化・申請の簡略化
- 05. 有給管理ソフトの7つの比較ポイント・選び方
- 【機能】時間単位で有給休暇を取得できるか
- 【機能】有給休暇以外の休暇管理にも対応できるか
- 【操作性】申請・承認フローがスムーズか
- 【連携】ほかのシステムと連携可能か
- 【セキュリティ】十分に対策できているか
- 【サポート】フォロー体制があるか
- 【導入・維持費用】費用対効果が見込めるか
- 06. 有給管理ソフト導入の課題・留意点
- 導入費用・ランニングコストの試算
- 必要な機能の洗い出し
- 初期設定
- 従業員への運用説明
- 07. 個人で使えるおすすめの有給管理ソフト(アプリ)はある？
- 08. 無料の有給管理ソフトはある？
- 09. 有給管理もできる勤怠管理システムOne人事[勤怠]
有給管理ソフトとは
有給管理ソフトとは、従業員の年次有給休暇を自動で管理・運用できるシステムです。具体的には、以下の一連の業務を効率化できます。
- 勤続年数や労働時間に応じた有給休暇の自動付与
- 取得状況の記録と可視化
- 残日数の計算
- 申請・承認プロセスの電子化
- 法定の管理簿の作成
有給管理ソフトの導入により、人的ミスの防止や管理工数の削減、法令遵守の徹底が可能です。従業員一人ひとりの取得状況が可視化されることで、有給取得の促進にもつながり、働き方改革推進にも一定の役割を果たします。
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導入が求められる背景は？
有給管理ソフトの導入が求められるのは、2019年の法改正で企業に対する従業員の有給管理が強化されたことが背景にあります。
具体的には「年5日の年次有給休暇の取得」と「有給休暇管理簿の作成と保管」が義務づけられました。以前より厳格な休暇管理を求められ、違反した場合は企業に罰則が科されます。
有給休暇の適切な管理は、単なる勤怠管理の範囲にとどまらず、経営課題の一つといえるかもしれません。
人事担当者の負担を減らし、ミスを防ぐためには、管理のデジタル化が急務です。エクセルや手作業での管理には限界があり、有給管理をシステムで運用し始める企業も多くあります。
▼近年の法改正を含め、有給休暇についておさらいするには以下の資料もお役立てください。
エクセル・スプレッドシートで管理する方法は？
有給管理ソフトを使わなくても、エクセルやスプレッドシートの無料テンプレートを自社用にカスタマイズすれば、手軽に管理を始められます。
しかし、手作業による管理には課題も多いため、細心の注意を払わなければなりません。手入力によるミスが発生しやすく、データの紛失や漏えいリスクもあります。
従業員数が増えるにつれて管理は煩雑になっていきます。少人数の有給管理ならエクセルでも問題が少なく運用できますが、従業員数が多い企業は専用ソフトの導入がおすすめです。
管理の手間とミスを減らし、より正確で効率的な有給管理をしたい企業は、ソフトへ移行するケースが増えています。
有給管理ソフトの主な機能・できること
有給管理ソフトには、管理を効率化するさまざまな機能が搭載されています。主要な機能をわかりやすく紹介します。
| 取得状況の閲覧 | 従業員の有給取得状況を一元管理。残日数や取得履歴を確認 |
| 付与・申請 | 出勤率に基づく自動付与。申請のオンライン化で承認のタイムロスを軽減 |
| 取得促進・リマインド | 従業員へ自動通知。年5日取得義務の履行を促進 |
| 管理簿の作成・保存 | 自動作成・保存。法令遵守の徹底に貢献 |
| 独自ルールの設定 | 繰越制度や特別休暇など、企業独自の休暇制度を柔軟に管理 |
有給休暇の取得状況の把握
有給管理ソフトを導入することで、従業員の有給休暇取得状況をオンライン上で一元管理し、リアルタイムで確認できるようになります。 管理者は全従業員の取得状況を一覧で把握でき、従業員自身も自分の残日数や取得履歴を随時確認が可能です。
また、自動計算機能が搭載されているため、取得日数や取得率の集計作業が自動化され、手作業による計算ミスも防げます。
従業員から「あと何日有給が残っていますか？」といった問い合わせがある場合、有給管理ソフトを活用することで人事・総務の負担を軽減できるでしょう。
有給休暇の付与・申請
有給管理ソフトでは、申請から承認までの一連のプロセスをシステム上で完結できます。出勤率に基づく有給休暇の自動付与機能があるため、管理者が手作業で計算する必要がなく、付与が漏れるといったことはありません。
従業員は簡単な操作で申請ができ、管理者も一画面で取得状況を確認しながら承認作業が行えます。紙やメールでの有給申請・承認と比べて、フローが統一され、双方の効率が大幅に向上します。
有給休暇の取得促進・リマインド
法定の年5日取得義務を確実に取得してもらうため、有給管理ソフトには自動通知機能が搭載されています。
管理者にも警告を出すことで、対象者の従業員に対して早めにリマインドが出せます。自動アラート機能を活用すれば、有給休暇の取得を促進しつつ、法令を確実に守る体制が整うでしょう。
有給休暇管理簿の作成・保存
2019年の法改正により、有給休暇の取得状況を記録した「有給休暇管理簿」の作成と保存が義務づけられました。有給管理ソフトでは、管理簿を自動で作成し、正しく保存する機能が備わっています。
従業員数の多い企業では、紙エクセルでの管理が煩雑になりやすく、管理簿の作成や更新に時間がかかるケースも少なくありません。
管理簿の作成と保存を確実にすることで、労働基準監督署の監査対応にも役立つため、有給管理ソフトの活用は企業のコンプライアンス強化にもつながっています。
自社独自の有給ルールの管理
企業によっては有給休暇の繰越制度を設けている場合があります。また、法定の有給休暇以外にもリフレッシュ休暇やアニバーサリー休暇、勤続年数に応じた特別休暇など、独自の休暇制度がある企業もあります。
有給管理ソフトでは、社内独自の休暇制度やルールにも対応できる機能を備えているものが多く、柔軟な設定が可能です。
また、パートやアルバイトなど雇用形態ごとに異なる休暇ルールがある場合でも一元管理できるため、有給管理にかかる負担を軽減できます。
One人事[勤怠]は、シンプルな休暇管理を実現する勤怠管理システムです。出退勤管理やシフト管理機能と連携することで、有給管理の効率化も可能です。
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有給管理ソフト種類別の特徴
有給管理ソフトには、大きく分けると「有給管理専用型」と「一括管理型」の２種類があります。それぞれの特徴と、どのような企業に適しているかを紹介します。
| 有給管理専用 | 一括管理型 | |
|---|---|---|
| コスト | （比較的）低い | （専用型に比べて）高い |
| 機能 | シンプル。有給管理に特化 | 多機能。勤怠・給与・労務も一括管理 （※対応範囲は要確認） |
有給管理専用型
「有給管理専用型」は、有給休暇の管理に特化したシンプルなソフトです。申請・承認といった基本機能と、従業員ごとの有給休暇の付与・消化をデジタル化できます。必要最低限の機能に絞られており、比較的低コストで導入可能な傾向があります。
「専用型」の有給管理ソフトソフトは、エクセル管理は面倒だけど、フル機能のシステムは必要ない」という企業に適してるでしょう。以下の項目にあてはまる企業におすすめです。
- すでに勤怠管理システムを導入しており、有給管理だけ補完したい
- 小規模な会社で「最低限有給管理だけあれば十分
- 多機能なシステムは使いこなせない
一括管理型
「一括管理型」は、休暇管理だけでなく、勤怠管理・給与計算・労務手続きまでを統合した有給管理ソフトです。
出退勤の打刻やシフト作成、労働時間の集計に基づいて有給休暇を管理し、給与計算の反映まで幅広く対応しています。
人事労務にかかわる複数の関連業務を一体的に管理したい企業に向いています。以下の項目にあてはまる企業におすすめです。
- 有給管理だけでなく、勤怠管理・給与計算・労務手続きをまとめてデジタル化したい
- バックオフィス業務全般を効率化を目指す中規模〜大規模企業
- システムを一本化して、業務間連携をスムーズにしたい
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有給管理ソフト導入のメリット
ここまで紹介してきたように、有給管理ソフトを導入することで、企業の休暇管理が簡単になり、効率性の向上が可能です。さらに従業員の有給取得の促進や法令遵守の強化にもつながります。
- 有給管理の効率化
- 有給管理の取得状況の可視化
- 法令遵守
- 有給休暇の取得促進
- ペーパレス化・申請の簡略化
有給管理ソフト導入のメリットについて、詳細を以下で詳しく解説していきます。
有給管理の効率化
有給管理では付与日や付与日数、取得状況、残日数などを把握する必要があります。多岐にわたる項目をアナログな方法で管理する場合、従業員数が多い企業では手間と時間がかかり、計算ミスも完全にはなくせません。
有給管理ソフトを導入すれば、有給の付与・消化状況を自動計算して一元管理できるため、正確性が向上し、効率的な運用が可能になります。従業員自身がシステム上で残日数を確認できるため、「あと何日有給が残っていますか？」といった問い合わせ対応が不要になり、担当者の負担が軽減されるでしょう。
申請から承認までの流れもデジタル化されるため、書類の手続きやメールの確認といった煩雑な作業が削減され、業務全体の効率化も実現します。
有給管理の取得状況の可視化
有給管理ソフトを導入すると、従業員一人ひとりの有給取得状況をリアルタイムで把握できるのがメリットです。
管理者は、全従業員の有給取得状況を一覧で確認できるほか、配置ごとの取得率の比較や、繁忙期・閑散期の取得傾向の分析も可能です。
また、従業員自身も「有給をどのタイミングで使うか」を計画しやすくなり、職場全体の有給取得が促進される効果も期待できるでしょう。
有給取得率の低い職場では、取得状況の「見える化」によって、休暇を取りやすい雰囲気づくりにつながります。
法令遵守
2019年の働き方改革関連法施行により、企業は従業員に対して年5日以上の有給取得を義務づけられました。有給管理ソフトは、法的義務を果たすために役立ちます。
たとえば、年5日に満たない従業員を自動でリストアップし、管理者へ通知することで、法律違反の防止に一定の効果が期待できます。
最新の法改正にも自動で対応する設計のソフトも多いため、将来的な法改正にも柔軟に適応し、安心して運用し続けられるでしょう。
有給休暇の取得促進
紙による有給申請では、承認者に直接申請書を手渡す必要があり、直接会えないと申請が進まないという課題がありました。会社によっては休暇申請を言い出しにくい環境もあるかもしれません。
しかし、有給管理ソフトを導入すると、スマートフォンやPCからいつでも申請が可能です。外出やリモートワークで、社内にいなくても申請をあげられることから、直接申請より気軽に承認が進みます。
承認者側にとっても、遅延することなくオンラインで即時承認ができる点はメリットです。
直接会わなくても簡単に有給休暇を申請できる環境が整うことで、有給の取得率向上にもつながるでしょう。
ペーパレス化・申請の簡略化
有給管理ソフトを導入すると、紙の申請書や管理台帳が不要になり、ペーパーレス化が実現します。申請書類の印刷コストや保管スペースの削減だけでなく、手作業での入力や一括取り込みといった業務も大幅に減らせます。
エクセルや手作業での管理では、データ更新ミスや確認漏れが発生しやすいですが、ソフトを使えば、多くの情報が自動で更新され、ミスの原因となる作業をなくせます。
結果として、人事担当者の負担が軽くなるだけでなく、人件費を含む管理コストの削減になり、企業全体の生産性アップにもつながるでしょう。
有給管理ソフトの7つの比較ポイント・選び方
有給管理ソフトを導入する際は、機能や操作性、コストなどを比較し、自社に最適なものを選ぶことが重要です。ここからは、具体的な選定に入る方に向けて、失敗しない選び方のポイントを7つ紹介します。
- 【機能】時間単位で有給休暇を取得できるか
- 【機能】有給休暇以外の休暇管理にも対応できるか
- 【操作性】申請・承認フローがスムーズか
- 【連携】ほかのシステムと連携可能か
- 【セキュリティ】十分に対策できているか
- 【サポート】フォロー体制があるか
- 【導入・維持費用】費用対効果が見込めるか
【機能】時間単位で有給休暇を取得できるか
有給管理ソフトを選ぶ際は、時間単位での取得機能があるかどうかの確認が大切です。ソフトによって管理できる単位は1日単位、半日単位、1時間単位などさまざまです。
就業規則で時間単位や半日単位の取得を認めている場合は、運用に合ったソフトを選ぶ必要があります。就業規則と実際のソフトの機能に違いがあると制度を十分に活用できなくなってしまうため、注意が必要です。
【機能】有給休暇以外の休暇管理にも対応できるか
年次有給休暇だけでなく、ほかの休暇も管理できるかどうかも重要なポイントです。特別休暇やリフレッシュ休暇、代休などの休暇制度に対応できる有給管理ソフトを選ぶことで、より効率的な管理が可能になります。
なかには、育児・介護休暇に対応したソフトもあるため、今後の会社の成長や福利厚生の充実を見据えて選択するのがおすすめです。
【操作性】申請・承認フローがスムーズか
近年の多様な働き方に対応するため、有給休暇の申請・承認がスムーズに行える有給管理ソフトを選ぶことが大切です。
テレワークなどの場所や時間を問わない働き方が増えているなか、パソコンだけでなくスマートフォンからも簡単に操作できるかどうかがポイントになります。
専用アプリやLINEでの残日数確認など、従業員が使いやすい機能があるソフトを選ぶことで、より効率的な有給管理が実現できます。
【連携】ほかのシステムと連携可能か
特化型の有給管理ソフトを導入する場合、ほかの勤怠管理システムや給与計算ソフトとの連携機能があるかどうかを確認することが重要です。
システム間で自動的にデータ連携ができれば、二重入力の手間が省け、人事労務担当者の作業負担を大幅に軽減できます。
連携機能がないソフトを選んでしまうと、せっかくの有給管理の効率化が十分に活かせない可能性があるため、導入前に必ず確認しましょう。
【セキュリティ】十分に対策できているか
有給管理ソフトには従業員の個人情報や休暇取得履歴など、重要なデータが含まれるため、セキュリティ対策は欠かせないポイントです。データの暗号化や定期的なバックアップ、アクセス権限の設定など、基本的なセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。とくにクラウド型のソフトを選ぶ場合は、情報漏えい対策やサーバーの安全性についても事前に確認することが大切です。
【サポート】フォロー体制があるか
有給管理ソフトを導入する際は、サポート体制が整っているかどうかも重要な選定ポイントです。導入時のシステム設定から、運用開始後のトラブル対応まで、充実したサポートがあると安心です。
電話・メールでの問い合わせ対応時間やオンラインマニュアルの有無、担当者向けの研修サービスなど、必要なサポート内容を確認しましょう。とくに初めて有給管理ソフトを導入する場合は、手厚いサポート体制があるサービスを選ぶことをおすすめします。
【導入・維持費用】費用対効果が見込めるか
初期費用や月額料金などの費用面をしっかり確認することも大切なポイントの一つです。多くの場合、従業員数に応じた料金体系となっているため、会社の規模に合った適切な価格設定の有給管理ソフトを選ぶ必要があります。
ただし、価格だけでなく、導入後の業務効率化や人事労務担当者の負担軽減なども考慮して、総合的な費用対効果を見極めることが重要です。将来的な従業員数の増加も見据えて、料金プランの柔軟性も確認するとよいでしょう。
有給管理ソフト導入の課題・留意点
有給管理ソフトを導入すると、業務の効率化が期待できますが、従業員に定着させるにはいくつかの課題に対処する必要があります。導入時に気をつけたい4つのポイントを紹介します。
- 導入費用・ランニングコストの試算
- 必要な機能の洗い出し
- 初期設定
- 従業員への運用説明
導入費用・ランニングコストの試算
有給管理ソフトの導入にあたっては、必要な費用を事前に詳しく試算しておくことが大切です。一般的に初期費用に加えて、月額や年額の利用料が発生します。
ソフトの機能が充実しているほど、また従業員数が多いほど料金は高くなる傾向があります。そのため、自社の規模や必要な機能を見極めたうえで導入を決めることが重要です。
機能を使いきれずに無駄な出費になったり、反対に必要な機能が不足していたりすることを避けるためにも、費用対効果をしっかりと検討しましょう。
必要な機能の洗い出し
有給管理ソフトを導入する際は、自社に必要な機能を明確にすることが重要です。
有給休暇の取得単位（時間単位か半日単位か）や特別休暇などの管理機能や勤怠システムとの連携など、実際の運用に必要な機能を洗い出しておきましょう。
また、現在の課題や将来的なニーズも考慮に入れて検討することで、長期的に活用できるソフトの選定が可能です。
ただし、必要以上に機能が多いソフトを選ぶとかえって使いこなせない事例もあるため、本当に必要な機能を見極めることが大切です。
初期設定
有給管理ソフトの初期設定には時間と手間がかかる点にも注意が必要です。
たとえば、従業員の基本情報や有給休暇の付与日数、取得履歴などの過去データを入力する作業が発生します。
また、就業規則に沿った休暇取得のルールや承認フローも設定しなければなりません。
初期設定に不備があると、運用開始後に混乱が生じる可能性があるため、人事部門を中心に十分な準備期間を確保し、慎重に進める必要があります。
従業員への運用説明
有給管理ソフトを導入する際は、従業員への運用周知とサポートが重要な課題です。
システムの操作に慣れていない従業員もいるため、申請方法や使い方の説明会を開催したり、わかりやすいマニュアルを作成したりすることをおすすめします。
導入直後は、人事担当者の負担が一時的に増える可能性があるため、十分な準備期間を設けましょう。全社的な理解と協力を得ながら段階的に浸透させていくことが成功のポイントです。
勤怠管理システムOne人事[勤怠]は、運用開始前から定着支援まで、有給管理のシステム化を手厚くサポートしております。詳しいサポート体制について知りたい場合は、当サイトよりお気軽にご相談ください。
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個人で使えるおすすめの有給管理ソフト(アプリ)はある？
なかには個人で使える有給管理ソフトやアプリもあります。
スマートフォンで手軽に有給休暇の残日数を確認したり、取得履歴を記録したりできるため、「自分の有給を管理したい」という個人には便利なツールです。
多くのアプリは無料で基本機能を利用でき、カレンダー表示や通知機能が搭載されているものもあります。計画的な有給取得をサポートするツールとして活用することも可能です。
しかし、企業の有給管理を個人アプリで行うことは現実的ではありません。個人アプリは「個人に限定した取得状況を管理するためのツール」であり、「会社の有給付与ルールに基づいた自動計算」や「申請・承認フローの管理」はできないためです。
企業全体で有給休暇を管理していくには、有給管理ソフトの導入が必要になります。
無料の有給管理ソフトはある？
有給管理ソフトには無料で利用できるものがいくつか存在します。
【無料ソフトの例】
- 小規模企業向けに2名までなら全機能が永年無料で使えるソフト
- 15名程度までの少人数なら無料で基本機能が使えるクラウド型のソフト
機能面でも、有給休暇の取得履歴の管理や残日数の確認、PDFやCSV出力など、基本的な機能は無料プランでも十分に活用できます。
ただし、無料プランは利用人数や機能に制限があるのが一般的です。会社の規模や目的に合わせて選択しましょう。
有給管理もできる勤怠管理システムOne人事[勤怠]
One人事[勤怠]は、煩雑な有給管理をシンプルにする勤怠管理システムです。
- 有給休暇の取得状況が把握できていない
- 有給休暇の取得管理が煩雑
- 勤怠管理一体を効率化したい
有休管理に課題がある企業をご支援しております。有給休暇の付与・失効アラート機能により、適切な有休消化を促します。
One人事[勤怠]の初期費用や気になる操作性については、当サイトより、お気軽にご相談ください。専門のスタッフが貴社の課題をていねいにお聞きしたうえでご案内いたします。
当サイトでは、勤怠管理の効率化に役立つ資料を無料でダウンロードしていただけます。有給休暇の休暇管理をラクにしたい企業の担当者は、お気軽にお申し込みください。
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