タイムカードを電子化するには？ 気になる費用やメリット・デメリット、検討すべき企業・タイミングを解説
タイムカードの電子化は、勤怠管理を効率化する方法として、多くの企業で導入が進んでいます。しかし導入にあたっては、費用や操作性、メリット・デメリットを正しく理解し、自社に適したタイミングで実施することが重要です。
本記事では、タイムカードの電子化にかかる費用や導入によって得られるメリット、考慮したいデメリットについて詳しく解説します。さらに、タイムカードの電子化が特に有効な企業や導入を検討すべきタイミングについても紹介し、移行に失敗しないためにご活用ください。
目次タイムカードの電子化は正確な勤怠管理に役立つ
タイムカードの電子化とは、出退勤の打刻をシステム上で行えるシステムに移行することです。
昔ながらの紙のタイムカードはミスや不正が防ぎにくく、正確な勤怠管理が難しいというデメリットがあります。また、リモートワークに対応しにくい点も課題です。
タイムカードを電子化すれば、スマートフォンやパソコンを使って、いつでもどこでも打刻が可能になり、システムが自動で勤怠情報を集計してくれます。
タイムカードの電子化が必要な理由
タイムカードの電子化は法改正にも対応しやすく、最新の勤怠管理システムは、定期的なアップデートにより最新の法律に準拠してくれるものが多くあります。
2023年より法定割増賃金率引き上げの適用範囲が拡大され、中小企業も月60時間を超える時間外労働には、50％以上の割増賃金を支給する義務が課せられました。
電子化は紙のタイムカードと比べて、より正確な勤怠情報を収集できるので、法律を遵守した勤怠管理を実現しやすくなるでしょう。
タイムカードの電子化をおすすめする企業
タイムカードで勤怠管理をしている企業では、さまざまな課題があることが少なくありません。以下の悩みを抱えている企業は、タイムカードの電子化をおすすめします。
- 正確な勤怠データをリアルタイムで把握したい
- 勤怠データの集計や給与計算に時間がかかっている
- 勤怠実績をリアルタイムで把握したい
- タイムカードの不正打刻を防止したい
- 法令遵守の観点から労働時間の管理を適正に行いたい
- 複数拠点や在宅勤務の従業員を一元的に管理したい
- シフト管理や残業管理を簡単に行いたい
勤怠管理や給与計算に課題を抱えている場合は、勤怠管理システムの導入によるタイムカードの電子化を検討しましょう。
タイムカードの電子化を検討したいタイミング
タイムカードの電子化は、どのようなタイミングで検討すればよいでしょうか。例として、以下のような状況に直面したら、勤怠管理をアナログからデジタルへ切り替えることをおすすめします。
- 残業を減らしたいとき
- タイムカードの管理コストを抑えたいとき
- 柔軟な働き方を促進したいとき
適切なタイミングで導入することで、戦略的な活用につながり、効果も実感しやすいため、詳しく解説します。
残業を減らしたいとき
日本ではかねてより働き方改革が推進されており、時間外労働や休日労働に関する法整備が進められてきました。企業にとっても、長時間労働の是正は重要な課題の一つです。
しかし、紙のタイムカードは月末にまとめて集計する場合が大半です。そのため、1日単位や1週間単位での労働時間を管理しづらく、知らないうちに時間外労働の規定を超えてしまうおそれがあります。
一方、タイムカードを電子化して勤怠管理システムを使うと、従業員の労働時間をリアルタイムで収集できます。残業が多い部署や従業員も気づきやすく、必要に応じた指導やフォローが可能です。
タイムカードの管理コストを抑えたいとき
紙のタイムカードでは、タイムカードの発行や配布、回収、保管などの管理コストが発生します。特に、複数の事業所を構えている企業では、拠点とのやりとりやタイムカードの回収にも多大な労力がかかってしまいます。
タイムカードを電子化すれば、従業員の勤怠情報が電子データで自動で蓄積されていくため、紙のカードのように配布や回収などに労力を割く必要がありません。
給与計算システムとの連携が可能な勤怠管理システムもあり、活用すると業務の効率化につながるでしょう。
柔軟な働き方を促進したいとき
テレワークやサテライトオフィスへの出勤など、柔軟な勤務スタイルが広まるなか、従来の勤怠管理では対応が難しい課題も増えています。その一例が紙のタイムカードによる管理です。
多様な働き方に対応するためには、時間や場所を選ばず、出退勤を申告できる仕組みが必要です。働き方の多様化を促進するには、勤怠管理の方法も一緒に見直しましょう。
タイムカードを電子化するメリット
タイムカードを電子化すると、以下のようなメリットが期待できます。
- 労働時間の集計コストを軽減できる
- 人的ミスを削減できる
- 不正打刻を防止できる
- 多様な働き方に対応できる
- リアルタイムに勤怠情報を確認できる
以上のメリットを理解することで、タイムカード電子化の意思決定から導入、運用までの各段階がスムーズになり、より効果的な勤怠管理が実現します。具体的なメリットについて理解するために、以下で詳しく確認しましょう。
労働時間の集計コストを軽減できる
タイムカードとは異なり勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間の管理だけでなく、労働時間の集計も可能です。紙のタイムカードのように、従業員ごとに労働時間を計算する手間がかからず、集計コストが軽減されます。
人的ミスを削減できる
システムが勤怠情報を自動で集計してくれるので、入力漏れや計算ミスなどのヒューマンエラーも削減できます。
勤怠情報の集計ミスは、給与計算にも大きな影響を及ぼすものです。タイムカードの電子化により給与計算の正確性が高まれば、従業員とのトラブルを未然に防げます。
不正打刻を防止できる
勤怠管理システムでは、従業員に個別に割り当てられたアカウントから出退勤を記録します。そのため、代理打刻をはじめとする不正打刻を防ぎ、本人による打刻を徹底させることが可能です。
なかにはICカードや生体認証による打刻に対応しているシステムもあります。そのほか、GPS機能に対応したシステムを選べば、本人が作業場所から打刻していることを確認できます。
多様な働き方に対応できる
紙のタイムカードには専用の打刻機が必要なので、会社に出勤しないと出退勤の記録ができません。
一方、勤怠管理システムなら、パソコンやスマートフォンから出勤・退勤ボタンを押すだけで打刻が可能です。時間や場所を選ばず勤怠情報を登録できるので、リモートワークをはじめとする多様な働き方に対応しやすくなります。
リアルタイムに勤怠情報を確認できる
紙のタイムカードでは集計作業を行うまで従業員の勤怠情報を把握できませんが、勤怠管理システムならリアルタイムでの確認が可能です。
休憩を適切に取れていない場合や、時間外労働時間の上限を超えそうな場合も、担当者からすぐさま注意を促せるため、法令の遵守につながります。
また、本人も自分の勤怠情報をリアルタイムで確認でき、残業を減らす意識を高められます。
タイムカードを電子化するデメリット
タイムカードの電子化はメリットも多い一方、以下のようなデメリットもあるので注意が必要です。
- 初期費用・月額費用がかかる
- 導入までに手間がかかる
タイムカード電子化の移行における失敗を防ぐため、以下でデメリットを詳しく解説します。
初期費用・月額費用がかかる
タイムカードを電子化するためには、勤怠管理システムの導入コストがかかります。サーバーの構築が必要なオンプレミス型の場合、初期費用が数百万円かかるケースもめずらしくありません。
一方、近年主流のクラウド型なら初期費用は発生しないことが多く、代わりに月額費用がかかるケースが一般的です。ただし、従業員数が多いと、それだけ費用がかさんでしまうため注意が必要です。
導入までに手間がかかる
タイムカードを電子化するためには、勤怠管理システムの選定から始まり、従業員への周知やマニュアル配布、説明会の実施などの手間がかかります。
また、就業規則の変更が必要なこともあるでしょう。新しい仕組みが定着するまでには、担当者に相応の負担がかかります。
タイムカードの電子化にかかる費用の例
クラウド型の勤怠管理システムを利用する場合、初期費用は無料〜15万円程度が相場です。
また、そのほかに従業員1人あたり数百円程度の月額費用がかかります。相場は300円〜ですが、多機能であるほど費用が上がる傾向にあります。
タイムカードを電子化するときに確認したいポイント
タイムカードを電子化する際は、以下の3つのポイントを押さえましょう。
- 導入目的・選定基準を明確にする
- 利用ルールを整備する
- 従業員への周知を徹底する
導入後の運用をスムーズにし、長期的な成功につなげるために、以下でポイントを詳しく解説します。
導入目的・選定基準を明確にする
タイムカードを電子化する目的を明確にすると、自社に適した勤怠管理システムを選びやすくなります。「柔軟な働き方に対応したい」「勤怠管理を効率化したい」など重視する点を整理する必要があります。
例として、勤怠管理システムを選ぶ際は、以下のような項目をチェックするとよいでしょう。
- 自社の就業規則や雇用形態に対応しているか
- 自社と同じような業態・企業規模での導入実績は豊富か
- 給与計算システムとの連携は可能か
- 必要な機能はそろっているか
- 費用対効果が高いか など
利用ルールを整備する
タイムカードを電子化し、新しい仕組みがスムーズに定着するよう、自社の環境に合わせたルールの整備も重要です。具体的な業務フローを設定し、運用ルールを作成しましょう。
従業員への周知を徹底する
タイムカードに替わって導入する勤怠管理システムの使い方やルールは、従業員に正しくへの周知することが大切です。
業務フローが変わると、慣れるまで不便を感じてしまう可能性もあります。
タイムカード電子化のメリットや導入目的なども伝え、従業員の理解を得ましょう。
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タイムカードの電子化で正確な勤怠管理を実現
タイムカードを電子化すると、人的ミスや不正打刻の防止につながるほか、勤怠情報をリアルタイムで管理できるなど多くのメリットがあります。紙のタイムカードとは異なり配布や保管などの手間もかからないため、担当者の業務負担が軽減されるでしょう。
なにより、タイムカードの電子化は、勤怠情報の正確性の向上につながります。自社に適したシステムを導入し、正確かつ適正な勤怠管理を実現しましょう。