社員管理とは？ 従業員管理のメリットやポイント、システムも解説

社員管理とは、企業で働く従業員にかかわるさまざまな管理業務の総称です。組織を支える重要な業務である一方、「社員管理がうまく機能していない」「膨大な事務作業を要する社員管理を効率化させたい」と感じている担当者も少なくないでしょう。
本記事では、社員管理の基本を整理しながら、業務効率化に役立つシステムを紹介します。人事施策に課題を感じている方もぜひ参考にしてください。

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目次

社員管理とは

社員管理とは、企業で働く従業員にかかわる管理を指します。さらに細かく分類すると、人事管理と労務管理に分けられます。

社員管理は、社員一人ひとりの働く環境やパフォーマンスを把握するための管理であり、企業にとって重要な管理業務なのです。

社員管理の種類と内容

社員管理を細かく分類した人事管理と労務管理のそれぞれについて確認してみましょう。

人事管理は、人材教育や人材配置、評価や人材確保などに関する管理業務です。

労務管理は、社員の勤怠や労働環境、給与、福利厚生などに関する管理を行います。

社員管理を行う目的

社員管理を行う目的は、会社の経営目標を達成するためとされます。

直接的には会社の目標とは関係がないように見えますが、会社の経営目標の達成のために働く社員のパフォーマンスを高められるよう管理されているのです。

社員が働く環境や状況をより適切に管理して、従業員が効率的かつ効果的に目標を達成するために、社員管理を行うとイメージするとよいでしょう。

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社員管理を行うメリット

社員管理を行うメリットには具体的にどのようなものがあるのでしょうか。

1.従業員の適切な配置

社員管理をすることで、従業員の特性やスキルなどを踏まえた人材配置に役立ちます。

適性のある従業員を適切な部署に配置する適材適所の配置を行うことで、従業員のパフォーマンスやエンゲージメントが向上し、組織強化にもつながるでしょう。

2.評価の透明性や納得感

社員管理では、従業員の目標に対する結果や評価を管理することができます。

目標結果や評価を記録しておくことで、評価に関する透明性が上がり、公平性のある評価が期待できます。従業員も納得感のある評価につながりやすくなるでしょう。

3.従業員の状況把握

社員管理を行うことで、従業員の直接的な仕事だけでなく、心身の状態を把握したり管理することも可能です。

従業員の心身の健康を管理することで、超過労働を防いだり、場合によっては配置転換などにつながるケースもあり、従業員のパフォーマンスや成果にもかかわるでしょう。

社員管理を効率化できるシステムとは？

社員管理を行う場合、従業員に関するすべてのことを管理するため、膨大な管理業務に伴う事務作業も発生します。

そこで活用したいのが、社員管理を効率的に進めることのできる社員を管理するシステム。システムを使うことで、担当者の負担を抑え、効率的に管理することができるようになります。

社員を管理するシステムの機能

社員を管理するシステムにはさまざまな種類がありますが、一般的には以下のような機能を搭載しているものを活用すると便利です。

従業員データ管理機能

社員を管理するシステムには、従業員のデータを集約するデータ管理機能があります。

従業員データを集約する機能があれば、人手不足の部署に人材を充足したい場合、適性を踏まえて選出することに役立ちます。

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人事評価機能

社員を管理するシステムには、人事評価機能を搭載するものもあります。

人事評価機能と従業員データを紐づけたり、システム上で一緒に管理できれば、面談実施をスムーズに進めたり、評価が高い人材をすぐに見つけ出すことにも役立つでしょう。

アンケート機能

社員を管理するシステムでは、従業員を対象にアンケートを実施できる機能が搭載されているものもあります。

アンケート項目を工夫すれば、普段は聞き出せない本音や心身の健康状態など、従業員のさまざまな声を発見することができるでしょう。

組織図ツリー機能

社員を管理するシステムには、人材配置や他部署連携で役立つ組織図管理機能が搭載されているものもあります。

組織をツリーとして構造化することで、企業全体や各部署の体制や構成するメンバーをチェックできます。

分析機能

社員を管理するシステムでは、集めたデータから分析を行うことも可能です。

システムの種類によって分析する内容は異なりますが、データを用いて人事施策に役立てることができるため、戦略的人事や人事のDX化にも役立つでしょう。

社員を管理するシステムのメリットや効果

社員を管理するシステムを使うことで、以下のようなメリットを享受することができます。

適材適所

社員を管理するシステムでは、集めた従業員データを活用して従業員のスキルや経験を活かした適材適所の人材配置につなげることができます。

従業員データには、住所や年齢などの個人情報だけでなく、これまでの経験や保有資格、スキルも含めるのがおすすめです。

配置転換や人材不足の部署を充足する際に、経験や能力を発揮できそうな従業員を見つけるなど、適切な人材配置に役立つでしょう。

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人材育成

社員を管理するシステムでは、会社の方向性や人事戦略を踏まえて必要な育成計画の立案や実行にも役立ちます。

一人ひとりのキャリアプランや育成計画などをシステム上で管理することで、より効率的な人材育成が期待できるでしょう。

業務の効率化

社員を管理するシステムを活用することで、社員管理に必要な管理業務や事務作業を効率化できます。

システムのなかには、提出書類等のリマインドや勤怠管理におけるアラート機能などもあり、抜け漏れやトラブル防止にも役立つでしょう。

人事評価の透明化

社員を管理するシステムでは、評価内容の記録や統一された評価制度、さらに評価内容を一括管理することで、人事評価の透明化も期待できます。

評価が透明化することで、納得感の得られやすい評価につながり、従業員のモチベーション向上も期待できるでしょう。

人的コスト削減

社員を管理するシステムを使うことで、膨大な管理業務や事務作業を自動化、効率化できます。

本来は社員管理にかかる人的コストも削減することができるというメリットもあるでしょう。

社員を管理するシステムの種類

社員を管理するシステムには、人事管理や労務管理に関するものなど、さまざまな種類があります。どのような種類のシステムがあるのか確認してみましょう。

人材管理システム

社員を管理するシステムの種類の一つである「人材管理システム」は、人材育成や人材配置など従業員の人事などを管理するシステムです。

従業員データと人事評価などをシステムで管理できるため、欲しい人材を探す際にもスムーズに行えるでしょう。

労務管理システム

社員を管理するシステムの種類の一つである「労務管理システム」は、労務関連の手続きや管理をします。

具体的に管理する内容としては、入退社手続き関連の管理や年末調整関連の管理、扶養関連やマイナンバー回収などが該当します。

提出期限がある書類の管理や役所への提出が必要なものを管理する場合もあるため、効率化することで担当者の負担軽減が期待できるでしょう。

給与管理システム

社員を管理するシステムの種類の一つである「給与管理システム」は、従業員の給与に関する管理を効率化できるシステムです。

一人ひとり異なる従業員の給与計算や明細書作成、各種手当などの業務を自動化したり正確に算出できるようになるでしょう。

勤怠管理システム

社員を管理するシステムの種類の一つである「勤怠管理システム」は、従業員の出退勤のデータを記録したり、休暇申請や残業時間等の管理ができます。

システムの機能によっては、複数の勤務体系に対応した打刻管理や、過重労働の防止にも効果のあるアラート機能を搭載したものもあります。

評価管理システム

社員を管理するシステムの種類の一つである「評価管理システム」は、従業員の人事評価を管理するシステムです。

目標に対する結果の記録や管理、評価結果の蓄積などができるため、人事評価の効率化やより効果的な目標設定にも役立つでしょう。

タレントマネジメントシステム

社員を管理するシステムとして、タレントマネジメントシステムも挙げられます。

タレントマネジメントシステムでは、従業員の経歴や保有資格、スキルや特性などの情報も一元管理することで、人材育成や人材配置に活用することができます。

最終的な経営目標の実現や戦略人事の実行に役立つ多彩な機能が搭載されているため、人事課題がある場合にも有効でしょう。

社員管理の方法や管理システムの選び方

社員管理をシステムで行う場合に、どのような基準でシステムを選べばよいのでしょうか。

システムの選び方として重要なポイントをご紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か検討を行う

社員を管理するシステムの提供形態がオンプレミス型とクラウド型、どちらが適切なのかという点を意識しましょう。

クラウド型はいつでもどこでも使用できるため運用しやすく費用も抑えられる点が魅力ですが、自社にサーバを設定したい場合やカスタマイズしたい場合には、オンプレミス型がおすすめです。

目的に合っているか

社員を管理するシステムを導入する目的や自社の課題に沿ったものを選びましょう。

労務管理をメインで行いたいのにもかかわらず、人事管理に強みのあるシステムを選ぶのは非効率ともいえます。

まずは導入目的を明確化したうえで、目的をかなえるために必要な機能が搭載されたものを選ぶようにしましょう。

使いやすいか

社員を管理するシステムは、人事担当者だけでなく、従業員が情報入力する場合もあります。

そのため、誰でも問題なく使えるシステムかどうか、視認性の高さなどもチェックしてみましょう。

費用は適切か

社員を管理するシステム導入にかかる費用が適切かどうかも注意しましょう。

システムの料金のなかでは、初期費用の有無、月額料金などに差があります。利用する従業員の人数によって料金を定めているものも多くあるほどです。

HP上では料金を確認できない場合も多いので、実際に問い合わせたり、見積もりをしてもらうなどして、予算と費用のバランスをみてみましょう。

セキュリティ対策は十分か

社員を管理するシステムでは、セキュリティも重要なポイントです。アクセス制限や端末認証機能、パスワード設定や自動バックアップ機能など、具体的なセキュリティ対策をチェックしてみましょう。

とくに従業員の個人情報や給与情報を預かるシステムの場合、より強固で安心できるセキュリティ対策がなされていると安心です。

外部ソフトとの連携ができるか

社員を管理するシステムのなかには、外部サービスと連携できるものもあります。

とくに給与管理システムや勤怠管理システムは既存で使用しているものがあるという場合もあるでしょう。そうした際に、新たなシステムと連携できるかどうかを事前にチェックするのがポイントです。

サポート体制は十分か

社員を管理するシステムを選ぶうえでは、サポート体制にも注目しましょう。新しいシステムを導入するうえで、不明点が生じた際やトラブル時のサポートなどは重要です。

システムによっては専任の担当者が運用までサポートしてくれる場合や、研修型のサポートを実施するものもあります。

検討しているシステムがどの程度のサポート体制を用意しているのかを事前に確認しておきましょう。

法改正に対応できるか

社員を管理するシステムによっては、法改正に対応しているため不安なく利用できるものもあります。

とくに労働基準法などは人事労務に直結する内容です。法改正があった際に、自動対応できるシステムであれば、法律を順守して管理できるため、安心できるでしょう。

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【比較チェック表付】自社に適したタレントマネジメントシステムの選定ガイド

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社員管理にタレントマネジメントシステム

社員管理の効率化の手段として、タレントマネジメントシステムの導入も一案です。タレントマネジメントシステムは、経営目標の実現を目的として、採用・育成・評価・配置といった人事施策を戦略的に進められるのが特徴です。また、社員データの管理や組織図の作成にとどまらず、評価・目標の管理、アンケートの実施・分析といった機能を活用することで、人事判断の精度を高められるでしょう。

→タレントマネジメントシステムのOne人事[タレントマネジメント]

タレントマネジメントシステム｜One人事[タレントマネジメント]

One人事[タレントマネジメント]は、経歴・スキル・保有資格といった社員データを一元管理することで、適材適所の人材配置や、評価の蓄積と一括管理によって透明性の高い評価運用を実現します。

また、収集データをもとにした分析機能により、人事施策の精度向上や戦略人事の実行にも役立てられます。アンケート機能を活用すれば、従業員の心身の状態や職場への満足度を定期的に把握することも可能です。

社員管理に加えて、採用・育成・評価・配置といった人事業務を戦略的に実施したい方は、製品資料をご確認のうえ、お気軽にご相談ください。専門スタッフが、課題の整理からお手伝いします。

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社員管理のまとめ

社員管理とは、企業の人材がパフォーマンスを高めたり、働く環境を整備したりするために必要な管理です。企業が掲げる経営目標の実現には、実際に働く社員の適切な管理や環境整備も重要といえるでしょう。

社員管理を進めるうえで、効率化できるシステムは多数ありますが、なかでも集約した社員データを戦略人事に活用できるタレントマネジメントシステムがおすすめです。これから社員管理を本格化させたい場合や、採用・育成・評価・配置といった人事施策を一元的に管理したい場合は、選択肢の一つとして検討してみてはいかがでしょうか。